Организация контроля за закупками материально-технических ресурсов. 2

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное  образовательное бюджетное учреждение

высшего профессионального  образования

«Чувашский государственный  университет имени И.Н. Ульянова»

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Логистика»

 

на тему: «Организация контроля за закупками

материально-технических  ресурсов».

 

 

 

 

Выполнила:

 

 

 

Проверила:

 

 

 

 

Чебоксары

2011

Содержание

Введение 3

Глава 1. Теоретические основы закупочной логистики 4

1.1. Сущность и содержание  закупочной логистики 4

1.2. Виды потребностей  в материально-технических ресурсах  и методы их расчёта 9

1.3. Обеспечение производства  материалами и методы расчета  поставок 13

Глава 2. Анализ логистической  системы закупок ООО «Чебоксарская  макаронно-кондитерская фабрика «Вавилон» 21

2.1. Краткая экономическая  характеристика ООО «Чебоксарская  макаронно-кондитерская фабрика  «Вавилон» 21

2.2. Анализ системы управления  закупками ООО «Чебоксарская  макаронно-кондитерская фабрика  «Вавилон» 22

2.3. Анализ поставщиков  ООО «Чебоксарская макаронно-кондитерская  фабрика «Вавилон» 30

Глава 3. Рекомендации по улучшению  системы закупок материально-технических  ресурсов на ООО «Чебоксарская макаронно-кондитерская фабрика «Вавилон» 34

Заключение 38

Список использованной литературы 40

 

 

 

 

 

 

Введение

Успешное функционирование промышленного предприятия в  значительной степени определяется уровнем организации обеспечения  его материально-техническими ресурсами, что связано с высокой долей  затрат на сырье и материалы в  общих затратах предприятия на производство и реализацию своей продукции.

Целью данной работы является организация контроля за закупками материально-технических ресурсов на предприятии.

Объектом курсовой работы был выбран ООО «Чебоксарская макаронно-кондитерская фабрика «Вавилон» – лидер по производству макаронных и кондитерских изделий в России.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

• изучить теоретические аспекты закупочной логистики;
• провести анализ логистической системы закупок ООО «Чебоксарская макаронно-кондитерская фабрика «Вавилон»
• выработать рекомендации по улучшению системы закупок ООО «Чебоксарская макаронно-кондитерская фабрика «Вавилон»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические  основы закупочной логистики

1.1. Сущность и  содержание закупочной логистики

Закупочная логистика  есть процесс обеспечения предприятий  материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство.

Целью логистики закупок  является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально  возможной экономической эффективностью. При этом решаются задачи:

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов и комплектующих изделий.
2. Обеспечение точного соответствия количества поставок потребностям в них.
3. Соблюдение требований производства по качеству сырья, материалов и комплектующих изделий.

Без закупочной логистики  невозможна нормальная деятельность предприятия. Она является связующим звеном между  разными товаропроизводителями  и координаторами их работы.

Логистика закупок выполняет  следующие функции:

• формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них;
• получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков;
• выбор поставщиков;
• определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий;
• согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку;
• контроль за сроками поставки материалов;
• входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;
• доведение материальных ресурсов до производственных подразделений;
• поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.

Охарактеризованные функции  реализуются службой материально-технического снабжения (отдел закупок) в тесной взаимосвязи с другими подразделениями  предприятия: отделом маркетинга, производством, службой подготовки производства, бухгалтерией, финансовым и юридическим отделами.

Процесс приобретения материалов включает в себя ряд логически  взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов:

1. составление заявок,
2. анализ заявок,
3. выбор поставщиков,
4. размещение заказов,
5. контроль за выполнением заказов,
6. завершение процесса приобретения.

Составление заявок. Заявки на приобретение материалов подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку. Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества материалов опережали фактические потребности в них.

Время между размещением  заявок и получением материалов называется временем опережения. Работники, ответственные  за составление заявок, должны устанавливать  сроки поставки материалов с минимальным  опережением, учитывая возможности  поставщика и потребности потребителя  материалов.

Анализ заявок. Заявки на потребление материалов подвергаются анализу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из других подразделений. Цель анализа – обеспечение минимальных издержек по каждому виду материалов, конкретные потребительные свойства которых предполагается использовать в производстве продукции. Методами исследования являются функционально-стоимостный анализ и конструирование стоимости.

В процессе анализа должны быть получены ответы на следующие  вопросы:

• Могут ли более дешевые материалы удовлетворить потребности производства?
• Оправданы ли эти потребности?
• Могут ли другие виды материалов удовлетворить означенные потребности?
• Можно ли упростить конструкцию производимого изделия?
• В состоянии ли поставщик снизить цены на материалы, участвуя вместе с потребителем в разработке изделия или анализируя полученные спецификации?

Служба снабжения не имеет  права заменять материалы, указанные  в заявках. Работники отдела должны анализировать поступающие заявки и предлагать такие варианты приобретения материалов, которые могут привести к снижению стоимости заказов.

Выбор поставщиков. При выборе поставщиков основными критериями являются: надежность поставщика, способность поставлять необходимые ресурсы должного качества и в нужные сроки, поставка материальных ресурсов по возможно минимальным ценам, удаленность поставщика от потребителя, наличие у поставщика свободных мощностей и т.д.

Основными источниками сведений о поставщиках и материалах являются личные контакты с «продавцами», объявления в рекламных изданиях, описания товаров, которые даются в каталогах и проспектах, посещение предприятий и изучение практики поставки продукции, информация, получаемая от банков, торговых ассоциаций, государственных учреждений и т.д.

Из списка поставщиков, имеющих  прочную репутацию, выбираются те, кто  предлагает наиболее выгодные условия  с точки зрения цены и сроков поставки. Крупные заказы целесообразно распределять между двумя и большим количеством  поставщиков с тем, чтобы проверить  конкурентоспособность основного  поставщика и оградить себя от возможных  неожиданностей.

Размещение заказов. Приобретение материалов осуществляется разными методами в зависимости от вида материалов и комплектующих изделий. Основными методами закупок являются:

• оптовые закупки (одна большая партия за один раз);
• регулярные закупки материалов (покупатель заказывает необходимое количество материалов, которые поставляются ему мелкими партиями в течение определенного периода);
• ежедневные (ежемесячные) закупки (используется при закупках дешевых и быстро используемых материалов);
• получение материала по мере необходимости;
• единичные закупки (материал заказывается в том случае, если он требуется и вывозится со складов поставщиков в случаях, когда невозможно получать материал по мере необходимости).

Документально заказ оформляется  посредством заключения контракта  между поставщиком и потребителем материала.

Основные элементы контракта:

1. Предложение и принятие предложения. Контракт составляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной цене, а другая сторона принимает это предложение.
2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, т.е. он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.
3. Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные предприятием и действующие от его имени.
4. Законность. Контракт обязан быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны.

Структура контракта предусматривает  определение предмета контракта, указание качества и количества товара, сумму  контракта, порядок поставки и приемки  товара, ответственности сторон порядок  разрешения споров.

Контроль за выполнением  заказов. Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются, контролируются отделом материально-технического снабжения. При этом возможна корректировка графиков поставки материалов и соответствующие уточнения графиков выпуска продукции.

Завершение процесса приобретения. Получение заказанных материалов в точном соответствии с условиями контракта – необходимый признак завершения сделки. Важное значение имеет приемка продукции, в процессе которой необходимо удостовериться, что поставлен материал:

• нужного качества;
• в нужном количестве;
• в обусловленное время;
• за оговоренную цену.

Купля-продажа соответствующим  образом документально оформляется. Документальное оформление поставок предполагает получение от поставщика уведомления  об отгрузке и сопроводительного  письма, в которых указывается  количество товаров и время поставки. Поступление материалов на склад оформляется соответствующими накладными и фиксируется в книге регистрации товаров.

 

1.2. Виды потребностей  в материально-технических ресурсах  и методы их расчёта

Под потребностью в сырье и материалах понимается их количество, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов.

Потребность в материалах на определенный период называется периодической потребностью. Она складывается из первичной, вторичной и третичной.

Под первичной понимается потребность в готовых изделиях, узлах и деталях, предназначенных для продажи, а также в покупных запасных частях. Расчет первичной потребности осуществляется с помощью методов математической статистики и прогнозирования, дающих ожидаемую потребность. Риск неправильной оценки или неточного прогноза потребностей компенсируется соответствующим увеличением страхового запаса.

Первичная потребность является основой управления материальными  потоками на предприятиях, работающих в сфере торговли. Для промышленных предприятий первичную потребность  следует раскладывать на вторичные  составляющие.

Под вторичной понимается потребность в комплектующих узлах, деталях и сырье, необходимых для выпуска готовых изделий.

При расчете вторичной  потребности предполагаются заданными: первичная потребность, включающая сведения об объемах и сроках; спецификации или сведения о применяемости; возможные  дополнительные поставки; количество материалов, находящихся в распоряжении предприятия. Поэтому для определения  вторичной потребности используются детерминированные методы расчета. Если такой способ установления потребности невозможен из-за отсутствия спецификаций или незначительной потребности в материалах, то ее прогнозируют, используя данные о расходе сырья и материалов.

Под третичной понимается потребность производства во вспомогательных материалах и изнашивающемся инструменте. Она может быть определена исходя из вторичной на основе показателей использования материалов путем проведения стохастических расчетов на основе расхода имеющихся материалов или экспертным путем.

В зависимости от учета  наличных запасов различают брутто- и нетто-потребности в материалах.

Под брутто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период без учета запасов на складе или в производстве. Соответственно под нетто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период с учетом наличных запасов. Она определяется как разность между брутто-потребностью и наличными складскими запасами к определенному сроку.

На практике суммарная  потребность в материалах увеличивается  относительно показателя брутто на дополнительную потребность, обусловленную браком в производстве и проведением  работ по техническому обслуживанию и ремонту оборудования. После  сопоставления с величиной наличных складских запасов остаточная потребность  корректируется на величину текущих  запасов. Соотношение различных  видов потребностей в материалах показано на рисунке 1.

 
Рис. 1. Соотношение различных  видов потребностей в материалах

 

Необходимым условием эффективного управления материальными потоками является знание потребности на перспективу. Методы, используемые для ее определения, представлены на рисунке 2.

 

 
Рис. 2. Классификация методов определения  потребностей

 

Детерминированные методы расчета служат для расчета вторичной потребности в материалах при известной первичной. При аналитическом методе расчет идет от спецификации изделия по ступеням иерархии сверху вниз. Синтетический метод предполагает проведение расчетов для каждой группы деталей исходя из степени их применяемости на отдельных ступенях иерархии.

Стохастические  методы расчета позволяют установить ожидаемую потребность на основе числовых данных, характеризующих ее изменения на протяжении определенного промежутка времени. С этой целью используют аппроксимацию средних значений, метод экспоненциального сглаживания и регрессионный анализ.

Аппроксимация средних  значений используется в условиях, когда потребность в материалах колеблется по месяцам при устойчивом среднем значении. Прогнозирование этим методом представляет собой процедуру усреднения известных значений потребности в материалах.

Метод экспоненциального  сглаживания применяют в том случае, когда прогнозирование процесса изменения потребности в материальных ресурсах производится на основе уровней ряда динамики, веса которых убывают по мере отдаления данного уровня от момента прогноза. Для этой цели в расчеты вводится постоянный коэффициент сглаживания а, значение которого подбирается таким образом, чтобы свести ошибку прогноза к минимуму.

Регрессионный анализ предполагает приближение известных тенденций потребления материальных ресурсов с помощью математических функций, которые могут быть экстраполированы на будущий период.

 

 

 

1.3. Обеспечение  производства материалами и методы  расчета поставок

В практике работы предприятий  используют несколько методов планирования материального обеспечения производства (рис. 3).

 

 
Рис. 3. Методы планирования материального  обеспечения производства

 

Позаказный метод предполагает, что требуемый материал приобретается только в случае возникновения потребности, поэтому складские запасы не создаются. Этот метод используется в условиях единичного и мелкосерийного производства для реализации потребности в высококачественных материалах и громоздких деталях, складирование которых затруднительно, а также материалов для проведения ремонтных работ.

Материальное обеспечение  на основе заказов возможно по отдельным  или нескольким позициям. В последнем  случае оно осуществляется через  равные, например недельные, промежутки времени, когда формируется единый заказ с учетом всех поступивших  за данный период заявок.

Материальное  обеспечение на основе плановых заданий. Данный метод основывается на детерминированном расчете потребности в материалах. При этом предполагаются известными первичная потребность на определенный период, структура изделий в виде спецификаций, позволяющая определить вторичную потребность, и возможная дополнительная потребность.

При обеспечении материалами  на основе плановых заданий Размер заказа определяется исходя из нетто-потребности  с учетом планируемого поступления  и наличия материалов на складе.

Поясним понятия складской, намеченный и цеховой запас.

Складской запас – это количество материалов, предназначенных для производственного потребления и имеющихся в наличии по данным бухгалтерского учета. В целях определения реальной потребности в материалах складской запас делят на две части: материалы, которые выделены в распоряжение под намеченную программу выпуска, но еще не востребованы цехом, и материалы, которые еще можно получить (наличный запас).

Намеченный запас – это количество материалов, предназначенных для реализации и поэтому не рассматриваемых как имеющиеся в распоряжении.

Цеховой запас – это материалы, полученные со склада и находящиеся в цехе с целью дальнейшей переработки.

Материальное  обеспечение на основе осуществляемого  потребления предполагает своевременное пополнение запасов и поддержание их на таком уровне, который позволял бы покрыть любую потребность до нового поступления материалов. В соответствии с поставленной целью решается задача определения времени дополнительного заказа, вопрос о размере заказа не рассматривается.

В зависимости от вида проверки и правил оформления дополнительных заказов различают два метода материального обеспечения на основе осуществляемого потребления, известные  как системы управления запасами:

1. обеспечения своевременных заказов (система регулирования запасов с фиксированным размером заказа);
2. необходимой ритмичности (система регулирования запасов с фиксированной периодичностью).

Определение экономичного размера заказа

Экономичным размером заказа является величина партии материалов, которая позволит сократить до минимума ежегодную общую сумму расходов на выполнение заказа и хранение материалов. Методика определения экономичного размера заказа заключается в  сравнении преимуществ и недостатков  приобретения материалов большими и  малыми партиями и в выборе размера  заказа, соответствующего минимальной  величине общих расходов на пополнение запасов. Соотношение размера заказа и расходов на поставку (выполнение заказов) и хранение материалов графически изображено на рисунке 4.

 
Рис. 4. Зависимость расходов на выполнение заказа  
и хранение материалов от размера заказа

 

Пусть х – число единиц, закупаемых в результате одного заказа. По мере того, как возрастает число закупаемых единиц материала, текущие расходы на хранение материалов (содержание запасов) увеличиваются (кривая 2). Одновременно с этим, при увеличении размера партии, количество заказов в год снижается. Это приводит к уменьшению расходов, связанных с выполнением заказов (кривая 3). Как видно из рисунка 4, кривая общих годовых расходов (кривая 1) имеет минимум при х = х₀.

На основе количественной оценки зависимостей расходов на закупку  и хранение материалов от количества закупаемого материала можно  определить размер заказа, минимизирующий величину общих расходов при следующих допущениях:

1. общее число единиц материала, составляющих годовые запасы, известно.
2. величина спроса неизменна.
3. выполнение заказов происходит немедленно, т.е. заказы выполняют в установленные сроки, время опережения известно и постоянно.
4. расходы на оформление не зависят от их размера.
5. цена на материал не изменяется в течение рассматриваемого периода времени.

В соответствии с принятыми  допущениями расходы на выполнение заказа и содержание запасов могут  быть выражены формулой

(1)

где С₁ и С₂₁ – соответственно постоянные и переменные расходы, связанные с выполнением заказа и содержанием материалов;

n – количество заказов в год;

q/2 – средний размер запаса.

Экономичный размер заказа определяется по формуле 

(2)

где Q – годовая потребность в материале.

Приведенная формула устанавливает  экономичный размер заказа для условий  равномерного и строго определенного (детерминированного) потребления запасов. В практике работы предприятия могут  иметь место:

• затянувшаяся поставка; в этом случае материал доставляется не разово, а в течение того или иного времени с определенной интенсивностью и потребляется производством равномерно; его использование начинается сразу же после начала поставок до того, как вся поставка фактически завершится;
• ускоренное использование; в этом случае интенсивность потребления запасов такова, что возможен дефицит материала.

С учетом отмеченных специальных  условий строят частные модели по определению экономичного размера  заказа.

Определение оптимального размера производимой партии

Если предприятие является своим собственным поставщиком, то формулируется задача определения  оптимального размера производимой партии, т.е. того количества продукции, которое должно быть изготовлено  для пополнения запаса собственных комплектующих. Схема движения запаса, характерная для такого случая, показана на рисунке 5.

 
Рис. 5. График движения текущего запаса при пополнении материалов за конечный интервал

Как видно из рисунка, потребление  запаса происходит постепенно, в течение  всего цикла t, а его пополнение только в течение периода t₁, длительность которого определяется временем изготовления производимой партии (производственного цикла). Необходимые комплектующие начинают изготавливать при поступлении соответствующего заказа и по мере готовности сразу же направляют потребителю: в склад цеха-получателя для дальнейшей обработки или в комплектовочный склад сборочного цеха. Дневная скорость пополнения запасов определяется из условия

(3)

где p – годовой объем производства комплектующих.

Если установлены темпы  производства (поступления) и потребления  материалов, то запас будет расти  в течение всего периода пополнения и достигнут максимальной величины в конце его.

Максимальный уровень  запаса составит

,

(4)

а средний запас составит

(5)

Учитывая, что период пополнения запаса определяется исходя из среднесуточного  объема производства t₁ = 240q_опт/p, суммарные годовые расходы, связанные с пополнением и хранением материалов, составят

(6)

где – расходы на подготовку производства, связанные с оформлением и выдачей заказов;

– себестоимость единицы продукции.

Решая данное уравнение относительно , получим оптимальный объем партии производства:

(7)

Если разность между Q и р близка к нулю, то стремится к бесконечности. Это означает, что в случае, когда уровень спроса равняется объему производства, производственный процесс должен быть непрерывным. Если р много больше Q, то оптимальный размер производимой партии равен оптимальному размеру заказа и пополнение запаса возможно по первому требованию.

Определение экономичного размера заказа при условии оптовой скидки

Если предоставляется  оптовая скидка, то для определения  экономичного размера заказа приходится делать несколько расчетов, так как  функция суммарных издержек перестает  быть непрерывной. Для нахождения глобального  минимума такой функции необходимо исследовать ее локальные минимумы, причем некоторые из них могут  оказаться в точках разрыва цен.