Отечественный опыт работы с автоматизированными системами учета в ресторанном бизнесе

Владимирский  Институт Туризма и Гостеприимства 
 
 
 

Курсовой  проект

по предмету  «Информационные технологии»

на тему  «Отечественный опыт работы с автоматизированными системами учета в ресторанном бизнесе» 
 
 
 
 
 

Выполнил:

Учащаяся 3 курса

Группы  МО-108

Савинова  Е.Д.

Проверил:

Варюшенков Н.В. 

Владимир 2012

Содержание

Введение……………………………………………………………3-4

Глава I: История и особенности автоматизации ресторанного бизнеса в России………………………………………………......5-7

1.1. Необходимый набор оборудования для ресторана…………….8-9

1.2 Разница автоматизации баров, кафе и ресторанов………….….10-11

1.3. Особенности автоматизации сетевых ресторанов……………..12-13

1.4.Параметры выбора системы автоматизации………………........14-15 

ГлаваII: Автоматизированные системы учета в ресторанном бизнесе…………………………………………………………….16

2.1. Необходимые функции системы учета……………………..16-17

2.2.Наиболее популярные автоматизированные системы учета в ресторанном бизнесе…………………………………………...…18-36 

Заключение………………………………………………..……...37-38

Список  литературы……………………………………………...39 
 
 
 
 
 
 

Введение

     В связи с тем, что в России ресторанный бизнес является одной из самых динамично развивающихся сфер частного предпринимательства, спрос на системы автоматизации предприятий общественного питания постоянно растёт. Автоматизация стала здесь стандартом, необходимым условием конкурентоспособности бизнеса.

     Подтверждением  этому является появление на российском рынке разработчиков за последние несколько лет, помимо признанных автоматизаторов (R-Keeper, Quartech, Tillypad, ForRestPOS, Servio, Магия, Microinvest, СофтБаланс, РСТъ, xPOS, Chameleon), множества новых компаний, специализирующихся на автоматизации ресторанов. Кроме того, к данной сфере обратились и некоторые известные бренды, такие как 1С и iiko.

     Использование вычислительной техники позволяет  ускорить работу, связанную с документооборотом, уменьшить персонал, а значит увеличить  производительность труда.

     Фирмы, занимающиеся торговлей конкурентоспособной  продукцией, необходимой широкому потребителю, сталкиваются с проблемой увеличения количества клиентов. А так как  при ручном ведении документации требуется много времени, трудозатрат  и материалов, необходима автоматизация  процессов заполнения, обновления, хранения и обработки документации.

     В настоящий момент в России количество автоматизированных ресторанов, кафе, фаст-фудов, корпоративных предприятий  питания и их сетей исчисляется  десятками тысяч, продолжая быстро расти. В целом автоматизация задачи выгодна для предприятия, из-за очевидного удобства и выгодности последующей работы.

          Объект - ресторанный бизнес.

          Предмет - управление ресторанным бизнесом с помощью автоматизированных компьютерных устройств.

     Цель  работы - рассмотреть процесс автоматизации  управления рестораном.

          Задачи:

- изучить общие  характеристики ресторанного бизнеса  и автоматизированного управления  пищевым комплексом;

- рассмотреть  особенности автоматизированного  управления рестораном на примере  нескольких программ.

         Актуальность работы:

       Ресторанный бизнес является динамично развивающейся сферой предпринимательства, спрос на системы автоматизации постоянно растёт. Автоматизация стала здесь стандартом, необходимым условием конкурентоспособности бизнеса.  
 
 
 
 
 
 
 

I. История и особенности автоматизации ресторанного бизнеса в России

     Бизнес-процессы предприятий общественного питания  хорошо поддаются формализации и, соответственно, компьютерной автоматизации. При этом основных схем функционирования предприятий  общепита всего несколько — классический ресторан, кафе, бар, фаст-фуд, самообслуживание.

     Все схемы используют бизнес-операции из единого набора: получение заказа, приготовление блюд, расчёт с клиентом; плюс операции бэк-офиса: склад, поставки, бухгалтерия и другие. В этот же набор вписываются многие предприятия  индустрии развлечений — бильярдные залы, боулинг-клубы и подобные заведения с временнόй тарификацией развлекательных услуг и сопряжением с ресторанными услугами.

     Эволюционный  путь компьютеризации ресторанов шёл  от отдельных универсальных программ бухгалтерского учёта, складских операций и управления контрольно-кассовым оборудованием.

       Следующий этап развития состоял  в автоматизации всех бизнес-процессов  с помощью единого программного  обеспечения, теперь уже специально  построенного под ресторанный  бизнес. Туда же стали добавляться  функции, ранее не подлежавшие  автоматизации, например, приём заказа, инвентаризация и другие. Так  возникли специализированные системы  автоматизации ресторанного бизнеса,  которые со временем доказали  свою эффективность.

     Потребность в автоматизации была осознана российскими  рестораторами с заметным отставанием  от Запада. Дело было не только в обычном  технологическом отрыве развитых стран (digital divide).

     Становление ресторанного бизнеса в России происходило  в 90-х годах, когда в силу целого ряда социальных, экономических и  политических условий автоматизация  ресторанов и кафе была проблематична  и не вызывала достаточной мотивации  у рестораторов.

     К числу этих условий, например, можно  отнести неустойчивость законодательной  базы в сфере торговли и налогообложения, высокий уровень безработицы, позволявший  владельцам заведений в случаях, в частности, недостачи компенсировать её за счёт зарплаты всего персонала, и многие другие обстоятельства.

     В то же время в развитых странах  автоматизация уже стала стандартом ресторанного бизнеса, его необходимым  компонентом. По мере стабилизации ситуации в России к отечественным рестораторам также стало приходить понимание  конкурентных преимуществ автоматизации. Возник спрос на данные разработки.

     Локомотивом продвижения и популярности систем автоматизации среди рестораторов первоначально была способность  этих систем резко снижать воровство  со стороны персонала. Воровство  было бичом общепита ещё с советских  времён.

     Потери  владельца бизнеса из-за хищений  могли доходить до 20 % дохода и более. В Литературе описаны случаи, когда персонал по различным схемам расхищал половину и даже всю выручку ресторана, делая его нерентабельным и разоряя владельца.

     Постепенно  рестораторы осознали и другие важные преимущества автоматизации — оптимизацию бизнеса, качество обслуживания, производительность труда, новые возможности и другие. При этом ряд задач без автоматизации выполнять практически нереально, например, обслуживание накопительных скидок постоянным клиентам и многие другие.

     Действующие в России иностранные сети ресторанов, такие как «Макдоналдс», пользовались собственными автоматизированными комплексами.

     Для российских рестораторов предложения  зарубежных автоматизаторов оказались  невостребованными. Основным препятствием было то обстоятельство, что системы  автоматизации общепита и торговли жестко связаны с бухгалтерским  учётом, законами и нормативными актами о налогообложении и другими  юридическими аспектами, которые в  России достаточно специфичны.

     В 90-х годах за разработку систем автоматизации  предприятий общественного питания  взялись лишь два российских разработчика — компания UCS (система R-Keeper) и «Тиллипад» (комплекс Tillypad и Tillypad XL). Эти два лидера по настоящее время держат абсолютное большинство рынка— три десятка тысяч инсталляций R-Keeper по всей стране и около 5 тысяч заведений и сетей, автоматизированных комплексом TillyPad и TillyPad XL. Совместная доля остальных разработок — iiko, 1C-ресторан, Microinvest (3 000 внедрений в СНГ), «Трактиръ», «Астор» и других составляет в России меньший процент. 
 
 
 
 
 

1.1.Необходимый набор оборудования для ресторана

Рабочая станция  кассира/официанта.

NCR Real POS 21

     NCR RealPOS 20 имеет небольшие размеры  и обладает интегрированной конструкцией, в которой сенсорный дисплей,  электронная начинка, источник  питания объединены в единый  корпус. Периферийные устройства (устройство  чтения карт с магнитной полосой,  дисплей покупателя) также интегрируются  в этот корпус.

       Тем самым существенно уменьшается  количество используемых кабелей  и проводов и экономится рабочее  пространство на столе или  барной стойке.

     Сервисное обслуживание NCR RealPOS 20 может быть осуществлено прямо на рабочем месте, поскольку  его конструкция предусматривает  быстрый, без использования отвертки или других инструментов доступ к  диску, источнику питания или  слоту флэш-памяти.

       Для установки устройства чтения  карт с магнитной полосой и  дисплея покупателя не требуется  открывать корпус терминала. 

     Сенсорный дисплей NCR RealPOS 20 интуитивен в использовании  и служит как для ввода, так  и для отображения информации. Это позволяет сократить время  обучения кассиров работе на 50% по сравнению  со случаем использования традиционной комбинации «POS клавиатура/дисплей  кассира с ЭЛТ», а также упростить  реализацию сложных операций. Тем  самым повышается продуктивность труда  персонала и улучшается качество обслуживания клиентов.

Фискальный регистратор   

Fprint - 88 K

     FPrint-88К  - фискальный регистратор, созданный  на базе последней модификации  чекового принтера Epson TM-88IV - лидера  среди чековых принтеров во  всем мире. Данный фискальный  регистратор воплотил в себе  многолетний опыт ГК «АТОЛ»  в разработке фискальной техники,  помноженный на гигантский опыт  японской компании Epson.

     За  счет использования принтера Epson TM-88IV, фискальный регистратор обладает высокими ресурсами надежности печатающего  механизма и автоотреза, каких  нет ни у одного из других решений.Принтер  сервис-печати  

STAR TSP 654

     Данная  модель пришла на смену популярному  принтеру STAR TSP 643, унаследовав от своего предшественника простоту эксплуатации, скромные габариты и бюджетную цену.

     STAR TSP 654 обладает дополнительными преимуществами, подчеркивающими выгоду его приобретения  и работы - высокие ресурсы надежности  печатающего механизма и автоотреза.

     Несмотря  на то, что модель TSP относится к  начальному уровню, Star Micronics предлагает широкую гамму опций, расширящих его возможности - двуцветная печать, крышка защиты от брызг и жира, сигнальный звонок, подставка на стол для 
 
 
 

1.2.Разница автоматизации баров, кафе и ресторанов

     Выбранная схема обслуживания посетителей  существенно влияят на требуемый  от системы автоматизации набор  функции. Кроме того, это сказывается  и на торговом оборудовании, которое  должно быть использовано при автоматизации  предприятия.

       Например, для предприятий, работающих  по схеме Fast-Food, нет необходимости  приобретать принтеры сервис-печати (распечатка задания повару (марки)  на приготовление блюд по заказу) - все блюда уже готовы. Для  схемы обслуживания посетителей  Table-service (с официантом), напротив,  требуется обязательное наличие таких принтеров. Готовых блюд нет, их необходимо готовить в соответствии с  заказами от посетителей.

     Для автоматизации развлекательных  центров список поддерживаемого  торгового оборудования значительно  расширяется. Например, это модули управления бильярдом, боулингом; система радиовызова  официантов с пейджингом.

     Концепция автоматизируемого заведения и  его размер также играют важную роль в автоматизации.

     Для небольших баров и кафе нет  необходимости в использовании  большого количества официантских станций. Соответственно с точки зрения функциональных возможностей подходит практически  любая система для автоматизации  обслуживания посетителей.

     В этом случае нет необходимости требовать  о системы «умных» дисконтных схем и «хитрых» CRM-модулей для  управления лояльностью посетителей (дисконтные карты, накопительные скидки, рассылка SMS-сообщений и т.п.).

     Крупные рестораны и развлекательные  комплексы с несколькими залами требуют большего количества официантских станций. В этом случае система автоматизации  должна поддерживать сложную структуру  производственных подразделений предприятия (залы, кухни, цеха и т.д.), обеспечить персоналу единую базу заказов по всему предприятию  в целом.

     В таких случаях обычных видов  скидок бывает уже недостаточно. В  системе должна быть предусмотрены  расширенные виды  дисконтных схем («3-я кружка пива бесплатно»), возможность работы с рекламными акциями (сегодня в дневное время на коктейль «Махито» установлена спец. цена), клубные схемы обслуживания посетителей («карта на входе») и т.д.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3.Особенности автоматизации сетевых ресторанов

   Сетевые ресторанные проекты и холдинги все активнее развиваются в России, привлекая интерес  инвесторов. По мнению специалистов, сетевые концепции являются наиболее прибыльными и устойчивыми на рынке.

   Традиционно к сетевым форматам принадлежат  заведения быстрого питания, разнообразные  кофейни, рестораны free flow, бары. В последние  годы начали развиваться и более  дорогие концептуальные сетевые  проекты - «тиражируемые» рестораны  среднеценовой категории.

   По  мнению большинства участников рынка, преимущества работы в сетевом формате  очевидны. В отличие от одиночек ресторанные сети могут существенно  минимизировать затраты за счет корпоративных  цен поставки, скидок и длительных партнерских отношений с поставщиками.

   Выделение центрального управленческого офиса  снижает издержки на содержание административного  аппарата, бухгалтерии. Единые стандарты  организации большинства технологических  процессов, включая требования к  качеству кухни и обслуживания, способствуют повышению лояльности клиентов. Как  следствие, сетевой бизнес отличает большая доходность, конкурентоспособность  на рынке.

   Однако  сетевые амбиции требуют от ресторатора  соответствующих подходов к организации  работ всех подразделений предприятия.

   В отличие  от одиночных заведений, обычными условиями  работы ресторанных сетей являются:

• Большие объемы закупок и продаж
• Территориальная удаленность ресторанов от управляющего центра
• Единые корпоративные стандарты производственных процессов, уровня сервиса

   Указанная специфика - дополнительные причины  для разработки схемы управления сетевыми структурами, кардинально  отличающейся от принципов управления отдельным рестораном. В качестве примера можно привести следующие  «сетевые» бизнес-процессы:

• Обеспечение контроля деятельности ресторанов на расстоянии
• Централизованная работа с поставщиками
• Контроль закупочных цен на местах
• Централизованное управление меню и ценообразованием в целях обеспечения единого уровня сервиса для посетителей.
• Сокращение количества персонала за счет централизации управления
• Анализ эффективности меню
• Открытие новых ресторанов по отлаженной схеме в короткие сроки

1.4.  Параметры выбора системы автоматизации

     На  сложившемся рынке программных  продуктов российскому ресторатору, решившему автоматизировать свое предприятие,  достаточно сложно сделать правильный выбор. Главное на что необходимо обратить внимание - система должна быть специализированной для ресторанной отрасли.

     Внедрение систем, не являющихся отраслевыми, потребует  дополнительной настройки под конкретное предприятие. В итоге может оказаться, что программный продукт ориентирован  не на бизнес, а скорее наоборот  -  бизнес необходимо подстраивать под конкретный программный продукт.

     Ресторатор должен принять решение исходя не только из стоимости программного продукта (хотя это немаловажный фактор),  но и из конкретных особенностей своего бизнеса и перспектив его развития.

     Система автоматизации служит не только для  уменьшения количества ручного труда, но и предназначена для анализа  результатов этого самого труда. Помимо автоматизации текущих бизнес-процессов  на предприятии ресторатор должен помнить  о том, насколько выбранная система  ограничит возможности развития бизнеса в будущем.

     При выборе системы важно не допустить  того, что возможности бизнеса  перерастут  возможности выбранной системы, потребуется ее модернизация или замена. Главное правило - «автоматизируя сегодня, не забудь о том, что будет завтра».

     Особым  фактором при выборе системы автоматизации  следует считать наличие поблизости сервисных служб. Например, компания АСТОР  имеет широкую партнерскую сеть в основных регионах РФ. Это позволяет быть намного ближе к клиенту не только в качестве поставщика программного продукта и его поддержки, но и в качестве поставщика различного торгового оборудования.

     Часто встречающейся ошибкой при выборе системы автоматизации является желание ресторатора использовать уже существующее у него торговое оборудование. Например, оборудование, оставшееся от предыдущей системы. Желание  понятно - но, оборудование может быть уже просто морально или физически  устаревшим

     . Медленно работающие официантские  станции и постоянно ломающиеся, отжившие свой век, фискальные  регистраторы не добавят шарма  заведению в глазах посетителей.  Также может оказаться, что  уже реализованные в выбранной  системе функции ресторатор не  сможет использовать, поскольку  устаревшее торговое оборудование  просто их не поддерживает.  
 
 
 
 
 
 
 

   II.Автоматизированные системы учета в ресторанном бизнесе

   2. 1.     Необходимые функции системы учета в ресторанном бизнесе

   Отраслевая  система управления ресторанным  бизнесом должна решать следующий ряд  стандартных задач:  

• Учет товаров и материалов 
• Учет производство блюд и полуфабрикатов  
• Расчет себестоимости производства 
• Складской учет 
• Розничное ценообразование 
• Работа с меню 
• Учет продаж  
• Учет взаиморасчетов  
• Бухгалтерский и налоговый учет

   Но  простых функций автоматического  учета и контроля в настоящее  время уже недостаточно. Система  должна содержать еще и ряд  готовых бизнес-процессов, необходимых  для эффективного и результативного  управления предприятием. Кроме того в настоящее время все  чаще возникает необходимость в комплексном управлении всеми ресурсами предприятия.

     Предлагаемые разработчиками решения часто содержат в своем в составе новые инновационные функции, использование которых в настоящий момент кажется ресторатору ненужным, может быть даже не логичным.

     Необходимость наличия в решении функции  управления залом ресторана в  некоторой степени понятна ресторатору. Чего нельзя сказать, например, о функции  управления запасами или себестоимостью.

       Казалось бы,  как можно управлять себестоимостью, у ингредиентов есть закупочная цена поставщика, и управлять ей кажется бесполезным. Или же зачем управлять своими запасами продуктов, как то же жили мы до покупки системы автоматизации. И сейчас проживем.

     Но  данные функции добавлены в решение  совершенно не просто так. За каждым подобным бизнес-процессом лежит экономическая  целесообразность его использования  в реальной жизни.

     Да  себестоимостью ингредиентов  управлять сложно, уже есть сложившиеся взаимоотношения с поставщиками. Но, стоит перенести это понятие на себестоимость конечного блюда, как сразу становится понятным,  зачем это нужно. Заменяя различные ингредиенты на их более дешевые аналоги можно снизить конечную себестоимость блюда, увеличив тем самым прибыль заведения.  
 
 
 
 
 
 

2.2. Наиболее популярные автоматизированные системы учета в ресторанном бизнесе

Система 1С-Рарус: Ресторан+Бар+Кафе,

     Конфигурация  разработана на основе базовых объектов системы 1С:Предприятие, может использоваться с компонентами «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет», и представляет собой готовое решение для  автоматизации процессов розничной  продажи на предприятиях общественного  питания с использованием торгового  оборудования.

     Типовое решение позволяет создать специализированные персональные рабочие места следующих  работников:

• Администратора автоматизированной системы управления торговым процессом
• Менеджера смены
• Кассира
• Официанта
• Бармена

     Для создания автоматизированных рабочих  мест в типовом решении применяются  специализированные эргономичные интерфейсы, в том числе с использованием дисплеев Touch-Screen, позволяющие реализовать  все необходимые действия в соответствии с функциями, выполняемыми сотрудниками предприятия:

• Набор заказов от клиентов с различных столиков зала ресторана или с барной стойки. Ввод заказов осуществляется с использованием номенклатурных позиций и их свойств, которые также могут менять розничную стоимость блюд.
• Печать заказов клиентов на кухонных принтерах с автоматическим определением места приготовления.
• Ввод дисконтных карт и назначение различных видов скидок.
• Печать чеков.
• Прием наличной и безналичной оплаты, в том числе с автоматической авторизацией платежных карт.
• Пробитие чека по заказу на фискальном регистраторе. Выполнение возвратов по пробитым чекам, выполнение быстрых продаж с пробитием чека без создания заказа.
• Полный или частичный перенос товарного состава заказа между столами и официантами.
• Закрытие кассовой смены с созданием дневных отчетов о продажах в различных аналитических разрезах с сохранением архива пробитых чеков.
• Списание неоплаченных позиций заказов
• Получение отчетности по результатам реализации/списания товаров.

     Типовое решение позволяет использовать различное торговое оборудование следующих  классов:

• Фискальные регистраторы
• Авторизаторы безналичных платежей
• Программируемые клавиатуры
• Touch-Screen мониторы (сенсорные дисплеи)
• Дисплеи покупателей
• Сканеры штрих-кодов и ридеры магнитных карт
• Кухонные принтеры заказов

Система управления торговым оборудованием позволяет  использовать устройства, подключенные к различным компьютерам сети с произвольного рабочего места.

Программные продукты фирмы "1С-Рарус"

Ресторанный бизнес

   1С-Рарус:  Управление рестораном  редакция 2, профессиональная  версия

• 1С-Рарус: Управление рестораном (удаленный офис) редакция 2, профессиональная версия
• Дополнительная лицензия на 1 пользователя для  1С-Рарус: Управление рестораном редакция 2, профессиональная версия
• Дополнительная лицензия на 5 пользователей для 1С-Рарус: Управление рестораном редакция 2, профессиональная версия
• Дополнительная лицензия на 10 пользователей для 1С-Рарус: Управление рестораном редакция 2, профессиональная версия
• Дополнительная лицензия на 20 пользователя для 1С-Рарус:Управление рестораном редакция 2, профессиональная версия
• Дополнительная лицензия на 50 пользователя для 1С-Рарус: Управление рестораном редакция 2, профессиональная версия
• 1С-Рарус: Управление рестораном редакция 2, профессиональная версия, лицензия на технологическую поддержку (6 месяцев)
• 1С-Рарус: Управление рестораном редакция 2, профессиональная версия, лицензия на технологическую поддержку