PowerPoint – система подготовки презентаций: слайды, вставка объектов (ранее подготовленных таблиц, рисунков, текстов), форматирование слайдов,

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              РОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ИНСТИТУТ ТЕКСТИЛЬНОЙ И ЛЕГКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ

 

 

 

 

 

 

 

Кафедра вычислительной техники

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

по информатике 

на тему: PowerPoint – система подготовки презентаций: слайды, вставка объектов (ранее подготовленных таблиц, рисунков, текстов), форматирование слайдов, представление презентации

 

Демцевой Натальи Валериевны Студентки 1 курса Московского факультета Специальность 080502 Шифр 408077 СП

 

 

 

 

Москва, 2009 год

План

 

Содержание		стр.
Введение…………………………………………………………………….		3
1.	Общие сведения о программе PowerPoint…………………….	4
1.2.	Запуск и завершение работы программы………………………...	4
1.3.	Окно программы PowerPoint……………………………………….	4
2.	Режимы отображения  и работы с презентацией………………	6
2.1.	Обычный режим…………………………………………………….	6
2.2.	Режим Структура……………………………………………………	6
2.3.	Режим Слайды……………………………………………………….	6
2.4.	Режим сортировщик слайдов……………………………………….	7
2.5.	Режим Показ слайдов……………………………………………….	8
3.	Способы создания презентаций………………………………….	9
3.1.	Создание презентации  с помощью Мастера автосодержания……	9
3.2.	Создание презентаций  на основе шаблонов……………………….	11
4.	Добавление  объектов на слайды и модификация  презентации…………………………………………………………..	15
4.1.	Ввод и редактирование теста………………………………………	15
4.2.	Автоматическое исправление  текста, проверка правописания……	16
4.3.	Добавление в презентацию  объектов………………………………..	17
4.4.	Добавление колонтитулов……………………………………………	17
4.5.	Настройка параметров страницы……………………………………	18
5.	Разработка  слайд-фильма………………………………………….	19
5.1.	Правила разработки и  представления презентаций………………..	19
5.2.	Настройка эффектов перехода слайдов……………………………..	19
5.3.	Анимация содержимого  слайдов…………………………………….	20
5.4.	Хронометраж презентации…………………………………………..	20
6.	Представление и печать презентации……………………………	22
Заключение…………………………………………………………………..		23
Список используемой литературы…………………………………………		24

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Современный уровень  развития техники и технологий позволяет  очень многие работы реализовать с элементами творчества, что значительно усиливает внимание как к самой работе, так и к ее результатам.

Объясняя или убеждая  в чем-либо, человек стремится  использовать все доступные выразительные  средства, чтобы сделать свой рассказ более исчерпывающим и убедительным. Он пытается воздействовать на все чувства слушателя голосом, жестами, рисунками, красочным представлением событий. И интуитивно он прав, так как это позволяет добиться более значительных результатов. Любой докладчик для большего привлечения внимания стремится использовать не только технологию простого сообщения, но и сопроводительный материал (иллюстративный).

В недавние времена лекцию, доклад или просто выступление можно  было проиллюстрировать лишь с помощью  мела и доски, заранее подготовленных плакатов, схем, с помощью слайдов и диапроектора.  Затем распространение получили проекторы, позволяющие сопровождать изложение  наглядными материалами, нанесенными на прозрачные пленки – транспэренсы.  Появление  жидкокристаллических панелей и мультимедийных проекторов позволило перейти к компьютерной подготовке и показу иллюстрированного материала выступления – презентации.

Программная среда PowerPoint  входит в программный пакет Microsoft Office начиная с самых первых его версий. Программные средства подготовки публикаций типа PowerPoint  не только позволяют оформить  представленную информацию в едином стиле с использованием видеоэффектов, значительно улучшающих ее восприятие, но и помогают разработать само выступление, сильно сокращают время на его подготовку.

Под презентацией подразумевается  передача или представление аудитории  новой для нее информации, т.е. в общепринятом понимании презентация  – это демонстрационные материалы  для публичного использования. Всем известно, что перспектива публичного выступления наводит парализующий ужас, а компьютерная программа как раз и позволит  не заучивать все назубок, да и слайды презентации будут готовой канвой выступления.

Целью написания курсовой работы поданной теме являлось изучение возможностей программы PowerPoint, для дальнейшего использования в своей практической деятельности.

 

 

 

 

 

 

1. Общие сведения  о программе PowerPoint

 

Программа PowerPoint предназначена для подготовки и проведения презентаций. С ее помощью можно создавать:

• презентации для электронного показа слайдов;
• цветные и черно-белые распечатки на бумаге;
• заметки докладчика и их распечатки;
• раздаточный материал и др.

Презентация PowerPoint состоит из нескольких слайдов, хранящихся в одном файле, и может содержать неограниченное число слайдов. Слайд – это логически автономная информационная страница, содержащая различные объекты, которые представляются на экране монитора. Другими словами, слайд – это «страница» презентации.

Слайды могут содержать:

• текст;
• рисованные объекты и фигуры;
• фильмы;
• звуковые эффекты;
• диаграммы;
• графические объекты.

Темп и характер демонстрации регулируются установкой интервала  показа слайдов, а также использованием специальных переходов при смене  слайдов и анимации.

 

1.2. Запуск и  завершение работы программы

Запустить программу PowerPoint можно из главного меню Windows с помощью команды Пуск→Программы→Microsoft PowerPoint.

Запуск программы может  осуществляться любым из стандартных  способов запуска приложений, в том  числе двойным щелчком мыши по значку документа, ассоциированного с Power Point.

Сохранить презентацию  можно командой Файл→Сохранить или Файл→Сохранить как. PowerPoint  создает файл презентаций, который имеет расширение имени ppt.

 

1.3. Окно программы Power Point

Общий вид окна программы PowerPoint приведен на рис 1. Окно программы содержит все стандартные элементы, присущие окну любого приложения Windows, например Word.

Строка меню окна PowerPoint отличается от строки меню окна программы Word появлением лишь одного пункта Показ слайдов вместо пункта Таблица.

 

 

Рис. 1.  Окно программы Power Point

 

Команды меню второго  уровня в программе PowerPoint отражают специфику работы программы и поэтому заметно отличаются от команд подменю других приложений MS Office (рис. 2).

 

                               

 

                                               Рис. 2. Команды меню Вид

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Режимы отображения  и работы с презентацией

 

В программе PowerPoint существует несколько режимов, которые представляют широкие возможности для создания  и демонстрации презентаций. Переключение между этими режимами выполняется с помощью команд меню Вид  (рис. 2), а также кнопок, расположенных в нижней части окна программы PowerPoint, - слева от горизонтальной полосы прокрутки.

 

2.1. Обычный  режим

В режиме Обычный на экране одновременно отображаются три области презентации (рис. 1):

• структура презентации – отображается в левой части экрана;
• текущий слайд со всеми содержащимися в нем объектами – отображается справа;
• область заметок – размешается ниже области слайда.

Эти области позволяют  одновременно работать над всеми  аспектами презентации. Размеры  областей можно изменять, перемещая  границы с помощью мыши.

 

2.2. Режим Структура

В области структуры  презентация изображается в сокращенном виде: отображаются только заголовки слайдов в содержащихся в слайдах текстах. Перед заголовком каждого слайда стоит номер и значок слайда.

Режим Структура в программе PowerPoint предназначен для организации и развертывания содержимого презентации, для быстрого ввода, правки и упорядочивания текста. В этом режиме можно изменять заголовки и основной текст, изменять порядок расположения слайдов. Для этого нужно выделить соответствующий пункт и переместить его в нужное место с помощью мыши.

Для добавления текста в режиме Структура следует поместить текстовый курсор в нужную позицию и ввести текст.

Для добавления нового слайда нужно нажать клавишу  . При добавлении слайда в режиме Структура в презентации появится новый значок слайда.

 

2.3. Режим Слайды

Для перехода в режим Слайды следует щелкнуть по соответствующей кнопке в верхней части окна программы PowerPoint сверху от  горизонтальной полосы прокрутки (рис. 3).

 

Рис. 3. Кнопка для перехода в режим Слайды

Режим слайды предназначен для работы с отдельными слайдами, для добавления рисунков, теста, диаграмм и других объектов – фильмов, звуков, анимации.

 

2.4. Режим сортировщик  слайдов

В режиме Сортировщик слайдов вся презентация отображается в миниатюре – слайды выводятся на экран в виде маленьких эскизов (рис. 4).

 

 

Рис. 4. Отображение презентации в режиме Сортировщик слайдов

 

Под каждым слайдом справа располагается его номер. Слева под слайдом находится значок , свидетельствующий о том, что для этого слайда установлена анимация перехода слайдов и объектов, а также отображается автоматически установленное время нахождения слайда на экране при демонстрации презентации. Двойной щелчок по этому значку позволяет просмотреть эффекты при смене слайдов,  а также отобразить на экране анимацию объектов. Для перехода в этот режим нужно щелкнуть по кнопке , расположенной в левом нижнем углу окна программы PowerPoint, или ввести команду Вид→Сортировщик слайдов.

В режиме Сортировщик  слайдов нельзя редактировать содержимое отдельных слайдов, но удобно добавлять, перемешать слайды, задавать время их показа и выбирать способ перехода между слайдами, просматривать анимацию и время их отображения. 

Щелчок мыши позволяет  выделить отдельный слайд. Выделение  нескольких слайдов производится при одновременно нажатой клавише Ctrl.

Для того чтобы изменить место расположения слайда, его нужно  просто перетащить с помощью мыши. Для копирования слайда просто перетащить с помощью мыши. Для копирования  слайда при перетаскивании следует  удерживать нажатой клавишу Ctrl.

Для удаления слайда его  нужно выделить и нажать клавишу Del или использовать команду Правка→Удалить слайд.

Для того чтобы просмотреть  анимацию на нескольких выделенных слайдах, используют команду меню Показ слайдов→Просмотр анимации. (рис. 5).

 

Рис 5. Команды меню Показ слайдов

 

2.5. Режим Показ  слайдов

При создании презентации  в любой момент можно запустить  показ слайдов и просмотреть  презентацию, выполнить репетицию  показа или провести демонстрацию в  электроном виде перед аудиторией. Презентация будет показана в полноэкранном режиме с учетом анимации и способов смены слайдов.

Переход в режим Показ  слайдов осуществляется:

• командой меню Показ слайдов→Начать показ (рис 5.);
• командой Вид→Показ слайдов;
• клавишей F5.

Для выхода из режима Показ слайдов нужно нажать клавишу Esc.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Способы создания презентаций

 

Перед созданием презентации необходимо тщательно продумать ее содержимое и сценарий, включающий лаконичный, но четкий и запоминающийся текст, эффектные иллюстрационные фрагменты и анимацию.

Презентации можно создать  несколькими способами:

• с помощью Мастера автосодержания, который на основе полученных ответов создает презентацию требуемого содержания и дизайна;
• на основе шаблона, определяющего дизайн (но не содержание) презентации;
• на основе имеющейся готовой презентации путем ее модификации в соответствии со своими потребностями.

 

3.1. Создание  презентации с помощью Мастера  автосодержания

Этот способ разработки презентации следует выбрать в том случае, когда нет четкого представления о содержании и сценарии, отсутствует опыт создания презентации или есть пользователь не знает, с чего начать работу.

 Мастер автосодержания  предлагает структуру будущей  презентации, создает титульный  слайд и несколько слайдов, содержащих заголовки и текст.

Содержание и организация  формируется в диалоге с Мастером. Ответы пользователя (выбор предлагаемых вариантов) следует вводить последовательно  в появившиеся на экране диалоговые окна Мастера (рис 6).

 

 

Рис 6. Первое окно Мастера автосодержания

 

В первом окне предлагается замысел  и структура презентации. Переход  к следующему окну осуществляется после  щелчка по кнопке Далее, а возврат  к предыдущему окну – по кнопке Назад.

Во втором окне следует  выбрать из предлагаемых Мастером вариантов вид создаваемой презентации (рис. 7).

 

 

Рис 7. Второе окно Мастера автосодержания

 

В третьем окне пользователь определяет стиль презентации – способ ее вывода (рис. 8).

 

 

 

Рис. 8. Третье окно Мастера автосодержания

 

В четвертом окне нужно ввести заголовок презентации и указать объекты, которые  должен содержать каждый слайд (номер слайда, колонтитул, дату) (рис. 9).

 

 

Рис. 9. Четверное окно Мастера автосодержания

 

После завершения работы Мастера автосодержания на экране появляется окно созданной презентации а режиме Обычный – с областью структуры, заметок и слайда (рис. 10).

 

 

Рис. 10. Окно презентации, созданной на основе шаблона Общий доклад.

 

Созданную таким образом презентацию  следует просмотреть в режиме Показ слайдов и модифицировать  в соответствии с собственными потребностями:

• при необходимости добавить новые слайды или удалить лишние;
• выделить и заменить содержание заголовков и текста;
• изменить или добавить анимацию, способ и время перехода от слайда к слайду;
• изменить при желании ее художественное оформление.

 

3.2. Создание  презентаций на основе шаблонов

Программа PowerPoint поставляется с широким набором специально разработанных шаблонов. При разработке презентаций можно использовать готовые шаблоны или создавать собственные на основе уже существующих презентаций. В процессе работы над презентацией можно применять различные шаблоны.

При помощи панели инструментов Создать презентацию, которая содержит три вкладки,  можно выбрать шаблон для создания новой презентации (Создать презентацию→ ):

• общие - со стандартным шаблоном Новая презентация для создания «пустой презентации, в которой не определены ни оформление, ни содержание (рис. 13);
• презентации – с шаблонами готовых презентаций с определенным содержанием и оформлением;
• шаблоны оформления презентации, которые задают только дизайн создаваемой презентации, но не ее содержание (рис. 11).

 

 

Рис. 11. Окно для выбора шаблона презентации.

 

Шаблон презентации представляет собой файл презентации с заранее определенной цветовой схемой и параметрами теста.

Программа PowerPoint предлагает большое количество встроенных шаблонов презентаций, охватывающих широкий набор тем, например: Бизнес план, Диплом, Доклад о ходе работ, Общий доклад, План продаж и др. (рис. 12).

 

 

Рис. 12. Шаблоны готовых презентаций.

 

Предлагаемые шаблоны  презентаций содержат варианты оформления и содержания (набор слайдов с  заголовками, разметкой и текстом), которые могут быть использованы при создании презентации по выбранной  теме или впоследствии заменены собственными. Если пользователь имеет четкие представления о сценарии и содержании будущей презентации, то более удобно создавать ее на основе шаблона оформления (рис. 13), который определяет только дизайн, а не содержимое презентации. Шаблоны оформления содержат цветовые схемы, образцы слайдов и заголовков с нестандартным форматированием, а также стилизованные шрифты, предназначенные для конкретных видов оформления.

 

                      

 

Рис. 13. Окно для выбора шаблона оформления.

 

После выбора шаблона, необходимо выбрать автомакет для размещения информации на создаваемом слайде. Вывести на экран окно макетами можно также с помощью команды Формат→Разметка слайда. Автомакеты PowerPoint обеспечивают разметку слайда – задают выравнивание и расположение текста и объектов на слайде. При работе над презентацией автомакет слайда можно изменять:  перемещать рамки, менять их размер и форматирование.

После выбора макета на экране появляется первый слайд презентации, отображаемый в режиме Обычный, т.е. содержащий область структуры, заметок и слайда.

В этом режиме удобно вводить  информацию, помещая в область  структуры нужные заголовки и  текст. Для изменения и ввода  текста в области слайда нужно щелкнуть по соответствующей рамке на слайде и ввести нужный текст.

Для добавления новых  слайдов используют команду меню Вставка→Новый слайд.

При работе над презентацией можно многократно менять ее оформление, выбирая другие шаблоны дизайна. Содержание презентации при этом будет оставаться неизменным.

 

Рис. 14. Окно для выбора цветовой схемы слайда

 

Кроме шаблонов и макетов  для управления внешним видом  слайдов в программе PowerPoint использую цветовые схемы. Цветовые схемы представляют собой набор из определенных цветов, используемых в качестве основных цветов презентации: для заголовков, теста, фона, графических объектов и т.п. для выбора цветовой схемы необходимо на панели инструментов Область задач выбрать вкладку Цветовые схемы. (рис. 14).

Новую цветовую схему  можно применить к одному, нескольким или ко всем слайдам текущей презентации.

Команда Формат→Фон позволяет разработать собственный дизайн (цвет, способ заливки, узор и др.) для одного или всех слайдов презентации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Добавление  объектов на слайды и модификация  презентации

 

4.1. Ввод и  редактирование теста

Вводить текст в презентацию можно в режиме Обычный и в режиме Слайды. Добавление текста в область текущего слайда зависит от его разметки. Если слайд содержит разметку, то в нем отображаются области, обрамленные точечными рамками, называемыми местозаполнителями

(рис.  15).

 

 

Рис. 15. Местозаполнители на слайде

 

Щелчок в области  местозаполнителя приводит к появлению в нем текстового курсора для ввода теста. После завершения ввода теста в местозаполнитель, он становится текстовым документом.

Размер зарезервированных  областей можно изменять с помощью  мыши путем перемещения маркеров, которые появляются после щелчка в области местозаполнителя.

Изменить разметку слайда можно с помощью команды меню Формат→Разметка слайда.

Для ввода теста в  области заметок в Обычном  режиме нужно щелкнуть в области, зарезервированной для заметок, и просто ввести текст комментария к слайду (рис. 16).

 

 

Рис. 16. Заметки к слайду

 

Программа PowerPoint позволяет выполнить подгонку теста, т.е. размещать и позиционировать тест на слайде – перемещать, выравнивать текст, изменять расстояние между строками внутри любого текстового документа.

Диалогового окна Абзац  в программе PowerPoint нет. Изменять межстрочные интервалы и отступы перед и после абзацев можно с помощью команды Формат→Интервалы (рис. 17).

 

 

Рис. 17. Диалоговое окно Интервалы

 

Команда Формат→Фон или кнопка (Цвет заливки) на панели инструментов Рисование позволяет задать или изменить фон слайда и выбирать способ заливки, текстуру и узор фона (рис. 18).

 

 

Рис. 18. Диалоговое окно для выбора цвета и способа заливки фона слайда

 

4.2. Автоматическое  исправление текста, проверка правописания

Функции автозамены, проверки правописания, поиск и замены текста в программе PowerPoint выполняются так же, как и при работе с документами других приложений Microsoft Office.

Кроме того, в программе PowerPoint имеется команда Формат→Замена шрифтов, которая позволяет заменить шрифты одновременно на всех слайдах презентации (рис. 19).

 

 

 Рис. 19. Диалоговое окно для замены шрифтов

 

 

При проверке правописания выполняется проверка орфографии во всей презентации, включая слайды, структуру  и страницы заметок.

 

4.3. Добавление в презентацию объектов

На слайды можно добавлять  различные объекты:

• рисунки, фигуры и схемы;
• таблицы;
• диаграммы;
• организационные диаграммы;
• фильмы, звуки.

Для вставки объектов п пустой слайд, не содержащий разметки, нужно щелкнуть в области слайда и использовать команды меню Вставка→Рисунок (Таблица, Диаграмма, Объект, Фильм или звук) (рис. 20).

 

 

                                     Рис. 20. команды меню Вставка

 

Для того чтобы, вставить в презентацию  уже ранее подготовленные таблицы, рисунки или  текст (если они были заранее созданы в других программах пакета Microsoft Office), необходимо  Выделить таблицу в Word, установив курсор на ней в любом месте, затем левой кнопкой мыши выбрать Копировать;  далее запустить программу PowerPoint, щелкнуть левой кнопкой мыши и выбрать Вставить.

Для добавления и редактирования автофигур и других графических  объектов используют инструменты панели рисование подобно тому, как это  выполняется в программах Word и Excel.

 

4.4. Добавление  колонтитулов

В презентацию PowerPoint (к слайдам, страницам заметок и раздаточным материалам) можно добавлять колонтитулы, содержащие автоматически обновляемые дату, номера слайдов или страниц, короткий тест – название фирмы, например, название фирмы, Ф.И.О. автора и др.

Для добавления колонтитула следует использовать команду Вид→Колонтитулы, а затем в диалоговом окне Колонтитулы открыть нужную вкладку, установить требуемые переключатели, флажки и ввести необходимый текст (рис. 21).

 

 

Рис. 21. Диалоговое окно Колонтитулы

 

4.5. Настройка параметров страницы

параметры страницы определяют размер и ориентацию слайдов, формат страниц заметок докладчика, вид  распечаток раздаточных материалов и структуры.

Для настройки параметров страницы нужно ввести команду Файл→Параметры страницы и в диалоговом окне Параметры страницы установить нужные значения (рис. 22)

 

    

 

      Рис. 22. Диалоговое окно Параметры страницы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Разработка  слайд-фильма

 

5.1. Правила разработки и представления презентаций

при создании и демонстрации презентации нужно придерживаться следующих рекомендаций:

1. Основное внимание следует уделять содержанию слайдов презентации.
2. Анимация, рисунки, звук, видеофрагменты и другие возможности, предоставляемые программой PowerPoint, должны помогать лучше понять содержание доклада и не отвлекать внимание от восприятия содержащейся в ней информации.
3. Необходимо тщательно регулировать тем предъявления слайдов презентации, так как слишком быстрая смена слайдов не позволяет сосредоточиться  на их содержании и утомляет слушателей, а слишком медленный показ действует расслабляющее.
4. слайды, содержащие сплошной текст мелкого размера, плохо воспринимаются аудиторией. В этом случае следует разбить текст на два-три слайда и увеличить размер шрифта.
5. Перед проведением демонстрации целесообразно распечатать структуру презентации и заметки, а также подготовить другой раздаточный материал (выдачи) для аудитории.

 

5.2. Настройка эффектов перехода слайдов

При разработке презентации  можно настроить визуальные и  звуковые эффекты, которые будут сопровождаться переходы слайдов во время демонстрации презентации. В программе PowerPoint существует несколько десятков различных эффектов перехода слайдов – наплыв, растворение, появление сверху, снизу и др. (рис. 23).

 

 

Рис. 23. Создание эффектов перехода слайдов и анимации

 

Определенный вариант  перехода можно задать для одного иди срезу для нескольких выделенных слайдов.