Организация учета расчетов с подотчетными лицами на примере ЖСК «СИГНАЛ»

Содержание

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работникам, организации, получающие денежные средства на указанные нужды для целей бухгалтерского учета называются подотчётными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами имеют месть практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны, поскольку включают в себя приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на служебные командировки по территории Российской Федерации и за границу и другие расходы.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. В условиях функционирования предприятий, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами, производства работ в разных точках страны, а так же необходимость использования наличных денежных средств, актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

Целью работы является рассмотрение теоретических основ расчетов с подотчетными лицами, оценка состояния учета расчетов на примере конкретной организации порядок учета и разработка предложений по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.

 Для решения цели  работы мною были поставлены следующие задачи:

-  раскрыть сущность и значение расчетов с подотчетными лицами;

-  описать операции  предприятия с подотчетными лицами;

-  изучить виды расходов по расчетам с подотчетными лицами;

-  дать организационно-экономическую характеристику организации;

- изучить нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами;

- разработать предложения и рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.

Объект исследования – ЖСК «Сигнал» г.Ульяновск. ». Деятельность кооператива направлена на строительство, управление и обслуживание жилых и нежилых помещений для членов кооператива. Деятельность строится на принципах добровольности, имущественной взаимопомощи, окупаемости и самоуправления. Кооператив является некоммерческой организацией. Предметом исследования данной курсовой работы является система организации учета расчетов с подотчетными лицами

Методологической основой  написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению  бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные ЖСК «Сигнал» 

1 Экономическая сущность операций с подотчетными лицами

          1.1 Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе  и совместителей), которым выдаются из кассы денежные средства для оплаты приобретаемых им за наличный расчет материалов, работ (услуг) с условием представления отчета об их использовании.

В бухгалтерском учете  расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71-счет активно-пассивный по отношению к   балансу. По дебету отражается сальдо дебетовой задолженности перед организацией, оборот по дебету отражает сумму выданного аванса под отчет. Сальдо начальное по кредиту отражает сумму перерасхода авансового отчета, т.е. кредиторская задолженность перед работником организации. Оборот по кредиту означает утверждение расходов подотчетным лицам и их принятие. В отчетности сальдо по счету 71 отражается развернуто. Аналитический учет ведется по каждой сумме выданной в под отчет. Для получения синтетических данных по счету 71 используется журнал-ордер №7  и ведомость № 7.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет, размер аванса, сроки, а которые выданы на хозяйственно-операционные и командировочные расходы сотрудникам установлены в Положении "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" от 12.10.2011 № 373-П [3,с.4].

Оправдательным документом о целевом использовании полученных в под отчет сумм является авансовые  отчеты, форма АО-1. К авансовому отчету прикладываются  первичные документы, подтверждающие целевое использование полученных средств (счета гостиницы, проездные документы, счета фактуры, накладные, товарные чеки, акты выполненных работ и т.д.)

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. К ним могут относиться следующие расходы:

- приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров;

- оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на служебные командировки по территории Российской Федерации и за границу и другие расходы.

Тема расчетов предприятий  с сотрудниками, выезжающими  в  служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

Согласно Положению, работник может получить деньги при условии, что долг по предыдущему авансу погашен полностью. Работник обязан не просто отчитаться по предыдущему авансу (сдать авансовый отчет), как было раньше, а именно полностью вернуть остаток предыдущего. Работник для получения денежных средств под отчет пишет заявление, в котором указывает сумму денежных средств и цели выдачи. В течение, например, 2 дней руководитель рассматривает заявление и на нем указывает свое решение: сумму и срок выдачи, ставит подпись и дату.

При выдачи денежных средств организация обязана:

- определить сумму подотчетных средств и срок, на который он выдается;

-получить от подотчетного лица отчет о расходах не позднее 3х рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

-выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

-запретить передачу подотчетных денежных средств о одного работника другому;

-определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет должны соблюдать правила работы с наличностью [12, с.7.].

Если возникает необходимость  в выдаче наличных денег лицу, не указанному в приказе, можно составить  отдельный приказ, где указывается  фамилия и должность сотрудника, срок на которой ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию.

Каждого сотрудника, чья  фамилия включена в перечень подотчетных  лиц, необходимо под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

Причем при наличии  задолженности за подотчетным лицом  по ранее выданному авансу выдача новых денежных средств в под  отчет не допускается.

    1.2 Виды расходов по расчетам с подотчетными лицами

В организациях наличные денежные средства в основном выдаются на 2 основных группы расходов:

1. хозяйственно-операционные расходы
2. командировочные расходы

Под расходами на хозяйственно-операционные нужды обычно подразумевают расходы учреждения по приобретению канцелярских  или хозяйственных товаров, материальных ценностей, на оплату мелкого ремонта.

Оплачивая те или иные расходы, подотчетное лицо действует от имени учреждения, следовательно,  должно соблюдать предельный размер расчетов наличными, который в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.07г.  №1843-У «О предельном размере расчете наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» равен 100 000 руб. по  одной сделке.  При нарушении установленного лимита расчетов учреждение может быть оштрафовано. Причем сумма штрафа составляет от 40 000 до 50 000 руб. и налагается на организацию, от имени которой выступает подотчетное лицо. За это нарушение административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. может быть наложен на руководителя организации.

На практике возникает  ситуация, когда подотчетное лицо в действительности не являются таковыми, т.к. фактически не получают денег под  отчет. Они оплачивают товарно-материальные ценности за счет своих средств, а затем на основании авансового отчета учреждение компенсирует им произведенные расходы. Такую операцию нельзя назвать подотчетом, а сотрудника, потратившего свои деньги на нужды учреждения – подотчетным лицом. Отчитываться ему не за что: средств от учреждения до совершения операции он не получал. Напротив, сотрудник какое-то время кредитовал организацию. Налицо своеобразный «подотчет наоборот». Данную операцию следует рассматривать как использование учреждением заемных средств.

Следующим видом расходом, на осуществление которых производится выдача денежных средств в наличной форме, являются расходы на служебные  командировки. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Следует отметить, что  согласно Положению «об особенностях направления работников в служебные  командировки», утвержденному Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749 поездка работников в территориально обособленное подразделение также является служебной командировкой.

Трудовым Кодексом предусмотрено, что руководитель учреждения не вправе отправить в служебную командировку следующих работников:

- беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);

-женщины имеющих детей в возрасте до 3 лет. Они могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено медицинскими рекомендациями;

- сотрудников, не достигших возраста 18 лет, за исключением творческих работников СМИ, театров, концертных организаций и т.д;

- сотрудников, работающих по ученическому договору (если командировка не связана с их профессиональной подготовкой) [1, c.3613].

С 1.01.2009г. суточные, выплаченные  командировочным сотрудникам, списываются на расходы в полном объеме, без ограничений.

Размеры компенсационных  выплат зависят от места командировки. По этому основанию законодательство РФ выделяет два вида командировок в переделах РФ и в зарубежные страны.

В случае направления  в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом. Предприятиям, направляющим работников в служебные командировки за границу следует обеспечивать командируемых работников необходимыми средствами в иностранной валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах, обусловленных их реальными потребностями в стране пребывания, включая непредвиденные расходы в пути и непосредственно по прибытии к месту назначения [11, c.336].

За время пребывания в командировке работнику выплачиваются  суточные, также  возмещаются расходы:

-по проезду;

-провозу багажа;

-по найму жилого  помещения;

-на получение загранпаспорта  и виз;

-расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

-иные обязательные  платежи, сборы.

Краткосрочной считается  командировка, если подотчётное лицо находится за границей не более 60 дней[11, c.338].

С 1.01.08 размер суточных составляет 2500 рублей.  Работникам, выехавшим за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы[12,c.439].

Валюта и форма расчетов с подотчетным лицом, связанных  с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяется по договоренности между руководителем организации и подотчетным лицом. В случае неполного использования подотчетным лицом  полученного аванса в наличной иностранной валюте для опалы командировочных расходов задолженности погашаются им путем внесения в кассу организации наличной иностранной валюты, дорожных чеков[13,с.128].

Направление работников организации в командировку производится руководителями этих организаций. Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001г. № 26 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, среди которых предусматривается форма № Т-10а «Служебное задание для направление в командировку и отчет его выполнении», которая применяется для оформления и учета служебного задания при направлении в командировку, а также отчета его выполнении.

Служебное задание подписывается  руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый  работник. Утверждается руководителем  организации или уполномоченным им лицом и передает в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.

Для оформления и учета  направления работника в командировку применяются форма Т-9 «Приказа о направлении в командировку», которые заполняются работником кадровой службы, подписываются  руководителем организации или  уполномоченным им лицом.

При необходимости указывается  источники оплаты сумм командировок  расходов, другие условия направления  в командировку.

Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, в котором указывается время прибытия в пункт назначения и время убытия из него является «Командировочное удостоверение» (форма Т-10). Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа о направлении в командировку. В командировочном удостоверении делаются отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него. Работником (подотчетным лицом), прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполнении работы в форме № Т-10а, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом с приложением оправдательных документов.

Командированному работнику  перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных [10,с.526]

Для определения размера  командировочных рекомендуется  составлять смету на командировочные  расходы. В смете указывается:

-место командировки;

-срок командировки;

-стоимость проезда;

-расходы на проживание;

-размер суточных.

Кроме перечисленных  выше документов, используемых в организациях для документального оформления расчетов с подотчетными лицами, выезжающими  в командировки, также могут применяться:

-приказ об установлении  повышенных норм командировочных  расходов;

-договоры гражданско-правового  характера с лицами, выезжающими  в служебные командировки за  счет проверяющей организации;

-контракты с иностранными  партнерами, договоры;

-письма-приглашения.

Таким образом, организации  имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы сотрудникам  своих подразделений, филиалов, не имеющих  самостоятельного баланса и находящихся вне района деятельности организации.

1.3 Нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными  лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный уровень. Один из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначении и статуса нормативные документы  целесообразно представить в  виде следующей системы:

1) 1-ый уровень (законодательный) – определяет сущность  бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

2) 2-й уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета  и представления информации в бухгалтерской отчетности

3) 3-й уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

4) 4-й уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формирует свою учетную  политику.

В  силу того, что расчеты  с подотчетными лицами затрагивают  несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Порядок  выдачи денежных средств в подотчет, размер аванса, сроки, а которые выданы на хозяйственно-операционные и командировочные расходы сотрудникам установлены в Положение « О порядке введение кассовых операций монетами и банкнотами банка России от 12.10.2011г

В связи с тем, что  расчеты с подотчетными лицами осуществляется в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка России от 20.06.2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчете наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», в соответствии с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. Данный нормативно-законодательный акт относится к третьему уровню.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение  предприятия в разрезе налога на доходы физических лиц, т.е. они находят  свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ.  Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует  порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет. Налоговый Кодекс также является актом первого порядка.

Кроме того расчеты с  подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету № 10/99 «Расходы организации», которое относится к третьему уровню нормативных актов.

При оформлении командировочных  расходов учитываю нормы Трудового  Кодекса РФ, который оговаривает  перечень лиц,  которые могут быть направлены в командировку. Трудовой Кодекс относится к первому уровню законодательных актов.

Основными документами  четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

- учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 06.10.2008г. №106н;

- утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

- приходный кассовый ордер (форма КО-1) – выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

- расходный кассовый ордер (форма КО-2)-выписывается при выдачи денежных средств под отчет;

- командировочное удостоверение (форма № Т-10) определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

- служебное задание для направление в командировку и отчет  о его выполнении (форма № Т-10а);

- авансовый отчет с приложением  подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и  т.д.).

- утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

Таким образом, можно  сделать вывод, что учет расчетов с подотчетными лицами регламентируется достаточно широким кругом нормативно-законодательных  актов различных уровней, часть  из которых устанавливаются государством, а часть – индивидуально на каждом предприятии в соответствии с его организационно-правовой характеристикой и особенностями.

2 Организация учета расчетов  с подотчетными лицами на примере  ЖСК «СИГНАЛ»

2.1 Организационно - экономическая характеристика предприятия

Полное наименование кооператива: Жилищно-строительный кооператив «СИГНАЛ». Деятельность кооператива  направлена на строительство, управление и обслуживание жилых и нежилых  помещений для членов кооператива. Деятельность строится на принципах добровольности, имущественной взаимопомощи, окупаемости и самоуправления. Кооператив является некоммерческой организацией, созданный и действующий в соответствии с положениями Гражданского кодекса Российской Федерации, Жилищного кодекса Российской Федерации, Федеральным законом «О некоммерческих организациях», других законодательных и иных нормативных актов. Кооператив создан для удовлетворения потребностей граждан и юридических лиц в жилье путем строительства многоквартирных домов в г. Ульяновск за счет собственных и привлеченных средств, а также управление жилыми и нежилыми помещениями.

Основными видами деятельности кооператива являются:

- управление и обслуживание жилых и нежилых помещений, мест общего пользования;

- аккумулирование финансовых средств и материальных ресурсов членов кооператива;

- организация охраны жилого дома, придомовой территории, имущества собственников и владельцев помещений;

- содержание и благоустройство придомовой территории;

- текущий и капитальный ремонт помещений, конструкций многоквартирного дома, инженерных сооружений;

- представление интересов членов кооператива в отношениях с третьими лицами по вопросам деятельности кооператива;

- консультирование членов кооператива по вопросам деятельности

кооператива; и т.д.

Органами управления кооператива являются:

- общее собрание (конференция представителей, если число участников общего собрания членов кооператива более пятидесяти) членов кооператива;

-  правление кооператива и председатель правления.

Органами управления дома  являются:

-  общее собрание  дома,

-  общее собрание подъезда.

Общее собрание (конференция) кооператива является высшим органом  управления кооператива. Правление  кооператива - коллегиальный исполнительный орган, избирается сроком на 3 года в  количестве не менее 25 человек по одному от каждого дома, из числа выдвинутых собраниями жильцов дома, и с учетом вновь строящихся домов, построенных за счет средств членов кооператива. Состав Правления избирается из членов кооператива на общем собрании (конференции). Правление кооператива из своего состава избирает Председателя правления кооператива простым большинством голосов присутствующих.

Рис. 1- Организационная  структура кооператива

Данному кооперативу  присуща линейно-функциональная структура управления. Эта структура наиболее полно совмещает принципы специализации управления и единоначалия. Обеспечивается высокий уровень подготавливаемых решений и комплексное руководство каждым отделом. В сфере ответственности председателя кооператива находится пять подразделений, каждое из которых имеет своего руководителя: юридический отдел, технический отдел, паспортный стол, общественно-информационный отдел и отдел бухгалтерии, в лице главного бухгалтера. Общественно-информационный отдел формирует информацию как внутри кооператива, так и внешнюю, от других источников и организаций. Паспортный стол координирует деятельность трех сотрудников, которые отвечают за оформление российских и заграничных паспортов, при переезде с одного места на другую квартиру, и прочих документов.

Согласно Уставу кооператив ведет оперативный, статистический и бухгалтерский учет в соответствии с законодательством РФ. В кооперативе ведется учет и хранение всей документации, подлежащей хранению в соответствии с законодательством. Все работы в кооперативе выполняются его членами или работниками на основе гражданско-правовых или трудовых договоров и оплачиваются в порядке и размерах, определяемых Председателем правления кооператива на основе сметы, утвержденной правлением.

2.2 Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами в организации ЖСК «СИГНАЛ» ведется согласно принятой учетной политике, утвержденная приказом председателем правления организации на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере №7, главной книге, согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000г. № 94н.

Учет по счету ведется  по каждому подотчетному лицу. По окончании  месяца оформляется журнал-ордер  и ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В организации определен перечень лиц, которые имеют право на получение наличных денег под отчет на хозяйственные нужны (приложение А). Данный перечень оформляется приказом, кроме того оформляется приказ об утверждении сроков отчета выданных подотчетных сумм (приложение Б).

Если же понадобилось выдать денежные средства под отчет  сотруднику, не указанного в перечне, то данное решение принимает старший  бухгалтер по согласованию с главным бухгалтером.  После того, как все необходимые документы будут оформлены и работники бухгалтерии проверяют, что данное подотчетное лицо является, необходим, бухгалтер выдает необходимую сумму. Следующим шагом является составление отдельного приказа с указанием фамилии, должности, срока, на который ему выдается сумма и дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет с оправдательными документами. Для получения денежных средств сотрудник пишет заявление на имя председателя организации, в котором просит выдать необходимую сумму для указанной цели. При согласии, председатель подписывает данное заявление (приложение В).

Согласно учетной политике ЖСК «СИГНАЛ» выдача денежных средств  под отчет производится на срок, в зависимости от цели расходования. По окончании срока работник должен в течение пяти рабочих дней отчитаться о произведенных расходах или сдать излишние денежные средства в кассу организации. Сводный учет ведется ежемесячно, а отчетность сдается за квартал и год.

При выдаче денежных средств  под отчет бухгалтер оформляет  расходный кассовый ордер, соблюдая наличие всех необходимых реквизитов, а подотчетное лицо ставит свою подпись и дату в ордере. Данная операция отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту 50 «Касса» субсчет 1 «касса организации».