Организация списания и учета товарно – материальных ценностей на предприятии

    Содержание.

Введение                                                                                                           3 стр.

I. Сущность документооборота в логистике                                                 5 стр.

1.1. Понятие документооборота в логистических операциях                     5 стр.

1.2. Понятие информационного потока                                                              9 стр.

1.3. Связь информационного и материального потоков                            16 стр.

II. Организация списания и учета товарно – материальных ценностей

на предприятии                                                                                               24 стр.

2.1. Организационно  – экономическая характеристика  предприятия 

«АТК»                                                                                                              24 стр.

2.2. Учет приобретения и списания горюче – смазочных материалов                   ООО «АТК»                                                                                                    30 стр.

Заключение                                                                                                     35 стр.

Список использованной литературы                                                            38 стр. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение.

    Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный  процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации в современном  государственном аппарате является бумага. Информация, зафиксированная  на бумаге и снабженная необходимым  реквизитом (гриф, исходящий номер  и др.) становится документом.

    Документ  материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для  её передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого органа управления связана с составлением, получением, направлением различных органов документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.

    Делопроизводство  составляет полный цикл обработки и  движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

    Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами.

    Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей  предприятия.

    Неважно, на каком уровне будет вестись  делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным  обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

    Цель  работы исследовать процесс рационализации делопроизводства и совершенствование  документооборота в логистике.

    База  для исследования ООО «Альметьевская топливная компания».

    Задачи  работы:

    - правила учета ГСМ, приобретенных  за наличные и по безналичному  расчету;

    - по талонам и с использованием  платежных карт;

    - методы формирования фактической  стоимости ГСМ, если они приобретены  по фактическим или по учетным  (плановым) ценам;

    - нормы расхода топлива и первичные  учетные документы, подтверждающие  расход ГСМ;

    - порядок списания ГСМ в производство  и особенности отражения реализации  излишков ГСМ.

    Источником  для написания работы являются: статьи журналов и газет, литература современных  авторов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

I. Сущность документооборота в логистике.

1.1. Понятие документооборота в логистических операциях.

    Движение  документов с момента составления  на данном предприятии или получения  от других предприятий до сдачи в  архив после их обработки и  систематизации называется документооборотом. Расписание сроков составления, представления  и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных  данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

    График  обычно включает перечень и сроки  учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими работами, с приложением форм документов и инструкций по их составлению. По каждому документу в графике  указывают исполнителя (составителя), адресат (службу, куда поступает документ), сроки представления и обработки. Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм и др. Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всеми  работниками бухгалтерии. ¹

    Как говорилось, информационный поток сонаправлен материальному, т.е. информация сопровождает любое передвижение ресурсов. При этом материальный поток сопровождается следующими документами.

    1. Сырье и материалы поступают  на предприятие от поставщиков,  подотчетных лиц, закупивших материальные  ценности за наличные, в результате  списания пришедших в негодность  основных средств и МБП, а  также из собственного производства.

    Одновременно  с отгрузкой продукции поставщик  высылает покупателю расчетные и  другие сопроводительные документы:

    -платежное  поручение или платежное требование-поручение  в двух экземплярах (один непосредственно  покупателю, другой - через банк);

    - товарно-транспортные накладные;

    - квитанции с железнодорожной  накладной.

    Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению. ²

    2. В отделе снабжения по поступающим  документам производят проверку  соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества  материалов и прочих договорных  условий. В результате такой  проверки на самом расчетном  или другом документе делают  отметку о полном или частичном  акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет  контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род, груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке, запроса 6 розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

    Проверенные расчетные документы из отдела снабжения  передают в бухгалтерию, а квитанции  транспортных организаций - экспедитору  для получения и доставки материалов.

    Экспедитор  принимает на станции прибывшие  материалы по количеству мест и массы. В случае обнаружения недостачи  мест или массы, .повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщикам. Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получению. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами. Первый из них составляют только на один определенный вид материала, во втором записывают все принятые материалы независимо от их количества. Приходный ордер подписывают экспедитор и заведующий складом. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными приходовать материалы разрешается без выписки приходного ордера. В случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, их приемку осуществляет комиссия и оформляет ее актом о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

    Если  материал перевозят автотранспортом, то в качестве первичного документа  применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй - для оприходования материалов получателем, третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением  к счету на оплату за перевозку  ценностей, четвертый - основанием для  учета транспортной работы и прилагается  к путевому листу.

    3. Перемещение материалов из одной  производственной единицы (цеха, отдела) данного предприятия в  другие оформляют накладной на  внутреннее перемещение. По данным  накладных, подписанных получателем  и сдатчиком, составляют группировочную ведомость учета движения материалов внутри предприятия.

    4. Расход материалов, ежедневно отпускаемых  в производство и на другие  нужды, оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются службой, на которую возложено лимитирование, в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт. Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй - с распиской получателя у кладовщика.

    5.Поступление  на склад материалов собственного  изготовления, отходов производства  оформляют однострочными или  многострочными накладными на  внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики  в двух экземплярах. Один из  них служит основанием для  списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад  и используется в качестве  приходного документа. Подотчетные  лица приобретают материалы за  наличные деньги. Документом, подтверждающим  стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или  акт (справка), составляемый в  порядке, установленном на предприятии,  в котором излагают содержание  хозяйственной операции с указанием  даты, места покупки, наименования  и количества материалов и  цены.

    6. Отпуск материалов сторонним  организациям или хозяйствам  своего предприятия, расположенным  за его пределами, оформляют  накладными на отпуск материалов  на сторону. Их выписывают в  двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материала. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

    Вместо  первичных документов по расходу  материала можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители  цехов-получателей расписываются  в получении материалов в самих  карточках складского учета, которые  становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках  проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки  записей по объектам калькуляции  и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем  учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов. ³

    На  предприятиях малого бизнеса отпуск материалов на производство продукции  и оказание услуг можно осуществлять упрощенными способами. Фактически израсходованные материалы по, их видам отражаются в актах или  отчетах о выпуске готовой  продукции. Акты составляются, как правило, -подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем предприятия акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

1.2. Понятие информационного потока

    Информационным    потоком    считают    совокупность    сообщений, циркулирующих внутри логистистической системы, а также между этой системой и средой, внешней по отношению к ней, необходимых для управления и контроля логистических операций.

    Сообщения, составляющие информационные  потоки выполняются на разных носителях:

    1) бумажных документах традиционного типа;

    2) электронных   документах   (магнитных и бумажных — перфоленте, перфокартах) и др.

    Сообщения могут быть и устными: телефонными, а также речевыми (общение без  телефона).

    В логистике выделяют следующие виды информационных потоков:

    - в зависимости от вида связываемых  потоком систем: горизонтальный и вертикальный;

    - в зависимости от места прохождения:  внешний и внутренний;

    - в зависимости от направления  по отношению к логистической  системе:

    входной и выходной.

    Горизонтальными называют информационные   потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного    уровня управления: предприятиями-поставщиками  и  предприятиями-потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров.

    Вертикальные - информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих  инстанций в подведомственные им звенья логистической системы: из корпорации холдинга в дочерние предприятия  и т.д.

    Внешними  являются информационные потоки, протекающие  в среде, внешней по отношению  к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий - партнеров (других логистических  систем) выступают внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит.

    Внутренние  информационные потоки - сообщения, циркулирующие  внутри одной логистической системы  ( предприятия, оптовой базы и др. ). Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы, остальные сообщения для ник внешние.

    Входные информационные потоки представляют собой  сообщения, входящие в логистическую  систему либо в одну из ее подсистем.

    Выходные  информационные потоки - сообщения, выходящие  за пределы одной логистической  системы либо одной из ее подсистем.

    Информационные  потоки разделяют по срочности: на обычные, срочные, очень срочные ("молнии" ). Соответствующая пометка (" срочная ", "молния") указывается на   носителе информации и служит   указателем срочности сообщения.

    Информационные  потоки различают по степени конфиденциальности (секретности).  Сообщения, содержащие коммерческую тайну, направляются с грифом (пометкой) о секретности документа. В том же порядке направляются сообщения, содержащие государственную тайну. Благодаря этому удается ограничить доступ к такого рода документам и предотвратить утечку важной информации. ⁴

    По  значимости информационные потоки почковых сообщений делят на простые, заказные и ценные. Заказные почтовые отправления принимаются с регистрацией, с выдачей отправителю квитанции об их приемке, вручаются адресату под роспись. За своевременность их доставки организации связи ведут контроль полнее, чем простых сообщений. Ценные сообщения имеют цену компенсации,   которую в случае их утери организации связи уплачивают подателю сообщения.

    По  скорости передачи сообщений информационные потоки классифицируют на быстрые и традиционные. Быстрые - факсимильная связь, электронная почта, телеграф, телетайп, телефон. Традиционными считаются почтовые сообщения.

    По  области охвата информационные потоки делят, на местные, иногородние, дальние, международные. В зависимости от этого различаются способ отправки сообщений, расходы на их отправку, порядок оформления, язык сообщения  и другие особенности подготовки и отправки сообщений.

    Важную  роль среди информационных потоков  играют сообщения документального  характера, которые оформляются  чаще всего на бумажных носителях  определенной формы, заполненных ,в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.

    Информационный  поток характеризуется такими показателями, как:

    - источник возникновения;

    - направление движения потока;

    - скорость передачи и приема;

    - интенсивность потока и др.

    Управлять информационным потоком можно следующим  образом:

    - изменяя направление потока;

    - ограничивая скорость передачи  до соответствующей скорости  приема;

    - ограничивая объем потока до  величины пропускной способности  отдельного узла или участка  пути. ⁵

    В  логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением. Часть информационных потоков в логистике обслуживает не материальные потоки, а процесс их формирования,    хранения ресурсов на складе, процесс внутризаводского и внурискладского перемещения материальных ресурсов.

    Поскольку логистика имеет дело с большими массами материальных ценностей, документальные сообщения в ней играют большую  роль. Потоки документов, используемые в логистике, разнообразны по форме, содержанию, методам и срокам хранения и другим признакам. В каждой логистической системе они подбираются в соответствии с установленными в ней правилами учета, планирования и контроля приемки расхода материальных ресурсов и их запасов на складах. Документальное обеспечение логистического процесса -важная задача логистики.

    Информационные  потоки в логистике формируются  в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда бывает изоморфным (полным).

    Часто информационные и материальные потоки протекают в   разных временных интервалах. Так, материальный поток может прибыть в заданное место, а документы на него сюда могут быть еще не доставлены. Тогда материальный поток считается неотфактурованными поставками, принимается получателем на ответственное хранение и лишь потом, после прибытия документов, проверяется соответствие прибывших материалов этим документам.

    Может быть и наоборот: документы на груз прибыли на место назначения, а  материальный поток находится еще  в пути следования. Такие документы  фиксируются как основание для  учета "запасов в пути" и  после прибытия груза сверяются  с его составом и объемом.

    Предпочтительнее  вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением  материальных потоков. Это дает возможность  лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда. ⁶

    Информационные  потоки должны быть адекватны материальным потокам в части характеристики этих потоков. Но такое соответствие есть не всегда: в ряде случаев оформляются  документы,   общие для нескольких потребителей-получателей, и тогда в них отражается информация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя данных ресурсов.

    Есть  и другие несоответствия информационных потоков материальным.

    Информационные  потоки характеризуют о помощью ряда оценок:

    1) по источнику возникновения;

    2) направлению;

    3)объему;

    4) периодичности;

    5) порядку согласования;

    6) порядку утверждения;

    7) срокам действия;

    8) порядку хранения и др.

    1. Источники возникновения сообщений  могут быть  различными - от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков. Таковы сообщения, например, паводковой комиссии об аварии моста и его разрушении, сделавшие невозможным проезд по нему и требующие движения по иному маршруту.

    2. По направлению информационные  потоки могут быть горизонтальными  (туда и обратно) и вертикальными  (сверху вниз и обратно). Горизонтальными  называют сообщения между участниками  логистического процесса одного уровня- равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним - руководящим и нижним - подчиненным. Таковы, например, сообщения дирекции предприятия руководителям цехов и ответы на них.

    Направление информационного потока трактуется и по-другому: как прямое и косвенное. Прямое направление - партнеру (руководителю) или другому адресату - для исполнения требований, имеющихся в сообщении. Косвенное направление информационного  потока - направление копий сообщений для сведения, ознакомления с данным вопросом, без участия в его решении.

    Есть  и третий вариант определения  понятия "направление информационного  потока" - учет географического или  территориального адресата его назначения:

    на  Крайний Север, Дальний Восток, Украину  и другие страны, либо область (край), город, населенный пункт назначения сообщения.

    3. Объем информационных потоков  учитывают несколькими способами.  Один из них - учет размеров  потока по числу: документов; листов  в потоке; страниц в потоке; пачек  документов. Этот способ применяют  для определения объема больших  информационных потоков.

    Второй  способ учета объема информационных потоков применяют для малых  потоков. При нем объем потока определяют числом строк и документе - документо-строк или числом слов в сообщении - в телеграммах.

    Третий  способ - учета числа знаков в  сообщении - оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения  для учета потребности в магнитных  носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в других случаях. , -

    4. Периодичность информационных потоков  характеризует частоту их формирования. В логистике многие информационные  потоки - разовые, не повторяются  и создаются один раз на  каждый материальный поток, параллельно  с ним, чуть ранее или чуть  позже. Но некоторые информационные  потоки в логистике оформляют  один раз в месяц, ежеквартально  и с другой частотой. Такова, к  примеру, отчетность по движению  материальных ресурсов. ⁷

    5. Информационные   потоки документального характера проходят при оформлении определенную процедуру согласования. Плановые сообщения на предприятиях,  к примеру,  согласуют с руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.

    6. Каждое   документальное   сообщение   информационного потока утверждается - подписывается определенными лицами: генеральным директором, исполнительным директором, их заместителями и т.д. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.