Организация учета расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами в ООО «Комплект»

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО  «Вологодский государственный технический  университет» 
 
 
 

Кафедра  бухгалтерского учета и аудита

Дисциплина: Бухгалтерский финансовый учет 
 
 

Курсовая  работа.

Тема: Организация учета расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами в ООО «Комплект» 
 
 
 
 
 
 

Вологда

2009

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Теоретические  основы учета расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами………………………………………………………4

1.1. Учет расчетов с подотчетными лицами…………………………………….4

1.2. Учет  расчетов с разными дебиторами  и кредиторами……………………..8

2. Учет  расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами  в ООО «Комплект»……………………………………………….11

2.1.Учет  расчетов с подотчетными лицами…………………………………...11

2.1.1. Учет  расчетов по командировочным  расходам………………………....11

2.1.2. Учет  расчетов по административно-хозяйственным  расходам………..14

2.1.3. Учет  расчетов по представительским  расходам………………………...16

2.2 Учет  расчетов с разными дебиторами и кредиторами…………………….17

2.2.1. Учет  расчетов по исполнительным листам……………………..……….17

2.2.2. Учет  расчетов с транспортными организациями……………………….18

3. Пути  совершенствования учета с подотчетными  лицами, с разными дебиторами  и кредиторами……………………………………………………...22

Заключение……………………………………………………………………….25

Список  использованных источников…………………………………………...26

Приложения  
 
 

     Введение

     Избранная тема является актуальной, так как в сегодняшних условиях учет расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами имеет большое практическое применение.

     Целями исследования являются изучение и анализ теоретических аспектов учета, рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами.

     Объектом  исследования является организация  «Комплект». ООО «Комплект» занимается производством мебели и ее реализацией.

       Для достижения цели поставлены  следующие задачи: изучить учет  расчетов с подотчетными лицами  и учет с разными дебиторами и кредиторами.

     Предмет исследования это процессы учета  расчетов с подотчетными лицами, с  дебиторами и кредиторами и хозяйственные  процессы.

      Практическая  значимость настоящего исследования состоит  в том, что бы показать отражения  расчетов с подотчетными лицами в ООО «Комплект» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

      Нормативная база исследования включает в себя труды Керимова В.Э.. профессора Бабаева  Ю.А., Макальской М.Л., Бочкаревой И.И., Чая В.Г., Камышева П.И. и других, а также первичные аналитические и сводные материалы синтетического учета.  Методы исследования монографические.

     Курсовая  работа содержит 25 страниц машинописного текста, включает одну таблицу, 9 приложений и 11 источников использованной литературы.  
 
 
 
 

     1. Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами

     1.1. Учет расчетов  с подотчетными  лицами

     Исследованию  понятия подотчетные лица и учеты  с ними принадлежат работы многих авторов [1,2,3,4,5 и др.]. В частности В.Ю. Бабаев отмечает, «…что подотчетными лицами называются работники организации, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации» [1].

     По  мнению, П.И. Камышова, «…командировкой  считается поездка работника  по распоряжению руководителя организации  на определенный срок в другую местность  для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы. Командировкой не считается служебная поездка лица, постоянная робота которого носит разъездной характер или протекает в пути, а также направление работника на фестивали или смотры  художественной самодеятельности. Срок командировки определяется руководителем. Командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых на выполнение монтажных, наладочных и строительных работ не должны превышать одного года. Максимальный срок командировки в министерства и другие государственные органы исполнительной власти – пять дней не считая времени нахождения в пути. Продление этого срока допускается в исключительных случаях, но не более чем на пять дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в котором командированы работники. В командировочном удостоверении делают отметки о днях прибытия и убытия из места командировки. По ним определяют фактическое время пребывание в командировке»[2].

     К основным документам, регламентирующим расчеты с подотчетными лицами, в  частности и Г.Ю. Касьянова  относят: Трудовой кодекс Российской Федерации; Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Советом директоров Банка России 22.09.93 № 40; Налоговый кодекс Российской Федерации. [3]

     Как считает О.В. Латынова «…денежные суммы  выдают под отчет:

     - на покрытие расходов по командировкам;

     - на покрытие хозяйственных расходов (например, на приобретение и заготовление  материалов, мелкие административные  расходы (почтовые, телеграфные и  т.д.));

     - на покрытие представительских  расходов;

     - прочие; 

     Подотчетному  лицу выдается аванс в размере, необходимом для выполнения намеченных мероприятием, но только в том случае, если у него нет задолженностей по  ранее полученным суммам» [4].

     Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные  расходы, обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма № АО-1) об израсходованных суммах. Оформленный авансовый отчет является основанием для отражения в учете операций по расчетам  с подотчетными лицами в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место, т.е. исходя из даты утверждения авансового отчета руководителем организации. В качестве первичных оправдательных документов, подтверждающих целесообразность использования  подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц и другие. [5]

       По мнению, Широбокова Н.Л., «…если  деньги выданы на административно-хозяйственные расходы, то отчет составляется также в трехдневный срок после истечения времени, на которое эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к  доходу данного лица и удержать с него налог с доходов физического лица. При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у организаций оптовой торговли или организаций – изготовителей продукции подотчетное лицо должно быть проинструктировано бухгалтером о необходимости получения соответствующих документов. К таким документам относятся накладная на отпуск товаров и квитанция к приходному кассовому ордеру. Если в накладной сумма НДС выделена отдельной строкой, она отражается на счете 19 по мере представления подотчетным лицом авансового отчета и оприходования товарно-материальных ценностей. [6]

     Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Он применяется для обобщения  информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на различные хозяйственные и командировочные расходы. Данный счет является активно-пассивным, поскольку по окончании учетного периода возможны как остатки неиспользованных подотчетных сумм, так и остатки не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам. Правила выдачи наличных денежных средств под отчет сотрудникам организации регламентируются Порядком ведения кассовых операций. [5]

     Выдачу  наличных денег под отчет отражают по дебету счета 71, а по кредиту счета списывают  расходы, оплаченные из подотчетных сумм, в дебет соответствующих счетов, а также возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм. Аналитический учет ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами представлена в таблице 1.1: [7]

                                                                                                            Таблица 1.1

     Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

     1.2. Учет расчетов  с разными дебиторами  и кредиторами

     Применительно к теме исследования учета с разными  дебиторами и кредиторами наибольший интерес представляют работы таких  исследователей как Бабаева В.Ю., Касьяновой Г.Ю., Керимова В.Э., Бочкаревой И.И., Астахова В.П. и других авторов.

     Например, Н. Каморджанова отмечает следующее  «…производственные предприятия для  учета различных расчетных отношений  с другими предприятиями, организациями, отдельными лицами используют активно-пассивный счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами. На данном счете обобщается информация о расчетах по операциям с дебиторами и кредиторами, не учтенных на счетах 60-75, а именно:

     - по имущественному и личному страхованию;

     - по претензиям;

     - по суммам, удержанным из оплаты  труда работников организации  в пользу других организаций  и отдельных лиц на основании  исполнительных документов или  постановлений судов, и другие»  [8]

     Основными документами, регламентирующими учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами, являются: Налоговый кодекс Российской федерации; Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н; инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н; ПБУ 15/01 «Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию», утвержденное приказом Минфина России от 02.08.2001 № 60н; ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденное приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н и другие нормативные документы. [3]

     Как отмечает в своей книге Астахов В.П. «…во всех случаях, когда стороны не являются поставщиками и покупателями, для отражения расчетов между ними используется счет 76 «Прочие дебиторы и кредиторы». К этому счету могут быть открыты субсчета. Например, на субсчете 76/1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» могут отражаться расчеты по страхованию имущества и персонала. Исчисленные суммы страховых платежей в этом случае отражаются по кредиту субсчета 76/1 в корреспонденции со счетами учета затрат на производство или других источников страховых платежей. Перечисление сумм страховых платежей страховым организациям отражаются по дебету субсчета  76/1 в корреспонденции со счетами учета денежных средств. В дебет субсчета 76/1 списываются потери по страховым случаям с кредита счетов учета производственных запасов, основных средств и другие. Суммы страховых возмещений, полученных организацией от страховых организаций, в соответствии договорами страхования, отражаются по дебету счета 51 или 52 и кредиту субсчета 76/1. Аналитический учет по субсчету 76/1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» ведется по страховщикам и отдельным договорам страхования»[9].

     На  субсчете 76/2 «Расчеты по претензиям»  отражают расчеты по претензиям к  поставщикам и подрядчикам при  несоблюдении условий договоров и обязательств по расчетам, а также по предъявленным и признанным штрафам, пеням и неустойкам. Субсчет 76/2 кредитуется на суммы поступивших платежей в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Суммы, не подлежащие взысканию, относятся на счета, с которых были приняты на учет по дебету субсчета 76/2. Аналитический учет по субсчету 76/2 ведется по каждому должнику и отдельным претензиям.[10]

     На  субсчете 76/3 «Расчеты по причитающимся  дивидендам и другим доходам» учитываются  расчеты по причитающимся организации дивидендам и другим доходам, в то числе по прибыли, убыткам и другим результатам деятельности в рамках договоров простого товарищества. Учет по данному счету ведется на основе принципа начисления – признание дохода осуществляется в момент возникновения обязательства хозяйствующего субъекта, в капитале которого участвует данная организация. По дебету субсчета 76/3 начисляемые дивиденды отражаются как дебиторская задолжность, по кредиту – фиксируется ее погашение. В кредит данного субсчета записываются убытки, полученные в результате финансово-хозяйственной деятельности. Аналитический учет по субсчету 76/3 ведется по видам доходов и организациям, их начисляющим. [1]

     На  субсчете 76/4 «Расчеты по депонированным суммам» учитываются расчеты  с работниками организации по суммам, начисленным, но не выплаченным в установленный срок (из-за неявки получателей). Суммы кредиторской и депонентской задолжность, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации. Депонированные суммы отражаются по кредиту счета 76 и по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». При выплате этих сумм получателю делается запись по дебету счета 76 и кредиту счетов учета денежных средств. [11] 
 
 
 

2: Учет расчетов  с подотчетными  лицами, с разными  дебиторами и кредиторами  в ООО «Комплект»

     2.1. Учет расчетов  с подотчетными  лицами

     2.1.1. Учет расчетов  с подотчетными  лицами по командировочным  расходам

     Предприятие ОАО «Комплект» является открытым акционерным  обществом. ОАО «Комплект» было образовано в 1993году в соответствии с законом  об акционерных обществах. Уставный капитал общества составляет 300 тыс. рублей, поделен между учредителями (акционерами) в равных долях. Место нахождение данного общества  -  Российская Федерация, 165180, Архангельская область, г. Вельск 27.

     Органами  управления предприятия являются собрание акционеров и генеральный директор. Основным видом деятельности ОАО «Комплект» является производство мягкой мебели. На предприятии есть различные производственные помещения.  Открытое акционерное общество является юридическим лицом и имеет обособленное имущество. ОАО «Комплект» имеет гражданские права,  необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных Федеральным законом. Основной целью предприятия является получение прибыли.

     Предприятие ООО «Комплект» в процессе финансово-хозяйственной  деятельности своим работникам выдает некоторые суммы в подотчет.

     Подотчетные лица – работники, выполняющие свои функции за пределами предприятия. Для выполнения этих функций администрация  выдает им денежные средства в виде авансов, в размере, определенном действующим законодательством. Денежные авансы выдаются под отчет на служебные командировки, на мелкие хозяйственные расходы и на представительские расходы. [7]

     Основанием  для выезда является приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника  в командировку – форма № Т-9 (приложение 1). В нем указывается фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), цель, время и место командировки. После выхода приказа работнику выдается командировочное удостоверение – форма №Т-10. (приложение 2). В нем указывается фамилия, имя, отчество командируемого, цель и пункт назначения командировки, ее срок и наименование организации, куда командируется работник. Если командированное лицо хочет получить деньги под отчет, то он должен написать заявление на имя руководителя. Сумма аванса не должна превышать предполагаемые расходы исходя из действующих норм. Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50. Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату.  Расходный кассовый ордер – форма КО- 2 (приложение 3) регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером. Расходы, произведенные командированным, должны быть подтверждены документально и отражены в предоставляемом им авансовом отчете – форма АО-№1 (приложение 4).

     Состав  расходов включает оплату:

     - суточных за время нахождения в командировке;

     - расходы по найму жилого помещения;

     - проезда в оба конца;

     - иные расходы, которые произвел  работник с разрешения или  без разрешения работодателя.

     После возвращения командировки подотчетное  лицо вместе с авансовым отчетом представляет, в соответствии со Служебным заданием отчет о его выполнении – форма № Т-10 (приложение 5).

     При наличии неизрасходованных сумм они подлежат обязательному возврату наличными или путем удержания  из его заработной платы. Бухгалтер  составляет приходный кассовый ордер. (Приложение 6). Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».  Сумма перерасхода подлежит возмещению работнику предприятия. Полный аванс выдается работнику только после полного расчета по прежнему авансу.

     Например: начальник отдела снабжения ООО  «Комплект» Сидоров А.А. направлен  из г. Вельска в командировку в  г. Москву сроком на 4 дня с 6 по 9 февраля 2009 года. Включительно в связи с производственной необходимостью. Сумма аванса 6500 рублей исходя из следующего расчета: проезд в оба конца 1600 рублей. Проживание в гостинице – 2200 (1100рублей*2дня), суточные – 400рублей (100*4).

     Фактические расходы составили 4100рублей. Но Сидоров А.А. предоставил в бухгалтерию квитанции об оплате за проживание в гостинице на сумму  2200 (1100*2). В учете производственные расходы составили 4500рублей (100рублей*4дня +1200рублей*2дня) сверх нормы – 300рублей (4500-4200). Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере №7. В данном учетном регистре осуществляется также аналитический учет  расчетов по каждому подотчетному лицу. В соответствии с приведенными выше операциями в учете следует отразить следующие записи:

     Выдан аванс начальнику снабжения Сидорову А.А. на сумму 6500рублей: дебет счета 71, кредит счета 50 - 6500.

     Согласно  авансовому отчету произведенные Сидоровым А.А. расходы в сумме 4200рублей включены в состав текущих расходов организации: дебет счета 26 –3559,33рублей ( в т.ч.: проезд – 1355,95рублей, квартирные –1864,41рублей и суточные 400рублей). 19 –640,67рублей (в т.ч. на проезд – 244,06, на проживание –335,59), кредит счета 71- 4200рублей.

     На  сумму НДС, принятую к вычету – 686,44рублей; дебет счета – 68, кредит счета – 19;

     Неиспользованная  сумма возвращена в кассу предприятия 2000рублей: дебет счета 50, кредит 71.

     2.1.2. Учет расчетов  по административно-хозяйственным  расходам

     Учет  с подотчетными лицами ведется также  по административно-хозяйственным расходам. Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом. К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтовые расходы, приобретение материалов, приобретение запасных частей, транспортных средств, бензина на АЗС. Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств на административно-хозяйственные расчеты, являются: товарный чек магазина, кассовый чек, счет-фактура.  Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

     - наименование документа;

     - дату составления документа;

     - наименование организации, от имени которой составлен документ;

     содержание  хозяйственной операции

     - измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном  и денежном выражении (названия  типа «канцтовары», «хозтовары»  и т.п. без расшифровок по  видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

     - должность и личную подпись  ответственного лица, заверенную  штампом (печатью) организации-продавца. 

     Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

     - наименование организации-продавца;

     - идентификационный номер (ИНН)

     - заводской номер ККМ;

     - порядковый номер чека;

     - дата и время покупки;

     - стоимость (цену) покупки;

     В счёте–фактуре должны быть указаны:

     - порядковый номер счёта-фактуры  и дата выписки;

     - наименование продавца в соответствии  с учредительными документами;

     - идентификационный номер продавца (ИНН);

     - наименование грузополучателя в  соответствии с учредительными  документами и его почтовый  адрес;

     - идентификационный номер покупателя (ИНН);

     - наименование товара (работы, услуги);

     - стоимость (цена) товара (работ, услуг);

     - налоговая ставка;

     - сумма налога на добавленную  стоимость;

     - страна происхождения товара;

     Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

     Например:  из кассы ООО «Комплект» выдано под  отчет Иванову И.И. на приобретение ТМЦ  1590 рублей. В бухгалтерском  учете данной организации следует  сделать следующие записи:

     Дт 71 Кт 50 – выдана сумма из кассы  подотчетному лицу на сумму 1590 рублей.

     Дт 15 Кт 71 – отражена оплата подотчетным  лицом приобретение ТМЦ.

     Дт 19 Кт 71 – отражен НДС по приобретенным  материальным ценностям, оплаченным подотчетным  лицом.

     Иванов  И.И. закупил материальные ценности и предоставил в кассу товарный (приложение 6) и кассовый чеки.

     2.1.3. Учет расчетов  по представительским  расходам.

     Организация с целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

     В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации. Затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

     В настоящее время организациям следует  руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.