Организация документооборота сетевых предприятий

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Основные теоретические  сведения о сетевых предприятиях в условиях сетевой экономики……………………………………………………..5

1. 1 Сущность и эволюция  сетевых предприятий……………………………....5

1. 2 Основные виды сетевых предприятий……………………………………...9

Глава 2. Организация документооборота сетевого предприятия…………….18

2. 1 Понятие электронного документооборота, его принципы и задачи…….18

2. 2 Внедрение электронного документооборота……………………………...20

Глава 3. Основные направления развития организации документооборота сетевого предприятия…………………………………………………………....26

3. 1 Основные проблемы организации документооборота сетевого предприятия……………………………………………………………………...26

3. 2 Последствия кризиса  2008 г. для рынка систем электронного документооброта в России……………………………………………………...34

3. 3 Перспективы рынка  систем электронного документооборота  в Росси в 2012 г……………………………………………………………………………..35

3. 4 Возможные варианты решения проблем организации документооборота сетевого предприятия……………………………………………………………38

Заключение……………………………………………………………………….44

Список использованной литературы…………………………………………...45

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В условиях развития сетевой экономики ответом организаций во всём мире на усиление конкуренции в глобальном масштабе стал отход от централизованно координируемой, многоуровневой иерархии и движение к разнообразным, более гибким структурам, напоминающим скорее сети, чем традиционные управленческие пирамиды. Перенесение рыночных отношений во внутреннюю сферу компании («внутренние рынки») вызвало к жизни новый тип структур – сетевые предприятия, в которых последовательность команд иерархической структуры заменяется цепочкой заказов на поставку продукции и развитием взаимоотношений с другими фирмами. Сети представляют собой совокупность фирм или специализированных единиц, деятельность которых координируется рыночными механизмами вместо командных методов. Они рассматриваются как форма, отвечающая современным требованиям внешней среды. Вместе с тем эффективность сетевых организаций нередко снижается из-за ошибок руководителей при разработке организационных структур и в процессе управления ими.

Развитие  сетевой организации происходило  следующим образом. Новые организационные  формы возникали в ответ на необходимость преодоления недостатков старых форм, которые уже не отвечали требованиям внешней среды. Руководители начинали экспериментировать с новыми подходами, вели поиск более эффективных форм распределения ресурсов и координации деятельности. Выявилось и то, что чем шире применяется новая форма, тем больше возможностей для её неправильного использования. Проектирование новых структур, не учитывающее текущие недочёты в организации, приводит к тому, что новая форма теряет свою жизнеспособность.

Актуальность данной курсовой работы состоит в том, что для России данный вид организации предприятий пока остаётся достаточно новым в отличии других стран с развитой сетевой экономикой.

Целью данной курсовой работы является изучение организации  документооборота сетевого предприятия. Для этого нам необходимо решить ряд задач, а именно:

- рассмотреть  сущность и эволюцию сетевого  предприятия в условиях развития  сетевой экономики;

- рассмотреть  организацию документооборота сетевого  предприятия;

- выявить  существующие тенденции в организации документооборота сетевого предприятия;

- выявить  существующие проблемы организации  документооборота сетевого предприятия  и предложить их варианты решений. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Основные теоретические сведения о сетевых  предприятиях в условиях сетевой экономики

1. 1 Сущность  и эволюция сетевых предприятий

Функциональная  организация, появившаяся в конце XΙX столетии, активно развивалась  в начале XX века. Она позволяла  многим фирмам достигать необходимых  размеров и эффективности, отвечать на потребности растущего внутреннего рынка.

Дивизиональная  организация появилась вскоре после  первой мировой войны и быстро распространилась в 1940–50-х годах. Для  неё характерно, что отдельные  марки и модели продукции ориентированы  на различные рынки, дифференцированные в основном по целям. Продуктовые подразделения работают как почти автономные компании, производя продукцию для своих клиентов, а корпоративное руководство осуществляет функции финансового инвестора и органа, ориентирующего подразделения на новые целевые рынки.

Матричная организация  возникла в 1960–70-х годах и сочетала в себе элементы функциональной и  дивизиональной форм. Она была создана  в интересах эффективного использования  специалистов, инженеров и учёных при адаптировании широкого спектра новых продуктов к потребностям рынка. При этом технический персонал, специалисты перемещаются из функциональных подразделений в продуктовые или проектные группы, из одной команды в другую. Многие современные матричные организации ещё более сложны, сочетают глобальные продуктовые подразделения с ориентированными на определённые регионы маркетинговыми группами.

Развитие  сетевых организаций началось в 1980-х годах, когда международная  конкуренция и быстрые технологические  изменения вызвали масштабную реструктуризацию во всех отраслях. В рамках общей тенденции к дезинтеграции руководители экспериментировали с различными организационными структурами. Вместо того чтобы использовать оперативные календарные планы и передачу информации о ценах для координации деятельности внутренних подразделений, они обратились к контрактам и другим соглашениям для объединения внешних компонентов в различные типы сетевых структур. В качестве примеров действующих сетевых организаций можно назвать следующие.

1. Сетевая организация при осуществлении крупных проектов. В этих формах работа организуется вокруг специфических проектов и предполагает создание временных коллективов квалифицированных работников разнообразного профиля (например, строительные и промышленные проекты, издательское дело или создание фильмов).
2. Сетевая организация в районах («долинах») с малыми производственными фирмами. Эти формы связей охватывают, например, северные итальянские промышленные районы (включая текстильные компании, такие, как «Бенеттон») или фирмы по производству полупроводников в Силиконовой долине (США).
3. Ведущие крупные производственные фирмы, рассредоточенные географически и объединённые в единую систему. Эти формы включают хорошо известные азиатские «keiretsu» (коммерческие объединения) и кооперационные связи между главными сборочными компаниями и разнообразными мелкими поставщиками (например, «Вольво», в Швеции).
4. Стратегические союзы. Союзы этого вида распространены среди всех типов компаний, но особенно среди крупных фирм, стремящихся обеспечить себе конкурентоспособные преимущества в глобальном масштабе.

Некоторые сети объединяют поставщиков, производителей и органы по реализации продукции, между  которыми устанавливаются долгосрочные стабильные отношения. Другие сети гораздо  более динамичны, компоненты ценностной цепи соединяются на контрактной основе в интересах реализации проекта или производства продукции, а затем распадаются, чтобы стать частью новой ценностной цепи для следующего предпринимательского проекта. Поскольку любые функции реализуются на контрактной основе, то можно легко заменить поставщиков, вследствие чего у компании с сетевой структурой снижаются издержки.

Сетевые организации  отличаются от организаций других типов  рядом признаков. Во-первых, фирмы, использующие старые организационные структуры, предпочитают располагать всеми ресурсами, необходимыми для производства определённой продукции или услуг. В противоположность этому многие сетевые организации используют общие активы нескольких фирм, расположенные в различных звеньях ценностной цепи.

Во-вторых, сетевые  организации больше полагаются на рыночные механизмы, чем на административные формы управления потоками ресурсов. Однако эти механизмы – не просто взаимоотношения независимых хозяйствующих  субъектов. На самом деле различные  компоненты сети обмениваются информацией, кооперируются друг с другом, поставляют продукцию для того, чтобы удерживать определённое место в ценностной цепи.

В-третьих, хотя подрядные сетевые организации  были частным явлением, многие недавно  разработанные сети предполагают более действенную и заинтересованную роль участников совместных проектов. Как показывает опыт, такое добровольное активное поведение участников не только улучшает конечные результаты, но и способствует выполнению контрактных обязательств.

В-четвёртых, в ряде отраслей, число которых постоянно растёт (включая компьютерную, полупроводниковую, автомобильную и др.), сети представляют собой объединение организаций, основанное на кооперации и взаимном владении акциями участников группы – производителей, поставщиков, торговых и финансовых компаний.

Хотя сетевые  организации обладают чертами, отличающими  их от других организационных форм, стабильные, динамичные и внутренние сети включают в себя элементы разных организационных структур как базовых  составляющих новых форм. Например, функционально организованная фирма может вступить в союз с определёнными дистрибьюторами или продавцами продукции, чтобы сосредоточиться только на той деятельности, для которой у неё имеются необходимое оборудование и техническое оснащение. Результатом этих изменений может стать стабильная сетевая организация: фирма-ядро объединяется с ограниченным числом тщательно отобранных партнёров. Напротив, крупная матричная многонациональная организация, состоящая из различных проектных, производственных и торговых единиц, может решить заменить централизованное ценообразование отношениями купли-продажи между своими подразделениями со свободным установлением цен. Результатом станет тип сети, называемый «внутренним рынком». Наконец, в некоторых отраслях быстрые технологические и рыночные изменения могут побудить дивизиональные организационные структуры перейти к форме динамичной многоструктурной сети проектантов, поставщиков, производителей и продавцов, которые владеют активами. Это оказалось наиболее характерным в последние два десятилетия для издательских фирм.

В итоге сетевая  организация включает в себя элементы специализации функциональной формы, автономность дивизиональной структуры  и возможность переброски ресурсов, характерную для матричной организации.

 Однако  сетевая организация сама по  себе имеет ряд ограничений.  Чтобы понять реальные и потенциальные  слабые стороны сети, целесообразно  рассмотреть причины присущих  ей недостатков. Тем более что  сходные процессы и противоречия  наблюдались у всех предшествующих организационных форм. Широкий успех, использование преимуществ каждой новой формы сменялись выявлением её недостатков в процессе развития. Как свидетельствуют исследования, два типа типичных ошибок характерны для развития различных организационных форм:

• расширение формы за пределы её внутренних возможностей;
• появление таких модификаций, которые не соответствуют внутренней логике данного организационного образования.

Организационная форма  может эффективно работать только в  определённых пределах. Когда логика формы нарушается, неизбежен провал

 

1. 2 Основные виды сетевых предприятий

1. Организация  межфирменной сети - это мультинаправленная сетевая модель, введённая в жизнь мелкими и средними предприятиями, и лицензионно - субподрядная модель производства под «зонтичной» корпорацией (umbrella corporation).

 Мелкие  и средние фирмы часто находятся  под контролем системы субподрядов  или под финансовым технологическим  господством крупных корпораций. Тем не менее они также часто  берут на себя инициативу в установлении сетевых отношений с несколькими крупными фирмами или с другими малыми и средними фирмами, находя рыночные ниши и создавая совместные предприятия. Кроме классического примера итальянских индустриальных районов, хороший образчик дают производственные фирмы Гонконга. Как утверждал Кастельс в своей книге о Гонконге, опираясь на работы Виктора Сита и других исследователей гонконгской сцены, успех его экспорта был основан на протяжении долгого периода между концом 1950-х и началом 1980-х годов на сетях малых домашних предприятий, конкурирующих в мировой экономике. В начале 1980-х годов свыше 85% гонконгского промышленного экспорта шло из китайских семейных фирм, 41% которых были мелкими предприятиями с числом занятых менее 50 человек. В большинстве случаев они не были субподрядчиками более крупных фирм, но экспортировали продукцию через сеть гонконгских экспортно-импортных фирм – тоже мелких, тоже китайских и тоже семейных, которых насчитывалось в конце 1970-х годов 14 000. Сети производства и распределения формировались, исчезали и вновь формировались на основе вариаций на мировом рынке, через сигналы, передаваемые гибкими посредниками, часто использовавшими сеть «коммерческих шпионов» на главных мировых рынках. Очень часто один и тот же человек мог быть в разные моменты времени предпринимателем или наёмным работником в зависимости от обстоятельств делового цикла и его собственных семейных нужд.

Тайваньский экспорт в 1960-х годах также  шёл из аналогичной системы мелких и средних фирм, хотя в этом случае главными посредниками были традиционные японские торговые компании. Допустим, что по мере преуспевания Гонконга многие мелкие фирмы сливались, рефинансировались и увеличивались, иногда устанавливая связи с крупными универсальными магазинами или производителями в Европе и Америке и становясь производителями суррогатов их продукции. Однако к тому времени среднекрупные предприятия передали большую часть собственного производства в субподряд фирмам (мелким, средним и крупным), работающим на территории Китая, в дельте Янцзы. К середине 1990-х годов в провинции Гуандун в этих субподрядных производственных сетях было занято, по разным оценкам, от 6 до 10 млн. рабочих.

Тайваньские компании избрали ещё более сложный  обходной путь. Чтобы производить  в Китае, получая выгоды дешёвого труда, социального контроля и китайских экспортных квот, они организовали в Гонконге посреднические фирмы. Эти фирмы связывались с местными правительствами провинций Гуандун и Фучжоу, создавая в Китае производственные филиалы. Эти филиалы раздавали работу по мелким мастерским и домам окружающих деревень. Гибкость такой системы позволила ей экономить на затратах в разных районах, распространять технологию по всей системе, получая выгоды от разных форм поддержки со стороны различных правительств и использовать несколько стран в качестве экспортных плацдармов.

В совершенно ином контексте Ибарра обнаружил  сходную сетевую производственную модель среди мелких и средних  обувных, текстильных и производящих игрушки фирм в Валенсии, Испания. В специализированной литературе имеются многочисленные примеры таких горизонтальных сетей предприятий в других странах и отраслях.

Образцом  производственной сети другого рода служит так называемая модель Бенеттон, объект многочисленных комментариев в  деловом мире, а также нескольких ограниченных, но проливающих яркий свет исследований, особенно проведённых Фиоренцей Белусси и Беннетом Харрисоном. Итальянская трикотажная фирма – мультинациональное предприятие, выросшее из маленького семейного бизнеса в области Венето, оперирует на базе лицензированных коммерческих льгот, имея примерно 5000 магазинов во всём мире, для эксклюзивного распределения своей продукции под строжайшим контролем центральной фирмы. По обратной связи on-line центр получает со всех пунктов распределённые данные, указывающие на необходимость пополнения запасов и описывающие рыночные тренды в сфере моделей и цветов. Сетевая модель эффективна также на производственном уровне, она основана на раздаче работы по мелким фирмам и домохозяйствам в Италии и других средиземноморских странах, таких, как Турция. Этот тип сетевой организации является промежуточной формой между вертикальной дезинтеграцией, через договоры о субподряде между крупной фирмой, и горизонтальной сетью мелких фирм. Это горизонтальная сеть, но основанная на совокупности отношений «центр-периферия», как со стороны предложения, так и со стороны спроса.

Схожие формы  горизонтальных деловых сетей, интегрированный  вертикально через финансовый контроль, характеризуют, как было показано Николь Биггарт, операции прямых продаж в Америку и снабжают информацией децентрализованные структуры многих бизнес-консалтинговых фирм во Франции, организованные под «зонтиком» контроля качества.

 

 

2. Корпоративные стратегические альянсы – это другая организационная структура, возникающая в последние годы, относятся к переплетению крупным корпораций в том, что стало известным под именем стратегических альянсов. Такие союзы очень отличаются от традиционных картелей и других олигополистических соглашений, так как они касаются конкретных сроков, рынков, продуктов и процессов и не исключают конкуренции во всех областях (в их большинстве), не охвачены соглашениями. Они особенно важны в высокотехнологических отраслях, ибо стоимость исследований и разработок взлетает до небес, а доступ к привилегированной информации всё более затрудняется в отрасли, где инновации являются главным конкурентным оружием. Доступ к рынкам и ресурсам капитала часто обмениваются на технологию и производственное мастерство; в других случаях две компании или более предпринимают совместные усилия по разработке нового продукта или совершенствованию новой технологии часто под финансовым покровительством правительства или государственных агентств. В Европе Европейский Союз даже вынуждал компании различных стран к сотрудничеству, как условию получения субсидий. Так было в случае с Philips, Thomas-SGS и Siemens и программе по микроэлектронике JESSI. Мелкие и средние фирмы получают поддержку Европейского Союза и программы EUREKA в области исследований и разработок на базе создания совместных предприятий между фирмами более чем одной стороны. Структура высокотехнологичных отраслей представляет собой всё более сложную паутину союзов, соглашений и совместных предприятий, в которой большинство крупных корпораций связано между собой. Такие связи не препятствуют растущей конкуренции. Стратегические альянсы скорее являются решающим оружием такой конкуренции, где сегодняшние партнёры становятся завтрашними врагами, в то время как сотрудничество на данном рынке контрастирует с ожесточённой борьбой за долю рынка в другом регионе мира. Кроме того, поскольку крупные корпорации являются вершинами пирамид обширной сети субподрядчиков, структуры их союзов и конкуренции включают также и этих субподрядчиков. Нередко такая практика, как гарантирование снабжения со стороны фирм-субподрядчиков или закрытие доступа в сеть, является оружием конкуренции. В ответ на это субподрядчики используют любую долю свободы, которую имеют, чтобы диверсифицировать своих клиентов и перестраховаться, поглощая технологию и информацию для собственного использования. Вот почему собственность на информацию и авторские права на технологию так важны в новой глобальной экономике.

В общем, крупная  корпорация в такой экономике  не является и не будет больше самостоятельной и самодостаточной. Самонадеянность IBM, Philips и Mitsui стали достоянием истории культуры. Фактические операции они ведут с другими фирмами: не только с сотнями или тысячами субподрядных и вспомогательных предприятий, но с дюжинами относительно равных партнёров, с которыми они в одно и то же время сотрудничают и конкурируют в этом смелом новом экономическом мире, где друзья и враги идентичны.

3. Горизонтальная  корпорация и глобальные деловые  сети. Сама корпорация изменила свою организационную модель, чтобы приспособиться к условиям непредсказуемости, создаваемой быстрыми экономическими и технологическими изменениями. Главный сдвиг можно охарактеризовать как сдвиг от вертикальных бюрократий к горизонтальным корпорациям. Горизонтальная корпорация характеризуется семью главными тенденциями:

• организацией, строящейся вокруг процесса, а не задачи;
• плоской иерархией;
• командным менеджментом;
• измерением результатов по удовлетворённости покупателя;
• вознаграждением, основанным на результатах работы команды;
• максимизацией контактов с поставщиками и покупателями;
• информированием, обучением и переподготовкой сотрудников на всех уровнях.

Эта трансформация  корпорационной модели, особенно заметна  в 1990-х годах в некоторых ведущих  американских компаниях (таких как АТТ), следует за реализацией предельных возможностей модели «подтянутого производства» (lean production), испытанной в 1980-х годах. Эта «подтянутая модель» (справедливо названная критиками «тощей и пошлой» (lean and mean)) была в основе своей сосредоточена на экономии затрат путём сочетания автоматизации, компьютеризованного контроля над рабочими, «выкладывания» на работе, экономии на производстве. В своём самом крайнем проявлении она создала то, что было названо «полой корпорацией», т. е. бизнес, специализированный на посредничестве между финансированием, производством и рыночными продажами, на базе установленной торговой марки или индустриального имиджа. Прямое выражение капиталистической реструктуризации с целью преодоления кризиса прибыльности 1970-х годов – «подтянутая модель» сокращала затраты, но также увековечивала устаревшие организационные структуры, коренившиеся в логике модели массового производства в условиях олигополистического контроля рынка. Чтобы маневрировать в новой глобальной экономике, характеризующейся непрестанными лавинами новых конкурентов, использующих новые технологии и приёмы сокращения затрат, крупные корпорации должны бытии стать прежде всего более эффективными, а не более экономными. Сетевые стратегии добавили системы гибкости, но они не решили для корпорации проблему приспособляемости. Чтобы быть в состоянии усваивать выгоды сетевой гибкости, корпорация сама должна была стать сетью и пропитать динамизмом каждый элемент своей внутренней структуры: в этом, в сущности, и заключается смысл и цель модели «горизонтальной корпорации», которая часто подразумевает децентрализацию её единиц и наделения каждой из этих единиц растущей автономией, позволяющей им даже конкурировать друг с другом, хотя и в рамках общей стратегии.

Кенъичи Имаи – вероятно, тот организационный аналитик, который зашёл дальше всех в выдвижении и обосновании тезиса о трансформации корпораций в сети. На основе своих исследований японских и американских мультинациональных корпораций он утверждает, что процесс интернационализации деловой активности продвигается в фирмах по трём различным стратегическим путям. Первый и наиболее традиционный относится к стратегии ведения операций на множестве внутренних национальных рынков для компаний, инвестирующих капиталы за рубежом со своего национального плацдарма. Вторая стратегия нацелена на глобальный рынок и организует различные функции компании в разных странах, функции, которые интегрируются в тщательно разработанной глобальной стратегии. Третья стратегия, характерная для наиболее передовой экономической и технологической стадии, основана на сетях, пересекающих границы. При этой стратегии компании, с одной стороны, связаны с многообразием внутренних национальных рынков; с другой стороны, эти разнообразные рынки обмениваются информацией между собой. Компании не контролируют рынки извне, но скорее пытаются интегрировать свои доли рынка и рыночную информацию, игнорируя государственные границы. Таким образом, в старой стратегии прямые иностранные инвестиции нацелены на достижение контроля. В самой новейшей стратегии инвестиции нацелены на строительство сети отношений между компаниями, оперирующими в разной институциональной среде. Глобальной конкуренции сильно помогает «информация с мест» с каждого рынка, так, что проектировать стратегию сверху вниз в постоянно меняющейся среде и при весьма разнообразной рыночной динамике означает навлекать на себя неудачу. Решающий фактор – информация, поступающая в конкретное время с конкретного места. Информационная технология позволяет одновременно децентрализовать извлечение такой информации и интегрировать её в гибкой системе выработки стратегий. Эта игнорирующая границы структура даёт возможность мелким и средним фирмам связываться с крупными корпорациями, формируя сети, способные неустанно вводить инновации и осуществлять адаптацию. Таким образом, фактической оперативной единицей становится скорее деловой проект, осуществляемый сетью, чем индивидуальная компания или формальная группа компаний. Деловые проекты осуществляются в разных областях деятельности, таких, как продуктовые линии, организационные задачи, территории. Необходимая информация имеет решающее значение для результатов компании. А самая важная информация в новых экономических условиях – это та, которая обрабатывается в процессе обмена между компаниями на основе опыта, полученного из каждой области. Информация циркулирует в сетях:

• в сетях между компаниями;
• в сетях внутри компаний;
• в персональных сетях;
• в компьютерных сетях.

Новые информационные технологии играют тут решающую роль, позволяя такой гибкой, адаптивной модели фактически работать. По мнению Имаи, эта игнорирующая границы сетевая модель, которая ближе к опыту японских корпораций, а не американских корпораций, обычно цепляющихся за старую модель единой глобальной стратегии, и есть фундамент конкурентоспособности японских фирм.

При условии, что крупная корпорация способна реформировать себя, трансформируя  свою организацию в отчётливую сеть мультинациональных центров принятия решений, она могла бы быть высшей формой менеджмента в новой экономике. Это обусловлено тем, что самая важная проблема менеджмента в высокодецентрализованной, крайне гибкой структуре – это исправление ошибок, которые организационный теоретик Гай Бенвенисте назвал «ошибками несовпадения» (articulation errors). Я согласен с его определением: «Ошибки несовпадения есть частичная или полная несовместимость между тем, чего хотят, и тем, что доступно». С растущей взаимосвязанностью и крайней децентрализацией процессов в глобальной экономике, становится труднее избежать ошибок несовпадения, а их микро- и макроэкономические воздействия приобретают большую интенсивность. Гибкая производственная модель в различных своих формах максимизирует реакцию экономических агентов и единиц на быстро меняющуюся среду. Но она также и увеличивает трудность контроля и исправления ошибок несовпадения. Крупные корпорации с адекватным уровнем информации и ресурсов могли бы справляться с такими ошибками лучше, чем фрагментированные, децентрализованные сети, при условии, что гибкость дополняется приспособляемостью. Это подразумевает способность корпорации перестраиваться, не просто устраняя лишнее, но давая возможность перепрограммироваться всем своим сенсорам и в то же время реинтегрируя всеохватывающую логику корпорационной системы в центре принятия решений, работающем on-line с сетевыми единицами в реальном времени. Многие дебаты и эксперименты, касающиеся трансформации больших организаций, будь эти организации частными или государственными, ориентированными на бизнес или на миссию, есть попытки объединить гибкость и способность к координации, обеспечить одновременно и инновацию и преемственность в быстро меняющейся среде. «Горизонтальная корпорация» есть динамически и стратегически спланированная сеть самопрограммирующихся и самоуправляющихся единиц, основанная на децентрализации, участии и координации.