Организация контроля в управлении предприятием

 

ВВЕДЕНИЕ 

 

 

Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих  проблем  раньше,  чем они  станут  слишком  серьезными,   и   может   также   использоваться   для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит  из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов  и  проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять  функцию  контроля  с  того  самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали  организацию. Контроль очень важен для того, чтобы организация функционировала успешно.

Функция  контроля – это  такая  характеристика  управления,  которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Одна из важнейших  причин необходимости осуществления  контроля  состоит в том, что любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они  повредят достижению целей организации.

Равно важной является и  положительная сторона контроля, состоящая  во всемерной  поддержке  всего  того,  что  является  успешным  в  деятельности организации. Другими словами, один из важных  аспектов  контроля  состоит  в том, чтобы определить, какие  именно  направления  деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации  и  их  причины, мы  получаем  возможность достаточно  быстро  адаптировать  организацию   к динамичным требованиям внешней среды.

Контроль не только позволяет выявить проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить,  когда  нужно вносить радикальные изменения в деятельности организации.

Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших  особенностей  контроля,  которую следует учитывать   в первую очередь, состоит в том,  что  контроль  должен  быть всеобъемлющим.  Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять  контроль  как неотъемлемую часть своих  должностных  обязанностей,  даже  если  никто  ему специально этого не поручал.

Объектом исследования данной курсовой работы являются предприятия и организации любых форм собственности.

Предметом исследования курсовой работы является система контроля в управлении предприятием.

Целью написания данной курсовой работы является изучение сущности и значения контроля в управлении предприятием, оценка организации системы управленческого контроля, а также определение задач для исследования контроля в управлении предприятием.

В ходе написания данной курсовой работы были решены следующие  задачи:

– изучение экономической  характеристики системы контроля в управлении предприятием;

– исследование основных форм управленческого контроля;

– поэтапная характеристика процесса осуществления управленческого контроля;

– анализ организации системы управленческого контроля на предприятии и выявление связанных с этим основных проблем;

– определение основных задач для исследования контроля в управлении предприятием.

В первой части курсовой работы рассмотрены вопросы, касающиеся теоретических аспектов значения контроля в управлении предприятием.

Вторая часть работы посвящена исследованию и анализу проблем, связанных с осуществлением контроля на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ

 

 

1.1 Экономическая характеристика управленческого контроля, понятие эффективного контроля

 

 

Управленческий контроль организации  в наиболее узком смысле - это  осуществление ее субъектами, наделенными  соответствующими полномочиями (т.е. субъектами контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

- определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);

- сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности;

- оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации;

- выявление причин данных отклонений [4, с. 119].

В соответствии с подходом в узком смысле целью контроля является информационная прозрачность объекта управления для возможности принятия эффективных решений. При этом в понятии информационной прозрачности объекта управления отражено представление о степени управляемости данного объекта, т.е. о том, в какой степени в результате управления обеспечивается (обеспечивалось или будет обеспечиваться) поддержание требуемого состояния или действия объекта управления в соответствующий момент (период) времени. Вполне очевидно, что без предельной информационной прозрачности объекта управления адекватное его восприятие невозможно, управленческое воздействие не будет приносить желаемый результат и управленческая связь с объектом теряется, что и обуславливает особую важность контроля в процессе управления. К функциям контроля можно отнести оперативную, упорядочивающую, превентивную, коммуникативную, информативную и защитную.

Очевидно, что с изменением условий хозяйствования контроль приобретает  характер основы, присутствующей на всех уровнях управления организацией, и обеспечивает оптимальный ход процесса управления на всех других его стадиях (планирование, организация, регулирование, учет, анализ). При этом особенность контроля заключается в его двойственной роли в процессе управления. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция (функция планирования, учета и т.п.) обязательно интегрирована с контрольной. Поэтому правомерно утверждать, что контроль организации является:

- неотьемлемым элементом каждой стадии процесса управления;

- «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях [3, с. 56-58].

Для того, чтобы глубже понять сущность контроля как важнейшей  составной части понятия управления (или как управленческой категории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой позиции и с практической точки зрения, рассматривая его как систему и составную часть системы управления организацией.

Итак, в широком смысле управленческий контроль в современных  условиях хозяйствования целесообразно  представить как систему, состоящую  из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета [4, с. 121].

Эффективная система  контроля предусматривает определенные цели и задачи. Основными целями являются:

- сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциала организации;

- своевременная адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде;

- обеспечение эффективного функционирования организации, а также ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.

Достижение целей системы  обеспечивается реализацией задач, которые, на наш взгляд, заключаются в достижении следующих основных показателей эффективности управления организацией:

- соответствие деятельности организации принятому курсу действий (т.е целевым установкам и ориентирам) и стратегии;

- устойчивость организации с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения;

- сохранность ресурсов и потенциала организации;

- должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;

- показатели безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации - наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;

- рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;

- соблюдение работниками организации установленных администрацией требований, правил и процедур - положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;

- соблюдение требований федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления.

Эти и многие другие задачи обусловливают создание в организации  эффективной контрольной системы. Результативность контроля характеризует  экономия потерь, т.е. ущерба, обусловленная  функционированием системы (иными словами: разница между предполагаемыми величинами убытков в условиях отсутствия контроля и при его наличии). Очевидно, что систему контроля организуют с учетом отдачи от ее функционирования или, точнее говоря, затраты на создание и поддержание функционирования системы определенной степени сложности вместе с упущенной выгодой от альтернативного вложения средств, направленных на ее создание и поддержание, не должны превышать ожидаемых убытков от ее отсутствия [12, с. 34-37].

В целях обеспечения эффективности процедур необходимо следующее:

- на основе детально разработанных должностных инструкций формальное определение и документальное закрепление порядка деятельности (действий и взаимоотношений) определенного круга работников организации по поводу планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в процессе реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций организации;

- определение круга первичных документов или других носителей информации, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении соответствующими работниками своих функций и о реализации этапов соответствующих финансовых или хозяйственных операций; определение порядка движения документов или иных носителей информации от момента их возникновения до архивирования;

- определение «точек  контроля» для оценки различных аспектов реализации конкретных финансовых или хозяйственных операций и оценки состояния или наличия ресурсов организации; установление контролируемых параметров объектов контроля; установление «критических» точек контроля, где риск возникновения ошибок и искажений особенно велик;

- выбор типов и методов проведения контроля [4, с. 122].

 Среду (т.е. основные условия) управленческого контроля определяют:

- управленческая философия и стиль работы руководителей организации (отношение управляющих к коммерческим, финансовым и внутрифирменным рискам;

- адекватное понимание ими роли внутреннего контроля в управлении организацией;

- конкретные действия в плане организации контрольной системы и ее совершенствования; склонность к авторитарному стилю в управлении и т.д.);

- оргстатус отдела внутреннего аудита, т.е. положение в оргструктуре этого важного координационного центра ответственности;

- принятый организацией курс действий (ее ориентиры), цели и стратегии; виды и масштаб деятельности организации;

- соответствие оргструктуры размерам и степени сложности организации; регламентация взаимоотношений между звеньями организации, сотрудниками, наличие кодекса поведения;

- определение и документальное закрепление процедур контроля; определение и документальное закрепление полномочий и ответственности сотрудников;

- методы доведения установленных правил до сотрудников;

- изучение руководителями выявленных в результате контроля отклонений, своевременность принятия ими решений по данным отклонениям;

- налаженность системы коммуникаций и системы информационного обеспечения управления;

- налаженность систем бюджетирования, бизнес-планирования, подготовки финансовой отчетности для внешних и внутренних пользователей;

- адекватность системы документации и документооборота организации ее размерам и структуре;

- рациональность кадровой политики, т.е. механизмов управления персоналом; конфликтность в коллективах;

- мотивация трудовой деятельности, профессиональная подготовка, интеллектуальный уровень, наклонности, личностные качества, этические принципы, а также физические, психические, половые и возрастные характеристики работников организации;

- внешние влияния - уровень развития экономики, экономическая и политическая устойчивость рынка, развитие законодательной базы рыночного типа, налоговая политика государства;

- соблюдение действующего законодательства и работа с внешними органами контроля; неопределенность и риск деятельности, а также иные условия, специфичные для каждой конкретной организации [3, с. 87-90].

 Учетную систему  организации целесообразно представить  как определенным образом упорядоченную  и подчиненную внутреннему регламенту  систему процедур определения,  сбора, измерения, регистрации и обработки информации об имуществе, источниках его формирования, финансовых и хозяйственных операциях организации, о затратах и результатах хозяйственной деятельности, а также передачи этой информации менеджерам (управленческому персоналу), осуществляющим контроль и принимающим управленческие решения.

Об эффективности учетной  системы можно судить по уровню достижения следующих показателей безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных  операций организации:

1) наличие: отражены  действительно существующие операции;

2) полнота: отражены  все реальные операции;

3) арифметическая точность: все операции правильно подсчитаны;

4) разноска по счетам: все операции правильно разнесены  по соответствующим бухгалтерским  счетам;

5) формальная разрешенность: на каждую операцию получено общее или специальное формальное разрешение;

6) временная определенность: все операции отнесены к надлежащему  отчетному периоду; 

7) представление и  раскрытие данных в отчетности: все данные правильно суммированы  и обобщены, соблюдены установленные требования относительно порядка и обьема раскрытия информации [13, с. 11-13].

Кроме того, при формировании системы учета должно быть учтено следующее.

Организационная структура  учетных подразделений. Вопросы  оргструктуры аппарата учета решаются на каждом конкретном предприятии с учетом внешних и внутренних факторов. Общее же требование здесь таково: оргструктура должна быть соответствующей размерам предприятия, масштабу и специфике его бизнеса.

Обязанности и полномочия работников, осуществляющих ведение учета и подготовку отчетности. Во избежание искажений учетной информации за человеком, осуществляющим учет операций с определенными активами, не должны быть одновременно закреплены функции санкционирования операций с этими активами, обеспечения их сохранности и осуществление их инвентаризации.

Формально установленные  процедуры санкционирования хозяйственных  операций. Должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех хозяйственных  операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение - это решение либо относительно общего типа хозяйственных операций либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение - это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных процедур санкционирования возрастает вероятность как злоупотреблений (растрата или хищение активов), так и ошибок.

Организация подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции; порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, подготовки периодической бухгалтерской отчетности [1, с. 45].

Качественное информационное обеспечение. О качестве информации, предоставляемой системой управленческого  учета, следует судить по следующим основным критериям:

- необходимость, которая характеризуется содержательностью информации и степенью ее использования в непосредственных целях управления;

- достаточность, которая характеризуется полнотой охвата, количественного и качественного описания явления, факта, а также существенностью информации, зависящей от возможности ее практического применения в процессе обработки и представления для управления; 

- истинность - достоверность (доказательность и обоснованность) и надежность (определяется источником получения, качеством технических средств измерения и контроля, технологии получения, обработки и хранения управленческой информации) данных учета;

- своевременность получения информации - управленческая информация (в том числе об отклонениях) должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, то теряется сам смысл информации (могут быть упущены возможности предприятия и т.п.), кроме того, нежелательные последствия различного рода отклонений усугубляются [12, с. 56].

 Кадровая структура  контроля обеспечивает четкое  разделение контрольных обязанностей. Контроль осуществляют работники  или участники, т.е. владельцы,  организации при исполнении возложенных на них обязанностей либо только на основании соответствующих прав. Поэтому всех субъектов управленческого контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зрения их значимости в контроле:

1) субъекты контроля 1-го  уровня - это участники, т.е. собственники, организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно, т.е. с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов;

2) субъекты контроля 2-го  уровня - в их обязанности непосредственно  не входит контроль, но в силу  необходимости они выполняют и контрольные функции (например, рабочий, осуществляющий контроль за качеством работы оборудования);

3) субъекты контроля 3-го  уровня - они выполняют контрольные  функции для реализации тех  обязанностей, которые за ними  закреплены непосредственно (например, работники планово-экономического отдела, отдела кадров);

4) субъекты контроля 4-го  уровня - в их обязанности входят  как контрольные, так и другие  функции (административно-управленческий  персонал, персонал, обслуживающий  компьютерные системы, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности);

5) субъекты контроля 5-го  уровня - в их функциональные обязанности  входит только осуществление  контроля (сотрудники отдела внутреннего  аудита, члены ревизионной комиссии или ревизоры, сотрудники отдела технического контроля и т.п.).

Выше описаны лишь основные, по нашему мнению, положения, касающиеся управленческого контроля. Поэтому предложенный перечень может быть расширен как на основе детализации приведенных понятий, так и с учетом иных многочисленных аспектов контроля, например, таких, как: контроллинг, управленческие информационные системы, управленческий учет, контроль как обеспечение реализации разнообразных технологий управления, стратегический контроль, контроль в мотивационных механизмах деятельности, контроль в функциональных системах управления организацией и т.д.)

Однако именно вышеописанные положения в своей совокупности, на наш взгляд, позволяют представить контроль как сложную социально ориентированную систему, которая в свою очередь является одной из важнейших структурных составляющих более крупной системы - системы управления организацией.

 

 

1.2 Основные формы контроля в управлении предприятием

 

 

Контроль  есть  фундаментальный  элемент  процесса   управления.  Ни планирование, ни создание  организационных структур,  ни  мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически  все они являются  неотъемлемыми частями общей системы контроля   в   данной организации.

Формами контроля называются отдельные стороны проявления содержания контроля в зависимости от времени совершения контрольных действий.

В управлении предприятием выделяют три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым.

Предварительный контроль – это контроль до совершения хозяйственных и финансовых операций на стадии составления финансовых планов субъектов хозяйствования, смет доходов и расходов учреждений, проектов законодательных актов, учредительных документов и т. д. Цель предварительного контроля – предупреждение незаконных действий, нецелевого использования средств, предотвращение др. нарушений и несоблюдения законодательства.

Предварительный контроль является наиболее эффективной формой контроля, т.к. носит предупредительный характер.

Осуществляется он в процессе планирования, рассмотрения планов, смет, бюджетов и т.д. Проведением данной формы контроля занимаются главный бухгалтер учреждения, министерства и ведомства, кредитные учреждения, финансовые органы, налоговые органы и комитет государственного контроля.

Основными средствами осуществления предварительного контроля  является реализация  определенной  политики,  процедур,  правил  и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения  планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что  работа  развивается  в заданном направлении. Аналогично,   если   писать   четкие   должностные инструкции,  эффективно  доводить   формулировки   целей   до   подчиненных, набирать в  административный  аппарат  управления  квалифицированных  людей, все это будет увеличивать вероятность того,  что организационная структура будет работать так, как задумано [5, с. 89-94].

В  организациях  предварительный  контроль используется в  трех  ключевых  областях  -  по  отношению  к  человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный  контроль  в   области   человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного  анализа  деловых  и профессиональных   навыков    и    отбора    наиболее    подготовленных    и квалифицированных  людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых  размеров   выплат     и   компенсаций, проведения психологических тестов,  а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом.

Во многих организациях   предварительный   контроль   человеческих   ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса  обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Очевидно,   что   сделать   высококачественную продукцию  из  плохого  сырья   невозможно.   Поэтому   промышленные   фирмы  устанавливают  обязательный  предварительный   контроль   используемых   ими  материальных ресурсов. Контроль  материальных   ресурсов   осуществляется   путем   выработки стандартов минимально допустимых уровней качества  и проведения  физических проверок соответствия  поступающих материалов этим  требованиям. 

Один  из  способов предварительного  контроля  в  этой  области   состоит   в   выборе   такого поставщика,  который  убедительно  доказал   свои   возможности   поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К  методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также  обеспечение их запасов на уровне достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим  средством  предварительного  контроля  финансовых  ресурсов является  бюджет  (текущий  финансовый  план),   который   позволяет   также осуществлять    функцию    планирования.    Бюджет    является    механизмом предварительного  контроля  в  том  смысле,  что  даёт  уверенность:   когда организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут. Бюджеты  устанавливают  также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо  отделу  или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца [11].

Текущий контроль – это контроль, который осуществляется во время оформления и совершения операции.

Он возложен на работников экономических служб субъектов хозяйствования, которые следят за своевременным выполнением производственной программы, реализацией готовой продукции, выполнением обязательств перед бюджетом, использованием средств по целевому назначению. Текущая форма контроля позволяет предупреждать потери и убытки, предотвращать совершение финансовых правонарушений, нецелевое использование финансовых средств, своевременно выявить резервы роста эффективности производства.

Чаще  всего его  объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно  является прерогативой их непосредственного  начальника.  Регулярная  проверка  работы подчиненных,   обсуждение   возникающих    проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит  исключить  отклонения  от намеченных планов и инструкций. Если же  позволить  этим  отклонениям  развиться,  они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль проводится ежедневно, систематически путем рассмотрения текущей финансовой информации, ее анализа.

Текущий контроль обычно производится в  виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником [18, с. 15-17].

Одна из разновидностей текущего контроля - направляющий контроль. Он применяется от начала целеустремленных действий и до достижения требуемого результата. При этом непрерывно измеряется и оценивается состояние и поведение контролируемого объекта, а последнее корректирующее действие осуществляется уже перед самым последним моментом завершения целеустремленного действия. Суть такого контроля -постоянное сопровождение, слежение и управление ходом совершаемого действия или хозяйственной операции. Такой контроль широко применяется в непрерывных технологических процессах и крупных технических системах. Менее широко этот метод применяется в управлении хозяйственными организациями, поскольку является сложным и дорогим. Магистральный выход - использование компьютерных технологий в управлении организациями.