Основы  управления электронным  документооборотом

 

СОДЕРЖАНИЕ:

 

Введение

     Рынок систем и программ документооборота становится все более насыщенным. Обилие предложений со стороны поставщиков может поставить в тупик любую организацию - кажется, что любая из систем сможет решить все проблемы. Но не всякая программа документооборота, способна решить специфические задачи организации. Тем более, не всякая система или программа документооборота может заявить о динамичном развитии и удовлетворении все возрастающих требований потребителей.

     Для своей курсовой работы я остановила выбор на системе электронного документооборота Documentolog.

     Documentolog — веб-ориентированная система электронного документооборота (СЭД), которая находит применение во все большем количестве компаний самого широкого профиля деятельности. Documentolog поддерживает весь комплекс функций, присущих системам электронного документооборота (создание, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, управление доступом к документам, ведение классификаторов и справочников, организация совместной работы, управление архивом). Documentolog содержит набор инструментов, который позволяет создавать любые типы документов, не ограничиваясь присущими традиционному делопроизводству (например, входящими, исходящими или организационно-распорядительными), определять возможные функции этих документов и описывать их маршруты движения на протяжении всего жизненного цикла. И самое главное! Создание новых и изменение существующих типов документов осуществляется без программирования - полностью в графической режиме и может выполняться бизнес-пользователями, т.е. людьми, не обладающими глубокими знаниями в области информационных технологий. Для того, чтобы успешно администрировать в Documentolog, достаточно быть знакомым с компьютером на уровне опытного пользователя. Простота и гибкость системы позволяют получить эффект от её внедрения в максимально сжатые сроки, обеспечивая при этом постоянное повышение эффективности её использования.

     В результате использования системы  можно:

• повышения операционной эффективности за счет увеличения качества автоматизированных бизнес-процессов,
• повышения управляемости и прозрачности бизнес-процессов, снижения рисков, возникающих при росте бизнеса,
• достижения конкурентного преимущества по сравнению с другими компаниями,
• повышения мобильности сотрудников, потому что каждый сотрудник компании, в каком бы месте с доступом к сети Интернет ни находился, всегда может получить необходимый для работы документ и создать новый, который будет тут же отправлен коллегам на рассмотрение,
• повышения лояльности сотрудников и повышения их квалификации за счет использования передовых методов управления бизнесом,
• сохранения и последующего использования знаний компании, которые при отсутствии надлежащего документирования и последующего управления документами будут неизбежно утеряны.

 

Часть 1.  Анализ системы электронного документооборота

     1.1. Ведение  РКК документов

     Documentolog обеспечивает создание любых  регистрационных карточек, типов  документов (приказов, входящих, исходящих и внутренних документов, договоров, заявок, обращений граждан, протоколов собраний, организационно-распорядительной документации и проч., проч., проч.), комбинируя заданный набор инструментов и средств полностью в графическом режиме работы. Подобный подход придает системе небывалые ранее гибкость и способность подстраиваться под любые бизнес-задачи организации. И в любой момент Documentolog может быть легко и быстро изменён в соответствии с изменившимися требованиями бизнеса. Создание нового типа документа выполняется полностью в графическом режиме и, как правило, не превышает 30-60 минут. 

     

     Отличительной особенности системы электронного документооборота Documentolog является то, что документы в системе могут быть представлены не только в виде регистрационных карточек, но и непосредственно самостоятельно вплоть до полного копирования бумажных аналогов в электронный вид.

     Тип документа в системе представляет собой совокупность полей, действий, шаблона и маршрута. Поля определяют информацию, которую содержит тип документа, шаблон - его внешний вид, а действия и маршрут - функционал и поведение. Каждый тип документа может принадлежать определённому журналу. Зайдя в нужный журнал, пользователь может получить доступ к созданным ранее документам (если это позволяют правила безопасности) или создать новый документ (конкретный экземпляр определенного типа документа).

1.2. Ведение номенклатуры дел

 

     Данная  программа электронного документооборота поддерживает ведение номенклатуры дел. Документы в Documentolog объединяются в журналы. К одному журналу могут относиться несколько схожих типов документов. Принадлежность типов документов к журналам определяет администратор системы.

     В системе существует специальный  журнал «Формирование дел»,в котором  собирают документы, отнесенные к делам  на основании принятой в организации  номенклатуры дел. Поэтому Documentolog просто не оставляет шанса для того, чтобы «покопаться», разыскивая какой-нибудь документ.

1.3. Сканирование документов

 

     Сканирование  документов в системе Documentolog возможно при помощи внешних средств, программ позволяющих произвести сканирование и распознавание текстов (например, ABBYY FineReader 7.0 Scripting Edition) и интеграции посредством web-сервисов. Сканированные на рабочих местах документы импортируются в систему через специальный мастер, вызываемый из средства сканирования.

 

1.4. Регистрация  документов из  электронной почты

 

       

     Для внутреннего обмена сообщениями  между сотрудниками компании, уведомлении  их о наличии документов, требующих  внимания, а также организации  работы с внешними почтовыми серверами в системе Documentolog применяется модуль электронной почты. Каждому пользователю системы принадлежит собственный почтовый ящик, который может быть интегрирован с любым внешним почтовым сервером (например, mail.ru или gmail.com). Создаваемые пользователем письма адресатам, находящимся за пределами СЭД Documentolog, будут отправляться от его имени с указанного почтового сервера.

     Такой подход позволяет пользователям  не менять привычные инструменты  работы. Например, сотрудники привыкли работать в MS Outlook. Поскольку вся внутренняя корреспонденция может перенаправляться на внешние почтовые серверы, им не обязательно изменять свои привычки. Уведомление о поступившем на рассмотрение документе будет перенаправлено на внешний почтовый сервер и пользователь получит его через свой почтовый клиент; в письме будет гиперссылка на этот документ, щелкнув на которую сотрудник в привычном браузере сможет ознакомиться с ним, внести соответствующие изменения и зарегистрировать его в привычном режиме.

1.5. Сопровождение бумажных и электронных документов

 

     Documentolog поддерживает контроль и сопровождение всех видов документации на протяжении всего жизненного цикла документа.

1.6. Контроль заполнения  обязательных полей  в РКК

 

     Данная  система электронного документооборота осуществляет контроль заполнения обязательных полей в регистрационно-контрольной карточке и типовых  документах.

1.7. Проверка на дублирование  при регистрации

 

     Система Documentolog использует единое хранилище всех документов компании, это позволяет отслеживать ей дублирование документов при регистрации. При создании похожего и уже ранее созданного документа в системе предусмотрено автоматическое уведомление об этом сотрудника/пользователя.

1.8. Использование справочников

 

     Справочники могут использоваться в качестве полей в других справочниках или документах. Значения таких полей не заполняются вручную, а выбираются из соответствующего справочника.

     Справочники могут использоваться в качестве полей в других справочниках или документах. Значения таких полей не заполняются вручную, а выбираются из соответствующего справочника. 

 

     Для настройки отображения (представления) записей справочников используется шаблон (очень похожий на шаблон, применяемый для настройки типов документов), в котором можно задать любой внешний вид, включая возможность вставки графики, задания шрифтов, начертаний, цветов, расположения полей и пр.

     Каждое  поле в справочнике имеет настройки, которые позволяют включить группировку, сортировку и фильтрацию по данному  полю, определить видимость поля в  таблице (представлении) справочника, указать признак обязательности заполнения поля, значение по умолчанию и пр. 

     

1.9. Добавление новых  справочников

     Организационная структура предприятия находит  свое отражение в одноименном  специализированном справочнике СЭД Documentolog. Структура представляет собой иерархическое дерево, обладающее неограниченным количеством уровней вложенности. К ветвям этого дерева присоединяются справочники подразделений и должностей. Создание справочников является  самым простым процессом в администрировании системы. При наличии соответствующих прав создать новый справочник может даже неподготовленный пользователь. А для того, чтобы добавить новое поле в, например, кадровую форму, понадобится не более одной-двух минут драгоценного рабочего времени.

1.10. Наличие шаблонов  создаваемых документов

     Шаблоны позволяют определить расположение полей и любой внешний вид  документа (записи справочника). Более  того, благодаря наличию шаблонов в системе, администратор при  создании нового типа документа может указать типовые формулировки и, в результате, сотруднику, создающему документ, достаточно ввести только смысловую информацию.  

 

     Шаблоны описываются при помощи стандартного языка разметки HTML. Создание и изменение шаблонов осуществляется как в графическом (при помощи графического редактора), так и в текстовом режимах. Шаблоны предоставляют достаточно возможностей для создания бланков документов, полностью соответствующих бумажным аналогам.

1.11. Ведение истории  работы с документами

 

     В каждой карточке документа фиксируется история его изменений. Система Documentolog предоставляет возможность просмотра даты и автора внесённых изменений, реквизитов, значения которых были отредактированы.

1.12. Поддержка последовательной  и параллельной  маршрутизации документов и задач

 

     С помощью автоматизации бизнес-процессов  в системе Documentolog возможно осуществлять как рассмотрение документов (последовательная маршрутизация – последовательное движение документов между пользователями), так и, например, согласование и подписание документов (параллельная маршрутизация – согласование документов происходит только тогда, когда все согласующие лица подпишут или утвердят его). В системе также присутствует возможность настроить смешанную схему маршрутизации.

1.13. Работа с типовыми  маршрутами

 

     В системе можно настроить маршруты любой сложности, системой поддерживаются типовые (известные заранее) маршруты. Для известных заранее маршрутов системе предусмотрен модуль работы с маршрутами. С помощью "жесткой" маршрутизации задается вся схема движения Дела между пользователями.

 

1.14. Работа  со свободными  маршрутами

 

     Помимо  заданных (типовых) маршрутов, система  поддержит и произвольные маршруты, когда дальнейшее движение документа определяется пользователем, у которого этот документ в данный момент находится. Для произвольного движения документов ("свободная маршрутизация") не требуется дополнительных модулей работы с маршрутами, и настраивать ничего не требуется. С помощью рассылки ("свободная маршрутизация") документ может в любой момент быть отправлено любому из сотрудников.

1.15. Уведомление сотрудников  о поступлении  в их адрес документов и задач

 

     Уведомление сотрудника о поступление в его адрес документа, требующего его внимание, осуществляется посредством электронной почты.

     Также уведомить определенных сотрудников компании о том, что поступил документ для согласования, позволяет Маршрут.

     Помимо  этого система Documentolog выполняет  автоматическую рассылку напоминаний  и уведомлений о приближении  даты окончания разработки, проверки документов, согласования, утверждения или о приближающейся дате ревизии. Пользователю предоставлена возможность настраивать список событий, по которым будет осуществляться рассылка, а также задавать периодичность и сроки рассылки сообщений.

1.16. Оперативный контроль рассмотрения документов

 

     Система позволяет отслеживать поручения, срок исполнения по которым истекает, сигнализирует о просроченных задачах. Руководитель может оперативно получать информацию о том, какие его поручения  должны быть выполнены в ближайшее время или не выполнены в срок. Кроме этого руководитель может контролировать работу своих подчиненных — система позволяет формировать отчеты по исполнению. Можно посмотреть срез по статусу — сколько поручений находится на исполнении, на контроле, по скольким истекает срок, или срез по сотрудникам — у кого из подчиненных какое количество поручений и в каком статусе исполнения. Выявить специалистов, которые не справляются с задачами или перегружены, таким образом довольно просто. Для подразделений, контролирующих исполнение в рамках всей организации, система Documentolog с возможностями формирования отчетов просто незаменима.

     Контроль  исполнительской дисциплины (как  принято называть контроль исполнения поручений в государственных  организациях) также гораздо проще осуществлять в системе электронного документооборота. Особенно если учесть, что специфика работы государственных служащих состоит в том, что почти все поручения выдаются на основании какого-то документа (распоряжения, протокола заседания, обращения гражданина и т.п.). Поэтому, если организация уже использует электронный документооборот, то и поручения следует автоматизировать в Documentolog. Поручением в данному случае выступает резолюция по документу, а срок исполнения предопределен законодательством.

1.17. Поиск по всем  атрибутам РКК

 

     Documentolog содержит различные средства  поиска документов, записей справочников, почтовых сообщений. Опираясь  на поисковые возможности системы,  пользователи всегда могут без  особых временных затрат найти  необходимую информацию. Documentolog предлагает следующие поисковые инструменты:

• Быстрый поиск. Данный вид поиска осуществляется по значениям полей, которые отображаются в табличных представлениях системы. В результате использования быстрого поиска в представлениях отображаются только те документы, записи справочников, почтовые сообщения, значение хотя бы одного отображаемого поля которых содержит искомую строку.
• Фильтрация. Фильтрация относится скорее к средству формирования отчетов, т.к. позволяет вывести только те записи табличного представления (документы, записи справочника, почтовые сообщения), которые удовлетворяют набору заданных условий. Например, используя средства фильтрации, можно вывести договора, заключенные на протяжении третьего квартала минувшего года, сумма которых превышает определенное значение, а предметом является поставка какого-либо товара
• Полнотекстовый поиск. Этот поиск находит искомую строку с учетом морфологии русского языков по всему содержимому документа, записи справочника или почтового сообщения.

 

       

     Система позволяет использовать перечисленные  поисковые средства одновременно. Найденные  документы (почтовые сообщения, записи справочников) могут быть отсортированы и/или сгруппированы для максимально удобного отображения результатов поиска.

 

1.18. Поддержка  морфологии русского  языка

 

     Система Documentolog осуществляет процесс делопроизводства и автоматизации на русском языке. Также полнотекстовый поиск находит искомую строку с учетом морфологии русского языка по всему содержимому документа, записи справочника или почтового сообщения.

1.19. Наличие в системе  генератора отчетов

     Поисковые отчеты позволяют найти документы, отвечающие определенным критериям и настроить способ отображения полученного списка документов (выбрать поля для вывода в отчет, последовательность их расположения и поле для сортировки). После просмотра отчета система предоставляет возможность распечатать соответствующий поисковый отчет.

     Статистические  отчеты системы Documentolog предоставляют  возможность просматривать в  табличном виде статистическую информацию о том, сколько и какие категории  документов содержат те или иные атрибуты. (Например, документы по темам, областям, проектам). Сотрудники могут просматривать найденные документы и выводить на печать полученные отчёты.

     При просмотре, статистические отчеты отображается в виде таблицы, ячейки которой являются ссылками на документы. При нажатии  ссылки открывается список соответствующих документов.

 

Вывод по Части  1

 

     В первой части, выполненной  мной, курсовой работы я провела  анализ системы электронного документооборота Documentolog. В целом эта еще развивающаяся  система способна составить достойную  конкуренцию ныне известным и уже получившим хорошую оценку со стороны крупных организаций и структур бизнеса системам. Эта система отвечает всем наиболее важным критериям и стандартам:

• создание любого вида регистрационных карточек;
• автоматическое ведение истории документов;
• автоматическое сохранение документов в архив;
• наличие генераторов отчета;
• оперативный контроль за выполнением поставленных задач перед персоналом;
• своевременной уведомление как и поступивших документах, так и приближающихся важных событиях;
• возможность доступа сотрудника в любом месте при помощи интернета.

     Последнее преимущество этой системы иногда может  оборачиваться для организации  нежелательными последствиями, так как функционирования сети не всегда бывает стабильным.

  
Часть 2. Практическая часть

2.1 Создание документа

 

2.2. Создание версии

 

 

2.3. Общие  справочники

 

2.4. Вставка штрих-кода  в документ

 

2.5. Создание РКК на  основе электронного  документа

2.6. Инициализация создания  задачи

 

 

2.7. Определение  маршрута задачи

 

Схема маршрута по заданному типу: 

 

Схема типового маршрута: 

 

2.8. Отчеты модуля «Канцелярия»

 

Журнал регистрации  входящих документов: 

 

Журнал регистрации  исходящих документов: 

 

2.9. Поиск  электронных документов  по реквизитам  РКК

 

 

 

2.10. Конверт  со штрих-кодом для почты России

 

2.11. Экспорт одного  документа

 

 

2.12. История  работы с документами

 

Вывод по Части  2

 

     Во  второй части курсовой работы  я работала в системе Directum: создавала документ (акт), версию документа, регистрационно-контрольную карточку, работала со справочниками, строила схему типового маршрута. В процессе выполнения заданий возникали некоторые трудности. Одной из таковых было построение типового маршрута, многие блоки отказывались в полной мере функционировать. Отчасти это объяснялось отсутствием структур предприятия, которым соответствовали многие блоки, поэтому для построения типового маршрута я выбирала блоки лишь с простыми задачами. В остальном система Directum очень проста в использовании, имеет удобный интерфейс и исчерпывающую справку.

 

Заключение

     В общегосударственных стандартах термин документооборот обозначает контролируемое движение готовых документов как  внутри предприятия, так и за его  пределами. Электронный документооборот  охватывает сверх того стадии подготовки документов и свободный обмен информацией  по компьютерным сетям.

     За  последние более чем 100 лет в  России сложилась определенная методика работы с документами. Технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных  карточек и отчетных форм и журналов. Для обеспечения   единого информационного порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов канцелярий. Поэтому системы электронного документооборота представляют собой не только наиглавнейшую область любого производства, но и сложно организованный механизм по количеству выполняемых задач и задействованного персонала. И важно, чтобы система управления документами имела отлаженную схемц работы с документацией и доступную в понимании организацию.

     В рамках данной курсовой работы был  проведен анализ системы электронного документооборота Documentolog. Система электронного документооборота Documentolog предназначена для создания, распространения, управления доступом и жизненным циклом документов в электронном виде. Система обеспечивает автоматизацию всего комплекса работ с документами, в том числе присущего традиционному делопроизводству: создание, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение, регламентация доступа. Documentolog является удобной платформой для автоматизации коллективной работы и документо-ориетированных бизнес-процессов. Documentolog может с успехом использоваться в области автоматизации традиционного делопроизводства и любых бизнес-процессов, находящих свое отражение в документах (например, управление договорами, внутренними и внешними заявками, заказами на оказание услуг и пр.). 
Список литературы