Основы организации информационного обеспечения процессов

Содержание 
 

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1.  Теоретические основы организации  информационного обеспечения                             процессов управления персоналом

1.1. Организационно-экономическая  сущность задач управления персоналом………………………………………………………………….6

1.2.    Системы автоматизации кадрового  учета и HRM-системы……..14

1.3. Внедрение  ИКТ в управлении персоналом  на российских предприятиях и их эффективность………………………………………24

Глава 2. Анализ информационной системы управления персоналом отдела профессионального развития персонала КФ ОАО «ЦентрТелеком»

     2.1. Общая характеристика КФ ОАО  «ЦентрТелеком»……………...35

     2.2. Исследование отдела профессионального  развития персонала        КФ ОАО «ЦентрТелеком» на предмет существующей автоматизированной информационной системы…………………………………………………….37

     2.3. Направления совершенствования  информационного обеспечения управления  персоналом в организации……………………………………....41

Заключение………………………………………………………………….…..45

Список  литературы……………………………………………………………....47

Введение 
 

     В конце XX века, когда человечество готовилось встретить новое тысячелетие, произошло не менее грандиозное событие – смена технологического базиса нашего Общества. На смену эпохе машин пришла эпоха информационных технологий. В XIX-XX веках человек овладел тайнами превращения вещества и энергии, а созданные на их основе машины существенно изменили его жизнь. Но наряду с материальной составляющей на человека огромное влияние оказывает информация – самые разнообразные сведения и знания, которые он получает в процессе своей жизни. С каждым веком, десятилетием и годом увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством, растет и ее роль в жизни человека. Вместе с этим развивались информационные технологии (ИТ) – процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

     В сознании многих людей прочно закрепился образ типичного отдела кадров старого образца: горы бумаг и папок, несколько работников, у которых вечно не хватает времени на подачу отчетов, оформление трудовых книжек или регистрацию личной информации сотрудников. Однако функции службы персонала сегодня значительно расширились, все четче стали проявляться такие потребности, как необходимость в управлении количеством и качеством персонала, организационной структурой, а также развитием сотрудников и их мотивацией.

     Каждая  организация, которая хочет выжить в условиях жесткой конкуренции, должна постоянно искать пути усовершенствования своей деятельности. В такой ситуации следует уделять внимание рациональному использованию всех видов ресурсов, находящихся в распоряжении компании. Одним из важнейших ресурсов является персонал организации. Залог успешной деятельности организации - это его персонал со своими навыками, умениями, квалификацией и идеями.

Постоянное  развитие персонала, поиск новых  подходов к управлению им являются необходимыми атрибутами успешного  функционирования организации.

     Современные возможности автоматизации многих процессов и функций кадрового  менеджмента, а также новые информационные технологии и компьютерные средства, доступные для кадровых служб, дают возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новейших средств сбора, передачи и преобразования информации.

     Потребность в разработке и применении эффективных  и адекватных реальной действительности компьютерных программ, информационных систем и технологий сегодня возрастает, именно поэтому, в рамках вышесказанного актуальность исследования информатизации управления персоналом обусловлена опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в использовании ИКТ и их эффективному развитию.

     Степень разработанности  темы исследования. В работе были использованы труды как российских так и зарубежных авторов, которые рассматривали роль и проблематику информационного обеспечения процессов управления персоналом:

     Проблема  исследования. Недостаточная разработанность проблемы внедрения ИКТ в практическую деятельность менеджера по управлению персонала, отсутствие эффективных информационных систем в организациях не позволяет менеджменту грамотно управлять персоналом, в том числе в условиях экономических и политических кризисов, т.к. наличие систем информационного обеспечения процессом управления персоналом является признаком использования командных методов работы и опоры на современные технологии управления

      Объектом исследования была выбрана МФ ОАО «ЦентрТелеком».

     Предметом исследования являются информационные системы и технологии управления персоналом, современное программное обеспечение, позволяющее оптимизировать процесс кадрового управления.

     Цель  курсового проекта – организация информационного обеспечения процессов управления персоналом на предприятии.

     Задачи  исследования:

1. определить организационно-экономическую сущность задач управления персоналом;
2. рассмотреть системы автоматизации кадрового учета и HRM-системы;
3. изучить внедрение ИКТ в управлении персоналом на российских предприятиях;
4. определить направления совершенствования информационного обеспечения управления персоналом в организации МФ ОАО «ЦентрТелеком».

     Методы  исследования. В работе использованы общенаучные методы (индукция, дедукция, анализ, синтез), а также сравнительный, статистический методы, а также методы сбора, обработка и анализа информации.

     Практическая  значимость работы заключается в том, что предложенные направления совершенствования информационного обеспечения управления персоналом могут быть применены другими организациями. Основные положения и выводы могут использоваться в качестве методологической базы на дисциплинах «Управление персоналом», «Информационные технологии управления», а также в любой организации путем внедрения инновации на уровне качественной информации. 
 
 

Глава 1. Теоретические  основы организации  информационного  обеспечения процессов  управления персоналом 

      1.1 Организационно-экономическая  сущность задач  управления персоналом 

     Управление  персоналом является средством реализации кадровой политики организации. Термин «кадровая политика» подразумевает систему правил и норм, приводящих человеческий ресурс в соответствие со стратегией фирмы. Отсюда следует, что мероприятия по работе с кадрами — отбор, составление штатного расписания, аттестация, обучение, продвижение — заранее планируются и согласовываются с общим пониманием целей и задач организации.¹ В условиях рыночной экономики одним из решающих факторов эффективности и конкурентоспособности предприятия является обеспечение высокого качества кадрового потенциала. Цель кадровой политики — обеспечение оптимального соотношения процессов обновления и сохранения численности и качественного состава кадров.

   Кадровая  политика предусматривает:

• разработку общих принципов кадровой политики, определение ее целей;
• планирование потребности в трудовых ресурсах, формулирование структуры и штата, назначения, создание резерва, перемещения (организационно-штатная политика);
• создание и поддержку системы движения кадровой информации (информационная политика);
• принципы распределения средств, обеспечение эффективной системы стимулирования труда (финансовая политика);
• обеспечение программы развития, профориентацию и адаптацию сотрудников, планирование индивидуального продвижения, профессиональную подготовку и повышение квалификации (политика

развития  персонала);

• оценку результатов деятельности, анализ соответствия кадровой политики стратегии организации, выявление проблем в кадровой работе, оценку кадрового потенциала.

     Все перечисленные направления кадровой политики организации отражаются в информационной системе, создаваемой в целях повышения эффективности реализуемых управленческих мероприятий.

       Социально-трудовая сфера требует сбора и накопления информации по следующим направлениям:

• социально-демографические процессы;
• состояние рынка труда, занятости и безработицы;
• доходы населения;
• уровень жизни и социальная защита населения;
• условия оплаты труда;
• социально-трудовые отношения;
• качество труда.

     В рамках предприятия технологии и  методы управления персоналом

подразделяются  на два основных направления:

1) формирование  кадрового состава;

2) поддержание  его работоспособности.

     Рассмотрим  их в информационном аспекте.

1. Формирование кадрового состава начинается с проектирования структуры организации. Именно она определяет степень включенности людей в дела предприятия, типы и принципы формирования рабочих групп и управленческих команд, особенности построения сетей коммуникации. На практике используются различные виды структурирования — линейное, кольцевое, иерархическое и т.д. Организационное пространство может быть распределенным территориально (цеха, отделы), функционально (по направлениям деятельности), иерархически (начальник отдела, директор завода). В зависимости от типа выбранной структуры формируются информационные связи, которые составляют основу автоматизированной системы управления, в том числе управления персоналом.

      При разработке проекта информационной структуры необходимо учитывать следующие факторы, связанные с параметрами внешней и внутренней среды:

• инфраструктура, в которой действует организация,
• технология работ и тип совместной деятельности;
• особенности персонала и корпоративной культуры;
• существующие прототипы и показавшие себя эффективными организационные структуры аналогичных организаций.

     Частью  общего процесса планирования в организации  является планирование потребности  в персонале. Успешное кадровое планирование основано на информации, включающей в  себя ряд оценок:

• сколько работников, какой квалификации, когда и где потребуется;
• каким образом можно привлечь нужных работников и сохранить или оптимизировать использование излишнего персонала;
• как лучше использовать персонал в соответствии со способностями и умениями работников и их внутренней мотивацией;
• каким образом обеспечить условия для развития персонала;
• каких затрат потребуют запланированные мероприятия.

     Сделать подобного рода оценки позволит анализ кадровой ситуации в регионе. Для  этого следует иметь региональную информацию об основных профессионально-возрастных группах, рынке профессий, уровне оплаты труда по категориям работающих, уровне занятости по категориям, учебных заведениях, выпускающих и переподготавливающих специалистов, демографической ситуации и демографическом прогнозе, национальных и культурных особенностях населения.

     Подбор персонала осуществляется на основании предварительно выполненного анализа целей и стадий деятельности предприятия. Для этого необходимо дать ответы на следующие вопросы:

• сколько времени необходимо работнику для выполнения основных производственных операций;
• какие производственные операции можно сгруппировать в более общее понятие рабочего места;
• как организовать рабочее место, чтобы увеличить производительность труда;
• какой режим работы оптимален для данного рабочего места;
• какими характеристиками должен обладать работник для выполнения данной производственной операции.

     На  основании информации подобного  рода разрабатываются необходимые  дополнительные инструкции.

     Особое  место занимает проблема привлечения  кандидатов на работу в организацию. Цель набора персонала состоит в создании резерва кандидатов на все рабочие места с учетом возможных организационных и кадровых изменений, увольнений, перемещений и других факторов. Задача службы персонала состоит в осуществлении контроля за соответствием кадрового состава организации стоящим перед ней производственным задачам.

2. Методы поддержания работоспособности персонала включают в себя:

• нормирование труда и мероприятия, направленные на повышение его производительности;
• аттестацию (оценку труда и персонала);
• формирование кадрового резерва;
• стимулирование труда.

      Деятельность  по нормированию труда в управлении персоналом преследует несколько целей:

• Планирование производства и определение потребности в персонале.
• Расчет затрат на заработную плату.
• Оценка изменения производительности труда.

   Для создания эффективной системы нормирования труда на предприятии необходимо наличие информации о:

• результатах анализа деятельности;
• комплексе базовых норм;
• техническом уровне производства, планах пересмотра норм в зависимости от изменения состояния материально-технического обеспечения;
• алгоритмах расчетов системы материального стимулирования за повышение производительности труда.

   Основным  назначением аттестации выступает  выявление резервов в отдаче труда. Аттестация включает в себя две составные части — оценку труда и оценку персонала. Эти оценки накапливаются в самостоятельном информационном блоке.

   Оценка  труда направлена на сопоставление содержания, качества и объема фактического труда с планируемым результатом труда, который представлен в технологических картах, планах и программах работ предприятия. Оценка труда дает возможность оценить качество, количество и интенсивность труда.

   Оценка  персонала позволяет изучить степень подготовленности работника к выполнению именно того вида деятельности, которым он занимается, а также выявить уровень его потенциальных возможностей для оценки перспектив роста.

   Результаты  аттестации являются основой формирования кадрового резерва — группы руководителей  и специалистов, обладающих способностью к управленческой деятельности, отвечающих требованиям по должности того или иного ранга, подвергающихся отбору и прошедших систематическую целевую квалификационную подготовку

   Важную  роль в управлении персоналом играет стимулирование (оплата) труда. Структурой оплаты труда задается структура соответствующего информационного блока в автоматизированной системе.

   Структура заработной платы — это базовые  ставки, премиальные выплаты, социальные программы. Алгоритмы расчетов заработной платы

входят  в состав системы бухгалтерского учета и отчетности.

     Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы  управления организацией, - выработка  решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения  выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

     Процесс управления персоналом можно представить  в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых  решений, направленных в конечном счете  на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого  из этих решений должна быть информационно обеспечена.

     Информационное  обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации  информации, циркулирующей в системе  управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

     При проектировании и разработке информационного  обеспечения (далее - ИО) системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления. Информационное обеспечение службы управления персоналом можно подразделить на внемашинное и внутрима-шинное. Такая классификация ИО может быть использована только при условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (например, персональные компьютеры или используемые ресурсы ВЦ организации).

     Внемашинное информационное обеспечение включает:

• систему классификации и кодирования информации;
• системы управленческой документации;
• систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

   Внемашинная информационная база представляет собой  совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники.

   Во  внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется  в виде движения документов между  управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-трафики и т.п.); по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

     Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

     В последнее время широкое распространение  получило использование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т.д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ЭВМ.

     Недостатки  традиционного подхода организации массивов информации в памяти ЭВМ, при котором разработка информационной базы ориентировалась на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

     Все это обусловило новую организацию  данных в ЭВМ, что нашло свое отражение  в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств  формирования и ведения этих баз².

     Банк  данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие  принципы описания, хранения и манипулирования  данными. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

     В этой связи открывается принципиально  новая возможность использования  ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают  и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации. 

      1.2 Системы автоматизации кадрового учета и HRM-системы 

   В последние годы информационные технологии проникли практически во все сферы  жизни человека и общества: государственное  и муниципальное управление, экономику, хозяйственную деятельность, научные  исследования, образование, медицину и частную жизнь человека. Не является исключением и управление персоналом, деятельность кадровых служб предприятий и организаций. Для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система (ИС). Обычно такие системы обозначаются аббревиатурой HRMS (системы управления трудовыми ресурсами). В самом полном – комплексном варианте эти системы охватывают все уровни управления предприятием – операционный, тактический и стратегический; а в функциональном плане – кадровый учет, расчеты с персоналом и систему управления трудовыми ресурсами, включающую в себя модули найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала.

   Все эти программные продукты можно  разбить на четыре группы:

• информационно - справочные системы;
• программы, автоматизирующие отдельные участки в работе кадровой службы;
• модули в составе комплексного продукта для автоматизации предприятия;
• специализированные комплексные системы

   Информационно-справочные системы. Информационно-справочные системы нельзя назвать специализированными системами по управлению персоналом, но они активно используются в работе кадрового работника. В первую очередь это правовые справочные системы. Сегодня в нашей стране существует целый ряд правовых справочных систем: «Кодекс», «Референт», «Юридический мир», «Ваше право», «Юристконсульт», «Законодательство России». Однако самыми крупными являются «Гарант» и «КонсультантПлюс». Эти две фирмы создали наиболее разветвленную сеть своих информационных центров в различных регионах России. Помимо информации по законодательству в обеих системах созданы обширные консультационные базы.

   Отдельные программы автоматизации. Это программные продукты, автоматизирующие отдельные функциональные задачи. Как правило, это программы кадрового учета, расчета заработной платы, найма персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным пакетом, оценки, обучения, развития и мотивации персонала.³ Уровень разработки этих программ может быть разный – от примитивного до самого продвинутого. Но их объединяет принцип их создания – разработчики этих программ и не ставили перед собой цели разработать комплексный продукт. Это не комплексные системы в процессе разработки, а полностью завершенный продукт. Как правило, системные решения, лежащие в основе этих разработок, не позволяют им развиваться как комплексным HRM-системам. Понятно, что такие программы имеют локальное применение и могут быть рекомендованы только небольшим организациям для решения учетно-отчетных задач в конфигурации «Зарплата – Кадры».

Специализированные  комплексные программы. Эти системы удовлетворяют самым высоким требованиям по функциональности. Существуют разные точки зрения на вопрос о составе полнофункциональной системы. Одним из распространенных вариантов можно считать перечень функций, используемый центром. В его состав входят:

1. организационный менеджмент;
2. кадровый учет;
3. кадровый документооборот;
4. табельный учет;
5. расчет зарплаты;
6. регламентированная отчетность;
7. компенсационный пакет;
8. планирование человеческих ресурсов;
9. планирование фонда оплаты труда;
10. управление компетенциями;
11. оценка персонала;
12. управление мотивацией;
13. управление обучением;
14. электронное обучение;
15. подбор персонала;
16. управление кадровым резервом – портал;
17. информационное самообслуживание;
18. аналитика по персоналу.⁴