Важнейшие аспекты формирования и управления кадровым резервом организации

СОДЕРЖАНИЕ

      ВВЕДЕНИЕ 

     В современных условиях одним из важнейших  направлений совершенствования  системы управления персоналом является работа с кадровым резервом. Сегодня  необходимо в каждой организации  четкое построение системы формирования кадрового резерва.

     Актуальность  данной темы подчеркивается следующими причинами. Наблюдаются тенденции  к интеграции во всех сферах деятельности. Компании растут, объединяются, создают  обширную сеть филиалов, где увеличивается  потребность в менеджерах и специалистах, которые смогут возглавить новые отделы и направления. Устаревают старые системы управления и старые руководящие кадры, отсутствие на предприятиях молодых перспективных сотрудников, способных прийти на смену. Во многих организациях сложилась ситуация, когда специалисты не видят возможности для дальнейшего собственного роста и уходят из нее. До не давнего времени почти во всех организациях поиск и отбор кандидатов происходил не на основе планов развития компании, а когда возникала «горящая» вакансия.

     Своевременное выявление и успешная подготовка кадров к работе в различных должностях является сегодня важнейшим фактором успеха в конкурентной борьбе. Поэтому  современными компаниями создаются  специальные системы формирования резерва кадров. Данная задача является стратегически важной. Актуальность исследования обусловлена тем, что  структурная перестройка экономики  невозможна без создания эффективного механизма управления развитием  его кадрового потенциала, научной  проработки методов кадрового обеспечения.

     Целью данной работы является проведение исследования о работе с кадровым резервом в организации в современных условиях.

     В рамках поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

     -  Рассмотреть сущность , цели и принципы работы с кадровым резервом;

     -  Проанализировать этапы и проблемы формирования кадрового резерва;

     -  Изучить методы подбора кандидатов в кадровый резерв;

     - Описать процесс отбора подходящих кандидатов на вакантные должности.

     Предметом исследования является работа с кадровым резервом.

     Объектом  исследования является организация подбора кандидатов в резерв.

     В процессе исследования , объекта и предмета , курсовой работы использовались определенные методы : анализ документов, библиография, анализ итогов деловой игры «Подбор персонала», тестирование, беседа, интервью, наблюдение за работой кадровой службы.

     Практическая  значимость данного исследования заключается  в определение перспектив и дальнейшего  развития работы кадровых служб в  области кадрового резерва в  организациях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Работа с кадровым резервом как важнейший элемент системы управления персоналом 

1.1 Сущность и цели работы с кадровым резервом 

     Смысл работы с кадровым резервом состоит  в том, что движение персонала  в компании не должно быть хаотическим, напротив, оно должно быть максимально  прогнозированным, планируемым, а также  вписываться в общую концепцию  поступательного развития организационной  структуры компании и усиления ее кадрового потенциала. Важнейшая функция - относительно быстрое приращение профессионального опыта персонала. С ее помощью может осуществляться своевременное и стабильное поддержание требуемого профессионального опыта, кадрового обеспечения организации подготовленными руководителями, специалистами – резервом.

     Резерв - это потенциально активная и подготовленная часть персонала организации, способная замещать вышестоящие должности. [4,с.115]

     Существует  несколько подходов к понятию  кадровый резерв. Во - первых, резерв кадров - это «питомник», то есть определенное количество людей, находящееся в банке данных организации и проходящих планомерную подготовку для дальнейшего занятия вакантных рабочих мест. При этом люди не являются работниками организации. Формирование такого резерва является жизненно важной задачей для надежного функционирования предприятия, так как он позволяет обеспечить оперативное замещение вакантных должностей в случае болезни, отпуска, командировки, увольнения и т.д.

     В то же время на Западе кадровый резерв создают главным образом для  ротации персонала в иерархии структуры организации. В нашей  стране в последнее время наиболее распространен следующий подход к пониманию кадрового резерва. Кадровый резерв - выделение потенциально успешных работников, занесение сведений в банк данных и дальнейшую их подготовку к занятию конкретной должности. В исследовании будем придерживаться данного подхода.

     Формирование  резерва - это комплексный процесс целенаправленного профессионального развития специально отобранного персонала, способного в перспективе замещать вышестоящие вакантные должности в структурных подразделениях.

     Резерв  формируется из состава персонала  организации. Состав резерва отражает потребность (текущую и перспективную) организации в руководителях, специалистах, а также ориентирован на структуру  планируемых должностей. Структура  и численность резерва рассчитывается заранее, в зависимости от уровня должности, текучести персонала, планов развития организации и других обстоятельств. В зависимости от этого на различные  должности устанавливается коэффициент  резервирования. Он может колебаться от 1 до 3. Это означает, что на одну должность может быть зачислено  в резерв от одного до трех человек.

     Для организации работы по формированию резерва должна быть разработана  и принята модель формирования резерва. Она, как правило, включает:

     - определение целей формирования резерва;

     - принципы формирования резерва;

     - критерии зачисления в резерв;

     - систему оценки готовности резерва;

     - механизм формирования и использования резерва;

     - обязанности кадровой службы (структурного подразделения), руководителей по работе с резервом и др.

     Модель  формирования резерва отражается в  положении о резерве в организации. Его содержание должно быть известно персоналу, поскольку оно выполняет  стимулирующую роль для персонала.

     Руководство организации, понимая важность повышения  профессионализма персонала, должно создавать  для этого необходимые условия  на месте, в рамках своей организации. Такой способ при некоторых недостатках (повышение нагрузки на руководителей и специалистов, необходимость создания собственной учебной базы) обладает рядом преимуществ:

     - включение в процесс непрерывного обучения значительного числа сотрудников;

     - возможность получения глубоких профессиональных знаний, их адекватности применительно к потребностям организации;

     - менее затратный способ обучения относительно внешней подготовки персонала;

     - большие возможности персональной подготовки и изучения способностей работника к обучению.

     Отдел управления персоналом играет важную организующую и координирующую роль в подготовке кадрового резерва. Однако повышение профессиональной подготовки кадров и подготовка резерва - является важнейшим направлением деятельности прежде всего руководителей всех уровней управления.  

1.2 Принципы работы с кадровым резервом 

     Работа  с резервом кадров строится на определенных принципах и предусматривает  несколько этапов. Общие принципы работы с резервом руководителей:

     - подбор кандидатов и состав резерва по их нравственно-психологическим и деловым качествам для решения задачи постоянного улучшения качественного состава руководителей;

     - соблюдение возрастного и образовательного цензов кандидатов на выдвижение. С учетом того, что подготовка профессионального руководителя на базе высшей школы занимает 4-6 лет, а расцвет творческой деятельности человека наступает в 35-40 лет, возраст кандидатов в резерв для выдвижения в руководители среднего уровня управления не должен превышать 25-30 лет;

     - рациональное определение структуры и состава резерва с учетом того, что на каждую руководящую должность необходимо иметь не менее двух-трех кандидатов;

     - регулярный и систематический поиск кандидатов в резерв руководителей на основе широкой гласности в организации работы с резервом выдвижения.

           При принятии решения о зачислении кандидата в состав резерва учитываются: итоги производственной деятельности вверенного ему участка работы; выводы последней аттестации; результаты изучения работника путем личного общения, а также отзыв о нем непосредственных начальников, коллег и подчиненных; итоги исследований общественного мнения о кандидатах в руководители; результаты изучения личного дела, психологического тестирования и другие материалы, характеризующие деловые и личностные качества работника. [7,с.93] 

1.3 Прогнозирование  и планирование кадрового резерва 

     В основу системы работы с кадрами  заложена четкая координация и плановость на всех уровнях менеджмента. Плановость в работе с кадрами управления предусматривает как текущее, так и перспективное планирование основных направлений работы с кадрами на любом уровне менеджмента и в каждый данный промежуток времени. Прежде всего, нужно разработать планы потребности в кадрах менеджмента, как по численности , так и по количественному составу и источникам ее покрытия, определить оптимальную численность и структуру резерва руководящих хозяйственных кадров.

     Потребность в кадрах менеджмента в отраслях промышленного производства не остается постоянной. Она изменяется под влиянием разнообразных факторов. Увеличивается  потребность в специалистах, прежде всего в связи с ростом масштабов  производства, повышением его технической  оснащенности и ростом общей численности  работников. Особое роль имеет изменение структуры производства. Известно , что для промышленного производства в последнее время свойственно первоочередное развитие отраслей, характеризующихся высоким удельным весом производства новых машин и оборудования, быстрым изменением номенклатуры выпускаемых изделий, высокой электро- и энерговооруженностью труда. Это свойственно таким отраслям, как приборостроение, радиотехника, электроника и электротехника, машиностроение и др. Очевидно, что повышение удельного веса этих отраслей в общей структуре промышленного производства вызывает рост потребности в специалистах. Увеличение потребности в специалистах связано также с решением задач интенсификации производства и повышения его эффективности.

     Одним из важнейших факторов, определяющих постоянный рост потребности в кадрах менеджмента, и в первую очередь  в квалифицированных специалистах в отраслях промышленного производства, является научно-технический прогресс. Появление новых научных открытий, новой техники и технологии, новых  форм организации труда , необходимость их разработки , научно-технического и экономического обоснования, внедрение их в производство, а также усиление технического руководства производством – все это обуславливает увеличение численности квалифицированных специалистов.

     На  изменение потребности в специалистах и хозяйственных руководителях  большое внимательность оказывают  организационная структура управления производством и уровень рациональной организации их труда. Чем совершеннее  структура менеджмента и чем  более рационально используется труд специалистов и хозяйственных  руководителей во всех звеньях менеджмента  в отраслях промышленного производства, тем меньшее количество их требуется  для выполнения соответствующих  управленческих функций.

     Планирование  отраслевой системы работы с кадрами , и в частности планирование кадрового потенциала отрасли, тесно связано с другими разделами планов развития отрасли: производства промышленной продукции; по труду и заработной плате; по капитальному строительству; развития науки и техники и др.

     План  выпуска промышленной продукции  отрасли определяет специализацию, кооперирование и комбинирование производства, в свою очередь влияющих на структуру производства. От структуры производства зависит количество работающих в отрасли специалистов и хозяйственных руководителей. План капитального строительства отрасли предусматривает строительство, расширение и реконструкцию предприятий отрасли, что требует дополнительного числа управленческих работников. Планом по труду и заработной плате устанавливается фонд заработной платы в отрасли, определяется потребность предприятий в рабочей силе, в том числе разрабатывается балансовый расчет дополнительной потребности в специалистах и хозяйственных руководителях. План развития науки и техники предусматривает внедрение в отрасли вычислительной техники, создание АСУ, освоение передовых методов и научной организации труда, что влияет на формирование кадрового потенциала отрасли.

     Совершенствование методологии планирования потребностей отрасли в кадрах менеджмента  содержится в усилении его взаимосвязи  с другими разделами отраслевого  плана, и в первую очередь с  планом развития науки и техники. [5,с.221]

     При планировании кадрового состава  отраслей промышленного производства определяются текущая и перспективная  потребность в управленческих кадрах. Текущая потребность в специалистах и хозяйственных руководителях  устанавливается на основе штатного расписания, номенклатуры должностей, подлежащих замещению специалистами, и данных о численности практиков, работающих на этих должностях.

     Значительно сложнее определить перспективную  потребность в кадрах управления. При этом руководствуются общим  объемом работ , выполняемых кадрами менеджмента. Объем этой работы изменяется и усложняется по мере развития самого производства. Очевидно, что перспективные потребности в кадрах менеджмента могут быть установлены только на основе планов развития соответствующих отраслей промышленного производства. При расчете учитываются прирост объемов производства, технические и организационные изменения в производстве и в системе менеджмента.

     По  каждому действующему предприятию  на основе штатных расписаний сначала  устанавливается общая потребность  в кадрах менеджмента на отчетный базисный срок. Необходимость определения  общей потребности в кадрах управления на базисный год вызвана тем, что  в отраслях промышленности число  дипломированных специалистов на управленческих должностях, как правило, меньше общего количества этих должностей, часть  которых занимают практики. В то же час специалисты работают на рабочих  местах. Поэтому наиболее правильно  при планировании общей потребности  в кадрах менеджмента на базисный срок учитывать не имеющийся их наличный состав, а количество должностей, подлежащих замещению специалистами.

     Общая потребность в кадрах менеджмента  определяется в следующем порядке. Сначала рассчитывается общая численность  кадров менеджмента. Затем она детализируется по категориям (специалисты, хозяйственные  руководители), уровням и функциям менеджмента. Такая последовательность позволяет учесть взаимосвязь между  численностью работников отдельных  групп и комплексно определить структуру  общей потребности в кадрах менеджмента. [5,с.223]

     При определении дополнительной потребности  в кадрах менеджмента наиболее сложной  и трудоемкой частью рассвета является исчисление потребности в количественном приросте должностей, подлежащих замещению  специалистами. Это объясняется  необходимостью учесть как можно  полнее влияние всех разнообразных  факторов на потребность в кадрах менеджмента.

     В отраслях промышленного производства при планировании дополнительной потребности  в кадрах менеджмента нужно учитывать  планы развития производства, рост объемов капитального строительства, ввод в действие новых предприятий, внедрение новой техники и  технологий, развитие исследовательских, проектных и конструкторских  работ, изменения в системе организации  и менеджмента производством  и др. Расчет дополнительной потребности в кадрах менеджмента с учетом прироста должностей производится отдельно по действующим предприятиям.

     Дополнительная  потребность в руководителях  и специалистах для возмещения их естественного выбытия (смертность, уход на пенсию, переход на работу на предприятия прочий отрасли и  т. д.) определяется на основе анализа  фактического выбытия за последние 10-15 лет.

     Потребность в кадрах менеджмента для замены практиков, находящихся на должностях хозяйственных руководителей и  специалистов, определяется в зависимости  от их состава, образования и деловых  качеств, при этом учитывается, какой  удельный вес занимают практики, обучающиеся  в вузах и техникумах. Замена практиков  дипломированными специалистами на предприятиях должна происходить путем  их перевода после получения соответствующего образования из категории практиков  в категорию дипломированных  специалистов.

     Расчет  потребности в кадрах менеджмента  в зависимости от целей планирования осуществляется с помощью различных  конкретных методов.

     Высокое качество планирования потребности  в специалистах, а соответственно и в хозяйственных руководителях  может быть обеспечено путем постоянного  совершенствования нормативной  базы планирования и применения аппарата математической статистики. В соответствии с этим в последние годы для определения потребности в специалистах стали использовать нормативный метод и методы экономико-математического моделирования.

     Нормативы играют большую роль в обосновании  всех разделов планов развития отраслей промышленности. В настоящее час при планировании большое внимательность уделяется разработке такой методики составления нормативов, которая учитывала бы требования научно-технического прогресса.

     Составление нормативов численности специалистов сопряжено с определенными трудностями , ведь отрасль промышленности, как правило, представляет собой сложный комплекс разнородных производств и видов деятельности. Входящие в нее предприятия отличаются по уровню техники, технологии производства, организации труда, структуре менеджмента и т.д. Для разработки норматива численности нужно остановить свой выбор предприятие, которое могло бы стать моделью (образцом) для всех других предприятий отрасли (подотрасли) по уровню организационно-технического развития. Выбор такого предприятия связан с целым рядом ограничений. Оно должно одаривать наиболее типичную для данной группы предприятий продукцию, иметь наилучшие производственные показатели и структуру менеджмента, качественный состав специалистов по уровню квалификации и профилю подготовки, лучшее соотношение между специалистами с высшим и средним образованием и т.д. На практике подобрать такое предприятие довольно трудно, особенно в отраслях промышленности, где преобладает единичное или мелкосерийное производство.

     Критический анализ обеспеченности такого передового и одновременно типичного для  отрасли (подотрасли) предприятия специалистами является основой для разработки отраслевого норматива потребности в кадрах. Глубокое изучение расстановки и использования специалистов на предприятии позволяет определить с учетом организационно-технических условий производства необходимую нормативную численность специалистов. [12,с.73]

     Потребность в специалистах и хозяйственных  руководителях на перспективу могут  быть выявлены с помощью методов, основанных на применении аппарата математической статистики. Сущность их содержится в  том, что на основе корреляционного  анализа устанавливается подневольность численности специалистов от определенного  набора факторов. Для количественного  выражения этих факторов могут быть использованы корреляционные модели с  самыми различными видами зависимости  переменных (с линейной зависимостью, самые простые и распространенные, или со степенными зависимостями, которые  в сравнении с линейными обладают относительно большими возможностями  для выражения сложных связей).

     Факторы, влияющие на величину численности специалистов, могут быть подразделены на внешние и внутренние, на количественные и качественные.

2 Важнейшие аспекты формирования и управления кадровым резервом организации 

2.1 Этапы формирования кадрового резерва 

     Этапами формирования резерва являются:

     - предварительное изучение и оценка  кандидатов на зачисление в  резерв;

     - отбор кандидатов в состав  резерва;

     - зачисление в состав резерва;

     - организация подготовки резерва;

     - оценка готовности резерва;

     Из  перечисленных этапов каждый имеет  свою значимость в формировании качества резерва, но наиболее важным является подготовка резерва. Для этого службы управления персоналом (кадровые службы) разрабатывают планы подготовки кадрового резерва, индивидуальные планы профессионального развития, которые взаимоувязываются с планами карьеры персонала. (Формирование резерва осуществляется с задействованием как «внутренней», так и «внешней» подсистем профессионального развития персонала организации.).

     Профессиональное  развитие персонала, зачисленного в  резерв, может включать:

     - обучение в различных формах  и видах (с отрывом и без  отрыва от работы, повышение квалификации, переподготовку, самообразование, образование  под руководством руководителя  и другое);

     - исполнение обязанностей планируемой  должности (стажировка, временное  замещение должности);

     - изучение и оценка состояния  дел в организации, ее структурных  подразделениях (участие в проверках,  изучение опыта, подготовка аналитических  материалов по результатам проверки  и др.);

     - участие в работе комиссий, творческих  и проблемных групп, временных  проектных коллективах (к примеру,  разработка нормативных документов);

     - участие в научно-исследовательской  и педагогической деятельности.

     По  окончании сроков подготовки резерва  и выполнения индивидуальных планов профессионального развития проводится оценка готовности резерва.

     При формировании кадрового резерва  нередко возникают проблемные ситуации. Чаще всего это конфликты в  коллективе и недовольство сотрудников. Чтобы этого избежать, нужно обязательно  объяснить подчиненным суть и  цели создания кадрового резерва, описать  потенциальные выгоды, очертить перспективы (однако делать это нужно исходя из реальной ситуации, не внушая ложных надежд). [10,с.35]

     Еще одна сложность, с которой можно  столкнуться при создании кадрового резерва, - нежелание некоторых руководителей участвовать в данном процессе. Они могут аргументировать свое решение тем, что им некогда заниматься обучением подчиненных, да и у самих подчиненных нет на это времени. Однако на самом деле руководитель, скорее всего, просто не хочет терять опытных специалистов. Ведь когда те получат повышение, ему придется искать им замену. Чтобы переубедить таких менеджеров, ответственный за формирование кадрового резерва должен объяснить им, что сотрудники с высоким потенциалом могут просто уйти из компании, если не способствовать их развитию.

     Распространена  и такая проблема: когда часть  сотрудников попадает в кадровый резерв, у тех , кто в него не вошел, может не только появиться зависть по отношению к резервистам, но и снизиться мотивация. Руководители обязательно должны поговорить с недовольными подчиненными, объяснить им, что они получат шанс войти в кадровый резерв, если будут работать более эффективно. Что недостаточно оказаться в резерве - нужно суметь там удержаться, достичь положительных результатов в профессиональном развитии. Ведь по итогам регулярной оценки (один-два раза в год) сотрудника могут исключить из кадрового резерва, а на его место определить другого человека.