Особенности оформления распорядительной документации

  Министерство  образования и науки Российской Федерации 

  Федеральное агентство по образованию

  ГОУ ВПО «Магнитогорский государственный  университет»

  Факультет педагогики и методик начального образования 

  Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

  на  тему: особенности оформления распорядительной документации на примере ОАО «УГОК» 
 

                                                  Проверила:

                                                                                         кандидат филологических наук,

                                           доцент

                                                           Кожушкова Н.В. 

                                                                                           Выполнила: студентка ПОиСТ

          ГОУ ВПО МаГУ Каширина А.В. 
 

  Сибай, 2010 г.

  Содержание

  Введение                                                                                                              3

    1. Распорядительная документация и её место в системе

  организационно-распорядительной документации                                        10

    1.1Понятие  приказы, их виды, классификация                                               13

    1.2Нормативно-методическая база                                                                 14

    2.Особенности оформления  и составления организационно-            распорядительной документации                                                                        16

   2.1 Порядок  подготовки и оформления приказов                                          22

  2.2 Требования  к составлению и оформлению протоколов                          24

  3.Анализ  составления и оформления организационно-распорядительной документации                                                                                                        26

  Заключение                                                                                                        28

  Литература                                                                                                         29

  Приложение                                                                                                       30 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                            ВВЕДЕНИЕ

  Актуальность темы. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

  Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает  все органы управления, обеспечивая  их энергетическим потенциалом и  приводя в целенаправленное движение.

  Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой  и тем самым способствуют их исполнению.

  Проблемы  документирования деятельности организаций  и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

  Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники  при обработке информации, использование  небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.

  Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования  в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в  области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего  развития и получение на этой базе новых научных результатов.

   История вопроса. Следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства.

  Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем  знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических  исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица  Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного  обеспечения управления Государственного университета управления).

  Принципиальное  значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который  первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление  документоведения как научной дисциплины.

  К.Г. Митяев впервые систематически изложил  историю делопроизводства в дореволюционной  России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику  различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность  развития делопроизводства и архивного  дела. Последующие учебные пособия  Историко-архивного института в  основном лишь увеличили объем излагаемого  материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки  охватываемого периода.

  Нельзя  не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые  с момента создания института  в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения  управления, автоматизации работы с  документами. Существенный вклад в  исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банаскжевич, К.И. Рудельсон и другие ученые.

  Значительным  вкладом в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и  ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют  значение для данного исследования. Следует выделить докторскую диссертацию  А.Н. Соковой, где впервые после  К.Г. Митяева делается удачная попытка  сформулировать теорию документоведения в условиях внедрения в практику новых информационных технологий.

  В последнее  десятилетие, к сожалению, нарушился  баланс между теоретическими исследованиями и прикладными разработками в  пользу последних. Об этом свидетельствует  большое число методических пособий  и руководств для работников практического  делопроизводства, которые, в основном, интерпретируют накопленный научно-методический потенциал документоведения.

  Сейчас  наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса  и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов. Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией и могут служить добротным исследовательским материалом для последующей аналитико-синтетической переработки.

  Полноценное решение проблемы управления документацией  невозможно без правового обеспечения. Очевидно, что усиление роли права  в современной России является необходимым условием эффективности государственного управления. Область информации и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль — информационное право. В работе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты, касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов1. Автор привлекает внимание к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недостаточно отражена в действующем законодательстве, и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов.

  Глубокие  исследования правовых аспектов документированной  информации в условиях внедрения  новых информационных технологий, компьютерной техники, телекоммуникационных сетей, признания информации важнейшим  ресурсом управления предпринимает  И.Л. Бачило.

   Нормативно-правовая база. Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации.

  В Российской Федерации в развитие конституционных  норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон  «Об информации, информатизации и защите информации». Он определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Закон устанавливает также ответственность органов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией.

  Важное  место в ряду законодательных  актов, регулирующих работу с документами, занимает законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Оно состоит из Основ законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов РФ и республик, а также краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако данные законодательные акты не содержат правовой регламентации вопросов делопроизводства.

  Важными источниками являются нормативно-методические материалы и государственные стандарты по вопросам документации, классификаторы и перечни документов. В этой группе источников необходимо отметить все редакции Единой государственной системы делопроизводства, унифицированные системы документации, правила работы государственных и ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, проспекты и описания разработанных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, государственные стандарты СССР и Российской Федерации, международные стандарты в области документации.

  Согласно  Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации»  под информационными ресурсами  понимаются отдельные документы  и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах.

  Управление  документацией нуждается в усилении правового обеспечения. Ввиду того, что произошло резкое возрастание  правовой составляющей делопроизводства и документа в целом, необходима разработка Федерального закона «О документации», который должен нормативно закрепить границы прав и ответственности государства по отношению к управлению документацией в социальной и народно-хозяйственной сферах, очертить контуры государственной политики по отношению к документации, решить правовые вопросы организации документооборота между органами управления по вертикали исполнительной власти и по горизонтальным связям, ввести нормы, позволяющие унифицировать требования к программным, технологическим и техническим средствам, используемым в государственном управлении, урегулировать документирование отношений граждан и государства, определить ответственность организаций за документирование своей деятельности в установленном государством порядке.

  Государственная политика в области управления документацией, по моему мнению, должна быть направлена на сокращение объемов документооборота, унификацию систем документации, формулирование требований к документам управления.

  Объектом  исследования является унифицированная  система документации, в частности  распорядительная документация.

  Задачи:

  1.Изучить  научную и нормативно-методическую, нормативно-правовую  литературу, посвящённую  распорядительной документации.

  2.Проанализировать  особенности оформления распорядительной  документации

  3.Выявить  недостатки и разработать пути  их устранения.

  Курсовая  работа состоит из следующих частей:

  1.Распорядительная  документация и её место в  системе организационно- распорядительно  документации.

  1.1.Понятие  приказы, их виды, классификация.

  1.2.Нормативно-методическая  база.

  2.Особенности  составления и оформления организационно-распорядительной  документации.

  3.Анализ  составления и оформления организационно-распорядительной  документации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1. Распорядительная документация и её место в системе

  организационно-распорядительной документации.

  Независимо  от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации  наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

  Основное  назначение распорядительных документов - регулирование и координация  деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

  Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования  организационной структуры учреждения, определения или корректировки  средств и способов осуществления  основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными  и иными ресурсами.

  Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным  подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость  объектов по вертикали.

  В юридическом  плане распорядительные документы  относятся к правовым актам: в  них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов  управления. Конкретность таких предписаний  проявляется в том, что: с помощью  распорядительных документов разрешаются  возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом  являются конкретные учреждения, структурные  подразделения, должностные лица или  работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношении.

  С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.); правовые акты, действующие  на уровне субъектов Российской Федерации - республик краев, областей, городов  республиканского значения Москвы и  Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных  образований, правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

  Распорядительные  документы, издаваемые органами федеральной  исполнительной власти, относятся к  категории ведомственных нормативных  актов. Их можно разделить следующим  образом: акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан  Российской Федерации; акты межведомственного  характера; акты, регулирующие отношения  органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

  Подготовка  нормативных правовых актов федеральных  органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и  их государственной регистрации, утвержденными  постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997г, № 1009.

  Основанием  для издания распорядительного  документа может быть: необходимость  исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и  иных решений вышестоящих органов  и ранее принятых решений данной организации; необходимость осуществления  собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями  и задачами организации.

  Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления.

  С точки  зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

  В первом случае распорядительные документы  издаются на основе решений, принимаемых  совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности; действуют  федеральное правительство, представительные органы правительства субъектов  федерации и органов местного caмоуправления, Комитеты и комиссии, коллегии министерств.

  В системе  коллегиальных органов особое место  занимают совещательные по своему статусу  органы, например коллегии министерств  дирекции при руководителях и  др. Решения совещательных органов  носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять  собственное решение, вопреки решению  совещательного органа.

  В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации  принадлежит ее руководителю. Единоличное  принятие решений обеспечивает оперативность  управления, повышает персональную ответственность  руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений  действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

  Руководители  органов управления, действующих  на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения  по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

  В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

  В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

    1.1Понятие приказы, их виды, классификация.

  Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

  Приказы являются одним из важнейших документов предприятия.

  Приказы предприятия делятся на две основные группы:

  -приказы  по основной деятельности (производственным  вопросам);

  -приказы  по личному составу(персоналу  предприятия).

  К приказам по основной деятельности относятся приказы:

  - по организации работы предприятия;

  - финансированию;

  - планированию;

  - отчётности;

  - снабжению;

  - реализации продукции;

  - другим производственным вопросам, например:

  * о  распределении служебных помещений;

  * порядке  и сроках хранения бухгалтерских  документов;

  * нарушении  правил транспортировки грузов;

  * создании  рабочей группы по проекту;

  * премировании  сотрудников коммерческого отдела;

  * мерах  по улучшению пожарной безопасности  и т.д.

  К приказам по личному  составу  относятся приказы:

  - о  приёмке работников;

  - увольнении  работников;

  - переводе  работников.

  1.2Нормативно-методическая база.

  Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

  - законодательные  акты Российской Федерации в  сфере информатизации и документации;

  - указы  и распоряжения Президента Российской  Федерации, постановления и распоряжения  Правительства РФ, регламентирующие  вопросы документационного обеспечения  на федеральном уровне; 

  - правовые  акты федеральных органов исполнительной  власти

  (министерств,  комитетов, служб, агентств и  др.) как общеотраслевого, так  и ведомственного характера;

   - правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

  - правовые  акты нормативного и инструктивного  характера, методические документы  по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; 

  - государственные  стандарты на документацию; 

  - унифицированные  системы документации; 

  - общероссийские  классификаторы технико-экономической  и социальной информации; 

  - Государственную  систему документационного обеспечения  управления. основные требования  к документам и службам документационного  обеспечения

  (ГСДОУ); 

  - нормативные  документы по организации управленческого  труда и охране труда;

- нормативные  документы по организации архивного  хранения документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 2.Особенности оформления  и составления организационно-распорядительной документации.

  Название  документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма; оно  определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего, и должно соответствовать  виду данного документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.). В зависимости от названия документа выбирается нужная форма  изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.

  Название  документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов. Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых  для его оформления других реквизитов.

  Заголовок к текстам постановлений, распоряжений, приказов, положений, актов, справок, отчетов и др. строится на основе существительного в форме предложного падежа.