Организация процесса управления в таможенных органах РФ

Организация процесса управления в таможенных органах РФ

Содержание

Введение

Глава 1. Основные понятия  процесса управления

1.1 Процесс управления  в системе таможенных органов

1.2 Принципы организации процессов управления в таможенных органах

1.3 Требования, предъявляемые к управлению в таможенных органах

Глава 2. Анализ процесса управления в системе таможенных органов

2.1 Организационные структуры управления в системе таможенных органов

2.2 Анализ организационной структуры управления

2.3 Работа по воспитанию кадров

Глава 3. Проблемы процесса управления и пути их решения

3.1 Проблемы, возникающие в процессе управления и пути их решения

3.2 Пути достижения поставленной  цели

3.3 Устранение управленческих  ошибок

Заключение

Список литературы

Введение

Эффективная деятельность любой системы, включающей человеческий фактор в виде отдельных исполнителей или групп людей, возможналишь при наличии определенного организующего начала, направляющего и регулирующего активность этого компонента системы,управляющего им.

Системы управления в таможенных органах имеют своей главной целью достижение единодействия всех сотрудников таможенных органов. Система должна работать в одном направлении и обеспечивать решение поставленных перед ней задач. Для этого требуется четкое управление внутри нее.

Система управления в таможенных органах состоит из следующих  компонентов: механизма управления, структуры управления, процесса управления и механизма совершенствования  системы управления.

Механизм управления составляют: законы, принципы, цели, методы и функции  управления. Структура управления включает: органы управления, кадры управления и технические средства управления. Процесс управления - это деятельность всех звеньев управления по достижению целей управления. Механизм совершенствования  системы управления включает организацию  изменений в ней в результате развития объекта управления.

Цель данной работы - рассмотрение наиболее эффективных методов взаимоотношений руководителя и подчиненных в таможенных органах.

Для более глубокого понимания  сущности управления в таможенных органах  необходимо знать особенности, которые  присущи этому управлению. К ним  можно отнести: ярко выраженную нацеленность управления на конечный результат служебной  деятельности; сочетание управленческой деятельности внутри системы с работой  с участниками ВЭД; динамичность процессов управления в условиях противоборства сотрудников таможенных органов с недобросовестными  участниками ВЭД, контрабандистами и их пособниками; относительная  неопределенность условий, в которых  осуществляется управление.

Глава 1. Основные понятия процесса управления

1.1 Процесс управления  в системе таможенных органов.

Важным компонентом системы  управления является процесс управления. Процесс управления - это деятельность объединенных в систему субъектов  управления (линейных и функциональных руководителей, а также другого  управленческого персонала), направленная на смену качественных состояний  управляемого объекта, на достижение целей  коллектива путем реализации определенных, функций с использованием соответствующих  методов и принципов управления.

Процесс управления отличается специфическим содержанием, в котором  выделяются аспекты: методологический, функциональный, экономический, организационный, социальный и информационный.

Методологический аспект состоит в том, что процесс  управления реализуется по этапам в  определенной последовательности: целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, выработка управленческого решения.

Цель - это представление руководителя таможенного органа о том, какой должна быть управляемая система.

Управленческая ситуация - это совокупность всех условий (внутренних, и внешних, объективных и субъективных) в конкретной сфере управления, сложившихся в определенное время и требующих соответствующих действий руководителя. Управленческие ситуации бывают простыми и сложными; хорошо просматриваемыми и с трудом поддающимися анализу; требующими кратковременных, долгосрочных, глобальных, частичных, комплексных действий или разовых мер.

Проблема - это основное противоречие между ситуацией и целью. Разрешение основного противоречия автоматически ведет за собой разрешение всех остальных противоречий. Формулировка проблемы определяет выработку решения.

Функциональный аспект - это реализация общих функций управления в определенной последовательности.

Выработка управленческого решения - это поиск. путей разрешения проблемы, а также организационная работа, связанная с практической реализацией найденного пути.

Экономический аспект определяется деятельностью управляющей системы, связанной с установлением потребности ресурсов управляемой системы и оценкой их использования.

Организационный аспект заключается в использовании организационно-распорядительных методов воздействия на управляемую систему в последовательности: регламентирование, нормирование, инструктирование и ответственность.

Социальный аспект процесса управления определяется участием человека во всех его этапах, независимо от той или иной степени автоматизации управления.

Информационный аспект состоит в определенной последовательности операций по преобразованию информации в процессе управления (поиск, сбор, сортировка, первичная обработка и передача информации).

Общая и конкретные цели управления таможенными органами определяются Таможенным кодексом Российской Федерации  и другими законодательными и  правовыми нормативными документами  Президента РФ, Правительства РФ и  ФТС России.

В зависимости от той роли, которую играет цель в процессе управления, выделяют несколько типов управления. В таможенных органах наиболее часто  применяется «управление по отклонениям», «программное управление» и «целевое управление».

Управление по отклонениям  имеет место на всех уровнях иерархии управления таможенными органами, так  как строится главным образом  по складывающимся ситуациям. В этом типе управления цели не придается  большого значения.

Программное управление основано на тщательной разработке заданной программы  с расчленением ее по уровням системы  управления с указанием последовательности ее выполнения.

В целевом управлении цель играет основополагающую роль и определяет характер и ход управленческой деятельности.

В практике управления его  типы применяются нередко в сочетании. Наиболее эффективным сочетанием является сочетание программного и целевого типов управления, которое получило название программно-целевого. Этот тип  управления в настоящее время  для таможенных органов имеет  исключительно важное значение.

Любой процесс управления по своему содержанию состоит из циклов, этапов, стадий и фаз. Под циклом управления понимается отрезок времени, необходимый для полной реализации всех общих функций управления (анализа  и прогнозирования, планирования, организации, регулирования, учета и контроля). Для реализации циклов управления необходимо иметь нормативную базу, систему  планирования, систему учетов, системы  оценки и стимулирования деятельности сотрудников, информационное и кадровое обеспечение и др.

Цикл включает этапы, под которыми понимаются промежутки времени, в течение которых в одном случае создается система предстоящей деятельности, а в другом - осуществляется управление ходом ее функционирования.

Каждый этап содержит стадии. Под стадией следует понимать время, необходимое для полной реализации какой-либо одной общей функции  управления. В соответствии с этим, стадии процесса управления называются стадией анализа и прогнозирования, стадией планирования, стадией организации, стадией регулирования, стадией  учета и стадией контроля. Каждая стадия состоит из различного количества фаз управления, под которыми необходимо понимать время, требуемое для выполнения одной управленческой работы (операции).

Таким образом, по своему содержанию процесс управления является достаточно сложным. Он идентичен для любого вида управления любыми таможенными органами. Кроме того, он остается неизменным и применительно к любым условиям.

1.2 Принципы организации процессов управления

в таможенных органах.

Управление в таможенных органах опирается как на объективные  законы управления, так и на формирующуюся на их основе единую систему принципов.

Под принципами управления понимаются руководящие идеи, правила, основные положения и нормы поведения, которыми руководствуется управляющая  система.

В практике управления таможенными  органами применяются общие, частные  и организационно-технологические  принципы.

Общие принципы управления - это стратегические нормы управления и они действуют во всех сферах и подсистемах таможенных органов. Однако действуют они специфически в каждой управленческой системе. Даже перечисление основных общих принципов управления (таких как системность, принципы обратной связи, информационной достаточности, оптимальности, соподчиненности и ряда других), а также их диалектическое влияние на систему управления в таможенных органах подтверждает это.

Системность - ведущий принцип управления. Системность в управлении таможенными органами обеспечивает и совершенствует структурное и функциональное единство системы.

Чем сложнее задачи, стоящие  перед таможенными органами, тем  большую значимость приобретает  принцип обратной связи системы. Информация позволяет субъекту управления иметь представление о состоянии  системы в каждый данный момент времени, о достижении заданной цели, с тем чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Принцип информационной достаточности  означает, что в условиях небывалого роста объемов информации в таможенной системе, в том числе управленческой, огромное значение приобретает интенсификация информационных процессов.

Достижение в таможенных органах поставленной цели в возможно более короткие сроки при наименьших материальных, финансовых и трудовых затратах является сутью принципа оптимальности  управления.

Оптимальность управления в  таможенной системе обеспечивается различными методами и средствами.

Важное значение в таможенной системе имеют и находятся в различной степени реализации и другие общие принципы управления.

Частные принципы управления в таможенных органах подразделяются на две большие группы: принципы, применяемые в экономической, социально-политической и духовной сферах таможенной деятельности, и принципы, имеющие место в системе таможенных органов как государственной правоохранительной организации, обеспечивающей в пределах своей компетенции экономическую безопасность РФ.

К частным относятся принципы управления: законности, централизации  в сочетании с разумной децентрализацией, непрерывности, оперативности, гибкости, ответственности, преемственности, нацеленности на конечный результат и др.

Управление в таможенной системе опирается и на группы таких частных принципов, как  принципы организации и деятельности государственной службы; принципы подбора  кадров, их обучения и воспитания; принципы осуществления оперативно-розыскной  деятельности и ряд других.

Организационно-технологические  принципы управления лежат в основе организационно-распорядительной и  административно-исполнительской деятельности руководителей таможенных органов.

К ним можно отнести  принципы управления: единоначалия, конкретности, разделения труда, скалярный, иерархии, единства распорядительства и одного начальника, делегирования полномочий, диапазона управления и др.

Особо необходимо подчеркнуть  значение принципа единоначалия. Он предполагает, с одной стороны, коллегиальность  управления, а с другой - установление строжайшей персональной ответственности  за исполнительские функции. Коллегиальность  не исключает, а предполагает личную ответственность каждого сотрудника за порученное ему дело.

В таможенных органах на всех уровнях руководства принцип  единоначалия действует постоянно, так как руководители таможенных органов законодательно наделены правами  и функциями единоначальника.

Это выражается в полноте  и объеме властных полномочий, предоставляемых  для решения поставленных задач  перед данной структурой; наличии  законодательного обеспечения реализации этой функции с ответственностью перед государством за использование  предоставленных прав; в кадровом и структурном обеспечении реализации прав руководителей-единоначальников; в материальном и финансовом обеспечении  правоохранительной деятельности со стороны  государства; в наличии государственных  гарантий социальной защищенности персонала  военизированной и правоохранительной структуры.

На принципе единоначалия руководит системой таможенных органов  руководитель ФТС России. Наиболее важные вопросы руководства таможенным делом рассматриваются на заседаниях коллегии ФТС России. Принимаемые  на заседаниях коллегии решения, оформленные  приказом руководителя ФТС России, обязательны для исполнения всеми  таможенными органами и сотрудниками. На принципе единоначалия действуют  начальники региональных таможенных управлений, опирающиеся в своей деятельности на коллегии управлений. Принцип единоначалия реализуют в своей управленческой деятельности начальники таможен и  таможенных постов.

Успех в управлении таможенными  органами обеспечивается единством  действий всех должностных лиц, органов  и организаций таможенной системы, участвующих в управлении. При  этом весьма важное значение имеет четкое определение специфики места и роли каждого, ясное распределение их компетенции, функций и прав в общем деле. Большое значение имеют для этого издаваемые ФТС России нормативные документы, положения о таможенных органах Российской Федерации и их подразделениях.

Принцип конкретности управления требует конкретного анализа  ситуации, для чего нужна добротная  научная информация о системе  управления и о ее внешней среде.

Принцип разделения труда  предусматривает, что вся деятельность по организации управления разбивается  на простейшие операции, выполнение которых  поручается конкретным звеньям системы  управления. Каждое звено системы  управления таможенным органом должно иметь четкие, конкретные обязанности.

Скалярный принцип определяет, что каждая организация (в том  числе таможенный орган) должна иметь  четко определенную иерархическую  структуру.

Принцип иерархии предусматривает, что нижестоящий сотрудник или  подразделение подчиняется вышестоящему. Каждый сотрудник административной иерархии отвечает перед вышестоящим за решения и действия не только свои, но и всех подчиненных ему сотрудников.

Принцип единства распорядительства  и одного начальника определяет, что каждый сотрудник получает приказы и распоряжения только от одного начальника, так как это - необходимое условие единства действий, и что ни один сотрудник не должен докладывать более чем одному вышестоящему руководителю.

Принцип делегирования полномочий означает, что при передаче задачи из сферы деятельности руководителя подчиненному должны также передаваться и права для ее решения, а подчиненный  должен принимать на себя ответственность  за них.

Итак - принцип диапазона управления предусматривает, что вышестоящее должностное лицо должно нести ответственность за деятельность строго определенного, оптимального количества подчиненных.

1.3 Требования, предъявляемые к управлению в таможенных органах

Системы управления в таможенных органах имеют своей главной  целью достижение единодействия всех сотрудников таможенных органов. Система должна работать в одном направлении и обеспечивать решение поставленных перед ней задач. Для этого требуется четкое управление внутри нее.

Управление - это непрерывный  информационный процесс воздействия  на сотрудников таможенных органов, обеспечивающий их целенаправленное поведение при изменяющихся внешних и внутренних условиях, путем принятия и реализации управленческих решений.

Управление в таможенных органах опирается как на объективные  экономические законы и законы управления, так и на формирующуюся на их основе единую систему интересов всех участников оперативно-служебной деятельности: общественных, коллективных и личных. Важной особенностью управления является то, что оно играет созидательную роль, повышая эффективность таможенной деятельности.

Законы управления отражают общие, существенные и необходимые  связи между элементами и подсистемами системы управления, происходящими  в ней процессами и внешней  средой. Они объективны и не зависят  от сознания и воли людей. Знание законов  управления позволяет учитывать  их требования при создании систем управления и при организации  их функционирования.

К ним относятся:

1. Закон единства системы  управления.

2. Закон пропорциональности.

3. Закон оптимального  соотношения централизации функций  управления.

4. Закон соотносительности  управляющей и управляемой систем.

Действие закона единства системы управления проявляется: в  неразрывной цепи отношений управления от высших органов системы государственного управления до низших ее звеньев; в  непрерывности, ритмичности, согласованности  всех стадий, операций и этапов процесса управления; в единстве управления всеми составными частями глобальных целей и интересов людей; в  единстве функций и методов управления; в единстве требований к сотрудникам  аппарата управления.

Закон пропорциональности профессиональной деятельности и управления определяет, что важнейшей задачей управления является обеспечение оптимального пропорционального функционирования управляющей и управляемой систем, организация непрерывного сопряжения составных частей системы. Пропорциональность измеряется тем, насколько полно  и четко будет обеспечена управлением  основная деятельность системы - таможенное оформление и таможенный контроль, осуществление других функций, чтобы  она могла с минимально возможными затратами дать необходимый эффект.

Закон оптимального соотношения  централизации предполагает такое  построение системы управления и  такую организацию ее функционирования, при которой существует непрерывная  и достаточно устойчивая подчиненность  каждого нижестоящего звена системы  таможенных органов центральным  органам управления.

Централизованное управление не означает предельно жесткой регламентации  деятельности всех звеньев системы. Для каждого этапа развития системы  существует свой оптимальный уровень  централизации, под которым понимается максимальное соответствие форм централизации  управления реальным потребностям системы, выражающим уровень ее развития.

Суть закона соотносительности  управляющей и управляемой систем состоит в требовании обеспечения  соответствия управляющей системы  управляемой.

Изменение этой соотносительности  происходит под воздействием различных  факторов, главным образом организационных  и экономических. Прежде всего, уровень  развития и функционирования управляющей  системы должен соответствовать  уровню оперативно-служебной деятельности управляемой системы.

Через законы раскрываются содержание теории управления, основные функции, методы и структуры, а также  особенности процесса управления. Поэтому  главным в использовании законов  управления является системный подход. Он позволяет системно выразить их требования и определить оптимальный  вариант функционирования и развития всей системы.

Управление в таможенных органах опирается как на объективные  законы управления, так и на формирующуюся на их основе единую систему принципов.

Под принципами управления понимаются руководящие идеи, правила, основные положения и нормы поведения, которыми руководствуется управляющая  система.

В практике управления таможенными  органами применяются общие, частные  и организационно-технологические  принципы.

Общие принципы управления - это стратегические нормы управления и они действуют во всех сферах и подсистемах таможенных органов. Однако действуют они специфически в каждой управленческой системе. Даже перечисление основных общих принципов  управления (таких как системность, принципы обратной связи, информационной достаточности, оптимальности, соподчиненности  и ряда других), а также их диалектическое влияние на систему управления в  таможенных органах подтверждает это.

Системность - ведущий принцип  управления. Системность в управлении таможенными органами обеспечивает и совершенствует

структурное и функциональное единство системы.

Чем сложнее задачи, стоящие  перед таможенными органами, тем  большую значимость приобретает  принцип обратной связи системы. Информация позволяет субъекту управления иметь представление о состоянии  системы в каждый данный момент времени, о достижении заданной цели, с тем чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Принцип информационной достаточности  означает, что в условиях небывалого роста объемов информации в таможенной системе, в том числе управленческой, огромное значение приобретает интенсификация информационных процессов.

Достижение в таможенных органах поставленной цели в возможно более короткие сроки при наименьших материальных, финансовых и трудовых затратах является сутью принципа оптимальности  управления.

Оптимальность управления в  таможенной системе обеспечивается различными методами и средствами.

Важное значение в таможенной системе имеют и находятся в различной степени реализации и другие общие принципы управления.

Частные принципы управления в таможенных органах подразделяются на две большие группы: принципы, применяемые в экономической, социально-политической и духовной сферах таможенной деятельности, и принципы, имеющие место в  системе таможенных органов как  государственной правоохранительной организации, обеспечивающей в пределах своей компетенции экономическую  безопасность РФ.

К частным относятся принципы управления:

- Законности.

- Централизации в сочетании  с разумной децентрализацией.

- Непрерывности.

- Оперативности.

- Гибкости.

- Ответственности.

- Преемственности.

- Нацеленности на конечный  результат и другие.

Управление в таможенной системе опирается и на группы таких частных принципов, как  принципы организации и деятельности государственной службы; принципы подбора  кадров, их обучения и воспитания; принципы осуществления оперативно-розыскной  деятельности и ряд других.

Организационно-технологические  принципы управления лежат в основе организационно-распорядительной и  административно-исполнительской деятельности руководителей таможенных органов.

К ним можно отнести  принципы управления:

- Единоначалия.

- Конкретности.

- Разделения труда.

- Скалярный.

- Иерархии.

- Единства распорядительства  и одного начальника.

- Делегирования полномочий.

- Диапазона управления  и другие.

Особо необходимо подчеркнуть  значение принципа единоначалия. Он предполагает, с одной стороны, коллегиальность  управления, а с другой - установление строжайшей персональной ответственности  за исполнительские функции. Коллегиальность  не исключает, а предполагает

личную ответственность  каждого сотрудника за порученное ему  дело.

В таможенных органах на всех уровнях руководства принцип

единоначалия действует  постоянно, так как руководители таможенных органов законодательно наделены правами и функциями  единоначальника.

Это выражается в полноте  и объеме властных полномочий, предоставляемых  для решения поставленных задач  перед данной структурой; наличии  законодательного обеспечения реализации этой функции с ответственностью перед государством за использование  предоставленных прав; в кадровом и структурном обеспечении реализации прав руководителей-единоначальников; в материальном и финансовом обеспечении  правоохранительной деятельности со стороны  государства; в наличии государственных  гарантий социальной защищенности персонала  военизированной и правоохранительной структуры.

На принципе единоначалия руководит системой таможенных органов  руководитель ФТС России. Наиболее важные вопросы руководства таможенным делом рассматриваются на заседаниях коллегии ФТС России. Принимаемые  на заседаниях коллегии решения, оформленные  приказом руководителя ФТС России, обязательны для исполнения всеми  таможенными органами и сотрудниками.

На принципе единоначалия действуют начальники региональных таможенных управлений, опирающиеся  в своей деятельности на коллегии управлений, а также руководители Российской таможенной академии, Главного научного информационно-вычислительного  центра, Центральной таможенной лаборатории  и других организаций, подведомственных ФТС России.

Принцип единоначалия реализуют  в своей управленческой деятельности начальники таможен и таможенных постов.

Успех в управлении таможенными  органами обеспечивается единством  действий всех должностных лиц, органов  и организаций таможенной системы, участвующих в управлении. При  этом весьма важное значение имеет четкое определение специфики места и роли каждого, ясное распределение их компетенции, функций и прав в общем деле. Большое значение имеют для этого издаваемые ФТС России нормативные документы, положения о таможенных органах Российской Федерации и их подразделениях.

Принцип конкретности управления требует конкретного анализа  ситуации, для чего нужна добротная  научная информация о системе  управления и об ее внешней среде.

Принцип разделения труда  предусматривает, что вся деятельность по организации управления разбивается  на простейшие операции, выполнение которых  поручается конкретным звеньям системы  управления. Каждое звено системы  управления таможенным органом должно иметь четкие, конкретные обязанности.

Скалярный принцип определяет, что каждая организация (в том  числе таможенный орган) должна иметь  четко определенную иерархическую  структуру.