Особенности оформления документов по личному составу сотрудников Магнитогорской государственной академической хоровой капеллы имени С.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина  на  социальное  обеспечение  по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.  Такая документация ведется в  учреждениях,  организациях,  предприятиях независимо  от  их  организационно-правовой  формы  и  вида  деятельности  в соответствии  с  Кодексом  законов  о  труде  Российской  Федерации  (КЗоТ), Инструкцией  по  ведению  трудовых  книжек,  другими  нормативными   актами.

Среди общего объема документов, подведомственных кадровой службе, существенное значение имеет документация по личному составу. Актуальность вопроса заключается в том, что: указанная документация требует особой аккуратности при ее оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного периода времени, так как на ее основе составляется форма государственного статистического наблюдения (№ П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников») – Приказ Федеральной службы государственной статистики от 18.08.2008 г. № 193 «Об утверждении форм федерального статистического наблюдения для организации статистического наблюдения за численностью, оплатой и условиями труда работников, деятельностью, осуществляемой в сфере науки».

Форму федерального государственного статистического наблюдения N П-4 «Сведения  о численности, заработной плате  и движении работников» представляют все юридические лица - коммерческие и некоммерческие организации всех форм собственности, их обособленные подразделения.

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками [23].

К документации по личному составу  относятся в частности:

1) трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией  предприятия и работником;

2) приказы по личному составу  (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников);

3) трудовые книжки;

4) личные карточки формы №  Т-2;

5) личные дела;

6) лицевые счета по заработной  плате. 

Цель работы: Исследовать особенности оформления документов по личному составу сотрудников Магнитогорской государственной академической хоровой капеллы им. С.Г. Эйдинова.

Задачи работы:

• Изучить литературу по теме исследования,
• Установить роль документации по личному составу в системе кадрового делопроизводства,
• Ознакомиться с особенностями оформления документов по личному составу на примере Магнитогорской государственной академической капеллы им С.Г. Эйдинова,
• Проанализировать соответствие документации по личному составу сотрудников Капеллы нормативным требованиям.

Объектом исследования являются документы по личному составу долговременного срока хранения. Предмет исследования: Оформление некоторых видов документов по личному составу, таких как: приказы, автобиографии и личные карточки работников Магнитогорской государственной академической капеллы им. С.Г.Эйдинова. Новизна исследования заключается в том, что впервые был дан анализ некоторым видам документов по личному составу сотрудников Магнитогорской государственной академической капеллы им. С.Г. Эйдинова.

При написании данной работы использовалась следующая литература.

В книге «Кадровое делопроизводство»  Т.В. Кузнецовой и С.Л. Кузнецова (2005 г.) рассмотрена современная организация работы с документами в службе кадров. Весь процесс работы с документами рассматривается с момента их создания до сдачи дел в государственные архивы по личному составу.

В книге «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и  технология работы. Более 120 документов» под ред. В.А. Кудряева (2010 г.) освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения все видов внутренних документов, в том числе кадровой документации.

У А.В. Верховцева в книге «Делопроизводство в кадровой службе» (2004 г.) рассмотрены основы организации делопроизводства в кадровой службе, состав кадровой документации, виды работ и нормативы численности сотрудников, порядок заполнения типовых форм, оценка деятельности кадров.

В учебно-методическом комплексе Т.А. Панфиловой и Т.Н. Кондратьевой «Документоведение и делопроизводство» рассмотрено понятие документа, его свойства, классификация. Определена структура документа и требования к его оформлению. Рассмотрены системы документации и правила оформления управленческих документов. А также организация работы с документами, номенклатура дел, формирование и текущее хранение дел, подготовка и передача дел в архив.

А.Ю. Чуковенков. и В.Ф. Янковая в книге «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (2005г.) раскрывают положения стандарта, дают дополнительную нормативную и справочную информацию, приведены образцы бланков и примеры оформления документов.

Вопросы оформления, регистрации  и хранения распорядительных документов в кадровой деятельности также рассмотрены  в статьях А.С. Красавина «Приказы по кадрам в организации» в журнале «Секретарь-референт», А.В. Пшенко «Распорядительная документация по личному составу» в журнале «Справочник кадровика» и С.Л. Кузнецова «Современные технологии регистрации документов» в журнале «Секретарское дело».

В первой главе работы раскрывается роль документов по личному составу. Во второй главе раскрываются особенности  оформления документов по личному составу сотрудников Магнитогорской государственной академической хоровой капеллы им. С.Г.Эйдинова: приказов, автобиографий и личных карточек. Также в этой главе приведен анализ документов по личному составу на примере шести документов работников Магнитогорской государственной академической капеллы им. С.Г. Эйдинова.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1: РОЛЬ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в  понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной  информации в обществе.

Официальная формулировка в  законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем  в любой форме информацией  в виде текста, звукозаписи, изображения  и (или) их сочетания, который имеет  реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени  и в пространстве в целях общественного  использования и хранения.

Одной из важнейших функций  любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу.

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками [28].

К документам по личному  составу, имеющим долговременный срок хранения,  относятся:

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
• списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
• карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
• личные дела;
• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• акты о несчастных случаях, связанных с производством;
• тарификационные ведомости;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• штатные расстановки;
• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников [24].

Так  как  для исследования были выбраны конкретные виды документов по личному составу, введем их описание: 
Приказы по личному составу – по ним оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора [23]. 
          Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под подписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. 
Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8. В графе “основание” указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения. 
При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги [14]. 
           По письменному заявлению работника предприятие обязано не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов по личному составу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы на данном предприятии). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ). 
          Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса “л/с”. Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 6 б “Перечня документов с указанием сроков хранения”). 
В процессе деятельности предприятия могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрении, взыскании, командировке, дежурстве, обучении, отпусках и т.д., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс (№1 к, №2 к…) и формируются в отдельное дело.

Автобиография (от гр. аutos-сам, bios– жизнь, grapho - пишу) – это описание своей жизни [7].

В канцелярском делопроизводстве (в  советской традиции) автобиографией называется жизнеописание какого-либо лица, которое составлено им самим в виде документа, являющегося составной частью личного дела. Автобиография может использоваться при составлении психологической характеристики работника, изучении его жизненного пути и личностных качеств: стиль изложения, акценты на тех или иных сторонах жизни, помогают судить о различных психологических особенностях человека. Главным достоинством автобиографии являются основные факты трудовой и общественной деятельности, позволяющие представить и оценить жизненный путь человека. Поэтому автобиографию нередко используют в процессе отбора кадров [7].

Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.Личная карточка работника –это (форма N Т-2) [14].

Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1); паспорта или иного  документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего  трудовой стаж; страхового свидетельства  государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для  военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа  об образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний - при  поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов [15].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2: ОСОБЕННОСТИ  ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

2.1 Приказы по личному составу

• Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия [12].

Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников  предприятия оформляются приказами  по личному составу. Приказы по личному  составу группируются в отдельное  дело и имеют самостоятельную  нумерацию с добавлением индекса  «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации. Приказ о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т–1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны [23]. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия. Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8.В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса, соответствующая причине увольнения. Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия. Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказы по личному составу хранятся 75 лет [23].

2.1.1 Унифицированные формы приказов

Унифицированные формы №Т-1 и Т-1a .

Применяются для оформления и учета принимaемых на работу работников по трудовому договору и зaполняются: форма N Т-1 - на одного работникa (код формы по ОКУД 0301001.), формa N Т-1а (код формы по ОКУД 0301015.) - на группу рaботников.

Состaвляются лицом, ответственным зa прием, нa всех лиц, принимaемых нa работу в организaцию на основaнии зaключенного трудового договорa [17].

При оформлении приказa (рaспоряжения) о приеме рaботника(ов) нa работу укaзываются наименование структурного подрaзделения, должность (специальность, профессия), срок испытaния, если рaботнику устанaвливается испытание при приеме нa работу, а тaкже условия приемa на рaботу и хaрактер предстоящей рaботы (по совместительству, в порядке переводa из другой организaции, для зaмещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной рaботы и др.).

Подписaнный руководителем оргaнизации или уполномоченным нa это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под рaсписку. На основании приказа (рaспоряжения) рaботником кaдровой службы вносится зaпись в трудовую книжку о приеме рaботника на рaботу и зaполняются соответствующие сведения в личной кaрточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС), а в бухгaлтерии открывaется лицевой счет рaботника (формa N Т-54 или N Т-54а) [17].

Унифицированная форма № Т-8

Применяются для оформления и учета  увольнения работника(ов). Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации [16].

В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а  «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)»  производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой  на соответствующую статью[16]. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы) [18].

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается  документ об отсутствии материальных претензий к работнику [17].

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством  Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового  договора с работником(ами) 6 (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации [18].

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового  договора с работником(ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» [16].

При заполнении этих форм необходимо руководствоваться следующими правилами:

1) В строке "Наименование организации" указывается наименование юридического лица, соответствующее наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводят только тогда, когда оно содержится в учредительных документах организации;

2) В графе "Код по ОКПО" проставляется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Код по ОКПО переносится из справки, выдаваемой Росстатом и хранящейся в составе документации по созданию организации;

3) В графе "Дата" указывается дата подписания проекта приказа руководителем организации. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Так, дата 2 февраля 2008 года оформляется следующим образом: "02.02.2008" [8];

4) В графе "Номер документа" приводится номер, под которым зарегистрирован документ. Номер приказа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел. Приказы по личному составу нумеруются в пределах календарного года отдельно от других приказов. Для них обычно применяются индексы: "-л/с", "-лс" или "-к" [8], [10];

5) В распорядительной части формы требуется произвести коррекцию путем зачеркивания одной из ее строк - "прекратить действие трудового договора" или "уволить". Поскольку оба распоряжения с юридической точки зрения аналогичны (за некоторыми незначительными особенностями), то при издании приказа о прекращении трудового договора по большинству оснований заполняются обе строки [4].

Зачеркивание первой строки - "прекратить действие трудового договора" - уместно  в том случае, если трудовой договор  с работником не был заключен в  письменной форме, то есть работник был  принят на работу до 06.10.1992 (даты, когда  письменная форма трудового договора стала обязательной). Так как при  оформлении увольнения такого работника  указать реквизиты трудового договора невозможно (ввиду их отсутствия в принципе), можно зачеркнуть полностью всю первую строку либо только реквизиты [4].

Вторую строку целесообразно зачеркивать  в том случае, если оформить прекращение  трудовых отношений действием по отношению к работнику неуместно  или невозможно. Так, если трудовой договор прекращается в связи  со смертью работника или в  связи с признанием работника  умершим или безвестно отсутствующим (пункт 6 части первой статьи 83 ТК РФ), обоснованным является зачеркивание слова "уволить". Однако в этом случае должна приводиться дата прекращения  трудовых отношений [4].

При оформлении прекращения трудовых отношений по указанному основанию  с работником, с которым трудовой договор был заключен в устной форме до 06.10.1992, в распорядительной части приказа по форме N Т-8 обоснованным является зачеркивание в обеих строках (в первой реквизитов, начиная со слова "от", во второй - слова "уволить").

При оформлении прекращения трудовых отношений по иным основаниям зачеркивание в распорядительной части представляется необоснованным, поскольку может  повлечь трудности с точки  зрения учета кадровых операций [13];

6) В строке, предназначенной для указания даты прекращения трудового договора, приводится дата, определенная с учетом части третьей статьи 84.1 Трудового кодекса РФ. Согласно названной норме днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с данным Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность) [13];

7) Строки, содержащие сведения о работнике и занимаемой им должности, заполняются на основании личной карточки работника, которая заводится при приеме на работу по унифицированной форме N Т-2, утвержденной вышеназванным Постановлением Госкомстата России [15];

8) Строка "Наименование структурного подразделения" также заполняется в соответствии с личной карточкой работника. Если работник не входит в состав какого-либо подразделения, то эта графа формы не заполняется;

9) В строке "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" приводится основание увольнения, предусмотренное Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами. Порядок заполнения этой строки подробно разъясняется в комментариях к каждому основанию увольнения (см. соответствующие главы и параграфы). Поскольку приказ о прекращении трудового договора является источником информации для внесения записей в трудовую книжку, то при заполнении формы N Т-8 или Т-8а записи об основаниях и причинах увольнения, ссылки на федеральные законы и их названия должны приводиться без сокращений. Требование о том, что запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи данного Кодекса или иного федерального закона, закреплено в части пятой статьи 84.1 Трудового кодекса РФ [8];

10) В строке "Основание (документ, номер, дата)" указываются наименования и реквизиты (дата, номер) документов, во исполнение которых или на основании которых принято решение о прекращении трудового договора с работником, а также документов, подтверждающих обстоятельства, имеющие значение для увольнения. При заполнении формы приказа рекомендуем перечислять все документы, на основании или во исполнение которых было принято решение об увольнении. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было оперативно установить, каким документом оформлялось то или иное решение, тот или иной факт [10];

11) Приказ о прекращении трудового договора от имени работодателя подписывает руководитель организации. Поскольку наименование должности первого лица организации зависит от ее организационно-правовой формы и решения учредителей (участников, собственников имущества организации), в унифицированных формах приказов отводится строка для указания точного наименования должности - генерального директора, президента, пр. Правом подписи приказов может быть наделен и штатный заместитель руководителя организации. В этом случае в строке "Руководитель организации" указывается полное наименование должности этого сотрудника. Указывать "за генерального директора", а также проставлять косую черту перед должностью не допускается. Необходимо помнить, что документы с предлогом "за" или косой чертой в реквизите "подпись" считаются недействительными [8];

12) С приказом о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. Об этом в строке "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен" проставляется подпись работника и дата ознакомления. В силу части второй статьи 84.1 Трудового кодекса РФ с приказом о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа. В случае, когда приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (как правило, на обороте) производится соответствующая запись [8];

13) В строке "Мотивированное мнение  выборного профсоюзного органа" реквизиты решения приводятся  только в том случае, если Трудовым  кодексом РФ или коллективным  договором установлена обязательность  получения согласия соответствующего профсоюзного органа на увольнение работника (работников) или необходимость учета мнения этого органа [16].

Приказ о прекращении трудового  договора подлежит визированию в  порядке, установленном локальными нормативными актами организации, например инструкцией по делопроизводству, положением о ведении документации по личному  составу, пр. Как правило, первым свою визу ставит руководитель подразделения, подготовившего проект приказа, - в  данном случае руководитель кадровой службы. Затем может быть предусмотрено  визирование приказа непосредственным руководителем увольняемого работника. Приказ о прекращении трудового  договора с материально ответственным  лицом по общему правилу должен согласовываться  с бухгалтерией; следовательно, свою визу должен поставить главный бухгалтер  или иной уполномоченный сотрудник  бухгалтерии [3].

При увольнении работников за дисциплинарные проступки крайне желательно, чтобы  приказ был согласован с руководителем  юридической службы организации (юристом), который по результатам правовой экспертизы проекта приказа и  представленных документов должен подтвердить  правомерность увольнения или же разъяснить, в чем заключаются  допущенные ошибки.

В соответствии с положениями ГОСТа  Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, визы на подлиннике приказа рекомендуется проставлять в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа [5]. Если у визирующего есть замечания, то об этом указывается в составе визы, а сами замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к приказу [5].

Целесообразность выпуска приказов в количестве более двух экземпляров  зависит от того, какая система  делопроизводства принята в организации. Обычно для учета кадровой операции достаточно одного подлинного экземпляра приказа, который остается на хранении в отделе кадров. В редких случаях  и только если локальными нормативными актами предусмотрено, что бухгалтерия  принимает к учету только подлинные  документы, приказ о прекращении  трудового договора составляется в  двух подлинных экземплярах. Для  подразделений, имеющих отношение  к оформляемой операции, а также  для работника достаточно копий, оформляемых кадровой службой. Для  контроля за количеством экземпляров на подлиннике в левом нижнем углу или на обороте последнего листа делается отметка о количестве копий [20].

Что касается копий, то они печатаются в количестве, необходимом для  учета (в том числе для передачи в соответствующие структурные  подразделения). Кроме того, одна копия  приказа готовится для работника. Все копии заверяются в установленном  порядке.

Поскольку приказ о прекращении  трудового договора является внутренним документом и не предназначен для  передачи в иные организации, то оттиски  печати организации в них не проставляются (исключение составляют копии приказов, выдаваемые работникам на руки) [17].

На основании приказа о прекращении  трудового договора сотрудник кадровой службы заполняет лицевую сторону  записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) по унифицированной форме N Т-61, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Помимо сведений из приказа  в форму записки-расчета из личной карточки и текущего графика отпусков переносится информация об использованных работником отпусках. Заполненная записка-расчет передается в бухгалтерию для производства расчетов с увольняемым работником. Соответствующие отметки об увольнении (дата прекращения трудового договора, реквизиты приказа) проставляются в личной карточке работника.