Организация учёта расчётов с покупателями и заказчиками

1. Теоретические  основы организации учета расчетов с покупателями и заказчиками.

1. Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с покупателями и заказчиками в Российской Федерации.

Нормативное регулирование  расчетов с покупателями и заказчиками  по РСБУ осуществляется на четырех  уровнях.

 Первый уровень нормативного  регулирования представлен кодексами  и законами. В первую очередь,  это Гражданский кодекс Российской  Федерации и Налоговый кодекс  Российской Федерации (в части I и II), а также Таможенный кодекс Российской Федерации.

 Из законов наиболее  важным для учета расчетов  с покупателями и заказчиками  является Федеральный закон «О  бухгалтерском учете». В числе  других законов можно отметить  закон «О переводном и простом  векселе», закон «О валютном регулировании  и валютном контроле». 

 Из Указов Президента можно отметить, например, Указ Президента РФ от 23.05.1994 N 1005 (ред. от 17.05.2007 № 637) «О дополнительных мерах по нормализации расчетов и укреплению платежной дисциплины в народном хозяйстве», а также Указ Президента РФ от 21.11.1995 N 1166 (ред. от 01.08.2005 № 904) «О дополнительных мерах по укреплению платежной дисциплины по расчетам с Пенсионным фондом Российской Федерации».

 Второй уровень представлен  нормативными актами, изданными  министерством финансов РФ и  другими органами, которым предоставлено  право регулирования бухгалтерского  учета. При этом, согласно п.2 ст.5 закона «О бухгалтерском учете», в случае если нормативные акты, разработанные какими-либо министерствами и ведомствами, противоречат положениям и методическим указаниям Минфина, то последние имеют приоритет. Основными нормативными актами Минфина являются положения по бухгалтерскому учету (ПБУ). Наибольшее значение для учета расчетов с покупателями и заказчиками имеют следующие ПБУ:

1. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (от 24.12.2010 N 186н);
2. ПБУ 15/08 «Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию» (в ред. Приказов Минфина РФ от 6 октября 2008 г. N 107н);
3. ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (в ред. Приказов Минфина РФ от 24.12.2010 N 186н);
4. ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» (в ред. Приказов Минфина РФ от 24.12.2010 N 186н);
5. ПБУ 9/99 «Доходы организации» (в ред. Приказов Минфина России от 27.04.2012 N 55н).

 Третий уровень нормативного  регулирования представлен методическими  указаниями и инструкциями по  ведению бухгалтерского учета.  Примерами нормативных актов  данного уровня являются:

1. План счетов бухгалтерского учета с Инструкцией по его применению (в ред. Приказов Минфина РФ от 08.11.2010 N 142н);
2. Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС (Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137);
3. Письмо Минфина РФ от 05.02.2009 N 02-03-09/336 «О возврате дебиторской задолженности прошлых лет»;
4. Письмо ФНС РФ от 21.09.2007 г. N ВЕ-6-16/728 «О списании дебиторской задолженности»;
5. Письмо ФНС РФ «О порядке оформления Справки о дебиторской и кредиторской задолженности, определяемой в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 22.07.2005 N 119-ФЗ».

Четвертый уровень нормативного регулирования составляют рабочие  документы организации, формирующие  ее систему бухгалтерского учета. В  первую очередь это учетная политика фирмы (для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения) и рабочий план счетов, разработанные на основании Закона о бухгалтерском учете, ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», а также Плана счетов бухгалтерского учета. К учетной политике могут прилагаться используемые в компании формы первичных документов, график документооборота.

1.2. Характеристика счета «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»:

1. Предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками;
2. Дебетуется в корреспонденции со счетами 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на суммы, на которые предъявлены расчетные документы.
3. Кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств расчетов на суммы поступивших платежей (и суммы полученных авансов). При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

Если по полученному векселю, обеспечивающему задолженность  покупателя (заказчика), предусмотрен процент, то по мере погашения этой задолженности делается запись по дебету счета 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные  счета» и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (на сумму погашения задолженности) и 91 «Прочие доходы и расходы» (на величину процента).

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при  расчетах плановыми платежами –  по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность  получения необходимых данных по:

1. Расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
2. Неоплаченным в срок расчетным документам;
3. Авансам полученным;
4. Векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;
5. Векселям дисконтированным (учтенным) в банках;
6. Векселям, по которым денежные средства не поступили в срок

Учет расчетов с покупателями и заказчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о  деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» обособленно.

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» зеркально отражает у продавца факты хозяйственной  жизни, регистрируемые покупателем  по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Как только этот счет дебетуется, то есть собственность на отгруженные  товары переходит к покупателю, так  сразу же у предприятия возникает  дебиторская задолженность и  именно поэтому счет корреспондирует  со счетами 90.1 «Выручка» или 91.1 «Прочие  доходы». Если работы выполнялись по договору долгосрочного характера, то может кредитовать счет 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам». Покупатель может внести деньги вперед (т.е. имеет место быть получение аванса или зачисление предоплаты), в этом случае возникает кредиторская задолженность.

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» нужен для отражения  задолженности для отражения  задолженности покупателей за реализованные  ценности (работы, услуги).

Современные ПБУ требуют  отражения всех операций, связанных  с реализацией, в момент их отпуска, что вытекает из допущения временной  определенности факта хозяйственной деятельности, т.е. «независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств». Однако можно отметить и другие возможности.

Основной вариант предполагает сразу же после отгрузки ценностей  или оказания услуг составление  следующей записи:

Цикл операций по продаже  ценностей можно представить  по следующему примеру.

Пример: Отгружены товары покупателю общей стоимостью – 120 000 руб., себестоимость этих ценностей – 90 000 руб.

120 000 руб. - выписан счет  покупателю за отгруженные ценности;

90 000 руб. – отгружены  ценности.

Прибыль в объеме 30 000 руб. отражена как разность между оборотами по счетам 90.1 «Выручка» и 90.2 «Себестоимость продаж». При этом прибыль зафиксирована, уже надо платить налоги, но денег нет, платить нечем.

В тех случаях, когда моментом реализации признается, согласно условиям договора купли-продажи и/или выбранной  учетной политике, оплата ценностей, таких проблем не возникает.

Рассмотрим записи, которые  не рекомендуют ПБУ, на условиях предыдущего  примера:

Пример. Отгружены товары покупателю общей стоимостью 120 000 руб., себестоимость этих ценностей – 90 000руб.

90 000 руб. – отгружены  ценности (выписка и предоставление счета покупателю в этом случае бухгалтерскими записями не отражается).

120 000 руб. - покупателем оплачен  счет;

120 000 руб. - отражена выручка  от реализации ценностей;

90 000 руб. – списана  себестоимость реализованных товаров.

Полученная прибыль в  объеме 30000 руб. получила отражение  на тех же счетах и в той же сумме, но только после оплаты проданных  товаров и оказанных услуг.

Для целей налогообложения  данный вариант отличается большей  простотой и удобством. Однако если заключается договор, согласно которому риск гибели товара (полный или частичный) падает на собственника до момента  оплаты ценностей, что по многим причинам, крайне невыгодно для него.

Обязательства покупателей  и заказчиков в бухгалтерском  учете должны быть отражены в момент их возникновения. В силу того, что  обязательства покупателя возникают  в момент исполнения продавцом обязательств по передаче товара, возможны два варианта отражения в бухгалтерском учете  дебиторской задолженности покупателя, которые определяются условиями  договора о переходе права собственности  на материальные ценности.

Первый вариант основан  на условии договора о переходе права  собственности в момент исполнения обязательств поставщиком или подрядчиком. В этом случае обязательства покупателя или заказчика возникают одновременно с выполнением обязательств поставщика или подрядчика и переходом права  собственности на продукцию, (товары). Выполнение обязательств поставщиком или подрядчиком по договору является основанием для отражения на счетах бухгалтерского учета выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг. 

Согласно пункту 12 положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 в бухгалтерском учете выручка отражается при наличии следующих условий:

1. организация имеет право на получение выручки, вытекающее из конкретного договора или подтвержденное иным соответствующим образом;
2. сумма выручки может быть определена;
3. имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация получила в оплату актив либо отсутствует неопределенность в отношении получения актива;
4. право собственности (владения, пользования и распоряжения) на продукцию (товар) перешло от организации к покупателю или работа принята заказчиком (услуга оказана);
5. расходы, которые произведены или будут произведены в связи с этой операцией, могут быть определены.

Для отражения выручки  от реализации на счетах бухгалтерского учета должны выполняться все  условия одновременно. Если не выполняется  хотя бы одно из выше перечисленных  условий, то денежные средства и иные активы, полученные организацией в  оплату, в бухгалтерском учете  организации признаются как кредиторская задолженность, а не как погашение  дебиторской задолженности.

Следовательно, дебиторская  задолженность покупателя в бухгалтерском  учете организации будет формироваться  одновременно с отражением информации о выручке от реализации продукции, товаров, работ, услуг при выполнении всех указанных условий путем осуществления следующей записи на счетах бухгалтерского учета:

Второй вариант отражения  информации о дебиторской задолженности  основан на условии договора о  переходе права собственности в  момент оплаты продукции, товара, или  наступления иных обстоятельств. В  этом случае возникающие у покупателя обязательства по оплате продукции (товара) не связаны с переходом  права собственности и, следовательно, отражением на счетах бухгалтерского учета выручки от реализации продукции, товаров. В общепринятой в России практике учета обязательств покупателя не применяется в этом случае ни балансовый счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», ни забалансовый счет. Однако представляется целесообразным вести забалансовый учет дебиторской задолженности по договорам, условиями которых предусмотрен переход права собственности в момент оплаты товара или наступления иных обстоятельств. По дебету забалансового счета «Дебиторская задолженность покупателей» отражается величина обязательств покупателя по договору за отгруженную продукцию, товары.

В момент перехода права  собственности на продукцию (товар) производится на счетах бухгалтерского учета запись:

И одновременно по кредиту счета «Дебиторская задолженность» списывается сумма дебиторской задолженности, отраженная по балансовому счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

3. Дебиторская задолженность за покупателями и заказчиками.

Дебиторская задолженность  за покупателями и заказчиками начисляется  при расчетах за переданные им товарно-материальные ценности, оказанные услуги, выполненные  и принятые работы, в том числе  и транспортные услуги.

При наступлении общепринятого  момента реализации по факту отгрузки ценностей (услуг, работ) и предъявления расчетных документов, покупателями и заказчиками передается право  собственности на ценности (принятые работы), однако договорные обязательства  по оплате ими еще не выполнены. Поэтому  при отражении реализации в учете  поставщика начисляется дебиторская  задолженность за покупателями и  заказчиками в сумме договорной или сметной стоимости ценностей (услуг, работ), заявленной в расчетных  документах.

При общепринятом моменте  реализации дебиторская задолженность  за покупателями и заказчиками является необходимым элементом учета. Если покупателями и заказчиками предварительно был перечислен аванс, то по факту  реализации дебиторская задолженность  начисляется в общем порядке  с одновременным уменьшением (то есть погашением) на суммы аванса.

Если дебиторская задолженность  не погашена покупателями и заказчиками  после получения расчетных документов и наступления согласованного срока  платежа, либо в разумный срок, то она  переходит в разряд просроченной и свидетельствует о нарушении  покупателями финансовой дисциплины. Поэтому аналитический учет дебиторской  задолженности должен быть организован  по каждому дебитору с выделением сроков погашения.

Договором поставки на некоторую  партию ценностей может быть обусловлено, что право собственности на эти  ценности переходит к покупателю при поступлении оплаты на расчетный  счет или иные счета организации. В этом случае момент реализации наступает  при выполнении покупателями и заказчиками  своих обязательств по оплате ценностей, поэтому дебиторская задолженность за ними не начисляется. Если в срок, предусмотренный договором, переданный товар не будет оплачен или не наступят иные обстоятельства, при которых право собственности переходит к покупателю, продавец вправе потребовать от покупателя возвратить ему товар.

Дебиторская задолженность  за покупателями и заказчиками начисляется  также в следующих случаях:

1. При расчетах в порядке плановых платежей;
2. При получении сообщения от заказчиков об излишках, выявленных ими при приемке поступивших товарно-материальных ценностей.

2.  Организация учета расчетов с покупателями и заказчиками.

1. Формы расчетов с покупателями и заказчиками.

В современных условиях, при товарно-денежных отношениях, в  процессе купли-продажи, выполнения работ  и оказания услуг, удовлетворения различного рода претензий и обязательств, а  также распределения и перераспределения  денежных средств возникают денежные расчеты (имеют наличную и безналичную  форму).

Однако в связи с  законодательными ограничениями в  порядке работы с денежной наличностью  и порядке ведения кассовых операций в РФ наличные денежные расчеты между  организациями практически не ведутся. Основную  часть денежных расчетов (80-90%) составляют безналичные денежные расчеты. Они возникают тогда, когда денежные расчеты производятся без непосредственного использования наличных денег, т.е. при перечислении денег по счетам кредитных учреждений или зачетах взаимных требований.

Безналичные расчеты представляют собой денежные расчеты путем  записей по счетам в банках, когда  деньги списываются со счета плательщика  и зачисляются на счет получателя. Безналичные расчеты в хозяйстве  организованы по определенной системе, под которой понимается совокупность принципов организации безналичных  расчетов, требований, предъявляемых  к их организации, определенных конкретными  условиями хозяйствования, а также  форм и способов расчетов и связанного с ними документооборота.

Формы безналичных расчетов:

Расчеты платежными поручениями. Это – самая распространенная в настоящее время в России форма безналичных расчетов. Платежное поручение представляет собой поручение предприятия обслуживающему банку о перечислении определенной суммы со своего счета. Эта форма расчетов имеет тенденцию более широко использоваться в условиях рыночной экономики.

Расчеты платежными поручениями  представляют собой письменное распоряжение владельца счета банку о перечислении определенной денежной суммы с его счета (расчетного, текущего, бюджетного, ссудного) на счет другого предприятия – получателя средств в том же или другом одногороднем или иногороднем банке.

В целях гарантии платежа  поставщик может внести в условия  сделки акцепт платежного поручения. Поручение  акцептуется банком путем депонирования (бронирования) суммы поручения на отдельном балансовом счете. На акцептованном  поручении делается соответствующая  отметка, подтверждающая депонирование  средств для оплаты.

Расчеты платежными требованиями-поручениями. Расчеты платежными требованиями-поручениями являются относительно новым для нашей экономики расчетным документом и, соответственно, новой формой безналичных расчетов.

Платежное требование-поручение  представляет собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании  направленных в обслуживающий банк плательщика расчетных и отгрузочных  документов стоимость поставленной по договору продукции, выполненных  работ, оказанных услуг и поручение  плательщика списать средства с  его счета.

Платежные требования-поручения  выписываются поставщиками и вместе с коммерческими документами  отправляются в банк покупателя, который  передает требование-поручение плательщику  для акцепта. Плательщик обязан вернуть  в банк акцептованное платежное  требование-поручение или заявить  отказ от акцепта в течение  трех дней со дня поступления его  в банк плательщика. Платежное требование-поручение  принимается к оплате при наличии  средств на счете плательщика.

При расчетах платежными поручениями  банк-отправитель по поручению плательщика  осуществляет перевод денежных средств  в банк-получатель лицу, указанному в поручении. Платежное поручение выписывается, как правило, в трех экземплярах. Первый заверяется оттиском печати и подписями должностных лиц плательщика. Если платежное поручение передается организацией-плательщиком в банк в электронном виде, то для подтверждения его подлинности используется электронная цифровая подпись или тестирующие ключи.

Если расчеты организации-плательщика  с другим юридическим лицом осуществляются в порядке плановых платежей, то они могут оформляться постоянно  действующим платежным поручением, на основании которого банк в указанные  сроки перечисляет оговоренные  суммы получателю.

Таким образом, платежные  поручения используются организацией для расчетов:

1. за полученные товары, работы, услуги и по нетоварным операциям с юридическими и физическими лицами в порядке предоплаты, авансовых и плановых платежей, последующей оплаты;
2. с бюджетом;
3. в прочих случаях, предусмотренных законодательством.

При расчетах платежными требованиями получатель денежных средств через  банк обращается к плательщику с  требованием об уплате соответствующих  сумм, например:

1. при наличии неоплаченных счетов за отгруженные товары (продукцию), выполненные работы, оказанные услуги;
2. при расчетах по обязательствам, возникшим в результате проведения банковских операций;
3. в прочих случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Использование для осуществления  расчетов платежных требований оговаривается  в договорах, заключенных организацией с другими юридическими лицами (за исключением случаев, предусмотренных  законодательством). При этом возможна акцептная или безакцептная форма.

Если используется акцептная  форма, то для списания средств со счета плательщика необходимо его  согласие. Акцепт может быть предварительным (оформляется заявлением плательщика с указанием об оплате в день поступления платежного требования в его банк) или последующим (списание средств со счета плательщика производится, если он в течение 10 рабочих дней, не считая дня поступления платежного требования в банк, представил заявление на последующий акцепт; не акцептованные в срок платежные требования возвращаются банку получателя).

Положительный характер как  предварительного, так и последующего акцепта выражается в платежных  инструкциях плательщика банку. Возможно также безакцептное списание денег со счета плательщика:

1. по исполнительным документам (решениям хозяйственных судов, иностранных и международных арбитражных судов, постановлениям государственных органов и должностных лиц в части имущественных взысканий);
2. по кредитам банка и процентам по ним (если это предусмотрено кредитным договором);
3. в других установленных законом случаях.

Для взыскания сумм в безакцептном порядке организация представляет в банк платежное требование, снабженное надписью «Без акцепта». Оно составляется в трех экземплярах и должно содержать  ссылку на соответствующий пункт  законодательства, к нему прилагается  исполнительный документ, являющийся основанием для безакцептного списания денежных средств.

Чек – специальной формы письменное поручение владельца счета обслуживающему его банку произвести перечисление определенной суммы с его счета на счет получателя средств.

Расчетные чеки делятся на чеки из лимитированных и не лимитированных чековых книжек. Для получения  лимитированной или нелимитированной чековой книжки организация представляет в банк заявление, где указывает  номер счета, с которого будут  оплачиваться чеки из этой книжки. Чеки подписывают лица, имеющие право подписывать распоряжения по расчетному и другим счетам. На чеке должен стоять оттиск печати организации.       Вместе с заявлением об открытии лимитированной чековой книжки в банк предоставляется платежное поручение для депонирования средств на лицевом счете чекодателя. Чеки из лимитированной чековой книжки, принятые поставщиками в оплату за товары и услуги, сдаются в обслуживающий их банк (как правило, на следующий день со дня выписки) вместе с реестром чеков.