СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение…………………………………………………………………………..5 

Глава 1 Теоретические вопросы регистрации  документов……………………6

1. Сущность и основные понятия регистрации документов………………6
2. Формы и порядок регистрации документов……………………………..8
3. Организация справочно-информационны работ………………………..10

Глава 2 Анализ регистрации документов в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»……..12

1. Характеристика организации…………………………………………….12
2. Схема движения и технология обработки документов на ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»……………………………………………………………...14
3. Регистрация документов в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»………………...16

Глава 3 Рекомендации по организации регистрации  документов в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»…………………………………………………………….21 

Заключение……………………………………………………………………….25 

Список  использованной литературы…………………………………………...26 

Приложение 1…………………………………………………………………….27 

Приложение 2…………………………………………………………………….28 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

       Цель  моей курсовой работы – изучить  и проанализировать организацию  регистрации документов (учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам).

       В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой  является документ, и то, насколько  она оперативно оформляется и  перерабатывается.

       Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

       Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

       Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию  каждого документа с момента  его появления в организации, а также регламентированное (и  контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

       Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

       Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет  отказаться от ручных форм учета и  перейти на современную форму  регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

       Задачи  регистрации документов:

1. Раскрыть понятие;
2. Выявить все преимущества и освоить мало известные стороны данной темы;
3. Показать важность регистрации документов.

Глава 1. Теоретические вопрос регистрации документов

1.1. Сущность и основные  понятия регистрации документов  

       В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

       Одна  из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

       Как правило, регистрации подлежит не вся  документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

       На  документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

       На  практике в настоящее время находят  применение три системы регистрации  документов:

       - централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта;

       - децентрализованная, при которой  регистрация документов осуществляется  в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;

       - смешанная, сочетающая в себе  элементы централизованной и децентрализованной систем.

       Практика  показывает, что наиболее эффективной  среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

       Специализированную  документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

       Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз.

       В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная.

       Журнальная  форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

       Документы внутреннего характера, в свою очередь, могут учитываться в журналах учета приказов по организации, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.

       При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

       Использование автоматического дублирования традиционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные журналы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистрации.

       Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке.

       Количество  экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

       Применение  карточек для регистрации заметно  повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

       Условием  успешной деятельности службы ДОУ (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки, в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой, стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе находится конкретная информация по нужному вопросу.

       Карточки  группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

            Контроль за исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых документов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению.

       Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

       Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную карточку.

       Документ  считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная подписью ответственного исполнителя, и карточка поступила секретарю-референту или в подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

       Что касается итогового контроля, то к  нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом.

1.2. Формы и порядок  регистрации документов

      В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение  получили две формы регистрации  документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

      Журнальная  форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом  документооборота – до 1000 документов в год, а также для учета  специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.

      Назовем основные виды журналов, необходимых  для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих  документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

      При все надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его регистрации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

      При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.

      Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой форме регистрационной  карточке. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). Допускается цветовое различие карточек.

      Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной  стороне регистрационной карточки в графе «контрольные отметки» фиксируют  отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

      На  карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и  фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.

      Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются  в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами  по истечении срока их хранения в  текущей работе.

      Количество  экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой – в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

      Применение  карточек для регистрации заметно  повысило оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

      Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила  заменить ручную карточную форму  регистрации документов на современную  автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

      Компьютерная  регистрация документов позволяет:

- внести  значительно больше сведений  о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать  децентрализованную (на рабочих  местах) регистрацию документов  непосредственно в структурных  подразделениях с объединением  сведений о документах в единой  базе данных организации;

- организовать  на основе базы данных информационно-справочную работу;

- организовать  эффективный контроль за исполнением  документов.

      Выводимые на экран компьютера регистрационные  формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

      Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

1.3.  Организация справочно-информационной работы

      Условием  успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе.

      Задача  справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый – в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй – в каком документе (в каких документах) находится информация по нужному вопросу.

      Информационно-справочная работа может быть построена как  традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

      Справочные  картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

      Карточки  группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

      Справочная  картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные  документы, во вторую – на исполненные.

      По  мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы.

      Использование цветных индикаторов позволяет  проводить классификацию справочного массива и облегчает поиск нужной информации, повышает оперативность поиска.

      Справочные  карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством  делами и документами.

      Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

      Поиск сведений по конкретному документу  может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

      При необходимости получения информации по конкретному документу на экран  выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

      Сведения  по неисполненному документу или  по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ и в какое дело данный документ подшит.

      В настоящее время получают все  большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной  карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа – искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

      Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом. 

Глава 2. Анализ регистрации документов в

ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»

2.1.Характеристика  организации. 
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес». 
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.  
Основными правилами организации документооборота на ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» являются:

- оперативное  прохождение документа, с наименьшими  затратами времени; 
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок  прохождения и процесс обработки  основных видов документов должны  быть единообразными.

Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в  соответствии с которыми должно происходить  движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес».

Порядок прохождения документов и организация  всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот  представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). 
В ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес»  существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.  
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. 
Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами , предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный  документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы в ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» , так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.  
Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ООО «Снаб-Сбыт-Бизнес» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.