ВВЕДЕНИЕ 

     Стремление  работать с максимальной экономической  отдачей заставляет сегодня многие предприятия реформировать как свою внутреннюю организационную структуру, так и методы управления бизнесом. Однако даже самые убежденные и последовательные «реформаторы» нередко упускают из вида такой важный элемент, как внутренний финансовый контроль.

     Главная задача такого контроля заключается  в том, чтобы обеспечить предприятию  стабильное положение и аккумулировать его ресурсы для выполнения стратегических планов. Еще одна его цель — в том, чтобы избежать нарушений и злоупотреблений, которые почти неизбежно возникают там, где отсутствует систематический подход к работе с финансами.

     В общих чертах эта разновидность  внутреннего контроля представляет собой инструмент для анализа  практики работы предприятия в финансовой сфере. И при его внедрении  удается не только обнаружить всевозможные просчеты и ошибки, но и наметить пути для оптимизации деятельности компании.

     Ключевой  показатель, свидетельствующий о  стабильном положении предприятия, — это уровень и динамика его  финансовых результатов. Хорошие результаты в данной области в частности позволяют «за глаза» предполагать, что деятельность компании оптимизирована, капитализация высока, а получаемая прибыль позволяет фирме развиваться дальше и рассчитывать на положительные финансовые результаты в будущем.

     Об  оптимальной динамике финансовых результатов  можно судить на основании роста ряда показателей: доходности капитала, рентабельности, собственного капитала, скорости оборота капитала.

     Однако, чтобы более детально оценить финансовое состояние и имущественное положение предприятия, требуется детальный контроль за целым рядом дополнительных параметров. В частности в сфере внимания контролеров должны быть технико-организационный уровень функционирования предприятия, показатели эффективности использования производственных ресурсов, результаты основной и финансовой деятельности, рентабельность продукции, оборачиваемость и доходность капитала, платежеспособность.

     Впрочем, для углубленного анализа этих параметров, как правило, не хватает. Детальный финансовый контроль предусматривает дополнительные блоки оценки: контроль финансовых результатов деятельности предприятия, контроль имущественного и финансового состояния предприятия, контроль деловой активности и эффективности деятельности предприятия.

     Этими обстоятельствами обусловлена актуальность выбранной темы курсовой работы. В этой связи, цель настоящей курсовой работы заключается в изучении и исследовании основных задач и направлений внутреннего финансового контроля в современных условиях, а также особенностей контроля и ревизии операций с основными средствами, овладение навыками составление плана, программы и акта ревизии, составление схем документооборота. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНУТРЕННЕГО

ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ

1.1 Сущность внутреннего контроля и его функции

     Система контроля деятельности предприятия  как понятие сформировалось к началу XX столетия в виде совокупности трех элементов: разделение полномочий, ротация персонала, использование и анализ учетных записей. Позже функции внутреннего контроля значительно расширились, преобразовавшись в организацию и координирование действий, направленных на обеспечение сохранности активов, проверку надежности учетной информации, повышение эффективности операций, следование выбранной политике (стратегии и тактике). Система внутреннего контроля формировалась в процессе совершенствования производственных отношений.

     Несмотря  на накопленный опыт в управлении и контроле мировая практика производственных отношений не предлагает способы  полного устранения противоречий, но позволяет изучить причины их возникновения и сгладить некоторые последствия.

     Неэффективность использования разного рода ресурсов - людских, финансовых, материальных, отсутствие полной, исчерпывающей и своевременной информации необходимой для принятия правильных управленческих решений, искажение отчетности (непреднамеренное и преднамеренное), мошенничество со стороны персонала и менеджеров высшего звена – далеко не полный перечень проблем, с которыми сталкивается собственник и инвестор в российской действительности. Подобных проблем нельзя избежать, но можно снизить предпринимательский риск, использую извечный принцип, актуальный в мировой практике  производственных отношений – «доверяй, но проверяй».

     Для анализа этих проблем, необходимо определить и сформулировать причины их возникновения, назовем некоторые из них:

• некомпетентность менеджеров высшего и среднего звена;
• наличие конфликта между результатом труда и мотивацией к труду;
• наличие конфликта требований (требование руководства не совпадают с личными потребностями работников);
• антагонизм интересов (интерес собственника – прибыль любой ценой, а прибыль значит снижение затрат, интерес наемного работника – максимальный доступ к материальным и социальным благам, который достигается посредством увеличения оплаты труда) [10].

     Значимость  внутреннего контроля на предприятии  обеспечивается  эффективностью и целесообразностью контрольных мероприятий. Понимание эффективности значительно шире таких понятий как контроль ради контроля. Организация контроля ради контроля может привести к неоправданным затратам таким как увеличение контролирующего персонала, где эффективности не будет места. Руководство предприятия заинтересовано в предотвращении случаев мошенничества на своем предприятии (хищений, злоупотреблений служебным положением и пр.), однако атмосфера всеобщей подозрительности, тотального надзора за каждым сотрудником не должна быть целью организации системы внутреннего контроля.

     В недалекой истории России, во времена  так называемой командно-административной экономики, внутренний контроль осуществлялся  на ведомственном уровне (министерства и ведомства), на административном уровне (предприятия и организации), на уровне технологии (контроль качества).

     Ведомственный контроль осуществлялся методически, когда налоговые и методологические изменения доводились до организаций в виде ведомственных инструкций и указаний. Другим видом ведомственного контроля считалась ведомственная отчетность, которая осуществлялась параллельно с налоговой, но в более детализированной форме (министерства и ведомства самостоятельно разрабатывали формы отчетности, перечень базовых показателей). Исполнение ведомственных и методический указаний страховало администрацию подведомственного предприятия от ошибок в области применения налогового, трудового и др. законодательств.

     Самым существенным видом ведомственного контроля считалась ревизия. При министерствах и ведомствах существовали подразделения осуществляющие ревизии, на предмет соответствия деятельности подведомственных предприятий указаниям вышестоящих организаций, а также обеспечивающие ведомственный контроль за сохранностью средств и имущества.

     Административный  контроль осуществлялся руководством организации на уровне разработки должностных инструкций, приказов по предприятию и в виде контроля  за исполнением приказов.

     Контроль  за качеством продукции осуществлялся  ОТК (отделом технического контроля). Критерии оценки качества определялись ГОСТами и ТУ (техническими условиями).

     Отказ от командно-распределительной экономики  в пользу рыночных отношений поставил собственника перед необходимостью самостоятельно определять методы внутреннего  контроля. Доверяя управление предприятия  администратору (высшему менеджеру), собственник вынужден формировать  систему внутреннего контроля, которая  в состоянии обеспечить выполнение стратегических и тактических задач  поставленных перед администрацией, а также контроль за активами предприятия (имуществом и денежными средствами). 

     На  уровне управления экономической единицей имеет место как внешний финансовый контроль, осуществляемый внешними по отношению к организации субъектами контроля (органы государства, аудиторские организации, контрагенты по финансово-хозяйственным договорам, кредиторы, контроль со стороны собственника и т. д.), так и внутренний финансовый контроль, осуществляемый самой организацией на уровне управления (система внутреннего контроля, организованная на предприятии, ревизионная группа и иная структура, созданная для проведения контрольных действий,  в т.ч. и подразделение внутреннего аудита).

     Внешний и внутренний финансовый контроль в  совокупности образуют систему финансового контроля хозяйствующих субъектов.

     Функционирование  предприятия поддерживается некой  системой мер, организованной собственником  или администрацией. Контроль, за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, осуществляется как собственными силами (внутренний контроль и внутренний аудит), так и с помощью сторонних специалистов (внешний контроль или внешний аудит) [4, 5].

     Система внутреннего контроля организуется руководством предприятия для того, чтобы:

• организовывать деятельность предприятия упорядоченно и эффективно (тактика);
• соблюдать выбранную руководством предприятия политику достижения целей (стратегия);
• обеспечивать сохранность имущества (контроль);
• обеспечить качественное и полное отражение хозяйственных операций (контроль).

     По  функциональным признакам контрольные  действия классифицируется следующим образом:

     1. Контроль полномочий. Суть в том,  что любая хозяйственная операция - это результат исполнения своих  функций всеми участниками хозяйственного процесса начиная от исполнителя и заканчивая должностным лицом, ответственным за принятое решение. Контроль проявляется в обеспечении выполнения только тех хозяйственных операций, которые целесообразны для организации. Такой контроль является оперативным, его цель предотвратить злоупотребления и не допустить нецелесообразные операции. Контроль отслеживает изменения и исправления учетных записей, их правомерность, на предмет обязательного наличия соответствующих разрешений.

     2. Контроль документального оформления. Суть в том, что любая хозяйственная операция должна быть должным образом оформлена. При оформлении хозяйственных операций учетный работник должен следовать главному правилу счетоводства – хозяйственная операция должна оформляться соответствующим документом (требование соблюдения формы), документ должен содержать всю необходимую информацию (требование соблюдения содержания формы), операция должна быть разрешена руководством (требование целесообразности). Любой первичный документ (приходный или расходный кассовый ордер, накладная, бухгалтерская справка) подтверждает хозяйственную операцию только в том случае, если имеет разрешительные подписи распорядителей финансовых средств предприятия, как правило, это руководитель и главного бухгалтер. Для бухгалтера-оператора, кладовщика и для кассира подпись главного бухгалтера является прямым указанием о занесении хозяйственной операции в регистры бухгалтерского учета. Этот вид контроля создает условия, чтобы правильно оформления операций в учетных записях (в правильной сумме, на правильном счете, на правильную дату и т.д.).

     3. Контроль сохранности. Любой актив  предприятия не должен быть  бесхозным. Приобретенная материальная  ценность – отвлечение средств  предприятия. Приобретенное оборудование  должно приносить предприятию  прибыль, а не простаивать на  складе. Введенное в эксплуатацию  оборудование должно выполнять свои функции – переносить часть своей стоимости на продукцию, в конечном итоге приносить прибыль. Контроль проявляется в том, чтобы принятое к учету имущество, приобретенный актив или денежные средства не могли быть неправильно использованы и использовались по своему прямому назначению (например, незаконно присвоено, украдено, оставлено без присмотра и т.д.) [6].

     Такая классификация дееспособна при  условии должностного разграничения полномочий сотрудников, определяющих целесообразность хозяйственной операции, осуществляющих отражение активов в учетных регистрах и осуществляющих контроль за сохранностью этих активов. Отсутствие должностного разделения обязанностей в сочетании с недостаточным внутренним контролем может привести к возникновению злоупотреблений и мошенничества.

     В компьютеризированных системах бухгалтерского учета классификация внутреннего контроля проводится аналогично с той лишь разницей, что в компьютеризированных системах несанкционированное вмешательство, ограниченно, т.к. средства контроля встроены в программное обеспечение. Внутренний контроль в компьютеризированных системах обычно подразделяется на общие и прикладные средства контроля.

     Цель  общих средств внутреннего контроля - обеспечить должную разработку и функционирование прикладных средств, а также целостность программ, базы данных и надежность компьютеризированных операций. Для этих целей в программные продукты встраиваются средства контроля, например – ограничения доступа ко всей базе данных (наличие пароля для к базе данных и к алгоритмам расчетов), ограничения доступа к локальной базе данных (наличие пароля для входа в конкретный участок учета), ограничения полномочий оператора (запрещение некоторых команд с АРМ-бухгалтера, например удаление или исправление документа).

     Прикладные  средства контроля определяются как  средства, связанные с текущими операциями и постоянными данными конкретной компьютерной системы учета, и, следовательно, они являются специфическими. Цель, прикладных средств контроля – обеспечить полноту и точность учетных записей, а также законность документов, являющихся результатом обработки данных. Такой контроль может осуществляться на этапах ввода, обработки и вывода информации из компьютера.

     Для большинства предприятий общими являются следующие требования к системе внутреннего контроля (от общего контроля до более специфичных видов внутреннего контроля):

     1. Должна существовать четко определенная  организационная структура, в рамках структуры должны быть определены жесткие функции, показывающие, кто и за что конкретно отвечает.

     2. Необходима информационная система  управления (эффективный график  документооборота), обеспечивающая  своевременность и достаточность информации. Эта система должна включать в себя эффективные инструменты составления внутренней отчетности, калькуляции затрат на производство, контроля за исполнением планов, анализа альтернативных решений и прогнозирования.

     3. Необходима детализация должностных  прав, обязанностей и ответственности.

     4. Необходимы программы обучения  персонала, а также программы  повышения квалификации.

     5. Должны быть децентрализованы  и детализированы полномочия  ответственных лиц (право разрешительной подписи при заказе товаров и услуг, подписании чеков, выдаче денег, найме на работу и т.д.) (принцип ограничения полномочий)

     6. Не должно быть ни одного  лица, которое бы совмещало одновременно три основополагающие функции внутреннего контроля - санкционирование, учет, хранение (принцип разделения обязанностей).

     7. Во избежание злоупотреблений  должно проводиться периодическое  перераспределение обязанностей (принцип  ротации обязанностей) [11].

1.2 Объект и предмет внутреннего контроля

     Любая деятельность внутри экономической  системы происходит в рамках двух подсистем: управляемая подсистема, построенная для достижения заданных целей экономической системы и управляющая подсистема, призванная координировать действия управляемой системы в зависимости от внутренних и внешних условий. Обмен информацией между этими подсистемами происходит по коммуникационным каналам связи. Любой сбой в обмене информации может привести к негативным для системы последствиям, это могут быть сбои технологического характера, в снабжении или сбыте. Для обеспечения качественной связи между двумя подсистемами организуется система контроля предприятия, пронизывающая организационную структуру экономической системы. В качестве инструмента воздействия системы управления на управляемую подсистему используются: политика управления, различные процедуры и правила, инструкции, бюджеты центров ответственности, организованная по специфическим правилам система учета и отчетности, график документооборота и др.   

     Система управления направлена, в конечном итоге, на создание необходимых предпосылок и повышение вероятности того, что компания в целом и менеджеры компании в частности достигнут поставленных целей.

     В рыночной экономике, когда важнейшая  цель каждого хозяйствующего субъекта является достижение эффективности хозяйственной деятельности, получение максимально возможной прибыли, значение финансового контроля возрастает. Благодаря хорошо поставленному контролю обеспечивается получение достоверной информации, ее соответствие реальному положению дел в каждом звене финансовой системы. С помощью финансового контроля руководство предприятия может осуществлять эффективное финансово-хозяйственное управление, а собственники - следить за управляющими и капиталом, что позволяет предоставить определенные гарантии для привлечения в экономику частных инвестиций и личных средств граждан.

     Осуществление финансового контроля на предприятии  связано с обнаружением отклонений от принятых стандартов и нарушений принципов законности, эффективности, рациональности  и экономии расходования материальных ресурсов на возможно более ранней стадии. Своевременно выявленные нарушения позволяет принять корректирующие меры, привлечь виновных к ответственности, получить компенсацию за причиненный ущерб, осуществить мероприятия, направленные на предотвращение таких нарушений в будущем.

     Объектом  контроля является экономическая система  с ее внутренними и внешними связями, условно к объектам контроля можно  отнести органы управления, деятельность которых непосредственно связана с процессами, происходящими в экономической системе.

     Предметом финансового контроля на предприятиях выступают процессы формирования и использования финансовых ресурсов.

     Конечной  целью внутреннего финансового  контроля является выявление отклонений в эффективности управления финансовыми ресурсами и в своевременном принятии соответствующих корректирующих и превентивных мер. Стоимостный характер оценок в финансовом контроле проявляется во всех подсистемах экономической системы и сопровождает весь процесс возникновения и движения финансов предприятия.

     Внутренним  контролем используются приблизительные, но оперативные оценки. В то же время для внутреннего контроля важна каждая деталь. Своевременно незамеченный симптом может привести к существенным нарушениям функционирования системы [9].

1.3 Цель и задачи внутреннего финансового контроля

     Для большинства предприятий общими являются следующие требования к системе внутреннего контроля:

• должна существовать четко определенная организационная структура, показывающая, кто и за что конкретно отвечает (т.е. наличие центров ответственности);
• необходимо создание информационной системы управления, обеспечивающей своевременной и качественной информацией управленческие решения;
• необходима детализация обязанностей и ответственности каждого работника, служащих и обслуживающего персонала;
• должны существовать ограничения полномочий, особенно при заказе товаров и услуг, подписания чеков, хранения денег, найме на работу и т.д.;
• необходима внутренняя стандартизация функций таких подсистем как производственные, административные или обслуживающие подразделения;
• необходима упорядоченность внутренних информационных потоков между подсистемами;
• не должно быть ни одного лица, которое бы совмещало три основополагающие функции внутреннего контроля – санкционирование, учет, хранение;
• необходимо периодическое перераспределение обязанностей (ротация кадров);
• необходимы мотивации работникам для повышения их квалификации;
• необходим должный контроль за сохранностью имущества;
• должен быть обеспечен контроль за полнотой и точностью отражения хозяйственных операций.

     Правильно организованная система внутреннего  контроля имеет следующие явно проявляющиеся характеристики:

• способность выявлять имеющиеся ошибки;
• способность предупреждать и исправлять ошибки;
• имеющееся разграничение полномочий не позволяет сотрудникам организации единолично совершать от начала до конца любые сделки;
• совершаемые операции разрешены руководством;
• регулярно проводятся инвентаризации активов и обязательств;
• бухгалтерская отчётность и отклонения от планов (бюджетов) контролируются.

     Непосредственная  цель внутреннего контроля – обеспечение  соблюдения всеми сотрудниками своих должностных обязанностей в соответствии с целями организации. Цель внутреннего контроля во времени непрерывна и достигается только на короткое время. Внутренний контроль организуется исходя из целей и задач управления предприятием.

     Исходя  из целей (конечная и непосредственная), перед внутренним контролем ставятся задачи, способные обеспечить:

• упорядоченную и эффективную текущую хозяйственную деятельность;
• соблюдение в ходе осуществления хозяйственной деятельности нормативных актов;
• выполнение требований политики руководства (стратегии и тактики);
• сохранение активов предприятия;
• соблюдение требований полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, содержащейся в бухгалтерский документах;
• обнаружение и предотвращение случайных и системных ошибок и искажений;
• снижение предпринимательского риска.

     Условия, в которых осуществляется контроль, включают наличие соответствующей структуры управления, способной выявлять, предупреждать и исправлять ошибки, а также прогнозировать и снижать предпринимательские риски.

     Предприятия достигают целей контроля путем  разработки и внедрения процедур контроля на разных уровнях организации  и на разных уровнях обработки данных. Разработка и внедрение процедур контроля осуществляется для того, чтобы получить уверенность в законности осуществляемых хозяйственных операций, в том, что информация по каждой операции зарегистрирована своевременно и в полном объеме, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним могут быть выявлены, что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности отражена в учетных регистрах и что доступ финансовым документам, к активам и связанным с ними документам контролируется.

     В обобщенном виде конкретные процедуры  внутреннего контроля представим следующим образом:

• арифметическая проверка правильности бухгалтерских записей;
• проверка правильности осуществления документооборота;
• проверка наличия разрешительных записей руководящего персонала на первичных документах;
• проведение периодических плановых и внезапных инвентаризаций имущества и обязательств;
• проведение сверок расчетов;
• использование для целей контроля информации из источников, расположенных вне данного экономического субъекта;
• физическое ограничение доступа к активам предприятия, к первичной документации, регистрам учета и компьютерным бухгалтерским файлам.

1.4 Элементы внутреннего контроля

     Для успешной работы организации необходим  эффективный механизм управления, элементом  управления является постоянно действующая  система внутреннего контроля.

     Система внутреннего контроля - это совокупность организационных мер, методик и  процедур, используемых руководством экономического субъекта для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажений информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) информации.

     Система внутреннего контроля состоит из элементов:

     - система бухгалтерского учета;

     - контрольная среда;

     - средства контроля.

     Система бухгалтерского учета - это совокупность форм и методов, регламентированных нормативными актами (законодательство РФ, стандарты, локальные нормативные акты предприятия) и обеспечивающих учет активов и обязательств, который  в свою очередь позволяет формировать достоверную финансовую (бухгалтерскую) отчетность. Важным элементом контроля системы бухгалтерского учета в отношении всей структуры предприятия является график документооборота. Организацию документооборота на предприятии и контроль за исполнением требований графика документооборота, осуществляет главный бухгалтер предприятия. Наличие графика документооборота на предприятии это свидетельство функционирования системы внутреннего контроля. Для понимания значения графиков в системе контроля необходимо различать статические и динамические графики документооборота.

     Статические графики представляют собой порядок  оборота каждого вида документа  на предприятии, начиная от его получения  или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Эти графики на разных предприятиях отличаются несущественно - практически только составом документов, специфических для каждого предприятия.

     Динамические  графики документооборота представляют собой организационную структуру конкретного предприятия с наложенной на нее схемой обмена документами. В отличии статического графика здесь имеет место ответственные лица, их роль и ответственность за выполнение требований графика документооборота. Составление динамических графиков требует от главного бухгалтера хороших знаний бизнеса предприятия и его организационной структуры, мобилизации творческих и аналитических способностей.