Организация работы административных подразделений и служб

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЯНОЙ

ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Кафедра экономики и управления на предприятии

нефтяной и газовой промышленности»

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Организация производства»

 

на тему: «Организация работы административных подразделений и служб»

 

 

 

 

ВЫПОЛНИЛ студ. гр. БЭТ-11-01	Е.В. Димитриева А.С.Огороднова
РУКОВОДИТЕЛЬ к.э.н,доцент	Д.В.Котов

 

 

 

Уфа  2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ      

                                                                                                                          С.

Введение…………………………………………………………………………….4

1. Общие вопросы организации труда административно-управленческого персонала……………………………………………………………………………5

1.1 Организации работы  административно-управленческого персонала………5

1.2 Методы нормирования  труда…………………………………………………10

1.3 Основы научной организации  труда…………………………………………13

2. Функциональная модель-схема работы подразделений……………………...17

2.1 Функциональная модель-схема  работы планово-экономического отдела...17

2.2 Функциональная модель-схема  работы финансового отдела………………27

2.3  Функциональная модель-схема  работы производственно-технического  отдела…………………………………………………………………………….….37

3. Количественная характеристика подразделения………………………………45

Заключение………………………………………………………………................47

Список используемой литературы…………………………………………..........48

Приложения………………………………………………………………………...49

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Употребляемые в настоящее время термины «административное обслуживание» (или службы) или «административное управление» нашли свое отражение в названии и деятельности одного из основных подразделений Американской ассоциации по управлению (АМА). В 1959 г. этот отдел, называвшийся тогда отделом управления трудом канцелярского аппарата, подготовил документы, которые впоследствии были опубликованы в виде доклада под названием «Изменяющийся характер управления трудом канцелярского аппарата: технические и управленческие тенденции в административной работе». В 1960 г. тот же отдел, теперь уже переименованный в административные службы, рассмотрел вопрос о выяснении новой концепции административного управления: «административные службы как функция высшего руководящего персонала». Наша работа, выполнена по теме «организация работы административных подразделений и служб», исходя из этого можно сказать, что данная тема весьма актуальна в настоящее время, так как административное управление имеет значительную роль в общей системе организации предприятия.

Административное управление на предприятии реализуется через систему менеджмента, ключевым звеном которого являются менеджеры среднего звена – начальники подразделений, в непосредственном подчинении которых находятся сотрудники предприятий.

Административные службы являются вспомогательными органами предприятия, т.е. службами, которые обслуживают различные «исполнительные» или «производственные» подразделения. В зависимости от размера компании и характера ее операций они могут быть многочисленными или малочисленными; и обычно чем больше компания, тем разнообразнее специализированные управления или отделы, которые необходимы для выполнения этих функций. К рассмотрению были поставлены следующие задачи: изучение  общих вопросов организации труда административно-управленческого персонала, функциональных моделей-схем работы подразделений, а также разработка  количественной характеристики подразделений.

Целью данной работы является выявление организации работы административных подразделений  и служб.

Объектом исследования в курсовой работе выступают административные подразделения и служб.

1.ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА

 

1.1 Организации работы административно-управленческого персонала

Административно-управленческий персонал (АУП) — это работники аппарата управления, служащие, входящие в администрацию фирмы, предприятия, организации, конторские работники, дирекция предприятий и учреждений.     

  К АУП относятся все работники органов управления. На предприятиях, в организациях и учреждениях в АУП включают руководителей, их заместителей, начальников подразделений, а также секретарей, машинисток, курьеров и другой обслуживающий персонал. Конструкторы, технологи, механики, агрономы, врачи, учителя и другие работники, непосредственно участвующие в основной деятельности организации, не относятся к АУП.

Главная отличительная черта административно-управленческого персонала учреждения от других работников - это то, что они не заняты непосредственно деятельностью, а занимаются ее организацией и руководством ею.

Административно-управленческий персонал и персонал родственных профессий осуществляет решение административно-координационных вопросов в деятельности организаций и их структурных подразделений, ведение документации и информационное обеспечение.

Их обязанности включают:

- ведение деловой переписки, протоколов и другой административной  документации;

- планирование и организацию  проведения заседаний, совещаний, деловых  встреч и поездок;

- согласование сроков  проведения различных мероприятий, контроль за их соблюдением;

- помощь руководителям  и сотрудникам в решении вопросов  административно-организационного  характера;

- подготовку проектов  контрактов, договоров, ведение переговоров, организацию приема посетителей  и сотрудников;

- выполнение родственных  по содержанию обязанностей;

- руководство другими  работниками.

Управление представляет собой область деятельности, направленную на

обеспечение согласованной и эффективной работы трудового коллектива,

создающего материальные ценности или производящего услуги.

Управленческий труд по сравнению с трудом рабочих имеет свои существенные особенности. Прежде всего это преимущественно умственный труд. Рассматривая особенности управленческого труда, следует подчеркнуть, что, так же как труд рабочих, он является необходимым и производительным трудом. Но вместе с тем он имеет особую производительную форму. Занятые

управленческим трудом непосредственно не создают материальных ценностей,

но, осуществляя техническую и организационную подготовку производства,

совершенствуя методы планово-экономической работы, формы материального

стимулирования, решая коммерческие задачи, они реализуют свою деятельность в продукте труда совокупного работника. Без их труда невозможно современное производство.

Специфичен и предмет управленческого труда, в качестве которого выступает различного рода информация. В силу этого управленческий труд носит информативный характер. Информация по форме может быть устной и

документированной (чертежи, технологические карты, планы, проекты и т.п.),

по функциональной принадлежности - технической, трудовой, бухгалтерской,

коммерческой, по используемым носителям (документы, перфокарты, магнитные ленты).

Особенность результатов управленческого труда состоит в том, что они трудно поддаются количественной оценке. На рисунке 1.1 представлен процесс административно-управленческой работы.

 

«Рисунок 1- процесс административно-управленческой работы»

 

Процесс административного-управленческого труда складывается из выполнения следующих организационно-административных операций: служебно-коммуникационных (передача и прием устной информации путем телефонных переговоров, обхода рабочих мест, приема сотрудников и посетителей, передвижения в пределах предприятия); распорядительных (доведение решений до исполнителей путем отдачи устных распоряжений, письменных приказов, указаний, установления заданий исполнителям или утверждения составленных ими личных планов работы, устного инструктажа в процессе выполнения заданий и поручений, составления и утверждения письменных инструкций); координационных (взаимная увязка работы подразделений и служб путем проведения совещаний и заседаний, составления плана-графика выполнения работы с указанием исполнителей и сроков); контрольно-оценочных (контроль исполнения приказов, решений совещаний, планов, заданий, поручений, оценка работы подразделений и исполнителей, поощрения и взыскания)

Результаты труда руководителей, как правило, оцениваются косвенно — по показателям производственной деятельности возглавляемых ими коллективов, труда специалистов и технических исполнителей — по показателям работы отдела (бюро). Это своего рода конечные результаты, между временем достижения, которых и моментом приложения труда существует значительный разрыв.

Нельзя наделять свойствами конечного результата управленческого труда его промежуточные результаты — расчеты, чертежи, разрабатываемую техническую и организационную документацию, другую информацию. Иначе создается абсурдная ситуация: чем больше выполнено или подготовлено расчетов, различных документов, тем плодотворнее труд, а это далеко не так. Отсюда и важное свойство производительной формы управленческого труда: его эффективность должна оцениваться не по количеству подготовленных документов и изданных распоряжений, а по результативности и прогрессивности, принимаемых технических, организационных, экономических решений — по их влиянию на результаты деятельности работников, непосредственно занятых производством продукции или услуг. Эта специфика определяет такие требования к организации управленческого труда, как необходимость тщательного анализа объема и форм информации, методов и средств выполнения трудовых процессов с целью выявления и устранения документационных излишеств.

Все указанные отличительные качества управленческого труда обусловливают особый подход к его организации.

1.2 Классификация управленческих  кадров

По характеру участия в процессе управления все работники управленческого труда подразделяются на три группы: 1) руководители;

2) специалисты; 3) технические  исполнтели (служащие).

Такое деление обусловлено тем, что управленческая деятельность заключается в осуществлении непосредственного руководства управляемым объектом (предприятием, учреждением, отделом, производственным подразделением), разработке необходимых управленческих решений и подготовке информации. Характер участия каждой из названных групп работников в процессе управления определяется решаемыми ими задачами и функциональными обязанностями.

Четкая система оплаты труда административно-управленческого персонала во многом определяет эффективность деятельности компании, социально-психологический климат в ее коллективе, поэтому при разработке системы оплаты труда административно-управленческого персонала учитывают общую ситуацию с бизнесом, планы развития компании, сложившееся представление о справедливости оплаты, соотношение с размером оплаты других работников. Компании постоянно контролируют уровень оплаты на других предприятиях. Нередко для обоснования системы вознаграждения руководителей создается специальная группа разработчиков, привлекаются эксперты по вопросам правовой, финансовой, инвестиционной и кадровой политики.

Одним из вариантов построения системы оплаты труда административно-управленческого персонала является использование квалифицированных категорий. Эти категории отражают качество труда, уровень профессиональных способностей, умение выполнять работу определенного уровня сложности, опыт практической деятельности и т.п. Конкретные требования к каждой категории специалистов определяются предприятием с учетом особенности организации его деятельности.

Типовые названия ступеней: нижний, средний и высший уровни; первая, вторая ведущие категории; первый и второй классы. Начисление заработной платы административно-управленческого персонала (на всех уровнях руководства) реализуют по различным вариантам. Один из них предполагает небольшой должностной оклад и значительное премирование при успешной работе. Другой - высокий должностной оклад при минимальном или нулевом премировании. Должностной оклад руководителя связывают с категорией предприятия (коллектива), уровнем руководства. Классификацию предприятия обычно осуществляют на основе объема производства в условных единицах.

Стремление увязать классификацию предприятия с результатом производства привело к основному показателю - нормативно-чистой продукции, а дополнительным - качество продукции и эффективность производства. Сумма условных баллов, начисленная предприятию, корректируется в зависимости от показателей фактической деятельности: выполнение планового задания по производительности труда, изменения фондоотдачи, выпуска продукции повышенного качества, выпуска продукции, превышающей по показателям мировые налоги.

 

 

1.2 Методы нормирования  труда

В условиях действия разнообразных форм собственности, в том числе и на труд, у работодателя и работника повышается экономический интерес к установлению обоснованных затрат рабочего времени и его использованию.

Работодатель как собственник средств производства (или их части) стремится извлечь максимальную прибыль от их применения посредством рационального использования труда работника с минимальными издержками, в том числе оптимальной численностью персонала, минимальными затратами рабочего времени при обеспечении высокого качества товара (услуг).

По мере развития рыночных отношений вопросы нормирования труда все в большей степени связываются с социально-экономическими аспектами управления, так как проблема повышения эффективности использования труда персонала остается самой острой.

У работника, реализующего свои трудовые способности, повышается интерес в более эффективном использовании рабочего времени, и в то же время, требования нормальных условий труда и оптимальной его напряженности, установленной на базе объективно рассчитанных затрат.

Без нормативного регулирования рабочего времени по продолжительности, степени напряженности (интенсивности), организации рационального использования трудовых затрат не могут состояться рыночные отношения внутри предприятия любой формы собственности и структуры управления.

Нормирование труда является необходимым условием и важнейшим средством организации труда и производства.

Нормативы для нормирования труда — это исходные величины, используемые для расчета продолжительности выполнения отдельных элементов работы при конкретных организационно технических условиях производства. Так, нормативы времени устанавливают необходимые затраты времени на выполнение отдельных элементов технологического и трудового процессов. Объектами разработки нормативов времени являются элементы трудового и технологического процессов, а также виды (категории) затрат рабочего времени.

Под методом нормирования труда понимается способ исследования и проектирования трудового процесса для установления норм затрат труда.

Различают два основных вида методов нормирования затрат рабочего времени: суммарные и аналитические.

Суммарные методы, к которым относятся опытный, опытно-статистический методы и метод сравнения, предполагают установление норм времени на операцию в целом (суммарно), а не на ее составные элементы. Трудовой процесс, как правило, не анализируется, рациональность выполнения приемов и затраты времени на их выполнение не изучаются. Определение нормы основано на использовании данных оперативного и статистического учета фактических затрат рабочего времени и опыта нормировщиков.

Аналитические методы, к которым относятся исследовательский, расчетный и математико-статистические методы, предполагают анализ конкретного трудового процесса, разделение его на элементы, проектирование рациональных режимов работы оборудования и приемов труда рабочих, определение норм по элементам трудового процесса с учетом специфики конкретных рабочих мест и производственных подразделений, установление нормы на операцию.

Система управления нормированием труда на предприятии /организации/ призвана способствовать:  
• созданию возможностей эффективного применения современной методологии нормирования труда всех категории работников;  
• использованию принципов оценки интенсивности труда и установлению на их основе норм равной напряженности;  
• достижению максимального охвата нормированием всех трудовых процессов персонала и обеспечению высокого качества устанавливаемых и внедряемых норм трудовых затрат; 
• минимизации сроков разработки и внедрения прогрессивных норм и нормативов по труду при обеспечении их высокого качества по основным показателям;  
• своевременному обеспечению информацией о нормах труда заинтересованных служб подготовки производства и управления.

Следовательно, управление нормированием труда следует рассматривать как подсистему управления предприятием /организацией/ в целом, совместную деятельность руководителей и специалистов соответствующих служб /Отдела труда и заработной платы. Отдела кадров, Отдела Главного технолога/металлурга/ и многих других/.

В современных условиях возрастает роль нормирования труда, как элемента управления стабильностью развития предприятия любой организационно-правовой формы - государственного, казенного, малого, акционерного и др. Это объясняется повышением роли экономического фактора в складывающихся отношениях между работодателем и работником в процессе производства материальных благ (оказания услуг), получения прибылей и их распределения, а также усилением социальной направленности современного менеджмента.

Централизованная система организации нормирования труда предусматривает сосредоточение нормативно-исследовательской работы в общезаводских службах, как правило, в отделе организации труда и заработной платы. Достоинством ее является возможность проведения единой политики в этой сфере деятельности и обеспечение равной напряженности норм труда в производственных подразделениях предприятий.

Централизованная система организации нормирования труда обеспечивает полное использование рабочего времени инженера по нормированию труда и равномерную его загрузку, более эффективное использование его знаний и т.п.

Специализация по видам нормируемых работ /функций/ значительно повышает качество норм и обеспечивает их равную напряженность на однородных технологических операциях независимо от места их выполнения.

Система целесообразна и в тех случаях, когда на предприятии недостаточно квалифицированных специалистов по организации и нормированию труда, так как позволяет эффективнее использовать имеющиеся кадры.

 

1.3 Основы научной организации  труда

Научная организация труда - это такая организация труда, при которой практическому внедрению конкретных мероприятий предшествует тщательный научный анализ трудовых процессов и условий их выполнения, а сами практические меры базируются на достижениях современной науки и передовой практики. Таким образом, термины "научная организация труда" и "организация труда" выражают сущность одного и того же явления (процесса), а разница между этими понятиями определяется прежде всего методом, подходом к решению одних и тех же задач, состоянием системы взаимодействия работников друг с другом и со средствами производства в процессе трудовой деятельности.

Наука об организации труда как система сформулированных научных положений, относящихся к этой области знаний, зародилась в конце XIX в. и связана с именем американского ученого Фредерика Уинслоу Тейлора (1856--1915). Конечно, и до Тейлора были достижения в области организации труда, поскольку с тех пор, как появились представления о труде, возникло и стремление к получению лучших результатов с наименьшей затратой средств. Но подобные стремления в виде желаний, замыслов, попыток представляли собой лишь хаос неосознанной мысли. Тейлор был первым, кто объединил замыслы и попытки в области рационализации трудовых процессов в систему знаний, положив тем самым начало науке об организации труда и производства.

В своих работах Тейлор разработал методы анализа трудовых процессов, нормирования труда и его оплаты, принципы организации труда и управления предприятием. Его опыты научного подхода к организации рутинного, тяжелого физического труда вызвали огромный интерес и положили начало поискам способов научной рационализации трудовых процессов путем тщательного изучения и проектирования приемов и методов труда с использованием хронометражных наблюдений, улучшения организации рабочих мест, установления обоснованных режимов труда и отдыха и других мер.

Тейлор определил задачи, которые решаются в рамках НОТ:

1. Совершенствование форм  разделения труда;

2. Улучшение организации  рабочих мест;

3. Рационализация методов  труда;

4. Оптимизация нормирования  труда;

5. Подготовка рабочих  кадров.

Проектирование и внедрение НОТ на действующих предприятиях должно осуществляться планомерно как в порядке реализации планов, составленных на основе анализа существующей организации труда и предусматривающих ее совершенствование, так и в порядке работы по подготовке производства новых изделий, проводимой соответствующими службами предприятия.

В решении этой задачи возрастает роль служб по организации труда. Такое положение связано с рядом причин.

Во-первых, повышение обоснованности мероприятий по совершенствованию организации труда требует проведения глубоких экономических, психофизиологических, социологических и других исследований, которые, как правило, должны выполняться специалистами.

Во-вторых, вопросы совершенствования методов и приемов труда, конструкции и расположения организационной оснастки и подъемно-транспортных средств могут быть успешно решены не на отдельных рабочих местах, а в более широком масштабе: по цехам, предприятию в целом путем разработки и реализации типовых решений.

В-третьих, высокая эффективность работы по НОТ может быть обеспечена при условии проведения ее по единому плану с учетом значимости отдельных направлений для повышения эффективности производства в целом. Кроме того, работа по НОТ требует постоянной координации и контроля деятельности в этой области различных структурных подразделений предприятия.

В настоящее время необходимо возродить подразделения по НОТ и совершенствовать их деятельность в целях решения экономических и социальных задач предприятия. На них рекомендуется возлагать анализ состояния организации труда и управления производством, исследования в этих областях и разработку рекомендаций по внедрению НОТ, совершенствованию структуры аппарата управления, механизации инженерных и управленческих работ, а также по улучшению управления производством. Они должны участвовать в проведении исследований и разработке нормативных материалов по труду, организации инструктажа рабочих и служащих с целью овладения передовыми приемами и методами труда и д.р.

В функции лаборатории НОТ должно входить также проведение комплексных социологических исследований и разработка рекомендаций в этой области для использования их на предприятии, оказание методической помощи подразделениям предприятия в реализации мер по совершенствованию организации труда и управления производством.

ВЫВОД

 

Рассмотрев главу 1, можно сделать вывод о том, что административно-управленческий персонал - категория работников, непосредственно осуществляющих функции управления или выполняющих работы по техническому обеспечению управления. Можно отметить, что на административно-управленческий персонал возложены обязанности по совершенствованию организации и нормированию труда, бесперебойному снабжению работников материалами, инструментом и запасными частями, укрепление трудовой и производственной дисциплины, точное соблюдение законов и правил охраны труда и окружающей природной среды, осуществление мероприятий по технике безопасности и производственной санитарии, своевременная выдача заработной платы работникам предприятия, улучшение бытовых условий рабочих и служащих. 

Изучив основы научной организации труда, было выявлено, что внедрение НОТ на предприятии способствует решению трех основных, взаимосвязанных задач: экономической (наиболее полное использование техники, материалов, сырья и т.п), психофизиологической (создание наиболее благоприятных производственных условий) и социальной(воспитание в процессе труда нового человека, превращение труда в первую жизненную необходимость).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ-СХЕМА РАБОТЫ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

 

2.1 Функциональная модель-схема  работы планово-экономического отдела

I. Общие положения 

1. Планово-экономический  отдел (далее отдел) является самостоятельным  структурным подразделением в  составе компании (далее компания).

2. Общее руководство отделом  осуществляется Начальником планово-экономического  отдела (далее «Руководитель»).

 

II. Задачи 

1. Руководство работой  по экономическому планированию  на предприятии, направленному на  организацию рациональной хозяйственной  деятельности, выявление и использование  резервов производства с целью  достижения наибольшей экономической  эффективности.

2. Организация комплексного  экономического анализа деятельности  предприятия и участие в разработке  мероприятий по ускорению темпов  роста производительности труда, эффективному использованию производственных  мощностей, материальных и трудовых  ресурсов, повышению рентабельности  производства.

3. Организация и совершенствование  внутризаводского хозяйственного  расчета.

4. Разработка проектов  оптовых и розничных цен на  реализуемую продукцию и утверждение  внутризаводских планово-расчетных  цен.

 

III. Структура 

1. Структуру и штаты  отдела утверждает директор предприятия  в соответствии с типовыми  структурами аппарата управления  и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работ и особенностей производства.

2. В состав отдела могут входить подразделения (секторы, бюро, группы) технико-экономического планирования, себестоимости, цен, экономического анализа, учета и статистики, калькуляции, нормативов и др.

3. Распределение обязанностей  между работниками отдела осуществляется  начальником отдела в соответствии  с должностными инструкциями  и настоящим Положением.

 

IV. Функции 

1. В области планирования 

1.1. Организация и общее  руководство разработкой проектов  перспективных и текущих планов  предприятий в соответствии с  контрольными цифрами, государственными  заказами, долговременными экономическими  нормативами и лимитами, а также  прямыми заказами потребителей  и органов материально-технического  снабжения на продукцию (работы, услуги):