Организация документооборота на предприятии ОАО «ММК-МЕТИЗ»

  МИНИСТЕСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

  ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

  ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 

  «МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

  Факультет педагогического образования и  сервисных технологий

  Кафедра документоведения и математических дисциплин 
 
 

  Организация документооборота на предприятии ОАО  «ММК-МЕТИЗ»

  (Курсовая  работа по организации  и технологии документационного  обеспечения управления) 
 
 

  Курсовая  работа                               Выполнила студентка 5  курса  506 гр.

  принята на проверку                        специальности 032001.65(350 800)        

                                                             «Документоведение и документационное          

                                                              обеспечение управления»

  «___»__________200__г.                 Щеголева Регина Камильевна 
 
 
 
 

  Работа  проверена                              Научный руководитель

  «___»__________200__г.                 Самарокова Ирина Владимировна

                                                              ____________________________

                                                              ____________________________

  Оценка____________                       ____________________________

                                                              ____________________

                                                                            (подпись) 
 
 
 

                                                              г. Магнитогорск

  2011 

Содержание:

     Введение………………………………………………………………………..…..3

     I. Организация документооборота………………………………………….….…4

     1.1.Развитие документооборота…………………………………….…...4

     1.2.Понятие документооборота…………………………………….……5

     1.3.Требования к организации документооборота………………………8

     1.4. Организация работы с документами……………………………..…11

Вывод……………………………………………………………………..…………25

     II.Организация документооборота на предприятии ОАО «ММК-МЕТИЗ»…..26

     2.1.Общая  характеристика предприятия………………………………...26

     2.2.Организация  документооборота  на ОАО «ММК-МЕТИЗ»………....29

     2.3Система  электронного документооборота…………..………...……43

     Вывод........................................................................................................................49

     Заключение…………………………………………………………………..…….51

       Список использованной литературы…………………………………….………52 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение.

     Делопроизводство  составляет  полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

     Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко  служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

     Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники  должна обеспечивать совместимость  ручной и автоматизированной обработки  документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     I. Организация документооборота.

     1.1 Развитие  документооборота.

     Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е  годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота".

     Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная  система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия  «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». 
 
 
 
 
 
 
 
 

                           1.2.Понятие документооборота.

     Документооборот - движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправки¹. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

     Они различаются по направлению и  по отношению к управленческому  объекту.

     По  направлению:

     -горизонтальные - связывают организации одного  уровня

     -вертикальные - нисходящие, восходящие – связывают  организации различных уровней.

       Восходящие – входные , поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

     Нисходящие  – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

     По  отношению к управленческому  объекту:     

              Документооборот образуют потоки  входящих (поступающих из других  организаций), исходящих (отправляемых  в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в  пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается  по формуле:

     Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

     При расчете объема документооборота учитываются  только подлинники документов или их заверенные копии.

       Разделяют централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного  подразделения. В централизованный  документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.  Документы, учитываемые только  в структурных подразделениях, составляют  документооборот уровня структурного  подразделения.

       Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). 
          Целью документооборота является информационное обеспечение управленческой деятельности, т.е. своевременная доставка ценной, полезной, своевременной, полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, фирмы, необходимой им для выполнения возложенных на них функций, принятия решений и фактического претворения их в жизнь. При этом необходимо учитывать, что этим лицам нужны не сами документы, а содержащиеся в них сведения, данные и факты.

     Движение  документов, документированной информации в учреждении, фирме не может быть хаотичным, случайным или определяться субъективными факторами. Оно должно целенаправленно регулироваться и  главное быть регламентированным. Выполнение творческих операций с документами  всегда обеспечивается комплексом обязательных технологических процедур, связанных  с учетом документов и справочно-информационной работой, регулированием распределения  документов между потребителями  информации, контролем за исполнением  документов, формированием документов в дела, хранению дел.

     Служба  документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как  самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать  к обработке только правильно  оформленные документы, имеющие  юридическую силу и присланные в  полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы  возвращаются автору с соответствующим  сопроводительным письмом, где указываются  причины возврата.

     Структура службы ДОУ в современной организации  зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с  документами. Метод установления организационной  структуры службы ДОУ в зависимости  от объема документооборота был сформулирован  впервые в Единой государственной  системе делопроизводства (главное  архивное управление при Совете Министров  СССР, 1974). Согласно этому методу все  организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

     -1-я  категория – учреждения с объемом  документооборота свыше 100 тысяч  документов в год;

     -2-я  категория – учреждения с объемом  документооборота от 25 тысяч   до 100 тысяч документов в год;

     -3-я  категория – учреждения с объемом  документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год;

     -4-я  категория – учреждения с объемом  документооборота до 10 тысяч документов  в год.

     Так, согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что если объем  документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации  работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или  службы ДОУ) как отдельного подразделения.

     Несмотря  на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет  назад, в целом он применяется  и сегодня. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.3.Требования к организации документооборота.

     Ответственность за организацию делопроизводства и  соблюдение требований Инструкции в  организации и её подразделениях возлагается на их руководителей. Ведение делопроизводства, рациональная организация документооборота, контроль за своевременным исполнением документов, их учет, сохранность и своевременная сдача в архив, возлагаются на назначаемого приказом или распоряжением по структурному подразделению работника, ответственного за делопроизводство - делопроизводителя.

     Работники организации несут персональную ответственность за сохранность  находящихся у них на исполнении документов. При увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные  им документы должны быть переданы по указанию руководителя другим работникам с соответствующей отметкой в  учетных документах, а дела, взятые из архива, сданы в архив. В случае увольнения делопроизводителя дела должны быть переданы по акту или по распоряжению руководителя подразделения  другому работнику, исполняющему обязанности  уволившегося сотрудника, или принятому  на эту должность.

     При смене руководителя организации, или какого либо подразделения наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и в архиве, отражаются в акте приема-передачи. В соответствии с учетными данными делопроизводственной службы и архива в акте приема-передачи указывается раздельно количество дел, находящихся в делопроизводстве по номенклатуре дел и количество дел, хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, и особо ценных дел.

     К документообороту предъявляется ряд  принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях, фирмах при движении на любых носителях, а именно:

1. Прямоточность движения документов, прохождение документов до потребителя информации кратчайшим путём через наименьшее количество пунктов, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;
2. Избирательность распределения документов между руководителями специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;
3. Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;
4. Единообразие  маршрута  движения и состава технологических процедур и операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой процедуры;
5. Приспособленность организационной и технологической характеристик документооборота к новой информационной технологии, регламентирующей состав и назначение автоматизированных рабочих мест и баз данных, способы и условия передачи информации между центральной и локальными базами данных.

     Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства - возможность  централизованного выполнения однородных технологических операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ.

     Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления  документов в службу документационного  обеспечения или в первый рабочий  день при их поступлении в нерабочее  время.

     Документы, решения по которым исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. Необходимость размножения  документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

     Конверты  от поступающих документов оставляют  в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес  отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются  и передаются по назначению документы  с пометкой "лично" и в адрес  общественных организаций.

     Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на:

• направляемые на рассмотрение руководителю организации,
• направляемые непосредственно в структурные подразделения      или конкретным исполнителям.

     Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это  позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым  могут принимать ответственные  исполнители.

     На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

     Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные  подразделения (ответственным исполнителям).

     Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную  форму переносится резолюция  руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

     Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.4.Организация работы с документами.

     Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается  в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности  вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. Обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. 
Регистрируемые документы делятся на два потока:

     1. Документы на имя руководителя  и без указания конкретного  адреса;

     2.Документы  в адрес структурных подразделений. 
        Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

     Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения  или лица, которым должен быть направлен  этот документ. Отсюда следует, что  при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в  адрес руководителя и в структурные  подразделения организации. Руководству  передаются документы вышестоящих  органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим  вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений  организации (учреждения) или непосредственно  исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем  граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

     Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления  на. Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

     Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации. Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящий документопоток несёт информацию, выработанную в процессе функционирования органа управления в целях её передачи вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, гражданам (письма, организационные и распорядительные документы, согласованные, одобренные или утвержденные документы, инструкции.) Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

     Основные  этапы обработки исходящих документов:

     - составление проекта документа  исполнителем;

     - проверка правильности оформления  проекта документа;

     - согласование проекта документа;

     - подписание документа руководителем;

     - регистрация документа;

     - отправка документа адресату;

     - подшивка второго экземпляра  документа в дело.

     Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

     Проверка  правильности оформления исходящего документа  осуществляется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

     Проект  исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

     Подготовленный  проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации.

     Если  получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или др. документы, на них вместо подписи проставляется  гриф утверждения.

     Подготовленный  проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с  материалами, на основании которых  он готовился. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. 
         Руководитель в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

     К проекту документа исполнитель  прилагает список организаций, которым  должен быть разослан подписанный документ.

     После подписания руководителем двух экземпляров  документ передается секретарю-референту  или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».

     Журнал  содержит следующие графы: номер  документа; дата документа; адресат; краткое  содержание или заголовок к тексту; отметка об исполнении; исполнитель; примечание.

     При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

     После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих  экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в  тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства для отправки.

     Второй  экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской.

     Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют  как почтовое отправление и сдают  в отделение связи. Перед упаковкой  документов служба ДОУ обязана проверить  правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные  документы подлежат возврату исполнителю  на доработку. На заказную корреспонденцию  составляется опись рассылки, которая  подписывается работником службы ДОУ  и датируется.

     Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.

     К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные  и докладные записки, функционирующие  в рамках предприятия. Документы, поступающие в организацию, проходят:

     • первичную обработку;

     • предварительное рассмотрение;

     • регистрацию;

     • рассмотрение руководством;