Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ 

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ДГТУ

Кафедра «Документоведение  и языковая коммуникация»

Курсовая работа

по дисциплине «Организация и технология документационного  обеспечения управления»

на тему «Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования» 

г. Ростов-на-Дону

2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Проблема организации  документооборота на сегодняшний день является одной из самых актуальных: она затрагивает не только сферу  делопроизводства, но также напрямую взаимодействует с обществом, т.к. документооборот является средством создания официальных документов и организации работы с ними.

Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Цель исследования - анализ документооборота в министерстве имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области.

Объект исследования - деятельность министерства имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области.

Задачи - рассмотреть и проанализировать организацию документооборота в министерстве имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Методы исследования в курсовой работе - метод сравнительного анализа, статистический метод.

Источниками для написания  курсовой работы являются нормативные  документы (Конституция РФ, Федеральный  закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"), учебные пособия (Ватолина М.В «Делопроизводство в вопросах и ответах»), а также статьи из профессиональных журналов («Делопроизводство»), локальные акты министерства имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области, ресурсы сети Интернет.

1 Теоретические основы  документооборота

1.1 Понятие «документооборот»,  виды документопотоков

Документооборот — сложный  технологический процесс, характеризующийся  различными параметрами, связанными с  процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут  движения, который включает все инстанции  на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация  и доставка, при их подготовке —  визирование и согласование и т.д.);

• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах  обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства —  специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

• прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии  документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик  его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

• маршруты движения документов (направление движения, этапы и  инстанции маршрута движения документов);

• периодичность (стадии документооборота);

• направленность движения.

Документооборот как технологический  процесс делится на несколько  частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают  по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

• документов вышестоящих  организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств  и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные  и методические акты, которые являются основанием для руководителей в  организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

• обращений граждан —  предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет  достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю  управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих  документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством  документов, поступивших в организацию  и созданных в ней за определенный период.¹ В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники. 

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки  и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным — многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов — однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце — отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

• определить загрузку организации  в целом, ее структурных подразделений  и отдельных исполнителей;

• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных  подразделений или должностных лиц;

• разработать мероприятия  по совершенствованию процессов  обработки документов в целом  или их отдельных операций;

• установить оптимальное  количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

• рассчитать численность  службы делопроизводства.

Все режимы обработки документов разработаны в соответствии с  Государственной системой документационного  обеспечения управления (ГСДОУ). Состав основных реквизитов документа был  определен на основании ГОСТ Р 6.30 – 2003 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации).

Основной информационной единицей системы является электронная  регистрационная карточка документа, в которой отражаются все этапы  обработки, контроля и исполнения документа. К регистрационной карточке может  быть присоединен графический образ  документа, без возможности его  редактирования, а также текст  документа, который может сопровождать регистрационную карточку в процессе обработки документа.

Тем самым, в современных  условиях увеличения объема информации, создающейся и циркулирующей  в сфере управления, возросших  требований к оперативности принятия управленческих решений особое значение придается совершенствованию документационного  обеспечения управления и созданию унифицированных систем документации различного уровня. Одним из важнейших  направлений совершенствования  управленческой документации является унификация текстов документов.

Тенденция к унификации текстов  документов - исторически обоснованный, объективный процесс, вытекающий из условий функционирования документов в системе управления и зависящий  от следующих факторов:

- конкретных официальных взаимосвязей, которые неизбежно возникают в деятельности любой системы управления и регламентируются правовыми нормами. Автором и адресатом документа в данном случае выступает учреждение, организация, предприятие, должностное или частное лицо, обратившееся в учреждение;

- тематической ограниченности круга решаемых учреждением вопросов, определяемой функциями и правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица;

- повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости в однотипных управленческих документах.

Унификация текстов рассматривается  в настоящее время как организованная деятельность, направленная на повышение  эффективности функционирования документов в сфере управления, что достигается  путем сокращения времени на составление  документов и их восприятие, обеспечения  оптимальной плотности записи, возможности  выборочного чтения, организации  многоаспектного поиска информации и приспособления документации к  обработке средствами организационной  и электронно-вычислительной техники.

Поскольку документирование является одним из основных способов осуществления функций, возложенных  на аппарат управления, то при унификации текстов документов необходимо прежде всего установить точное соответствие между управленческой функцией (задачей) и содержанием документа, который ее реализует. В связи с этим при проведении унификации текстов документов важнейшим предварительным условием является учет состояния и при необходимости уточнение организационных аспектов управления, права издания тех или иных видов документов, определение постоянного круга корреспондентов и адресатов и т.д.

Унификация текстов документов - лишь одна относительно самостоятельная  часть единого процесса совершенствования  документации управления на определенном уровне и управления в целом. Поэтому  при проведении унификации текстов  необходимо учитывать современные  разработки в области создания унифицированных  систем документации, в частности  Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), общесоюзные классификаторы технико-экономической информации и опираться на нормы, устанавливаемые  Госстандартом по информационному  обеспечению автоматизированных систем управления.

1.2 История развития документооборота

Актуальность рассмотрения документоведения в процессе исторического  развития объясняется тем, что документоведение сравнительно молодая научная дисциплина, которая выросла сначала в  рамках архивоведения и лишь в 1942 г. профессор К.Г. Митяев разработал самостоятельный курс "История  и организация делопроизводства в СССР", а год спустя ввел в  оборот термин "документоведение".

Уже в древности люди стали  осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются  определенным закономерностям и  правилам. Первоначально это понимание  находило закрепление в делопроизводственной практике, в формировании обычаев  и традиций работы с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились  обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных  законодательных и нормативных  актах. Таким образом, практическая деятельность стимулировала теоретическое  осмысление вопросов, связанных с  функционированием документов в  обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение.

Зарождение документоведения в России было связано с так  называемым "практическим" документоведением, т.е. с созданием правил работы с  документами и требований к самим  документам на практике, в делопроизводственном процессе, в прикладной сфере. Практическое документоведение возникло с появлением палеографии (науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики (науки, изучающей форму и содержание правовых актов), т.е. ещё в 16-17 столетиях. Уже тогда в России появились  унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных  случаев, которые обобщались в канцеляриях  и затем официально закреплялись. Делопроизводственная практика и в  дальнейшем оказывала постоянное и  существенное влияние на процесс  становления науки о документах.

На основании вышеизложенного можно сделать следующие выводы:

Во-первых, документоведение в России возникло в XVI - XVII веках, и  это было связано с развитием  международных, правовых отношений. Тогда  появились первые попытки создания унифицированных форм документов. При  росте документооборота с начала XVIII века унифицированные формы документов и правила их составления стали  понемногу закрепляться законодательными актами. Складывались правовые основы документирования, появилось деление  документов на внутренние и внешние. Эта работа продолжалась вплоть до конца XIX века. В первой половине XX века создаются унифицированные системы документации. Все больше осознается важность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая ценность. В 1943 г. впервые появился и сам термин «документоведение», а вскоре и самостоятельный научный курс.

Во-вторых, изучение истории  становления документоведения как  научной дисциплины на настоящий  момент имеет не только научно-историческое значение, но и большое прикладное значение, поскольку позволяет детально рассмотреть тенденции развития, причины появления новых видов  или разновидностей документов, уяснить  функцию документа в государственном  регулировании социальных процессов  и его роль для жизни и деятельности человека.

В-третьих, настоящий момент развития документоведения контрастирует  с тем, что было раньше, это связано  со сменой информационных технологий, с увеличением оборота информации в жизни человека, общества и государства. Во второй половине XX столетия, с развитием  новых информационных технологий произошло  существенное сближение традиционной книги с электронными изданиями  на новых материальных носителях - магнитных  лентах, магнитных, оптических, магнитооптических  дисках и т.п.

1.3 Нормативная регламентация  организации документооборота

Регламентация деятельности службы ДОУ осуществляется в целом  ряде локальных нормативных документов - положении о службе ДОУ, должностных  инструкциях работников этой службы, инструкции по делопроизводству, табеле форм документов.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению  управления) - основной нормативный  акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок  работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную  в конкретной организации.

Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов:

- Раздел 1 "Общие положения";

- Раздел 2 "Документооборот";

- Раздел 3 "Регистрация документов";

- Раздел 4 "Организация справочной работы";

- Раздел 5 "Контроль за исполнением документов";

- Раздел 6 "Оперативное хранение документов";

- Раздел 7 "Подготовка документов к сдаче в архив".

Должностная инструкция является основным организационным документом, выполняющим организационную, регламентирующую и регулирующую роль. На все должности работников ДОУ, установленные в штатном расписании, разрабатываются должностные инструкции, главная цель которых — регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников, с тем, чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным знаниям и т. д.

Табель форм документов - это перечень документов, необходимых  для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

В текущей деятельности организации  табель форм документов выполняет функцию  справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых  форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и  оформления документа.

Положение о службе делопроизводства конкретной организации определяет ее задачи, функции, права и обязанности.

Формуляр положения и  структура текста унифицированы  в УСОРД. Структура текста положения  состоит из разделов. Текст каждого  раздела излагается по пунктам, которые  нумеруются арабскими цифрами, в  пределах каждого раздела.

В разделе 1 "Общие положения" устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в структуре  организации, степень самостоятельности  службы.

Если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения  перечисляет нее звенья внутренней организационной структуры службы.

Специальным пунктом дается перечень основных правовых, нормативных, нормативно-методических и распорядительных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом перечисляются законодательные  и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы своей и вышестоящей  организации.