Особенности документирования ООО "Прода"

Особенности документирования ООО «Прода»

1. Теоретические основы особенности документирования.
1. История развития документирования.
2. Нормированная регламентация особенности документирования.

               1.3. Унифицированные требования документации управленческой документации

                   1.3.1. Назначение и особенности  управления документирования

                   1.3.2. Состав и формуляр управленческой  документации 

                   1.3.3. Требования к оформлению документов  управленческой документации 

2. Анализ документирования учредительных документов ООО «Прода»

2.1. Общая характеристика деятельности ООО «Прода»

2.2. Анализ документирования ООО «Прода»

Заключение…………………………………………..

Список исп лит……………………………

Приложение…………………………………

Введение

         Успех любого предприятия зависит  от множества факторов, таких  как решение финансовых вопросов, организация производственного  процесса, подбор персонала, стиль  руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

        В  процессе деятельности в любой  организации возникает значительный  объем разнообразных управленческих  документов. Их состав определяется  компетенцией и функциями организации,  порядком решения вопросов, объемом  и характером взаимосвязей с  другими организациями и закрепляется  в табеле документов.

        Будучи  носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость  и либо отправляются на хранение  в архив, либо уничтожаются.

Сегодня в одной из самых  консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену  бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.

        Как  бы разнообразна ни была деятельность  учреждения, какую бы фактическую  работу оно ни выполняло, составление  бумаг и прочее делопроизводство  занимает в нем существенное  место. Правильное делопроизводство  должно точно фиксировать все  операции учреждения. Бумага должна  совершать свой круговорот с  максимальной скоростью и с  минимальной затратой труда и  времени. Хранение бумаг должно  быть проведено по такой системе,  чтобы всякая справка могла  быть сделана с наибольшей  быстротой. Наконец, система внутренней  документации должна давать возможность  быстрого контроля.

       Служба  документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая может быть  представлена на предприятии  как самостоятельным структурным  подразделением (канцелярия, общий  отдел, секретариат), так и отдельным  сотрудником (секретарь-референт) должна  принимать к обработке только  правильно оформленные документы,  имеющие юридическую силу и  в полном комплекте. В противном  случае документы теряют свою  значимость и не могут уже  выполнять заранее предназначенную  им роль, что порой очень усложняет  работу того или иного предприятия.  Система документационного обеспечения  управления несовершенна ни на  одном современном предприятии.  В крупных организациях случаются  сбои в делопроизводстве и  документообороте, что уж говорить  о малых предприятиях. Постоянно  появляются какие-то новшества,  которые с одной стороны может,  и упрощают работу, но создают  неудобства с их адаптацией. Этим  обуславливается актуальность данной  темы.

        Целью данной работы является изучить систему документационного обеспечения, разобраться в принципах и тонкостях документооборота, ознакомиться с основными видами документов и требованиями к их оформлению.

Задачами работы являются:

1. Овладеть основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

2. Изучить документационное обеспечение ООО «Прода».

1. Теоретические основы особенности документирования

1. История развития документирования

     Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не сразу, она прошла в своем развитии несколько этапов.

    Столбцовое (приказное) делопроизводство. На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

     Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяконов. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.

     Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить стадии написания – чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования.

   С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.

   Высшим государственным учреждением стала боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределенны и безграничны. «Офисы» того времени, называвшиеся приказными избами, или приказами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом- по названию первых государственных учреждений – приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.

  Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

• поступление документа на рассмотрение;
• подготовка дела к «докладу»;
• рассмотрение и решение дела;
• оформление документа, содержащего решение.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был  особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого  вида существовало множество разновидностей.

Таким образом, история делопроизводства в XVI-ХVII вв. показывает, что в связи  с созданием системы центральных  и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.                  Коллежское делопроизводство. Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения – приказы – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой  реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало  их составлять. В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция  и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

     В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Однако даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.

     Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

• порядок вступления дел;
• движение их, или собственно так называемое производство;
• отправление дел;
• ревизия;
• отчеты.

     Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами:    организация приема документов; направление на исполнение и исполнение; регистрация документов и контроль за их исполнением; отправка документов.

     В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

     В XIX в. Документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

     В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.

     В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской.

После октябрьского переворота 1917 г. Для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

     Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.

    В 1963 г. Архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.

     В 1966 г. В рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

     Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. Имеет следующие особенности:

- четко выраженный вертикальный  характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;

- отслеживание всего комплекса  работ с документами в регистрационных  журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения  о документах, их перемещениях, резолюциях  начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

- ведение централизованных  регистрационно-контрольных и отчетных  массивов (файлов, картотек или журналов);

- для обеспечения единого  порядка обработки документов  предусматривается создание специализированных  служб: управлений делами, секретариатов,  канцелярий;

- относительно небольшое  разнообразие процессов делопроизводства  и документооборота, их высокая  степень стандартизации;

- основы технологии документационного  обеспечения управления закреплены  в государственных нормативно-методических  документах. Основная проблема данной технологии – централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технология требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

     Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

    Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

     В начале 1990-х годов ощущается необходимость в создании науки о документе либо комплекса научных документоведческих дисциплин. Для обобщающего названия науки о документе начинает использоваться ряд названий: информационно-коммуникационная наука (А.В.Соколов), документационно-информационная наука (Г.Н.Швецова-Водка) и т. Д. Ядро такого комплекса наук о документе составляют библиотеко-, библиографо-, книго-, архиво-, музееведение и информатика. Общим для них является исследование документа как объекта, созданного специально для передачи информации.

Каждая из этих областей знания имеет свои специальные задачи, формы и методы работы с документами, однако теория и история документа  являются общими для них. К общетеоретической  проблематике относится, прежде всего, функциональный анализ документов, изучение их особенностей как материальных объектов с зафиксированной в них информацией, вопросы классификации и типологизации документов и т. Д. Изучением общедокументных вопросов призвано заниматься документоведение.

2. Нормативная регламентация документирования

    Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

    К таким документам относятся:

• трудовой договор, заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные карточки формы – Т-2;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному  составу являются наиболее важными  документами и требуют особой тщательности и аккуратности при  оформлении, ведении и обеспечении  сохранности на протяжении длительного  срока.

Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта)

   Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет – свидетельства о рождении. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д. Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография. Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения. Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой. На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность. При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

“Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которыми работодатель обязуется предоставить работнику работу об обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник».

Трудовой договор имеет  типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора.

К основным условиям трудового  договора относятся соглашения:

• о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации;
• месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение);
• сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

   К дополнительным относятся условия трудового договора, которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие. Согласно статье 21 ТК, при заключении трудового договора может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев».

Особенности подготовки и оформления приказов по личному  составу

(о приеме на  работу)

       После того, как будет заключен трудовой договор, работнику кадров необходимо издать приказ о приеме работника на работу. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Его форма и рекомендации по заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» – форма N Т-1 (см. Приложение №  )

Если в один день на работу принимается сразу несколько  претендентов, то возможно использование унифицированной формы N Т-1а, предусматривающей форму приказа (распоряжения) о приеме работников на работу. В соответствии с вышеуказанными рекомендациями по заполнению формы приказа о приеме работника (работников) на работу при оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника (работников) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником (работниками) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма N Т-1) или «Период работы» (форма N Т-1а) строка (графа)»по» не заполняется.

     Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику (работникам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Под надлежащим образом заверенной копией в данном случае понимается копия приказа, подписанная руководителем организации (или лицом, имеющим на это полномочия) и заверенная печатью организации.

Оформление трудовой книжки

     На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу вносится запись в трудовую книжку работника. В случае если трудовой договор заключается работником впервые, то возникает необходимость в оформлении трудовой книжки в данной организации. Правила ведения и заполнения трудовых книжек в организации установлены Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек и Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках». В соответствии с указанными нормативными актами оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника.

    Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

    Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежащим образом заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

     Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежащим образом заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

     Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

     После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Например:

   С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Личная карточка работника

     На основании оформленных ранее документов и документов, представленных работником, должна быть заполнена личная карточка работника, форма которой и рекомендации по ее заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. – форма N Т-2