Особенности оформления управленческих документов на современном этапе
ЛИНГВОГУМАНИТАРНЫЙ КОЛЛЕДЖ УЧРЕЖДЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ
«МИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЛИНГВИСТИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Допущена к защите
Председатель ЦК
Белорусского и
русского языков
и литературы
________ И.И. Козловский
КУРСОВАЯ РАБОТА
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
Учащаяся 43 ДБ группы
Ивановой Анны Дмитриевны
Руководитель
Румянцев Александр Иванович
Минск
2011
ОГЛАВЛЕНИЕ
1. Введение ............……………………………………..……
2. Особенности
оформления управленческих документов
на современном этапе.........................
2.1. Классификация
документов. Виды организационно-
2.2. Современные
требования к оформлению
2.3. Особенности оформления различных видов документов .................. 22
3. Заключение
.............……………………………………….…
4. Список
литературы ..............................
5. Приложения
..............................
Введение
Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.
Важнейшими средствами передачи информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные виды документов. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования. С ним связана деятельность всех сотрудников – от исполнителей до руководителей.
По этой причине государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля состояния делопроизводства и архивов в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела.
Ведение делопроизводства в Республике Беларусь регулируется комплексом документов, которые могут быть разделены на 2 основные группы:
- нормативные
правовые акты Республики
- методические документы.
Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
В Республике Беларусь действуют правила оформления документов, которые обеспечивают создание общей модели построения документов.
В своей курсовой работе я проанализировала и использовала множество источников:
- нормативные правовые акты Республики Беларусь и методические документы:
Закон Республики
Беларусь от 5 января 2004г. №262-З «О техническом
нормировании и стандартизации», Инструкция
по делопроизводству в государственных
органах и организациях Республики
Беларусь от 19 января 2009 года №4, СТБ 6.38-2004
«Унифицированные системы документации. Система
организационно-
- множество учебных пособий Республики Беларусь и Российской Федерации:
А.Е.Рыбаков «Делопроизводство», с помощью которого охарактеризовала в своей работе особенности делопроизводства в современных условиях.
Л.А.Мишина «Документация.
В.В.Паневчик, В.В.Акулич, С.В.
Документационное
и оргтехническое обеспечение управления».
С помощью данного источника
охарактеризовала особенности документирования
организационно-
М.В.Кирсанова «Современное делопроизводство. Учебное пособие», из которого использовала в своей работе изложенный материал о ведении делопроизводства в различных отраслях.
Целью моей курсовой работы являются:
- систематизация,
накопление и закрепление
Для реализации цели мне необходимо решить следующие задачи:
- проанализировать виды документов, применяемых в управленческой деятельности;
- изучить источники литературы по данному вопросу;
- исследовать
источники государственного
2. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
Классификация
документов. Виды организационно-
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным.
В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов.
Информация
является основой управления. С ее
помощью реализуются связи
В современном делопроизводстве существует общепринятая классификация документов, в которой описываются основные признаки группировки документов. Данная классификация помогает создать общедоступную систематизированную модель группировки документов по различным признакам.
Внутри различных систем возможна классификация документов по подсистемам, видам, разновидностям, формам. Например, в отчётно-статистической документации выделяются подсистемы документации по макроэкономической статистике, статистике финансов, статистике цен, статистике труда, статистике промышленности и др. [4, с.30]
Изучив классификацию, мы можем выделить для себя основные критерии подразделения документов и наиважнейшие их составляющие части.
Согласно данной классификации, документы подразделяются по:
● По наименованию. Существует множество разновидностей документов классифицированных по этому признаку, например: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
● По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.
● По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.
● По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
● По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
● По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
● По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).
● По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
● По степени обязательности исполнения документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
● По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями, и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку. [5, с.26-54]
Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.
Аппарат
управления реализует свои функции
главным образом посредством организационно-
Среди большого
разнообразия видов деловых документов,
обращающихся на предприятиях и в
организациях, организационно-
Организационно-
- Организационные документы;
- Распорядительные документы;
- Справочно-информационные документы.
Существует множество форм управленческой деятельности, которые находят отражение в различных документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.
Деятельность
любой организации регулируется
правовыми документами. Прежде всего
– это организационные
В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.
Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные и объяснительные записки, акты и др.
В системе
ОРД важное место занимает распорядительная
документация. Это совокупность распорядительных
документов, издаваемых коллегиальными
органами управления, а также руководителями
государственных и
Современные требования к оформлению документов.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное составление и исполнение документов;
- организацию быстрого поиска документов.
Документ, издаваемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу. Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо следующее:
- положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;
- документ должен быть издан должностным лицом управления предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;
- реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам, т.е. содержать:
-наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;
-дату;
-регистрационный индекс;
-подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.[7, с.112-123]
Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.
Бланк официального документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.
На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.
Устанавливается
два вида бланков, разрабатываемых
в соответствии с Государственным
стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004
«Унифицированные системы документации
Республики Беларусь. Система организационно-
- бланк для письма;
-общий бланк
других видов организационно-
Использование бланков снижает затраты на изготовление документов, уменьшает количество возможных ошибок при их составлении и оформлении, позволяет унифицировать формы документов, облегчает их восприятие, улучшает внешний вид. Правильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.
При разработке,
использовании и хранении бланков
организационно-
1. Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004г. «О государственных символах Республики Беларусь»;
2. Указ Президента
Республики Беларусь от 28 июня 2000
г. №357 «Об упорядочении изготовления
и использования бланков
3. Положение
о порядке изготовления и
4. СТБ 6.38-2004
«Унифицированные системы документации
Республики Беларусь. Система организационно-
5. Методические
указания по практическому
На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.
При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Бланк должен иметь поля: левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти-семи строк текста.
Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов.
При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.
При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.
Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.
При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.
При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».
СТБ 6.38–2004 определяет
32 реквизита для организационно-
Реквизиты управленческих документов:
01 – Государственный герб
02 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
03 – код организации: код ОКОГУ
для министерств и других
04 – код формы документа по ОКРБ 010–95;
05 – наименование вышестоящей организации;
06 – наименование организации;
07 – наименование структурного подразделения;
08 – почтовый адрес отправителя;
09 – коммуникационные и
10 – название вида документа;
11 – дата;
12 – регистрационный индекс документа;
13 – ссылка на регистрационный
индекс и дату входящего
14 – место составления или издания документа;
15 – гриф ограничения доступа к документу;
16 – адресат;
17 – гриф утверждения документа;
18 – резолюция;
19 – заголовок к тексту;
20 – отметка о контроле;
21 – текст документа;
22 – отметка о наличии
23 –подпись;
24 – гриф приложения;
25 – гриф согласования документа;
26 – визы;
27 – печать;
28 – отметка об исполнителе;
29 – отметка о заверении копии;
30 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 – отметка о поступлении документа в организацию;
32 – отметка о переносе данных на машинный носитель.
1. Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь», изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных организаций. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.
2. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)».
Эмблема организации, зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь. На бланках документов без изображения Государственного герба эмблема помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом – над серединой строки реквизита «Наименование организации».
3. Реквизит «Код организации». Проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа. Органы государственного управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (далее –ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (далее – ОКЮЛП).
4. Реквизит «Код документа». Проставляется на верхнем поле справа под кодом организации. При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь
010-95 «Унифицированные документы» (далее – ОКУД).
5. Реквизит «Наименование вышестоящей организации». При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.
6. Реквизит «Наименование организации» - обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ. Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно официально зарегистрировано. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.
Документ, подготавливаемый
совместно двумя и более
Например: |
|
Министерство финансов |
Министерство по налогам |
7. Реквизит «Наименование структурного подразделения». Указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.
8. Реквизит «Почтовый адрес отправителя», оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.
Например: ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск.
9. Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные».
Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя.
Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.
10. Реквизит «Название вида документа» определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. На письмах название вида документа не указывается.
11. Реквизит «Дата документа». Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения. Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.
Например: 08.07.2008
12. Реквизит «Регистрационный индекс» состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
13. Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
14. Реквизит «Место составления или издания» располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».
15. Реквизит «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
16. Реквизит «Адресат». Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица.
Например: |
Министерство юстиции |
Управление адвокатуры и лицензирования |
При направлении
документа конкретному
Например: |
Министерство по налогам и сборам |
Начальнику управления контроля, |
- Особенности оформления управленческих документов на современном этапе
- Особенности охранных структур хозяйствующего субъекта
- Особенности охраны труда на тяжелых, вредных и опасных работах
- Особенности оценки бизнеса для конкретных целей
- Особенности оценки бизнеса и субъекты оценки
- Особенности оценки затрат и конкурентоспособности продукции на примере ООО «Мега-торг»
- Особенности оценки земельных участков
- Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний
- Особенности оформления и отражения в бухгалтерском учете операций в иностранной валюте
- Особенности оформления кредитного договора
- Особенности оформления личных дел студентов вузов
- Особенности оформления распорядительной документации
- Особенности оформления распорядительной документации
- Особенности оформления таможенного декларирования товаров
