Санкт-Петербургский  колледж управления и экономики 
«Александровский  лицей»

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине   Документационное обеспечение управления   

Тема:   Особенности оформления личных дел     

                        студентов вузов                     
 

код и наименование специальности 

Руководитель             

                        подпись           И.О.Фамилия

Студент   Комличенко М.Ю,   Группа  № 104 

                       Фамилия  И.О.

Работа  выполнена с оценкой           
 
 
 

Санкт-Петербург

2010

ОГЛАВЛЕНИЕ 
ВЕДЕНИЕ

     Личное  дело - форма для систематизации и хранения информации о студенте.

     Вместе  с тем деятельность любого, в том числе коммерческом учреждением сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов учреждения и, увеличивает эффективность управленческого труда.

      Создание личных дел обеспечивает сохранность документов, облегчает поиск нужных материалов, помогает создать благоприятное впечатление о работе кадровой службы при проверках трудовой инспекции. Данная тема актуальна, так как намного проще работать с документами, если они будут находиться в оформленном деле. Интерес государства к документам по личному составу объясняется необходимостью социальной защиты студентов на время обучения.

      Зачем оформляют дела?

      Во-первых, это необходимо в целях соблюдения законодательства. Федеральным законом  об архивном деле¹ установлено, что при ликвидации негосударственных организаций документы по личному составу передаются "в упорядоченном состоянии" на хранение в соответствующий архив². Следовательно, в дальнейшем оформленные дела легче будет передать на архивное хранение.

      Во-вторых, оформление дел способствует обеспечению  сохранности документов. Сформированные в дело, пронумерованные и учтенные документы гораздо лучше защищены от утраты, чем разрозненные бумаги.

      В-третьих, проделанная работа поможет оперативно получать необходимую информацию. С  помощью оформленной обложки, внутренней описи мы получим возможность  быстрого и удобного поиска нужного документа. Для кадровиков - реальная практическая помощь в работе.

      Оформление  дел включает в себя комплекс работ  по технической обработке документов: составление внутренней описи и  заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, нумерация листов, оформление обложки³. К этому можно добавить, что дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. В этом случае не предусмотрено нумеровать листы в делах, подшивать лист-заверитель дела и помещать дело в жесткий переплет.

1. Необходимость составления личного дела

1.1. Личное дело студента

      Личное  дело - это, как правило, совокупность документов, содержащих сведения о человеке. Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу или на прием  
в учебное заведение. В процессе трудовой деятельности или учебного процесса личное дело пополняются другими документами. Личное дело ведется  
в течение всего обучения либо всего периода работы сотрудника. Ведение личного дела предусматривает:

• ведение записей в соответствующих разделах личного дела
• помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел
• изъятие документов, надобность в которых миновала
• периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов

      Личные  дела необходимы для того, что бы прослеживать изменения личных документов для дальнейшего использования при необходимости.

      Документы определяют личность студента при поступлении  Высшее учебное заведение.

      Документы для разных вузов могут быть разными, но основные являются обязательными. Это тот вид исторических источников обладает рядом особенностей: нарративный характер сведений, неоднородность состава личных дел по объему и видам документов, противоречивость сведений документов разных видов, официально - личностный характер.

      Срок  хранения личных дел студентов, отчисленных с 1 - 3 курсов - 15 лет, остальных студентов и аспирантов - 75 лет. Если обучению на дневном отделении предшествовала трудовая или служба в Советской Армии - 75 лет.

      Личные  дела лиц, поступавших, но не принятых в учебные заведения, состоят  из заявления, автобиографии, анкеты, справки  с места жительства  
и места работы, медицинские справки и другие документы. Срок хранения - 1 год после изъятия личных документов. Невостребованные личные документы хранятся 50 лет.

      Документы, составляющие личное дело, подшиваются  в твердую обложку, оформленную  по установленному образцу.

      Личные  дела студентов ведет методист. Методист оформляет студенческие билеты и  зачетные книжки, выдает справки студентам и т.д.

2. Особенности составления личных дел

2.1. Зачисление в вуз.

      При поступлении в ВУЗ оформляется  приказ о зачислении лиц, имеющих право на поступление без вступительных испытаний, издается по истечении пяти дней после завершения приема документов и вывешивается на информационном стенде приемной комиссии. При этом лица, имеющие право на поступление без вступительных испытаний, в течение этих пяти дней по завершении приема документов, обязаны предоставить оригиналы документов государственного образца об образовании и прохождении ЕГЭ.

      При этом поступающий, направивший документы  по почте, при представлении оригиналов документа государственного образца  об образовании и свидетельства  о результатах ЕГЭ представляет оригинал того документа, удостоверяющего его личность, копия которого была направлена им по почте.

      При поступлении на одновременное параллельное освоение двух основных образовательных  программ по направлениям подготовки или специальностям высшего профессионального образования в разных вузах оригиналы документа государственного образца об образовании  
и свидетельства о результатах ЕГЭ при зачислении представляется поступающим по его выбору на ту образовательную программу, на которой он будет обучаться как студент. При зачислении на другую образовательную программу в качестве слушателя поступающий представляет заверенную ксерокопию документа государственного образца об образовании, свидетельства о результатах ЕГЭ и справку из вуза, где он является студентом.

      Приказ о зачислении по результатам конкурса помещается на информационном стенде приемной комиссии.

      По  истечении сроков представления  оригиналов документов государственного образца об образовании и свидетельств о результатах ЕГЭ ректором высшего  учебного заведения издается приказ о зачислении лиц, рекомендованных приемной комиссией по различным условиям конкурса  
к зачислению и представивших оригиналы соответствующих документов. Приложением к приказу о зачислении является по фамильный перечень указанных лиц. Приказ с приложением размещается на информационном стенде приемной комиссии учебного заведения.

2.2. Документы для поступления.

      На  каждого поступающего, после подачи им личного заявления о приеме в ВУЗ, приемная комиссия оформляет  личное дело.

      К материалам личного дела относятся следующие документы:

• личное заявление о приеме;
• документ о предыдущем образовании - копия, заверенная нотариально или приемной комиссией ВУЗа;
• копия документа, удостоверяющего личность (со страницей регистрации по месту жительства);
• копия приписного свидетельства или военного билета (для военнообязанных абитуриентов, поступающих на обучение по очной форме);
• письменные вступительные работы/протокол собеседования /свидетельство о результатах ЕГЭ;
• академическая справка (для лиц, поступающих на второй  
  и последующие курсы, а также зачисленных в порядке перевода из другого аккредитованного вуза);
• заявление о переводе в ВУЗ из другого вуза (для лиц, зачисленных  
  в порядке перевода из другого вуза);
• копия приказа «Об отчислении в порядке перевода» из предыдущего вуза (для лиц, зачисленных в ВУЗ в порядке перевода из другого вуза);
• договор об оказании платных образовательных услуг;
• дополнительное соглашение к договору (если есть);
• аттестационный план (для экстернов).

      Каждый  документ личного дела должен быть оформлен в соответствии  
с требованиями государственных стандартов.

      Документы, составляющие личное дело, подшиваются  в твердую обложку, оформленную  по установленному образцу 

      Личные  дела поступивших передаются приемной комиссией по акту специалисту учебного отдела, который и осуществляет учет, хранение  
и внесение изменений в личные дела студентов в период их обучения в ВУЗе. Личные дела лиц, не зачисленных в ВУЗ, по истечении одного года хранения уничтожаются.

      Заявление оформляется лично студентом в свободной или анкетной форме.

      Аттестационная  комиссия на основании анализа документов  
о предыдущем образовании и анкетных данных абитуриента, проводимого  
с целью определения возможности поступающих осваивать соответствующие профессиональные образовательные программы.

      Документы удостоверяющие личность студента:

      - паспорт (итал. passaporto - разрешение на прибытие в порт, фр. passeport - документ для прохода через дверь) - государственный документ, удостоверяющий личность владельца и его гражданство при выезде из страны.

      - военный билет - это документ, который выдаётся гражданину при призыве на военную службу в Вооружённые Силы Российской Федерации и иные "силовые" ведомства, где предусмотрена военная служба, а также в случае освобождения от воинской обязанности или зачислении в запас.

      После сдачи экзамена всем участникам выдаются свидетельства  
о результатах ЕГЭ (в быту нередко называемые сертификатами), где указаны полученные баллы по предметам. С 2009 года ЕГЭ является единственной формой выпускных экзаменов в школе и основной формой вступительных экзаменов в вузы.

      Академическая справка отражает общую успеваемость за все время обучения, на момент его востребования. Причем условие, к выдаче рассматриваемой справки, наступает сразу же после поступления в то или иное, образовательное учреждение, где, отражаются итоги и обстоятельства зачисления (оценки вступительных экзаменов, ЕГЭ, собеседование и так далее).

2.3. Переход с одной образовательной программы на другую

      При переходе с одной образовательной программы на другую студенту необходимо предоставить декану факультета, на котором планируется продолжение обучения, следующие документы:

      - заявление с просьбой о переводе  на имя ректора (проректора),

      - зачетную книжку (только в случае  перехода на другой факультет).

      При положительном решении о переводе в приказе может содержаться  запись об утверждении индивидуального  плана изучения студентом определенных дисциплин, их объема и времени проведения экзаменов и/или зачетов (при несовпадении учебных планов вузов).

      Продолжение обучения студента на бюджетной или  контрактной основе зависит от наличия  свободных мест, финансируемых из федерального бюджета. Если студентов, желающих перевестись, больше, чем свободных  мест, комиссия проводит аттестацию с  рассмотрением зачетной книжки и собеседованием.

      Переход осуществляется только по завершению семестра.

2.4. Переход с бюджетной формы обучения на контрактную  
и с контрактной на бюджетную форму

      Если  студент не меняет основную образовательную  программу, для перевода ему необходимо написать заявление на имя декана. При смене образовательной программы студенту кроме заявления необходимо предоставить зачетную книжку (при переходе на другой факультет).

      Перевод с контрактной формы обучения на бюджетную осуществляется в соответствии с правилами факультета при наличии свободных бюджетных мест и при условии успешного обучения. Перевод с бюджетной формы обучения на контрактную возможен при наличии свободных мест.

2.5. Процедура перевода

      Перевод студента высшего учебного заведения для продолжения образования, в том числе сопровождающийся переходом с одной основной образовательной программы по направлению подготовки или специальности на другую, по всем формам обучения, а также с их сменой осуществляется по личному заявлению студента.

      К заявлению прилагается ксерокопия зачетной книжки (в последующем сверяется  с академической справкой).

      Количество  мест для перевода, финансируемых  из средств соответствующего бюджета  в установленном порядке (для государственного вуза - из средств федерального бюджета или бюджета субъекта федерации, для муниципального - из средств местного бюджета), определяется разницей между контрольными цифрами соответствующего года приема (количество мест для приема на первый год обучения в магистратуре) и фактическим количеством студентов, обучающихся по направлению подготовки или специальности на соответствующем курсе.

      При наличии в государственном или  муниципальном вузе мест на соответствующем  курсе обучения по интересующей студента основной образовательной программе, финансируемых из соответствующего бюджета, вуз не вправе предлагать студенту, получающему высшее профессиональное образование впервые, переводиться на места с оплатой юридическими и (или) физическими лицами на договорной основе.

      Перевод студента осуществляется на основе аттестации. Аттестация студента может проводиться путем рассмотрения ксерокопии зачетной книжки, собеседования или в иной форме, определяемой вузом.

      Если  количество мест в принимающем вузе (на конкретном курсе, по определенной основной образовательной программе по направлению подготовки или специальности) меньше поданных заявлений от студентов, желающих перевестись (перейти), то в порядке конкурса на основе результатов аттестации проводится отбор лиц, наиболее подготовленных для продолжения образования. Условия проведения конкурса определяются вузом в правилах перевода.

      По  итогам аттестации, когда некоторые  дисциплины не могут быть перезачтены  студенту, или из-за разницы в  учебных планах обнаруживаются неизученные  дисциплины (разделы дисциплин), студент  должен сдать их, то есть ликвидировать  академическую задолженность.

      При переводе общие гуманитарные и социально-экономические дисциплины, в том числе четыре обязательные базовые, перезачитываются принимающим вузом в объеме, изученном студентом.

      Принимающий вуз должен обеспечить возможность  студенту освоить общие гуманитарные и социально-экономические дисциплины в объеме, установленном государственным образовательным стандартом по основной образовательной программе, на которую студент переводится.

      Факультативные  дисциплины могут быть перезачтены  студенту по его желанию.

      При переводе студентов в другой вуз на ту же основную образовательную программу, по которой он обучался ранее, или родственную основную образовательную программу принимающим вузом перезачитываются также математические и общие естественнонаучные дисциплины, устанавливаемые высшим учебным заведением (национально-региональный компонент), и все дисциплины по выбору студента.

      При переводе студента в другой вуз на ту же основную образовательную программу, по которой он обучался ранее, или  родственную основную образовательную программу сдаче подлежат:

      - разница в учебных планах направлений подготовки (специальностей) в части, касающейся федерального компонента соответствующего государственного образовательного стандарта (стандартов) по математическим и общим естественнонаучным, общепрофессиональным и специальным дисциплинам, если она превышает предел, в рамках которого вуз имеет право изменять объем дисциплин;

      - разница в учебных планах направлений подготовки (специальностей) в части, касающейся национально-регионального компонента соответствующего государственного образовательного стандарта (стандартов) по общепрофессиональным и специальным дисциплинам.

      При переводе студента в другой вуз на неродственную основную образовательную  программу перечень дисциплин, подлежащих сдаче (ликвидации академической задолженности), устанавливается принимающим вузом.

      При положительном решении вопроса  о переводе принимающий вуз выдает студенту справку установленного образца.

      Студент представляет указанную справку  в высшее учебное заведение,  
в котором он обучается, с письменным заявлением об отчислении в связи  
с переводом и о выдаче ему в связи с переводом академической справки  
и документа об образовании, на основании которого он был зачислен в вуз, из личного дела.

      На  основании представленной справки и заявления студента ректор вуза, из которого студент переводится, в течение 10 дней со дня подачи заявления издает приказ об его отчислении с формулировкой «Отчислен в связи  
с переводом в Ленинградский государственный институт им. Пушкина». Из личного дела студента извлекается и выдается ему на руки документ об образовании, на основании которого он был зачислен в вуз, а также оформляется и выдается академическая справка установленного образца.

      В личном деле остается копия документа  об образовании, заверенная вузом, и выписка из приказа об отчислении в связи с переводом, а также сданные студентом студенческий билет и зачетная книжка.

      Приказ  о зачислении студента в высшее учебное  заведение в связи  
с переводом издается ректором принимающего вуза после получения документа об образовании и академической справки (вуз проверяет соответствие копии зачетной книжки академической справке), которые прилагаются к его личному заявлению. До получения документов ректор принимающего вуза имеет право допустить студента к занятиям своим распоряжением.

      В приказе о зачислении делается запись «Зачислен в порядке перевода из Ленинградского государственного института им. Пушкина, на специальность финансы и кредит (направление), на второй курс, на заочная форму обучения».

      В случае, если по итогам аттестации выявлена необходимость ликвидации академической  задолженности, в приказе о переводе принимающего вуза должна содержаться  запись об утверждении индивидуального  учебного плана студента, который  должен предусматривать  
в том числе перечень дисциплин (разделов дисциплин), подлежащих изучению, их объемы и установленные сроки экзаменов и (или) зачетов.

      В принимающем вузе формируется и  ставится на учет новое личное дело студента, в которое заносится  заявление о переводе, академическая справка, документ об образовании и выписка из приказа о зачислении в порядке перевода, а также договор, если зачисление осуществляется на места с оплатой стоимости обучения.

      Студенту  выдается студенческий билет и зачетная книжка.

      Записи  о перезачтенных из академической справки дисциплинах (разделах дисциплин), практиках, курсовых проектах (работах), а также о ликвидации академической задолженности вносятся принимающим вузом в зачетные книжки студентов и другие учетные документы вуза с проставлением оценок (зачетов).

2.6. Процедура перевода на другую форму

      Переход студента университета с одной основной образовательной программы по специальности  или направлению подготовки на другую (в том числе с изменением формы  обучения) внутри университета осуществляется по личному заявлению студента и предъявлению зачетной книжки.

      Студенту  сохраняется его студенческий билет  и зачетная книжка,  
в которые вносятся соответствующие исправления, заверенные подписью ректора и печатью университета, а также делаются записи о сдаче разницы  
в учебных планах.

2.7. Восстановление в число студентов

      В число студентов могут быть восстановлены  лица, ранее отчисленные как из данного ВУЗа, так и из других государственных вузов, прошедших Государственную аккредитацию, в течение пяти лет после отчисления.

      Студенту, восстановленному в ВУЗ, выдается зачетная книжка  
и студенческий билет. Деканат формирует личное дело студента, в которое вкладываются:

• выписка из приказа о зачислении;
• заявление о восстановлении;
• академическая справка или диплом о неполном высшем образовании;
• документ о среднем образовании;
• ведомость сдачи разницы в учебных планах (направления на сдачу зачетов и экзаменов).

      В восстановлении в ВУЗ может быть отказано следующим лицам:

• отчисленным из ВУЗа за нарушение его Устава;
• отчисленные из негосударственных высших учебных заведений, не прошедших Государственной аттестации и аккредитации.

2.8. Порядок восстановления

      Вопрос  о восстановлении в число студентов  лиц, ранее прервавших обучение в  другом вузе, рассматривается комиссией по восстановлению  
и переводу. Согласия ректора вуза, в котором ранее обучался студент, не требуется. При положительном решении комиссии и ликвидации академической задолженности, студент допускается к занятиям на соответствующем курсе с начала учебного года приказом ректора.

      Восстанавливающиеся из других вузов предъявляют в  деканат следующие документы:

• заявление о восстановлении;
• академическую справку или диплом о неполном высшем образовании;
• документ о среднем образовании.

      Деканат выдает ведомость для сдачи разницы в учебных планах (ведомость досдачи) и дает разрешение на сдачу недостающих зачетов и экзаменов.

      В случае успешной сдачи разницы в  учебных планах в установленные  сроки и положительном решении  вопроса о восстановлении комиссией  по восстановлению и переводу, деканат готовит приказ о зачислении.

      Студенту  выдается студенческий билет и зачетная книжка.

      Деканат формирует личное дело на основе:

• выписка из приказа о зачислении;
• академическая справка;
• ведомости досдачи разницы в учебных планах;
• документы о завершенном уровне образования.

2.9. Академический отпуск

      Академический отпуск - отпуск, предоставляемый студенту высшего или среднего профессионального учебного заведения по медицинским показаниям и в других исключительных случаях (стихийные бедствия, семейные обстоятельства).

      Заключение о возможности предоставления студенту академического отпуска по медицинским показаниям выдается клинико-экспертной комиссией государственного, муниципального лечебно-профилактического учреждения здравоохранения по месту постоянного наблюдения студента, в том числе студенческой поликлиникой. При этом диагноз заболевания без согласия пациента в заключении не указывается. В случаях, когда медицинское обслуживание студентов осуществляет здравпункт, заключение могут выдавать клинико-экспертные комиссии государственных, муниципальных учреждений здравоохранения, в структуру которых входит данный здравпункт.

      Решение о предоставлении академического отпуска студентам принимает руководитель образовательного учреждения. Основанием для издания приказа является:

• по медицинским показаниям - личное заявление студента и заключение клинико-экспертной комиссии учреждения здравоохранения;
• в других исключительных случаях - личное заявление студента и соответствующий документ, подтверждающий основания для получения академического отпуска с указанием причины.