Организация регистрации документов

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение………………………………………………………………………3

1. Регистрация документов…………………………………………………..7

1.1 Понятие, назначение, принцип регистрации документов……………...7

1.2 Индексирование документов…………………………………………...11

1.3 Формы регистрации документов……………………………………….14

1.3.1 Журнальная форма регистрации……………………………………..15

1.3.2 Карточная форма регистрации………………………………………..17

1.3.3 Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов……………………………………………………………………...19

1.4 Организация информационно-справочной системы……………………………………………………………………….…25

Заключение………………………………………………………………….30

Список использованных источников и литературы……………………...31

Приложение 1……………………………………………………………….33

Приложение 2……………………………………………………………….34

Приложение 3……………………………………………………………….36

Приложение 4……………………………………………………………….38

Введение

Цель данной курсовой работы – изучить и проанализировать организацию регистрации документов (понятие, назначение, принцип регистрации  документов; индексирование документов; формы регистрации документов; организация информационно-справочной системы; контроль за исполнением документов).

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей  управления имеет информация, носителем  которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

Система документооборота является технологической основой  деятельности компании по принятию и  исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно  сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая  хочет получить современное решение  для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию  каждого документа с момента  его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

При выполнении этой курсовой работы я использовал и пользовался  информационными справочными материалами  как:

1. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009г. № 76.

2. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009г.№ 477.

3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ.2006. № 31 (часть I). ст. 3448.

4 Федеральный закон от 8 ноября 2007 года №258-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ст. 3.

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Если говорить об использованной литературе, которым я пользовался при составлении данной курсовой работы, хочется отметить учебник Т.В.Кузнецовой под названием «Делопроизводство» в котором рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи. Функции, должностной и численной состав. Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятие документа, виды и разновидности документов, требования составление бланков документов и  т.п.

В издании Санкина  Л.В. и Быкова Т.А. «Деловая переписка  в коммерческой организации» раскрыт секрет деловой переписки в организациях, прослеживание пути деловых писем, приказов, распоряжений и многих других документов от их создания до уничтожения или передачи их в архив организации.

В энциклопедии делопроизводства в электронном варианте, которым я тоже пользовался, представлен весь документооборот в организации, из которого можно выделить самые основные моменты как понятие, назначение, принцип регистрации документов.

Об индексировании и  формы регистрации документов в  организации дана характеристика в  изданиях В.А.Кудрявцева «Организация работы с документами» и М.П.Бобылева «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному».

В изданиях М.П.Бобылева и Л.П.Афанасьева «Электронные документы  в документообороте в архиве организации» так же дана ясная информация об автоматизированной (электронной) форме  регистрации документов  и организации информационно-справочной системы.

В своей работе я так же использовал статьи в журналах: «Делопроизводство»: №1,№3 2008., «Секретарь-референт»: №11 2007., в которых затрагиваются основные моменты делопроизводства и документооборота в организации и предприятиях.

Так же хочется отметить тот момент, что немало важную роль при выполнении данной работы сыграло издание И.С.Гареева, которая, прежде всего, отличается своей простотой и практичностью при нахождении ответа на возникшие вопросы при оформлении данной мне курсовой работе.

Структура работы состоит из введения, пунктов и подпунктов, заключения. Во введении дается обоснование актуальности выбранной темы, сформулированы ее цель и задачи, приведен обзор использованных источников и литературы.

В заключении подведены основные итоги курсовой работы. Приводится список использованных при подготовке курсовой работы источников и литературы.

 Задачи, поставленные в данной курсовой работе:

1. Раскрыть понятие  регистрации документов, ее назначение  и принцип;

2. Изучить индексирование  документов;

3. Изучить формы регистрации документов;

4. Изучить организацию  информационно-справочной системы;

5. Проанализировать контроль  за исполнением документов.

1. Регистрация документов

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.¹

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в  организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных  и местных государственных органов  и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы - приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденцию от других организаций, требующую решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция².

Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии. Перечень утверждает руководитель организации.

1.1 Понятие, назначение, принцип регистрации документов

Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Информационно-поисковая система (далее ИПС) по документам организации создается для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащихся в них информации на основе следующих требований:

Полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

Обеспечение оперативного доступа к информации и документам;

Максимальное сокращение при необходимости обращения  непосредственно к документам;

Обеспечение рациональной организации массива документов предприятия.

На предприятии создаются  ИПС ручного, механизированного, автоматизированного  типа.

Современная ИПС должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает предприятие.

Основой построения поисковых  систем является регистрация документов.

Главное назначение регистрации  – придание документу юридической  силы, подтверждение факта его  создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, т.к. не подтвержден факт его поступления³.

В соответствии с ГСДОУ  регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц⁴.

Не подлежат регистрации  документы, присланные для сведения и не требующие ответа.

Существенную помощь в определении такой категории  документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться на каждом предприятии. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. В этом случае он утверждается руководителем предприятия (Приложение 1).

Не регистрируемые документы  сразу же передаются в соответствующие  службы, структурные подразделения  или конкретным лицам.

На практике в настоящее  время находят применение три  системы регистрации документов.

Централизованная;

Децентрализованная;

Смешанная.

При централизованной форме все документы регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате или в канцелярии.

В крупных учреждениях  или компаниях, а так же в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей структурных подразделений и т.д. В группе регистрации канцелярии регистрируются документы, адресованные руководству учреждения или предприятия, и важнейшие внутренние документы, например приказы. Все остальные документы регистрируются в структурных подразделениях работниками, отвечающими за делопроизводство⁵.

Но, практика показывает, что наиболее эффективной среди  систем регистрации, является последняя, смешанная система. При этом централизовано регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а так же предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих  структурных подразделениях.

В условиях использования  автоматизированной системы ДОУ  предпочтение отдается централизованной регистрации в этом случае, во-первых, сокращается трудоемкость обработки документов в структурных подразделениях и, во-вторых, появляется возможность формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по документам всего учреждения или предприятия⁶.

При любой форме организации регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность⁷. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.

Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию  или отправляемые из нее по любым  каналам связи: по почте, электронной  почте, факсу. Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.

Входящие документы  регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в  день подписания. При передаче зарегистрированного  документа из одного структурного подразделения  в другой он повторно не регистрируется.

При регистрации документов широко используют различные справочные материалы, которые разрабатываются  предприятием:

Список структурных  подразделений с их условными  обозначениями;

Перечень подведомственных организаций, перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными;

Классификатор вопросов (участков) деятельности организации  и др.

Использование таких  справочников может значительно  упростить регистрацию документов⁸.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т.д.

Порядковые регистрационные  номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы.

1.2 Индексирование документов

Под индексацией⁹ документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 12.

Регистрационный индекс означает принадлежность документа  к конкретной классификационной  крупе и его порядковый номер внутри нее. Порядковый регистрационный номер является обязательным элементом индекса в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

Классификационные группы формируются в соответствии с  наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.

В пределах одного учреждения или предприятия должна быть разработана  единообразная и стабильная система индексирования. Не зависимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры.

Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел¹⁰. Индексы дел, включенных в номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Так базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы.

Например: 02-10/15, где 02-10 –  это индекс дела по номенклатуре, 15 – порядковый номер документа. В соответствии с поисковыми задачами конкретное учреждение или предприятие может добавлять к базовому индексу иные классификационные обозначения: корреспондента, исполнителя и т.п. Части регистрационного индекса могут располагаться и в обратном порядке: 15/02-10, при этом их значение не меняется. Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам¹¹.

При необходимости выделения  части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: И-221, К-212, А-213 и т.д.

При регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например, 18-К, 107 К или 18-л/с, 107-л/с.

К приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о  приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, обо всех видах поощрений и увольнений, т.е. на основании, которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников.

При регистрации решений  президиумов представительных органов  порядковый номер может дополнить индексом (буквой) «П»,

например, 74-П и т.д.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа. Например, индекс 16/10 будет означать, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 16, а в другой – под номером 10.

При регистрации документ должен получить только один индекс, который  одновременно проставляется и на документе и в регистрационной форме. Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (приложения к ним не индексируются); на исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним так же не индексируются); на внутренних документах.

1.3 Формы регистрации документов

Ввод документа в  ИПС производится путем записи его  индекса и соответствующих реквизитов¹² в регистрационные входные формы:

Регистрационно-контрольные  карточки (РКК);

Экранные формы;

Регистрационные журналы.

В процессе регистрации  в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах.

Сведения о входящих документах включают:

Автора (корреспондента);¹³

Название документа;

Дату документа, проставленную  организацией-автором;

Индекс документа, присвоенный организацией-автором;

Дату поступления;

Индекс поступившего документа (входящий индекс);

Заголовок документа  или его краткое содержание;

Резолюцию;

Срок исполнения;

Исполнителя (кому направляется документ на исполнение);

Отметку об исполнении;

Номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается после исполнения.

Сведения об исходящих  документах содержат:

Исполнителя (должностное  лицо, подготовившее документ);

Дату документа;

Регистрационный индекс;

Корреспондента (кому адресован  документ);

Заголовок документа  или его краткое содержание;

Количество листов;

Номер дела по номенклатуре дел, в котором копия документа  помещается после отправки.¹⁴

Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм приведены  в Приложении 2.

Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов. А состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т.д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т.п.

На выбор формы регистрации  влияют следующие обстоятельства:

Количество входящих, исходящих и внутренних документов;

Наличие документов, требующих строгого учета;

Принятая на предприятии система  делопроизводства (централизованная или  децентрализованная);

Возможность использования предприятием компьютерных технологий обработки документов.

1.3.1 Журнальная форма регистрации

Журнальная форма регистрации  документов в России была впервые  введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720 г.).¹⁵

При использовании журнальной формы  регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах (Приложение 3).

Например, журналы могут быть:

Входящей корреспонденции;

Исходящей корреспонденции;

Входящих распорядительных документов от руководства;

Входящих телеграмм;

Исходящей переписки с руководством и т.д.

В последнее время  получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы  обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например, времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др. (Приложение 3).

Журнальная форма регистрации  используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т.п. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность сведений о документах.

В современной управленческой практике журналы для регистрации  документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик (порядка 500 документов в год). При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков:

Журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационных номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.

Нарушается принцип  однократности регистрации. При  передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация, т.к. сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.

При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время  регистрации, т.к. при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.

Значительно затрудняется контроль за сроками исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки,¹⁶ из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

1.3.2 Карточная форма регистрации

Карточная форма регистрации делает процесс регистрации более быстрым  и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в  различных организациях и учреждениях.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата индекс, заголовок и т.д. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды¹⁷ – маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная – исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. Примеры карточек приведены в Приложении 4.

Количество экземпляров регистрационной  карточки определяется организацией. Оно зависит от централизации  ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных карточек и т.д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.

Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:

Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации  документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и  передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных  картотек.

В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала, карточки можно располагать в любой последовательности. «Подвижность» карточек позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, т.к. их можно расположить по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.

Карточная система позволяет  сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость  создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для  ведения контроля за исполнением документов.