СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      Вопросы оформления документов по личному составу неоднократно рассматривались   уполномоченным органом исполнительной  власти в области архивного дела в различные периоды его деятельности. Однако долговременный срок хранения основных видов документов  данной категории в ведомственных архивах на фоне стабильности существования организаций и предприятий не требовал  принятия решений, существенно менявших подходы к организации  работы с документами по личному составу. 
      Кардинальные социально-экономические перемены в развитии государства в 90-е годы ХХ в. значительно повлияли на общие тенденции организации архивного дела  и, естественным образом на роль документированной информации  в жизни общества. В частности,  существенно  изменилась и выросла роль документов по личному составу и, соответственно, изменился порядок их оформления. Информационные потребности настоящего  времени  отводят документам по личному составу роль исторического  источника, являющегося носителем сведений генеалогического, историко-биографического, социально-демографического характера. Однако основное значение данной группы документов в течение установленного долговременного срока  их хранения заключается в  обеспечении социальных прав граждан.

      В связи с актуальностью темы, целью работы является теоретический и методологический обзор особенностей оформления документов по личному составу.

      Учитывая  поставленную цель, задачами работы определены: изучение теоретических аспектов: основных понятий и классификации документов по личному составу и оформления документов по личному составу: формирование дел; упорядочение документов по личному составу; подготовка документов по личному составу к архивному хранению (и приказов в частности).

1. Основные понятия и классификация документов по личному составу

1.1.  Определение термина «документы по личному  составу». Классификация документов по личному составу

  Документы по личному  составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с  работодателем^1. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и  отношения, выходящие за рамки понятия трудовых.

      Термин  «документы по личному  составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан.

      Для того, чтобы рассмотреть особенности  оформления документов по личному составу, целесообразно учитывать их классификацию. В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы. 
        Условное разделение  документов  по личному составу на наиболее крупные группы предложено Б.В.Альбрехтом  в статье «Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному составу»^2.  

      С небольшими дополнениями схема классификации  выглядит следующим образом:

      1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении,    перемещении, списки работников, личные дела,  личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.

      2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета³, ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения,  документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации,  документы  об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.

      3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инсруктажа по технике безопасности и др.

      4. Документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий.

      5. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам,  присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий,  протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней.  
      6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или  их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния,  книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц,  книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел,  книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.

      7. Особую группу документов по  личному составу составляют  личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы:

• личные работников;
• личные (наградные)  дела; личные дела по аттестации (аттестационные дела);
• личные дела  учащихся, студентов, аспирантов;
• личные дела по усыновлению детей;
• регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице;
• личные (учетные) дела пострадавших;
• личные дела пенсионеров (пенсионные дела);
• персональные дела членов партии;
• выездные дела;
• судебно-следственные дела; истории болезней.

1.2. Распорядительные документы по личному составу

      Распорядительные  документы по личному составу, как  правило, составляются (подготавливаются) совместно кадровой службой (сотрудником, ответственным за работу с персоналом) и заинтересованными структурными подразделениями.

      Однако, на наш взгляд, учитывая конфиденциальный характер документов по личному составу, более целесообразно технологические  процедуры с ними осуществлять в  кадровой службе.

      Проекты распорядительных документов по личному  составу согласовываются с бухгалтером (как правило, главным), юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна и виза руководителя кадровой службы.

      Данные  распорядительные документы подписываются  обычно руководителем или - в соответствии с распределением полномочий - лицом, уполномоченным на подписание таких документов.

      В установленных законом случаях  эти документы должны иметь гриф согласования или отметку об учете  мнения первичного выборного профсоюзного органа организации.

      Распорядительные  документы по личному составу доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре, находящемся на хранении в отделе кадров (прилож. 1). Все эти документы оформляются, как правило, в трех-четырех экземплярах:

• первый подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе;
• второй рассматривается как основание для проведения бухгалтерских операций и хранится в бухгалтерии, например в папке "Приказы по личному составу. Копии";
• третий помещается в личное дело работника (если такое ведется);
• четвертый при необходимости передается в соответствующее структурное подразделение.

      Все виды и формы распорядительных документов по личному составу должны регистрироваться и храниться отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (подлинники).

      Поскольку последствия разных принимаемых  кадровых решений неодинаковы в  целом для организации и ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых  они фиксируются³.

1.2.1. «Текущие» документы по личному составу

      Большая часть распорядительных документов по личному составу относится  к "текущим". В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, распорядительные документы по личному составу и их копии должны храниться во всех организациях, независимо от формы собственности, но срок их обязательного хранения составляет от одного до 75 лет. Копии таких документов в бухгалтерии и подразделениях хранятся такой же срок или до минования надобности. Случаи, в которых требуется обязательное ознакомление работника (работников) с документами под подпись, согласно трудовому кодексу Российской Федерации приведены в таблице 1.

        Таблица 1. Обязательное ознакомление работника (работников) с документами под подпись.

      В соответствии со сроками хранения определяются системы регистрации и хранения документов. Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации - как в общем массиве, так и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т. д. Так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел кадровой службы, например: "Приказы по отпускам" и т. д. Выбор системы регистрации и хранения таких приказов определяется их количеством в течение года; чем больше число документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел.

      Сама  регистрация может вестись в  любой форме по выбору организации, ограничений здесь нет: это могут  быть журналы, картотеки, компьютерные базы данных. Однако следует иметь  в виду, что многие контролирующие органы и суды в случае трудового  спора традиционно отдают предпочтение журнальной форме регистрации.

      Структура регистрационного индекса - это порядковая нумерация по возрастанию (валовая) в течение делопроизводственного  года с добавлением, как правило, расшифровывающего буквенного индекса, например: "Л / С" - личный состав, "О" - отпуска, "П" - поощрения, командировки -"КМ" и тому подобное.

      Дела  с такими приказами могут быть переходящими, т. е. их формирование может  осуществляться несколько лет (принято - не более 5 лет), т. к. при небольшом  количестве листов в деле каждый год заводить новое дело нецелесообразно. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

      Порядок хранения таких документов ничем  не отличается от правил хранения других дел с временными (до 10 лет) сроками хранения. Документы учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке. Сами документы дополнительно не систематизируются, листы не нумеруются, скобки и скрепки могут не выниматься, нет претензий и к качеству папок. После истечения срока хранения они, наряду с другими документами, включаются в акты о выделении к уничтожению.

1.2.2. Обязательные распоряжения по личному составу

      В кадровой службе, кроме "текущих", издаются распорядительные документы по личному составу, обязательность которых установлена ТК РФ. Например, ст. 68, 84¹ ТК РФ и другие прямо говорят, что прием на работу, перевод на другую работу и увольнение должны оформляться соответствующими распорядительными документами.

      Только они (а не трудовой договор) являются основанием для внесения записей в трудовую книжку работника, о чем в последней  по каждой записи дается ссылка на соответствующий  номер и дату документа.

      Так, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также  о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании  соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту распорядительного документа⁴.

      Распорядительные  документы по личному составу  являются юридическими актами, подтверждающими  сам факт работы гражданина в данной организации, его квалификацию, занимаемые в процессе работы должности, а также факт и основание увольнения.

      В соответствии с информационной ценностью  эта группа распорядительных документов должна сохраняться столько времени, сколько может понадобиться содержащаяся в них информация.

      При определении минимальных сроков их хранения за основу принята средняя  продолжительность жизни - 75 лет, но, конечно, документы могут сохраняться  и далее минимального срока.

2. Оформление документов  по личному составу

2.1. Формирование дел

      Формированием дел называется группировка  исполненных документов в дела. Документы по личному составу формируются в дела по видам документов. 
        Как правило, документы в дела группируются за каждый календарный год. Исключение составляют дела, формирование которых изначально  не связано  с рамками одного календарного года – личные дела рабочих, служащих, учащихся, судебно-следственные дела, истории болезней, пенсионные дела, а также многие учетные документы.

      В организациях дела формируются централизованно в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ.

      Документы, отражающие отдельные направления  деятельности организации, формируются  в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

      Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивом  организации или ответственный  за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.

      При формировании дел необходимо соблюдать  следующие основные требования:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• включать в дело по одному экземпляру документа;
• помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
• помещать приложения вместе с основными документами;
• группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

      В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

      Внутри  дела документы должны быть расположены  так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

      Дела  заводятся по хронологическому, тематическому  признаку или их сочетанию.  Входящие  документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов⁵.

      Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

      Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие (согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

      Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

      В соответствии с Перечнем типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (ст. 6б), приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных административных отпусках, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

      Практика  использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, группировать в дела отдельно приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют самостоятельную валовую нумерацию.   

      Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными  актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При  их утверждении в качестве самостоятельных  документов они группируются в самостоятельные дела.

      Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления.

      Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий. Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

      Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

      Утвержденные  планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

      По  истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002, в архив поступают документы, в т.ч. по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.  

      Окончательное формирование личных дел рабочих и служащих производится после их увольнения; учащихся, студентов, аспирантов -  после окончания  учебного заведения, аспирантуры;  судебных – после окончания судебного процесса и вынесения решения, истории болезней – после выписки больного,  пенсионных дел –  после прекращения выплаты пенсии⁶. 
 

      Распорядительные  документы по личному составу  обязательно регистрируются в специальных  журналах, имеющих тот же срок хранения - 75 лет. В журнале должен указываться  не только регистрационный индекс, но и по возможности фамилии работников, особенности оформления документа: рукописные тексты или исправления, отсутствие виз, дат и др.

      Такой же срок установлен и для хранения картотек и указателей к приказам по личному составу, если они создавались  для внутренних потребностей кадровой службы организации.

      Документы-основания  к распорядительным документам по личному  составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное  дело приложений к приказам по личному  составу.

      Завершенное дело приказов по личному составу должно быть полностью оформлено в строгом соответствии с архивными правилами, едиными и обязательными для всех организаций, независимо от формы собственности.

      Полное  оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела;  нумерацию листов в деле;  составление заверительной записи (листа-заверителя);  составление внутренней описи документов дела;  оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело, и др.).

      Документы, помещенные в дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

      Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора⁷.

      Прекращение трудового договора оформляется  приказом (распоряжением) работодателя⁸.

2.2. Упорядочение документов  по личному составу

2.2.1. Нумерация листов в делах

      Одним из видов работ, связанных с оформлением  дел, является нумерация листов в делах. Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. При этом все листы дела (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Запрещается применение авторучек и цветных карандашей. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела. Листы дел, состоящих из нескольких томов, имеют свою собственную нумерацию, т.е. нумеруются по каждому тому отдельно.

      Хотелось  бы обратить внимание на то, что сложенные  листы (например, формата А3 или формата  А4, выполненного в альбомном варианте) разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу.

      Подшитые  в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в нем⁹.

      При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старый номер зачеркивается, а рядом проставляется новый. Запрещается исправлять старый номер на новый.

      Если  допущены незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т.д. Допускается также наличие в деле пропущенных номеров. Например: 25, 27, 28, 29 и т.д.

      Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) указываются в листе-заверителе дела.

      Например: последний номер листа дела — 122, но при этом в деле имеется  два литерных номера листа: 25а, 25б  и один пропущенный номер — 26. В этом случае заверительная надпись  дела будет выглядеть следующим  образом: «В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе: литерные номера листов — 25а, 25б; пропущенный номер листа — 26…».