Организация учета расчетов с подотчетными лицами. 3

 ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВЯТСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» 

ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ 

Кафедра бухгалтерского учёта и налогов 
 

Регистрационный номер _______________

Дата сдачи ___________ 
 

Курсовая  работа

по дисциплине

«Бухгалтерский  финансовый учёт» 

на тему: «Учёт расчётов с подотчётными лицами» 
 

Студентки группы БА-32

Сергеевой Сусанны Владимировны

Руководитель___________________

Дата  сдачи: «__»____________2007г 
 
 

Киров

2007 

Содержание 

Введение___________________________________________________________3

1. Теоретические и методические основы учёта расчётов с подотчётными лицами_____________________________________________________________5
2. Организационно-экономическая характеристика ООО «Конкорд плюс К»_20
3. Учёт расчётов с подотчётными лицами______________________________27
0. 3.1 Организация расчётов с подотчётными лицами_____________________27
0. 3.2 Документальное оформление расчётов  с подотчётными лицами______28
0. 3.3 Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами_________________________________________________________30
0. Заключение________________________________________________________37

Библиографический список___________________________________________40

Приложения

Введение 

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

     Выбор  темы связан с актуальностью данной проблемы, существующей в бухгалтерском  учете. Своевременное выявление нарушений в документальном оформлении и отражении в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль  и подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм, что позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

     Цель  работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организацию контроля расчетов с подотчетными лицами. Для решения цели  работы мною были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть теоретические основы организации учета  расчетов с подотчетными лицами
2. Проанализировать деятельность действующего предприятия в  области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств
3. Изучить основные нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами
4. Выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

     Объектом  исследования выбрано Общество с Ограниченной Ответственностью “Конкорд плюс К”. Период исследования: 2005-2006г. Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные ООО «Конкорд плюс К».   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Теоретические и методические основы учёта расчётов с подотчётными лицами

     При осуществлении хозяйственной деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные расходы, на операционные и хозяйственные расходы. Указанные  денежные средства выдаются из кассы под отчёт работникам организации (они именуются подотчётными лицами). Правила выдачи и представления отчётности по использованию подотчётных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утверждённым ЦБ России 09.10.2002 №199-П [6]. Основанием для выдачи подотчётных сумм являются приказы руководителя организации или командировочные удостоверения. Подотчётные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации. Выдача наличных денег под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается. Выдача подотчётных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчётной суммы. Расходование подотчётных сумм на иные, не указанные цели не допускается. Выданные, но не израсходованные подотчётным лицом суммы, подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером. В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером.

Таблица 1 – Бухгалтерские проводки по учёту расходов с подотчётными лицами. (приложение 1)

     В соответствии с ТК РФ [4] служебной командировкой признаётся поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В командировку может быть направлен только работник организации. Поездка гражданина, выполняющего работу по гражданско-правовому договору, не должна рассматриваться в качестве командировки, независимо от условий договора и характера выполняемой работы. Если организация всё же возмещает такому работнику командировочные расходы, то они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за саму выполненную работу по договору. Расходы на командировки учитываются только при наличии подтверждений о производственном характере поездки (командировки). Выдача наличных денег под отчёт на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

     Для оформления и учёта служебного задания  для направления в командировку, а также отчёта о его выполнении применяется унифицированная форма  № Т-10а «Служебное задание для  направления в командировку и  отчёт о его выполнении». Служебное  задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передаётся в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о  направлении в командировку по форме № Т-9а. Направление работника в командировку оформляется командировочным удостоверением. Командировочное удостоверение составляется  по форме №Т-10 и служит документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и убытия из него).

     Работники в последующем должны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки представить авансовый отчёт  в бухгалтерию об израсходованных  суммах с приложением оправдательных документов и произвести окончательный расчёт по ним. Авансовый отчёт подаётся в установленной унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчёт», проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем организации. На основании данных, отражённых в авансовом отчёте, бухгалтерия списывает с подотчётного лица фактически израсходованные денежные средства.

     При зарубежных командировках командировочное  удостоверение не оформляется. Время  фактического пребывания работника  в заграничной командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении государственной границы РФ. [27] Направляя сотрудника в командировку, компания может выдать ему на командировочные расходы корпоративную банковскую карту. Они бывают рублёвые и валютные. Расчётная банковская карта используется для совершения операций (в пределах суммы денежных средств, установленной банком-эмитентом карты), расчёты по которым осуществляются за счёт денежных средств организации, находящихся на её банковском счёте, или кредита, предоставляемого банком организации в соответствии с договором банковского счёта при недостаточности или отсутствии на банковском счёте денежных средств (овердрафт). Используя расчётные банковские карты, организации могут осуществлять операции по получению наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ, причём организации могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счёта юридического лица, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счёта (п. 2.6. Положения ЦБ РФ от 24.12.04 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платёжных карт» (далее – Положение)) [7]. Общие правила документооборота при расчётах по операциям с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление оправдательных документов на бумажном носителе (квитанций банкоматов – слипов). В частности, п. 3.3. Положения установлены такие обязательные реквизиты квитанций банкоматов, как:

1. идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платёжных карт;
2. вид и дата совершения операции;
3. сумма и валюта операции;
4. сумма комиссии (если имеет место);
5. код авторизации;
6. реквизиты платёжной карты.

     При осуществлении подотчётным лицом во время зарубежной командировки расходов, оплаченных им в иностранной валюте с помощью рублёвой карты, следует учитывать следующее. Валютные средства в этом случае не зачисляются на счёт клиента и не списываются с него, поскольку валюта, полученная кредитной организацией-эмитентом, перечисляется по назначению без зачисления на счёт клиента (п 2.6. Положения). В результате конверсионных операций, осуществляемых банком в  связи с приобретением иностранной валюты для оплаты расходов работника и перечислением её по назначению, сам клиент непосредственно не осуществляет валютных операций и валютных обязательств у него не возникает, а все расчёты, произведённые работником во время загранкомандировки, учитываются в рублях. Когда на дату фактически произведённых подотчётным лицом расходов денежные средства с расчётной банковской карты ещё не списаны банком-эмитентом, сумма произведённых, но не списанных с расчётного карточного счёта расходов подлежит отражению на счёте 57 по курсу соответствующей иностранной валюты, установленной ЦБ РФ на дату осуществления расходов. Учитывая, что расчёты по обязательствам производились исходя из курса иностранной валюты, датой признания в бухгалтерском учёте рассматриваемых расходов является день утверждения авансового учёта (ПБУ 3/2000) [14]. В целях налогообложения прибыли расходы на командировки признаются на дату утверждения авансового учёта (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ) [1]. Расходы организации в виде отрицательной (положительной) разницы, образующейся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты от официального курса продажи (покупки) иностранной валюты от официального курса прибыли ЦБ РФ, признаются в целях налогообложения прибыли внереализационными расходами (подп. 6 п. 1 ст. 262 НК РФ) [33]

     В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• Расходы по проезду;
• Расходы по найму жилого помещения;
• Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• Иные расходы, произведённые работником с разрешения работодателя.

Для целей  бухгалтерского учёта все виды командировочных  расходов для работника коммерческих организаций не нормируются и  компенсируются работнику полностью  в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.д.). В соответствии с ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Изменения, внесенные с 1 января 2005г. в ст. 168 ТК РФ, дают возможность коммерческим организациям возмещать командировочные расходы своим работникам в меньшем размере, чем установленные Правительством РФ для бюджетных учреждений нормы.

      Для целей налогообложения прибыли, расходы на служебные командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством  и/или реализацией готовой продукции (работ, услуг). В частности, для целей налогообложения могут учитываться следующие расходы:

• На проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• На наём жилого помещения;
• Суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
• На оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Для целей  налогового учёта расходы по проезду  к месту назначения и обратно  не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере  фактических затрат при наличии  подтверждающих документов (проездные  документы, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.п.). В соответствии с письмом Министерства финансов РФ от 12.05.1992 № 30 [9] затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются по фактическим расходам, подтверждёнными соответствующими документами. В соответствии с постановлением правительства РФ от 11.03.1999 № 277 [10] стоимость комплекта постельного белья может быть включена в стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом).

      По  статье «найм жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гостинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

      Таким образом, для целей налогообложения  нормируются только суммы суточных и полевого довольствия. С 1 января 2002г. приказом Министерства финансов РФ от 06.07.2001 №49н [11] и постановлением правительства РФ от 08.02.2002 №93 [12] установлены следующие нормы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения на территории РФ:

Таблица 2 - Нормы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения на территории РФ (приложение 2)

С 1 января 2005г. размеры выплаты суточных и  предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены приказом Министерства финансов РФ от 02.08.2004 №64н. [13]

      Работникам геолого-разведочных и топографно-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и  топографно-геодезические работы на территории РФ, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней, должно выплачиваться полевое довольствование. Постановлением правительства РФ от 08.02.2002 №93 установлены следующие нормы по ежедневному полевому довольствию:

• за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 руб.;
• за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 руб.;
• за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 45 руб.;
• за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - 50 руб.

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно (включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями), а также по расходам по найму жилого помещения, подлежат вычету при расчётах с бюджетом при соблюдении определённых условий.

      При оплате за наличный расчёт услуг по найму жилого помещения, по перевозке  работников к месту служебной  командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями, основанием для регистрации в книге покупок и вычета сумм НДС, уплаченных по таким услугам, являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчётности с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС. Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчётности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС хранятся у организации-покупателя в журнале учёта получены счетов-фактур. При отсутствии бланков строгой отчётности основанием для вычета сумм НДС является счёт-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС). Оплаченные работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно, не подтверждённые документально, не учитываются для целей налогообложения, т.е. не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. При отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Таблица 3 - Отражение операций по учёту командировочных расходов в пределах установленных норм следующими проводками.(приложение 3)

     Порядок направления работников в командировку за пределы РФ регулируется нормами ТК РФ. Необходимым условием для направления работника в зарубежную командировку является издание приказа о командировании. При наличии валютных средств на текущем валютном счёте организация в установленном порядке может получить наличную иностранную валюту в уполномоченном банке. При отсутствии валютных средств на валютном счёте в банке организации могут без специального разрешения ЦБ России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов. Покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена.

Таблица 4 - Операции по учёту расходов на загранкомандировки. (приложение 4)

      Компенсация работнику расходов, не признаваемых командировочными в соответствии с положениями локального нормативного акта или коллективного договора, на основании требований ст. 211 НК РФ является доходом сотрудника, полученным в натуральной форме, и подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц. В целях бухгалтерского учёта командировочные расходы согласно ПБУ 10/99 [15] признаются расходами по обычным видам деятельности. В соответствии с п.24 Положения по ведению бухгалтерского учёта и отчётности в РФ, записи в бухгалтерском учёте по операциям в иностранной валюте производится в рублях в суммах, определяемых путём пересчёта иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции. Суммы выданного работнику в иностранной валюте аванса пересчитываются в рубли по курсу валюты, установленному ЦБ РФ на дату выдачи денежных средств из кассы. Сумма расходов, произведённых работником в иностранной валюте во время пребывания в командировке, а также погашение задолженности в иностранной валюте по выданным под отчёт суммам, пересчитывается в рубли по курсу, установленному ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчёта. Командировочные расходы, выраженные в иностранной валюте, в целях налогообложения прибыли пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчёта.

      Порядок исчисления суточных при направлении  работников в загранкомандировки установлен совместным письмом Минтруда РФ и  Минфина РФ от 17.05.96 № 1037-ИХ [25]:

1. со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются в норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется работник;
2. со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ суточные выплачиваются по норме, установленной при командировках в пределах РФ;
3. если работник находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направлялся.

Если  при нахождении в загранкомандировке сотрудник посещал страны, в которых установлен безвизовый режим пересечения границы, даты пересечения границы могут определяться в соответствии с датами, указанными в проездных документах (авиа- и железнодорожных билетах) или в командировочном удостоверении (если в организации принято решение о составлении такого документа). Такие разъяснения в отношении командировок в страны СНГ содержатся в письме Минфина РФ от 20.04.99 №04-02-05/1. [16] С точки зрения Е.А. Слуцкой [32], «аналогичный способ определения даты пересечения границы может быть использован также при командировках в страны Евросоюза в случае посещения нескольких государств, если при въезде в такие страны не требуется получения дополнительной визы». В целях исчисления налога на прибыль суточные, согласно требованиям подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ. Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 93 [17] утверждены нормы суточных, выплачиваемых за каждый день пребывания работника в зарубежной командировке. Если организацией установлены иные, более высокие по сравнению с утверждёнными Постановлением № 93 нормативы, то суммы превышения указанных норм не могут быть учтены в целях налогообложения. При исчислении НДФЛ в доход работника, подлежащий налогообложению, согласно требованиям п. 3 ст. 217 НК РФ не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Кроме того, в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению в части ЕСН суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. В целях исчисления НДФЛ и ЕСН законодательством не регламентирован порядок определения размера суточных. Необходимо заметить, что нормативы, утверждённые Постановлением №93, не могут применяться в целях исчисления НДФЛ и ЕСН, поскольку указанное постановление устанавливает нормы суточных, применяемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций. Суммы вышеуказанных превышений не подлежат включению в налоговую базу по исчислению НДФЛ и ЕСН, поскольку такие выплаты являются компенсационными расходами, связанными с выполнением работником поручения работодателя вне места нахождения организации. Аналогичная позиция в отношении исчисления НДФЛ изложена в постановлении ВАС РФ от 26.01.05 № 16141/04, в отношении ЕСН – в информационном письме Президиума ВАС РФ от 14.03.06 № 106 (п. 6). [8] Учитывая положения действующего трудового и налогового законодательства и отсутствие принятых в установленном порядке специальных норм, а также вышеназванные решения ВАС РФ и Президиума ВАС РФ, при утверждении организацией в коллективном договоре  или локальном нормативном акте размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками, выплаты, в частности при возмещении суточных, не подлежат включению в налоговую базу при исчислении НДФЛ и ЕСН.

      Согласно  требованиям подп. 12 п. 1 ст 264 НК РФ расходы  по найму жилого помещения при  условии документального подтверждения  признаются прочими расходами, учитываемыми при исчислении налога на прибыль. При этом п. 1 ст. 252 НК РФ предусмотрено, что экономически оправданные затраты (включая расходы по найму жилого помещения во время загранкомандировки) подтверждаются документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены расходы. Налоговым кодексом прямо предусмотрено, что отдельные расходы не подлежат включению в состав расходов в целях налогообложения прибыли по найму помещения в период командировки, например, расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В некоторых случаях в первичных документах, составленных в иностранном государстве (например, в счетах гостиниц), в перечне оказанных услуг отдельно выделены суммы налога (НДС и (или) иных налогов). Действующее налоговое законодательство в целях исчисления прибыли не регулирует порядок учета налогов, уплаченных в соответствии с законодательством других государств. Вместе с тем, поскольку осуществление таких расходов является обязательным и работник организации не может отказаться от оплаты предъявленных налогов, выделенных в счете гостиницы, а данные расходы связаны с осуществлением производственной деятельности (служебного задания), по мнению Е.А. Слуцкой [32], такие расходы правомерно рассматривать как экономически обоснованные в составе командировочных. Кроме того, расходы в виде налогов, уплаченных по законодательству других стран, не поименованы в перечне расходов, не принимаемых для целей налогообложения прибыли (ст. 270 НК РФ). Учитывая изложенное, выделенные в первичных документах суммы НДС и (или) иных налогов, уплаченных в соответствии с законодательством других стран, следует рассматривать как экономически оправданные затраты и учитывать при исчислении налогooблагаемой прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичная позиция относительно уплаченных за границей сумм НДС выражена в письме МНС РФ от 03.08.04 № 02-5-10/48 [19], в письмах УФНС РФ по г. Москве от 03.11.04 № 26-12/71411 [20], от 03.11.04 № 26-12/71401, от 01.06.04 № 2612/37834. В отношении исчисления НДФЛ фактически осуществленные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, не включаются в доход, подлежащий налогообложению. В случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты не подлежат налогообложению НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ). В целях налогообложения ЕСН положениями подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ установлено, что фактически осуществленные расходы по найму жилого помещения не подлежат включению налоговую базу по этому налогу в случае их документального подтверждения. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

      В бухгалтерском учете расходы  по оплате услуг связи подлежат отражению  в составе расходов по обычным  видам деятельности.

В налоговом  учете эти расходы принимаются при условии их обоснованности и документального подтверждения в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

     Для подтверждения производственного  характера расходов, связанных с телефонными переговорами, необходимо наличие расшифровок телефонных переговоров гостиницы с указанием номеров абонентов. Если в расшифровке счета указаны номера телефонов офиса организации, например, в части телефонных переговоров с работниками офиса по производственным вопросам, которые возникли в ходе командировки, или телефонные номера контрагентов, переговоры с которыми связаны с выполняемой сотрудником во время командировки работой (служебным заданием), то такие затраты могут быть учтены в целях налогообложения прибыли. Для квалификации услуг связи сети Интернет, указанных в счете гостиницы, в качестве документально обоснованных затрат и признании их в целях налогообложения прибыли, также необходимо соответствующее подтверждение целесообразности этих расходов (например, путем предоставления копий осуществленной с контрагентами электронной переписки). НДФЛ и ЕСН суммы возмещения подтвержденных в производственных целях расходов по оплате услуг связи не облагаются (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Когда организация производит компенсацию телефонных и иных расходов, осуществленных работником в период командировки в личных целях, суммы компенсации подлежат включению в состав доходов работника, облагаeмых НДФЛ, в качестве доходов в натурально форме.

      Работодатель  обязан компенсировать работнику, направляемому в загранкомандировку, расходы на оформление визы в связи с тем, что данные расходы являются обязательным условием для осуществления зарубежной поездки. Согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы, связанные с оформлением и выдачей виз, признаются в налоговом учете в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии соблюдения требований п. 1 ст. 252 НК РФ. Таким образом, расходы, связанные с оформлением и выдачей виз командируемому сотруднику, признаются расходами организации как в бухгалтерском учете, так и для целей налогообложения прибыли. Необходимо заметить, что в некоторых СЛУ-1 чаях обязательным условием для оформления визы является оформление полиса медицинского страхования ("медицинской страховки") направляемого в командировку сотрудника. В таком случае при наличии документов со стороны посольства, подтверждающих необходимость страхования и наличие медицинского полиса, его стоимость можно признать как экономически оправданные затраты для целей налогообложения прибыли и бухгалтерского учета. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина РФ от 20.10.99 N2 04-06-05. Вместе с тем налоговые органы придерживаются противоположной точки зрения, а именно невозможности учета в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, затрат на обязательное медицинское страхование, связанных с получением визы. Налоговым законодательством (п. 6 ст. 270 НК РФ) установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде взносов на добровольное страхование, помимо указанных в ст. 255 и 263 НК РФ (письмо УМНС РФ по г. Москве от 18.02.04 № 26-08/10738 [23], письмо МНС РФ от 11.11.03 N2 02-4-08/365-АП473 [24]). B связи с этим высока вероятность того, что включение организацией затрат на медицинское страхование, необходимое для получения визы, в состав расходов при исчислении налога на прибыль приведёт к разногласиям с контролирующими органами.