Основные задачи и принципы работы ведомственных архивов.

     Основные  задачи и принципы работы ведомственных  архивов. 
ОГЛАВЛЕНИЕ 

Введение

Глава 1. Понятие и деятельность ведомственных архивов

1.1.  Понятие «ведомственный архив» и его виды.

1.2. Функции, принципы и задачи ведомственных архивов.

Глава 2. Современная организация и перспективы ведомственных архивов в            Российской Федерации

2.1. Формы использования архивных документов в работе ведомственного архива

2.2. Перспективы развития ведомственных архивов.

Заключение

Список  литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы  организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. «Архив - это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества» (см. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования (под ред. Козлова В.П.). Изд. 5-е, доп. - М.: Академия, 2007. - 272 с.). Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями - это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения.

     Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и  департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

     Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в  ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.

     Для обеспечения сохранности архивного  наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.

     Актуальность  данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена в конечном счете на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда - часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.

     Цель  исследования:  изучение  задач и принципов ведомственного архива.

     Задачи  исследования:

1. рассмотреть понятие  «ведомственный архив»;
2. рассмотреть виды ведомственных архивов;
3. рассмотреть  функции, принципы и задачи ведомственных архивов;
4. проанализировать нормативно - правовую базу деятельности ведомственного архива;
5. рассмотреть перспективы развития ведомственных архивов.

     Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Понятие и деятельность ведомственных архивов

1. Понятие «ведомственный архив» и его виды

     Помимо  архивных учреждений, т.е. государственных  учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив. ГОСТ дает определение видового понятия "ведомственный архив". Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ. Они работают в соответствии с правилами, разработанными ГАС, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

     Министерства  и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо  ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом.

     Ведомственный архив – это структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы.

     Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Так же  ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.  

     Существуют  такие разновидности ведомственных  архивов как:

• отраслевой государственный фонд;
• центральный отраслевой архив министерства, ведомства;
• центральный архив министерства, ведомства;
• объединенный ведомственный архив;
• объединенный межведомственный архив;
• архив учреждения, организации, предприятия.

     В городах и районах, где много  небольших организаций, экономически целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных началах. Такие  архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих справочное значение, которые поступают от учреждений, не сдающих свои фонды в госархивы.

     В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный  архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

• архив организации, хранящий документы только данной организации;
• центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;
• центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;
• объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
• объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

     Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена  между организацией и государственным  архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

        Обработанные под контролем ведомственного архива с соблюдением правил дела отправляются в госархив. Ведомственный архив представляет госархиву паспорт со сведениями о составе и объеме фондов, на основании которых госархив определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу документов за счет учреждений - источников комплектования.

     Правовой статус ведомственных архивов (за небольшим исключением) – структурное подразделение, не всегда организационно оформленное.

     Порядок комплектования: ведомственный архив принимает документы от структурных подразделений и подведомственных учреждений всех сроков хранения.

       Экспертиза ценности документов: ведомственный архив участвует в этой работе на всех этапах, от составления номенклатуры дел до выделения из архива документов с истекшими сроками хранения.

     Работа  по составлению и усовершенствованию научно-справочного аппарата в ведомственных архивах ограничена (в основном описями и указателями, реже - каталогами).

     Госархив  контролирует работу ведомственных  архивов, а через них - работу архивов  подведомственных учреждений и организацию  документов в делопроизводстве. 

2. Функции, принципы и задачи работы ведомственных архивов.

     Основными задачами ведомственного архива являются:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;
• осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

     Ведомственный архив в целях выполнения своих  главных задач осуществляет следующие  основные функции:

• учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;
• осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;
• составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив;
• проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
• осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;
• осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;
• оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив;
• представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;
• осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
• осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях);
• участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
• участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

     Ведомственному  архиву для выполнения его задач  и функций предоставляется право:

• давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;
• запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.
• архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.

     Для выполнения основных задач и функций  архив организации имеет право:

• требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
• контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
• запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;
• участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

     Архив совместно с руководителем организации  несет ответственность за:

• несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
• утрату и несанкционированное уничтожение документов;
• необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
• нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Глава 2. Современная организация  и перспективы  ведомственных архивов  в Российской Федерации

2.1. Формы использования архивных документов в работе ведомственного архива

     Сегодня правовой основой создания архивов  организации является Федеральный  закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов [1].

     «Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила  основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

     Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В  положение об архиве включаются следующие  разделы:

• основные положения;
• состав документов архива;
• задачи и функции архива;
• права архива;
• организация работы архива.

     При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

     Формами использования архивных документов являются определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому  направлению использования.

     В соответствии с Основными правилами  работы архивов организаций использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

     Формы использования архивных документов в ведомственном архиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг шире и разнообразнее. Однако технологии, например методика исполнения запросов, не отличаются от других архивов.

     Существуют  следующие формы использования  архивных документов:

     1.  Информирование руководства и  структурных подразделений организаций,  а также других организаций  о наличии в архивах тех  или иных документов и их  содержание

     Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

     Информирование  руководителей организации может  производиться в форме перечня  заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

     Информирование  руководителей может производиться  также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются  в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

     2. Исполнение запросов социально-правового  характера

     Запрос - это письмо организации или заявление  гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

     Исполнение  запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

     Существуют  следующие виды запросов:

• Тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);
• Персональные, в том числе биографические и генеалогические;
• Социально-правовые. Наиболее часто запрашиваются сведения о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в Советской Армии, о пребывании в плену, фашистских концлагерях, исправительно-трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности;
• Консульские (направлены на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации и др

     Исполнение  запросов осуществляется в три этапа:

• Прием запроса и работа с заявителем;
• Поиск запрашиваемой информации;
• Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

     При приеме запроса необходимо уделить  внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.

     Если  запрос относится к категории  платных, следует известить об этом заявителя.

     Государственный архив не может взимать плату  за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др.

     При поиске запрашиваемой информации следует помнить о сроках исполнения.

     Срок  пересылки непрофильного запроса  в другие архивные учреждения с информированием  об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте  хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

     Срок  исполнения запросов на основании научно-справочного  аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы  исполняются на основании просмотра  описей, каталогов.

     Срок  исполнения запросов, требующих обращения  к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.

     При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет  ответы в виде следующих информационных документов:

• архивная справка;
• архивная копия;
• архивная выписка;
• информационное письмо;
• тематическая подборка;
• тематический обзор документов.

     Архивная справка - документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с условием поисковых данных документов.

     Архивная  копия - документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом.

     Архивная  выписка - фрагмент архивной копии, подготовленный и заверенный архивом. Выписки, как  правило, делаются из документов, посвященных нескольким, не связанным между собой вопросам.

     Информационное  письмо - это письмо, составляемое архивом  по собственной инициативе или в  ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

     При исполнении тематических запросов организаций  и граждан в государственном  архиве могут создаваться такие  сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической  переработки больших объемов  документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.

     Тематический  перечень документов - систематизированный  перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых  данных.

     Тематическая подборка документов - комплекс копий документов или цитат из документов на данную тему.

     Тематический  обзор документов - информационно-поисковый  справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

     В соответствии с законодательством  помимо архивных справочников гражданам  для защиты прав и интересов могут  быть выданы подлинные документы  из архивных дел. Для этого гражданину необходимо написать заявление на имя  директора архива. Решение о выдаче подлинных документов осуществляется должностными лицами всегда в соответствии с законодательством РФ. При этом вносятся изменения в учетные документы архива.

     3.  Использование документов в средствах  массовой информации.

     Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов Архивного фонда РФ в целом, группы архивов, отдельного архива, информирование о работе Федеральной архивной службы и предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.

     Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр.

     Газетные  и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью  или извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке.

     Документальный  очерк представляет собой статью, на основании архивных документов, конкретных исторических событий или  описание деятельности конкретных людей.

     Корреспонденция - сообщение с места события, например, о выставке архивных документов, присланное в газету от корреспондента данного  издания.

     Тематические  газетные полосы представляют собой  газетную страницу, отведенную для  освещения какой-либо темы. Тематические газетные полосы могут быть посвящены историческим событиям большого масштаба.

     Информация - краткое сообщение о текущих  событиях архивной жизни, о выявлении, поступлении в архив новых  документов, конференциях архивистов, работе научных советов государственных архивов и пр.

     Архивные  учреждения организуют также использование  информации по радио и телевидению  в виде тематических бесед и бесед-интервью, докладов, лекций, репортажей, пресс-конференций, рекламы и пр. Передачи могут быть как единичными, так и объединенными в циклы, постоянные рубрики. Для создания радио (теле) передач подготавливаются сценарные планы.

     Архивные  документы широко используются при  создании документальных и научно-популярных, и учебных фильмов.

     4.  Организация информационных мероприятий.

     Информационные  мероприятия включают организацию  выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в  архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.

     Выставка - художественно оформленная подборка документов, предназначенная для  их публичной демонстрации.

     По  масштабу деятельности выставки бывают международными и внутрироссийскими, которые в свою очередь делятся  на межархивные, региональные и всероссийские.

     По  времени функционирования различают: постоянно действующие (композиция или ее часть меняется раз в  полгода), временные (со сроком действия от 2 недель до нескольких месяцев), краткосрочные (от 1 до 10 дней).

     Встречи с общественностью проводятся в виде вечеров встреч, экскурсий в архивы, лекций, докладов и пр.

     В деятельности государственных архивов  сложились два вида встреч: тематические и информационные (обзорные). Тематическая встреча предполагает выступления  на определенную тему с краткой характеристикой содержания документов архива. Информационная встреча предполагает информирование общественности о составе документов архива, группы фондов, о новых поступлениях.