Основы документооборота в таможенных органах

Содержание

Введение

Глава 1 Организация работы отдела документационного обеспечения, задачи, функции, контроль

1.1 Организация работы отдела документационного обеспечения. Контроль за исполнением документов в таможенных органах

1.2 Задачи и функции службы документационного обеспечения таможенных органов

Глава 2 Организация  и совершенствования документооборота в таможенных органах

2.1 Основы документооборота в таможенных органах

2.2 Совершенствование документооборота в таможенных органах

Заключение

Список литературы

Введение

Деятельность  таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между таможенными органами, другими органами управления и организациями. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией.

Актуальность темы связана прежде всего с необходимостью изучить движение документов и проследить на практике, действительно ли, выполняются все требования, предъявляемые к делопроизводству на местах.

Таможенные  посты (в составе таможни) имеют  право издавать в пределах своей  компетенции правовые акты (распоряжения, инструкции, положения и др.) ненормативного характера.

Установленные указанными актами требования и правила  могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в  этих целях такой вид документов, как письма. Решением вопросов связанных с делопроизводством занимается Отдел Документационного Обеспечения. Отдел Документационного Обеспечения разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.

Ушли  в прошлое времена, когда работа таможенников ассоциировалась исключительно  с досмотром  ручной клади и  багажа пересекающих границу пассажиров международных рейсов. Сегодня таможенная служба, осуществляя оформление и  контроль многочисленных внешнеэкономических  грузов, обеспечивает более половины доходной части бюджета России.  
           Работа таможни с растущими объемами экспорта и импорта невозможна без использования современных средств таможенного контроля, техники и программного обеспечения, стабильной связи, обеспечивающей взаимодействие таможенной органов с другими государственными органами и структурами, участниками внешнеэкономической деятельности. И конечно, таможенная служба сегодня немыслима без современных информационных технологий. 
            Электронный документооборот все больше входит в жизнь отечественных таможенных органов, постепенно снижая огромное количество бумаг, еще недавно составлявших основу всех процессов таможенного оформления и контроля.

Цель работы заключается в изучении основ документооборота в таможенных органах.

Для достижения поставленной цели решаются следующие задачи:

- изучить организацию работы ОДО, задачи, функции;

- определить  контроль за исполнением документов в таможенных органах.

Глава 1 Организация работы ОДО, задачи, функции

1. Организация работы ОДО. Контроль за исполнением документов в таможенных органах

Отдел документационного обеспечения осуществляет функции 
документационного обеспечения в таможенном органе. ОДО  является структурным подразделением таможенного органа и подчиняется непосредственно начальнику таможенного органа.

Движение документов в таможенном органе с момента их создания или  получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в таможенном органе, регламентируются  Инструкцией  делопроизводству и работе архива в таможенных органах, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их должностных лиц.

Доставка документов в таможенные органы осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой и фельдъегерской связи в таможенные органы доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи  поступают телефонограммы телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Документы, поступающие в таможенный орган, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и рассмотрение руководством.

Прием и первичная обработка  документов осуществляется должностными лицами ОДО (в таможенных постах, где  ОДО отсутствует, - лицом, ответственным  за делопроизводство (далее - ответственный за делопроизводство).

При поступлении документов в нерабочее  время они принимаются дежурным по таможенному органу.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие документов и подписей. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

При некомплектности или повреждении  документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в ОДО (у ответственного за делопроизводство), другой - направляется отправителю.

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается  к документу. Конверт прилагается  к документу и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа.

Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

На полученных документах проставляется регистрационный  штамп.

Документы, адресованные руководству  таможенного органа, а также без  указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются  в ОДО, затем направляются руководству таможенного органа или в структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания и на основании установленного в  таможенном органе распределения обязанностей между руководством.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам.

Рассмотренные руководством таможенного  органа документы возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате, в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль, а затем передаются на исполнение.

Рассмотренные руководством приказы, распоряжения вышестоящего таможенного органа размножаются, направляются, рассылаются структурным подразделениям и таможенным органам в соответствии со списком рассылки, составленным ОДО. Передача копий указанных документов структурным подразделениям осуществляется только с соответствующей распиской в списке рассылки.

Подлинник документа, который исполняется  несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю; остальным исполнителям передаются копии документа.

На  документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела в ОДО, перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО"

  Документы, отправляемые таможенным органом, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется ОДО (ответственным  за делопроизводство) таможенного органа в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или рассылки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование и оформление почтового отправления.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ (в отдельных случаях - начальника ОДО). Отправляемая корреспонденция учитывается в: описях (заказная, сторонним организациям) реестрах (направляемая через фельдъегерскую службу.Вторые экземпляры описей и реестров с пометкой об отправке корреспонденции формируются в дела ОДО. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в правовую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в ОДО, который осуществляет контроль за правильностью их оформления .

Оформленные документы передаются на подпись руководству таможенного  органа в соответствии с правом подписи  документов и распределением обязанностей.

Копии подписанных руководством распорядительных документов рассылаются в структурные подразделения в соответствии со списком рассылки.

Передача документов, зарегистрированных в ОДО, между другими структурными подразделениями таможенного органа осуществляется только через ОДО (ответственного за делопроизводство). Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК или списке рассылки.

Контроль исполнения включает в  себя: постановку на контроль, предварительную  проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителей в  целях своевременного и качественного  исполнения поручений, зафиксированных  в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в ОДО проставляется отметка о контроле. Документы, зарегистрированные в базах данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Протоколы, докладные записки" и не контролируемые (не имеющие штампа "Контроль") ОДО, подлежат закрытию в указанных базах должностными лицами ОДО на основании отметок в РКК, представленных ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

Контроль исполнения обеспечивают:

-руководство  таможенного органа;

-ОДО, осуществляющий учет контролируемых  документов, а также ход и состояние  их исполнения;

-ответственные за делопроизводство структурных подразделений.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений таможенного органа.

ОДО ведет контроль по электронным  картотекам баз данных "Документы  вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен  и постов", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки". В электронные карточки указанных баз данных вносятся контролируемые действия, задания, вопросы и др., даты исполнения, структурные подразделения - исполнители, ход исполнения и т.д.

Сроки исполнения документов исчисляются  в календарных днях: поступивших  из вышестоящих таможенных органов, органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления, внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа (поручения), а поступивших из других организаций, предприятий, таможенных органов и обращений граждан - с даты их поступления.

В своей  работе отдел руководствуется действующим законодательством; приказами, распоряжениями Государственного таможенного комитета Российской Федерации (ГТК России); положениями о региональном таможенном управлении, таможне, таможен 
ном посте; правилами и методическими указаниями Рос архива.

2. Задачи и функции службы документационного обеспечения таможенных органов.

Отдел документационного обеспечения  осуществляет функции документационного обеспечения в таможенном органе. ОДО  является структурным подразделением таможенного органа и подчиняется непосредственно начальнику таможенного органа.

В своей работе отдел руководствуется  действующим законодательством; приказами, распоряжениями Государственного таможенного комитета Российской Федерации (ГТК России); положениями о региональном таможенном управлении, таможне, таможен 
ном посте; правилами и методическими указаниями Рос архива; другими действующими  нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим Положением.

Отдел (отделение) возглавляет;

• в таможенном управлении - начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления по согласованию с Административным управлением ГТК России;
• в таможне - начальник, назначаемый приказом начальника таможни по согласованию с отделом документационного обеспечения таможенного управления.

ОДО имеет круглую печать с обозначением наименования таможенного органа.

Основными задачами ОДО являются: 
1.Обеспечение организации делопроизводства в таможне в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

2.Разработка, внедрение новых технологических  процессов работы с документами  и документной информацией на  основе использования средств  организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

3.Осуществление  контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

4.Обеспечение  отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности  таможни, их архивное хранение, а также организация работы  архива таможни, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе таможенных постов;

5.Организация  методической помощи в работе  с документами, в том числе  и подведомственным таможенным  постам;

6.Обеспечение  режима доступа и использования  документной информации.

ОДО в соответствии с возложенным на него задачами осуществляет следующие функции: 
1.Организует в целом делопроизводство в таможне;

2.Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

3.Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможне;

4.Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможни;

5.Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможни;

6.Оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможни, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

7.Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

8.Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

9.Организует и осуществляет копирование, оперативное размножение документов с применением средств вычислительной техники;

10.Организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможни, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

11.Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможни и подведомственных таможенных постов;

12.Разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией Федеральной таможенной службы методические документы в области документационного обеспечения;

13.Разрабатывает сводную номенклатуру дел таможни, номенклатуру дел ОДО, формирует дела ОДО и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;

14.Организует работу по приему руководством таможни посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

15.Организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

16.Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством таможни совещаний и заседаний;

17.Организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на постоянное хранение, работу архива и ЭК таможни;

18.Осуществляет подготовку документов ОДО к сдаче в архив таможни;

19.Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности таможни и таможенных постов.

Права и ответственность  ОДО.

ОДО имеет  право: 
-осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях таможни и таможенных постов, о результатах проверок докладывать руководству;

-запрашивать у руководителей структурных подразделений таможни и таможенных постов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;

-вносить руководству таможни предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате таможни;

-участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой ОДО;

-возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;

-привлекать специалистов структурных подразделений таможни и таможенных постов к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;

-участвовать в оперативных совещаниях таможни при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции ОДО;

Начальник ОДО  несет персональную ответственность  перед начальником таможни за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность должностных лиц ОДО определяются должностными регламентами.

ОДО находится  в тесном взаимодействии: 
-со всеми руководителями структурных подразделений таможни и таможенных постов – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации; 
-с правовым отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов; 
-с отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров ОДО; 
-с отделом тылового обеспечения – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами; 
-со информационно-технической службой – по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

Глава 2 Организация и совершенствования  документооборота в таможенных органах

2.1 Основы документооборота в таможенных  органах

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов  работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив таможенного  органа (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству ФТС России.

Основными видами работ, обеспечивающими  правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление  номенклатур дел и формирование дел.

Номенклатура  дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых  в делопроизводстве таможенного  органа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Номенклатура дел предназначена  для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основе изучения видов, состава и  содержания документов, образующихся в деятельности таможенного органа.

При составлении номенклатуры дел  следует руководствоваться положениями о таможенном органе и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Номенклатура  дел таможенного органа (сводная) составляется по установленной форме  на основании номенклатур дел  структурных подразделений, разработанных  по аналогичной форме 

Номенклатура  дел структурного подразделения  составляется ответственным за делопроизводство данного подразделения в последнем  квартале текущего года, согласовывается  с архивным отделением ОДО, подписывается  руководителем структурного подразделения  и представляется в ОДО.

Вновь созданное подразделение обязано  в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить  ее в ОДО таможенного органа.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел ОДО. Второй используется в ОДО в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве таможенного органа. Четвертый - в государственном архиве.

По  окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры заполняется  итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и  временного хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи, представляются в первой декаде января текущего года в ОДО.

Формированием дел называется группировка  исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в таможенном органе децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

Исполненные документы в 15-дневный  срок сдаются исполнителем ответственному за делопроизводство структурного подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой.

Контроль  за правильным формированием дел  осуществляется ОДО и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

При формировании дел соблюдаются  следующие основные правила:

в дело помещаются только исполненные  документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в таможенном органе; раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения; ксерокопии факсограмм, телефонограмм помещаются в дела на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры; по объему дело не должно превышать 250 листов; при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

 Внутри дела документы располагаются  так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности или их сочетании, или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым  они относятся. Приложения объемом  свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с  относящимися к ним приложениями:

-уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

-приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

-приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. При больших объемах приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности таможенного органа (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группируются в отдельные дела;

-документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, документы к заседаниям коллегии;

-протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам; документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;