Организация контроля за информационными потоками логистической цепи

Организация контроля за информационными потоками логистической цепи.

Оглавление

Введение

В современных условиях бурного экономического развития России через сферу производства и обращения по направлению к конечному потребителю продвигаются мощные потоки продукции. Номенклатура продукции год от года становится все шире. Требования к качеству процессов ее продвижения делаются все жестче: процессы должны быть быстрее, точнее, экономичнее. В действиях механизма, обеспечивающего движение материальных потоков, должна возникать высшая степень согласованности отдельных звеньев. Необходимым условием возникновения данной согласованности является наличие информационных систем, которые в состоянии быстро и экономично подвести нужный сигнал к нужной точке в нужный момент.

Результаты движения материальных потоков находятся в прямой связи с рациональностью организации движения информационных потоков.

Особенную роль информационные потоки играют в логистических системах. Это связано с тем, что уровень и состояние развития логистической системы каждого предприятия является его конкурентным преимуществом в современных рыночных условиях. Службы и отделы логистики наравне с материальными потоками оперируют и информационными потоками.

На сегодняшний день улучшение информатики и организации нередко может принести больший эффект, чем технические инновации. Каждое движение материалов связано с передачей информации. Информационное опережение позволяет получателю своевременно подготовить его приемку. Другие данные сопровождают груз, они характеризуют вид и количество товаров, отправителя, получателя и владельца, обращают внимание на опасные свойства товара.

В данной курсовой работе мы рассмотрим организацию контроля за информационными потоками на примере предприятия Ярославской области, а именно аптечной сети «Медуница».

В настоящее время российский фармацевтический рынок является одним из наиболее динамично развивающимся в мире. В последние годы начался новый этап развития фармацевтической отрасли, главная характерная черта которой - интенсивный рост аптечных сетей. Доля аптечных сетей с каждым годом увеличивается и в 2009 году составила 60% от розничного рынка.

Изменения, произошедшие в экономики России за последние десятилетия, ставят перед субъектами фармацевтического рынка задачу оптимального использования ресурсов и повышения эффективности их деятельности. Одним из перспективных направлений в поддержании конкурентоспособности аптечных сетей является применение логистических концепций, обеспечивающих удовлетворение потребности клиентов при оптимальных затратах.

При использовании логистического подхода для повышения эффективности деятельности аптечных сетей, возрастает важность управления информационными потоками, влияющими как на финансовые показатели, так и на конкурентоспособность аптечного предприятия. Информационный поток перестал быть отдельным единичным явлением, а приобрел качественную новую форму - стал сложным системным образованием. Объектом исследования являются информационные системы, обеспечивающие управление материальными потоками, используемая микропроцессорная техника, информационные технологии и другие вопросы, связанные с организацией информационных потоков (сопряженных с материальными).

Целью курсовой работы является выявление особенности построения логистической цепи на предприятиях фармацевтической отрасли.

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих основных задач:

• определить теоретические основы логистической системы;
• раскрыть принципы организации логистической цепи;
• проанализировать построение логистической цепи предприятий в фармацевтической отрасли.

Работа состоит из трех основных разделов.

В первом разделе приводятся теоретические основы организации контроля информационных потоков на предприятии.

Во втором разделе анализируется деятельность фармацевтического предприятия с позиции формирования информационных потоков. Рассматриваются положительные и отрицательные стороны существующего контроля за информационными потоками.

В третьем разделе рассматриваются перспективы решения основных проблем и предлагаются конкретные методы их решения при помощи внедрения информационной системы.

1. Теоретическая часть

1.1. Информационные потоки в логистике

Одним из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока.

Информационный поток — это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов1.

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков (рис. 1):

• в зависимости от вида связываемых потоком систем — горизонтальный и вертикальный;
• в зависимости от места прохождения — внешний и внутренний;
• в зависимости от направления по отношению к логистической системе — входной и выходной;
• в зависимости от вида носителя информации — бумажные, электронные, смешанные;
• в зависимости от плотности — малоинтенсивные (до 1 Мбит/с), среднеинтенсивные (1—2 Мбит/с), высокоинтенсивные (свыше 2 Мбит/с);
• в зависимости от периодичности — регулярные, оперативные, случайные, on-line, off-line.

Рис.1 - Виды информационных потоков в логистике

Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:

• опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;
• опережающий информационный поток в прямом направлении — это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;
• одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;
• вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения2.

Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае, может не совпадать с маршрутом движения материального потока.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

• источник возникновения;
• направление движения потока
• скорость передачи и приема;
• интенсивность потока и др.

Управлять информационным потоком можно следующим образом:

• изменяя направление потока;
• ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
• ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в разделе кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица — бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт — это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.

Применяются также производные единицы количества информации: килобайт, мегабайт и гигабайт.

В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

• количеством обрабатываемых или передаваемых документов;
• суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Помимо логистических операций в экономических системах осуществляются и иные операции, также сопровождающиеся возникновением и передачей потоков информации. Однако логистические информационные потоки составляют наиболее значимую часть совокупного потока информации.

Так, например, основная часть общего объема обращающейся информации (более 50%) в крупном магазине продовольственных товаров, поступает в магазин от поставщиков. Это, как правило, документы, сопровождающие поступающий в магазин товар, так называемые товарно-сопроводительные документы, которые в соответствии с вышеприведенными определениями образуют входящий информационный поток.

Логистические операции в магазине не ограничиваются получением товаров от поставщиков. Внутримагазинный торгово-технологический процесс также включает в себя многочисленные логистические операции, которые сопровождаются возникновением и передачей информации, используемой внутри магазина. При этом доля образованной информации, используемой внутри магазина, составляет приблизительно 20%.

В целом примерно 2/3 общего объема обрабатываемой в магазине информации может составлять информация, необходимая для контроля и управления логистическими операциями. На производственных предприятиях или предприятиях оптовой торговли доля логистических информационных потоков еще значительней3.

1.2.Информационные системы в логистике

Значимым элементом любой логистической системы является подсистема, обеспечивающая прохождение и обработку информации, которая при ближайшем рассмотрении сама разворачивается в сложную информационную систему, состоящую из различных подсистем. Так же, как и любая другая система, информационная система должна состоять из упорядоченно взаимосвязанных элементов и обладать некоторой совокупностью интегративных качеств.

Составными частями информационных логистических систем являются различные виды обеспечения:

• техническое обеспечение, т. е. совокупность технических средств, обеспечивающих обработку и передачу информационных потоков;
• информационное обеспечение, которое включает в себя различные справочники, классификаторы, кодификаторы, средства формализованного описания данных;
• математическое обеспечение, т. е. совокупность методов решения функциональных задач.

Логистические информационные системы, как правило, представляют собой автоматизированные системы управления логистическими процессами. Поэтому математическое обеспечение в логистических информационных системах — это комплекс программ и совокупность средств программирования, обеспечивающих решение задач управления материальными потоками, обработку текстов, получение справочных данных и функционирование технических средств.

Совокупность решаемых информационной системой задач, сгруппированных по признаку общности цели, образует т.н. функциональную подсистему этой системы.

Таким образом, в информационной системе можно выделить две подсистемы: функциональную и обеспечивающую (рис. 2).

Рис. 2 - Структура информационной системы

Информационная система в логистике — это определенным образом организованная совокупность персонала, взаимосвязанных средств вычислительной техники, различных справочников, необходимых средств программирования и обеспечивающая возможность планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы.

1.3. Требования к информационным системам в логистике и принципы их построения

Информационно-техническое обеспечение логистических систем отличается не характером информации и набором технических средств, используемых для их обработки, а методами и принципами, используемыми для их построения.

Системный подход к проектированию систем предусматривает определенную последовательность действий, в соответствии с которой вначале определяют цель функционирования системы, затем формулируют требования к ней, затем формируют ориентировочно некоторые подсистемы, из которых в итоге синтезируют систему, используя при этом критерии выбора.

Основные требования к логистическим информационным системам, позволяющие понять, что мы хотим видеть в качестве конечного продукта, проектируя информационное обеспечение логистических процессов4.

Требования к логистическим информационным системам:

• опережающее прохождение информационных потоков стандартизованные технические интерфейсы и протоколы передачи данных;
• возможность для партнеров доступа к прикладным программам;
• объединение существующих систем банков данных и возможность для партнеров доступа ним;
• однократная безошибочная регистрация данных;
• организация селективного санкционированного доступа к данным;
• обработка или архивация данных в момент и в месте возникновения;
• открытость архитектуры системы.

Организация связей между элементами в информационных системах логистики может существенно отличаться от организации традиционных информационных систем. Это обусловлено тем, что в логистике информационные системы должны обеспечивать всестороннюю интеграцию всех элементов управления материальным потоком, их оперативное и надежное взаимодействие.

1.4. Виды информационных систем в логистике

Информационные системы в логистике могут создаваться с целью управления материальными потоками на уровне отдельного предприятия, а могут способствовать организации логистических процессов на территории регионов, стран и даже группы стран (рис. 3).

На уровне отдельного предприятия информационные системы, в свою очередь, подразделяют на три группы:

• плановые;
• диспозитивные (или диспетчерские);
• исполнительные (или оперативные

Рис.3 – Виды информационных систем, применяемых в логистике

Логистические информационные системы, входящие в разные группы, отличаются как своими функциональными, так и обеспечивающими подсистемами. Функциональные подсистемы отличаются составом решаемых задач. Обеспечивающие подсистемы могут отличаться всеми своими элементами, т. е. техническим, информационным и математическим обеспечением. Остановимся подробнее на специфике отдельных информационных систем.

Плановые информационные системы. Эти системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых задач могут быть следующие:

• создание и оптимизация звеньев логистической цепи;
• управление условно-постоянными, т. е. малоизменяющимися, данными;
• планирование производства;
• общее управление запасами;
• управление резервами и другие задачи.

Диспозитивные информационные системы. Эти системы создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логистических систем. Здесь могут решаться следующие задачи:

• детальное управление запасами (местами складирования);
• распоряжение внутрискладским (или внутризаводским) транспортом;
• отбор грузов по заказам и их комплектование, учет отправляемых грузов и другие задачи.

Исполнительные информационные системы создаются на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущий момент времени и своевременно выдавать соответствующие административные и управляющие воздействия на объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи, связанные с контролем материальных истоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением перемещениями и т. п.

Создание многоуровневых автоматизированных систем управления материальными потоками связано со значительными затратами, в основном в области разработки программного обеспечения, которое, с одной стороны, должно обеспечить многофункциональность системы, а с другой — высокую степень ее интеграции. В связи с этим при создании автоматизированных систем управления в сфере логистики должна исследоваться возможность использования сравнительно недорогого стандартного программного обеспечения, с его адаптацией к местным условиям.

В настоящее время создаются достаточно совершенные пакеты программ. Однако применимы они не во всех видах информационных систем. Это зависит от уровня стандартизации решаемых при управлении материальными потоками задач.

1.5. Принципы построения информационных систем в логистике

В соответствии с принципами системного подхода любая система сначала должна исследоваться во взаимоотношении с внешней средой, а уже затем внутри своей структуры. Этот принцип — последовательного продвижения по этапам издания системы — должен соблюдаться и при проектировании логистических информационных систем.

С позиций системного подхода в процессах логистики выделяют три уровня (рис. 4)5.

Рис.4 – Уровни в процессах логистики с позиции системного подхода.

Первый уровень — рабочее место, на котором осуществляется логистическая операция с материальным потоком, т. е. передвигается, разгружается, упаковывается грузов единица, деталь или любой другой элемент материального потока.

Второй уровень — участок, цех, склад, где происходят процессы транспортировки грузов, размещаются рабочие места.

Третий уровень — система транспортирования и перемещения в целом, охватывающая цепь событий, за начало которой можно принять момент отгрузки сырья поставщиком. Оканчивается эта цепь при поступлении готовых изделий в конечное потребление.

В плановых информационных системах решаются задачи, связывающие логистическую систему с совокупным материальным потоком. При этом осуществляется сквозное планирование в цепи "сбыт—производство—снабжение", что позволяет создать эффективную систему организации производства, построенную на требованиях рынка, с выдачей необходимых требований в систему материально-технического обеспечения предприятия. Этим плановые системы как бы "ввязывают" логистическую систему во внешнюю среду, в совокупный материальный поток.

Диспозитивные и исполнительные системы детализируют намеченные планы и обеспечивают их выполнение на отдельных производственных участках, в складах, а также на конкретных рабочих местах.

В соответствии с концепцией логистики информационные системы, относящиеся к различным группам, интегрируются в единую информационную систему. Различают вертикальную и горизонтальную интеграцию.

Вертикальной интеграцией считается связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами, осуществляемая посредством вертикальных информационных потоков.

Горизонтальной интеграцией считается связь между отдельными комплексами задач в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков

В целом преимущества интегрированных информационных систем заключаются в следующем:

• возрастает скорость обмена информацией;
• уменьшается количество ошибок в учете;
• уменьшается объем непроизводительной, "бумажной" работы;
• совмещаются ранее разрозненные информационные блоки.

При построении логистических информационных систем на базе ЭВМ необходимо соблюдать определенные принципы.

Принцип использования аппаратных и программных модулей. Под аппаратным модулем понимается унифицированный функциональный узел радиоэлектронной аппаратуры, выполненный в виде самостоятельного изделия. Модулем программного обеспечения можно считать унифицированный, в определенной степени самостоятельный, программный элемент, выполняющий определенную функцию в общем программном обеспечении. Соблюдение принципа использования программных и аппаратных модулей позволит:

• обеспечить совместимость вычислительной техники и программного обеспечения на разных уровнях управления;
• повысить эффективность функционирования логистических информационных систем;
• снизить их стоимость;
• ускорить их построение.

Принцип возможности поэтапного создания системы. Логистические информационные системы, построенные на базе ЭВМ, как и другие автоматизированные системы управления, являются постоянно развиваемыми системами. Это означает, что при их проектировании необходимо предусмотреть возможность постоянного увеличения числа объектов автоматизации, расширения состава реализуемых информационной системой функций и количества решаемых задач. При этом следует иметь в виду, что определение этапов создания системы, т. е. выбор первоочередных задач, оказывает большое влияние на последующее развитие логистической информационной системы и на эффективность ее функционирования.

Принцип гибкости системы с точки зрения специфических требований конкретного применения.

Принцип приемлемости системы для пользователя диалога «человек — машина».

Принцип четкого установления мест стыка. В местах стыка материальный и информационный поток переходит через границы правомочия и ответственности отдельных подразделений предприятия или через границы самостоятельных организаций. Обеспечение плавного преодоления мест стыка является одной из важных задач логистики6.

1.6. Логистическая цепь, как составной  элемент логистической системы.

Под логистической цепью понимается множество звеньев логистической системы, линейно упорядоченное по материальному (информационному, финансовому) потоку с целью анализа или проектирования определенного набора логистических функций и (или) издержек. То есть, элементы (звенья) логистической системы в определенной упорядоченности составляют логистическую цепь (цепь поставок). Иногда термины "логистическая система", "логистическая сеть", "логистическая цепь" и "цепь поставок" применяются как синонимы, особенно в зарубежной логистической практике7.

Большинство отечественных исследователей придерживаются мнения, что логистическая цепь — это линейно-упорядоченный набор звеньев. В частности, в терминологическом словаре А.Н. Родникова указывается, что «логистическая цепь — линейно-упорядоченное множество физических и/или юридических лиц (поставщиков, посредников, перевозчиков и др.), непосредственно участвовавших в доведении конкретной партии продукции до потребителя».

В логистической цепи могут решаться оптимизационные задачи: выбор перевозчика и таможенного брокера, замена двух логистических посредников одним — экспедиторской фирмой, перераспределение издержек на транспортировку и складирование и др.

В логистической цепи, т. е. цепи, по которой проходят материальный, финансовый и информационный потоки от поставщика до потребителя, выделяются следующие главные звенья:

• поставка материалов, сырья и полуфабрикатов;
• хранение продукции и сырья;
• производство товаров;
• распределение (включая отправку товаров со склада готовой продукции);
• потребление готовой продукции.

Схема описанной логистической цепи приведена на рис.5.

материальный поток;                              информационный поток.

Рис.5 - Общая структура логистической цепи.

Каждое звено логистической цепи включает свои элементы, что в совокупности образует материальную основу логистики. К материальным элементам логистики относятся: транспортные средства и обустройства, складское хозяйство, средства связи и управления. Логистическая система, естественно, охватывает и кадры, т. е. тех работников, которые выполняют все последовательные операции.

Организационное построение логистических цепей может быть различным и зависит от размеров предприятий, масштабов их деятельности и концепции управления, материалоемкости, особенностей каждой отрасли экономики. Помимо этого, на организационное построение логистических цепей оказывают влияние следующие группы факторов:

1) выбор логистических концепций  и их место в организационной  структуре предприятия и фирмы,

2) материальное и функциональное  деление сферы логистики,

3) централизованная или децентрализованная форма организации управления материально-технического обеспечения фирмы.

На рис. 5 представлена ориентированная по материальному потоку логистическая цепь, включающая фирму-производителя готовой продукции (одного наименования), потребителя (покупателя) и логистического посредника, в качестве которого выступает перевозчик — юридическое или физическое лицо, осуществляющее доставку товара покупателю.

2. Анализ информационного обеспечения на фармацевтическом предприятии Аптека «Медуница»

2.1. Краткая характеристика деятельности предприятия

В качестве объекта исследования выступает фармакологическое предприятие Ярославской области аптека «Медуница».

Юридический адрес: Россия, Ярославская область, Ярославль г., Некрасова улица, 54.

Основной вид деятельности - розничная торговля фармацевтическими товарами.

Дополнительный вид деятельности - розничная торговля медицинскими товарами и ортопедическими изделиями, а также розничная торговля косметическими и парфюмерными товарами.

Ярославская аптечная сеть «Медуница» работает с 2000 года. Сейчас сеть представлена 7-ю аптеками. Штат фармацевтического предприятия составляют 50 высокопрофессиональных специалистов - провизоры и фармацевты. Это дает возможность покупателям не только приобретать необходимые препараты, но и получать своевременную и квалифицированную консультацию.

Персонал аптеки, подразделяется на:

• Административно-управленческий.
• Фармацевтический.
• Вспомогательный.