Виды деятельности коллегиальных органов

Введение

Документирование - это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее опознавательными элементами-идентификаторами, называемыми реквизитами.

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без  которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления и т.п. Так, коллегиальная  деятельность учредителей предприятия  фиксируется в протоколах.

Коллегиальность (от лат. Collegium - совместный) – принцип управления, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа. При совещательной форме коллегиальности предполагается коллективное обсуждение вопросов и коллективная выработка рекомендации по тому или иному вопросу, решение же принимается единолично руководителем коллегии.

Именно зафиксированная  на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или  иного факта при решении хозяйственных  споров с партнерами по бизнесу в  арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками  предприятия в суде.

Я считаю, что данная тема актуальна для изучения.

Успех любого начинания в  какой-либо сфере деятельности зависит  от многих факторов. В их числе – умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.

Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и  оформлением документов и технологией  работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).

Практически ни одна технологическая  функция управления, связанная с  использованием информации, подготовкой  и принятием решения, не обходится  без ее документирования. В ежедневной практической деятельности руководителям  организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой  и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную  деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей  в архив или оформлением для  уничтожения.

1. Виды и деятельность коллегиальных органов

При использовании различных  типов организационных структур важное значение приобретают коллегиальные формы работы. Это комитеты, целевые рабочие группы, комиссии, советы, коллегии. Разумеется, эти формы не представляют собой какого-либо обособленного типа структуры. Они могут быть постоянными или временными, иметь неодинаковый статус, уровень предоставляемых полномочий и выполнять разные задачи в организации. Коллегиальные органы нередко наделяются полномочиями принимать определенные решения, осуществлять руководство (или передавать полномочия по осуществлению руководства). Известна практика образования таких органов для выполнения совещательных функций, т. е. представления руководителю любого уровня обоснованного мнения по тому или иному вопросу. Рассмотрим подробнее вопросы организации их деятельности и уровня полномочий.

1. Коллегиальный орган информационного характера. На совещаниях этого органа осуществляются контакты между руководителями подразделений. Их общий руководитель информирует участников совещания о сложившейся ситуации, о принятых и намечаемых решениях. В результате могут быть уточнены методы реализации решений. Органы информационного характера бывают необходимы прежде всего на высших уровнях управления. Использование их на низших уровнях служит для улучшения взаимопонимания, в частности между специалистами (или работниками функциональных подразделений) и линейными руководителями. Деятельность такого органа призвана привести к усилению связей и улучшению личных взаимоотношений.

2. Коллегиальный совещательный орган. Такой орган (комитет, экспертный совет и т. п.) может иметь задачу изучить какую-либо проблему и представить заключение о ней. Он не заменяет, а дополняет деятельность имеющихся в организации специалистов-экспертов. Следует при этом различать органы, занимающиеся исследованиями, и органы, которые пользуются проведенными исследованиями для составления своего заключения. Совещательный орган может осуществлять деятельность при помощи специалистов или экспертов, когда оказывается возможным объединить их знания по определенной сложной проблеме. Встречаются случаи, когда руководитель организации собирает некоторое число специалистов, работающих в совещательных и штабных службах, для коллегиальной работы. При этом рассматриваемый вопрос отличается сложностью и требует знаний различных специалистов, а орган может выполнять некоторую координирующую роль.

3. Коллегиальный орган, уполномоченный принимать решения. Такого рода орган может быть использован при отсутствии линейного руководителя для выполнения данной функции, а также для оказания помощи линейному руководителю в принятии особо важных решений. Например, существуют комитеты по принятию решений по вопросам общей политики организации. Такой орган возглавляется высшим руководителем организации, а входящие в него руководители важнейших подразделений и эксперты играют весьма активную роль.

4. Коллегиальный орган, осуществляющий контроль. Такое организационное звено выполняет по отношению к руководителям главным образом роль органа, дающего разрешение на принятие решений, соответствующих определенным требованиям. Он же осуществляет контроль за выполнением этих решений. Деятельность коллегиальных органов может охватывать различные направления деятельности организации: 1) решения, относящиеся к общей стратегии и политике; 2) акты управления и административные действия; 3) непосредственную исполнительскую деятельность, реализующую принимаемые решения.

Преимущества  такой организационной формы  связаны, прежде всего, с совместной работой группы людей. Особое взаимопонимание  между людьми достигается в группах, члены которых характеризуются, как правило, одинаковым поведением и даже специфическими навыками (линейные и функциональные руководители, специалисты в области технологии, экономики, коммерческой деятельности и т. п.). При этом обеспечивается координация работы различных служб или работников аппарата управления. Существенно и то, что происходит столкновение различных точек зрения лиц, занимающихся обычно разными видами деятельности, а главное — имеющих неодинаковые подготовку и опыт. Во многих случаях это способствует возникновению новых идей. Кроме того, коллегиальные органы способствуют стабильности организации, поскольку дают возможность определенному числу руководителей находиться в курсе проблем смежных служб, а также создают условия для подготовки молодых руководящих кадров.

2. Техника подготовки совещания

В процессе управления часто  приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без  привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим  проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных  органов, совещаниях и т.д. Они могут  проводиться периодически или иметь  разовый характер. Проведение собраний, заседаний может быть заложено в  организационно-уставной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.). В данной работе организационно-техническое обеспечение  коллегиальной деятельности рассматривается  обобщенно как проведение совещаний.

Слово «совещание» определяется толковым словарем как действие по глаголу совещаться, т.е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

Так как в принятии решений  задействовано много работников, такой вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим. Стоимость  совещаний складывается из заработка  всех его участников, заработка готовящих  и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов. Как указывает  L.J. Seiwert, «вряд ли найдется другой вид такой деятельности, при котором растрачивалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний».

Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно, с детальной проработкой все  организационно-технических мероприятий как по организации, так и его проведению. Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются «просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены» (L.J. Seiwert).

В зависимости от состава  участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют временными рамками совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и  в пределах 1-1,5 часа.

В соответствии с видом  совещания, количеством участников и временными рамками проводятся различные подготовительные организационно-технические  мероприятия. В учреждениях с  постоянно действующими коллегиальными органами должен быть типовой регламент  проведения заседаний, где определены периодичность заседаний и все  процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. Например, в «Типовом регламенте внутренней организации  федеральных органов исполнительной власти», утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации 26.07.2005 №452, организация работы коллегиальных  органов выделена в специальный  раздел. Такие коллегиальные органы имеют секретаря основной обязанностью которого является подготовка, обслуживание заседаний и ведение документации этого коллегиального органа. Для организации крупных совещаний создается рабочая группа из сотрудников различных подразделений. В небольших организациях  коммерческих фирмах, акционерных обществах работу по обслуживанию совещаний выполняет секретарь.

Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения  о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участников, времени и месте проведения. Постоянно действующие коллегиальные органы имеют годовые, квартальные и месячные планы работы, постоянный день и время заседаний.

Назначить совещание лучше  на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться  с одного вида деятельности  на другой. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные  совещания с небольшим количеством  участников часто проводятся в кабинете руководства. Заседания постоянно  действующих коллегиальных органов  обычно проходят в специально предназначенных  для этого одних и тех же залах заседаний. Но в том случае, когда имеются приглашенные и  общее количество участников требует  большего помещения, необходимо к его  выбору отнестись ответственно. Помещение  надо выбирать до составления приглашений, чтобы в нем точно указать  место проведения заседания. Выбирая  помещение, учитывают, прежде всего, количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания  дополнительно 2-3 стула, для больших  совещаний не менее 15-20 мест. Кроме  того учитывают возможность применения технических средств и оборудования.

На основании указаний руководителя и по согласованию с  ним разрабатывается повестка дня. Повестка дня – это первый документ, который составляется при подготовке совещания.

В таких коллегиальных  органах, как коллегии, различные  советы и т.д., имеющих годовые, квартальные  и месячные планы работы, при формировании повестки дня заседания выносятся  на обсуждение как плановые вопросы, так и оперативные по указанию руководителя.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить  вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности: от более сложных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются  вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих  каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога «О», «Об» или формируются в именительном падеже.

Список участников – это  второй документ, который подготавливается. Если это заседание постоянного  коллегиального органа – совета, правления, комиссии, то список уже имеется  и к нему лишь должны быть добавлены  приглашенные лица.

Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без  кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем.

Четкой организации работы способствует составление списка по определенной форме, в которой заранее  можно предусмотреть все сведения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания.

При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет  использовать одновременно при регистрации, для работы хозяйственный служб, он может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим  ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и место  проведения совещания, приступают к  оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено  заблаговременно, чтобы они могли  спланировать свой рабочий день, перенести  при необходимости дела, подготовиться  к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания.

Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно, с посылкой приглашения (извещения), или устно (по телефону). Если все  участники совещания- работники одной организации, достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы (Приложение 1). Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.

В постоянно действующих  коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д. повестка дня  с указанием места и времени  заседания обычно рассылается.

Если для участия в  совещании приглашаются работники  других организаций, составляется письмо-приглашение (Приложение 2). В нем помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для  обсуждения, времени (даты и часа) и  места проведения могут указываться  дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость  подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения  подтверждения об участии, в первом письме-приглашении дается адрес  места проведения совещания с  подробным описанием как проехать и пройти. Если рассылается повторное  приглашение лицам, подтвердившим  свое участие, то эти сведения будут  сказаны в повторном приглашении.

Сегодня для оперативной  рассылки приглашений чаще всего  используются современные формы  связи – факс или электронная  почта. Преимущество рассылки с помощью  компьютера состоит в том, что, имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату.

В случае отправки письменного  приглашения любой формой связи  желательно по телефону проверить, дошло  ли приглашение до адресата. Отправив приглашение, в списке участников совещания  делают отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещение по телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины отказа и т.п.).

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его  участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет  своевременная подготовка, размножение  и рассылка участникам документов, намеченных для коллегиального обсуждения. К таким документам, прежде всего, относятся доклады (сообщения) или  тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.

Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы), и поэтому докладчик  в ограниченные временными рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос – отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.

Секретарю-помощнику или  секретарю-референту, службе делопроизводства руководитель может поручить сбор и  предварительным анализ необходимой  информации для выступления, которое  он предполагает сделать. Обычно не требуется  подготовки текста выступления, надо лишь подобрать полную, точную, предельно  достоверную информацию. Это может  быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных, распорядительных, отчетов, актов ревизий, справок, писем  и т.д. Лучше сделать подборку в виде ксерокопий, т.к. на них можно  фломастером, ярким карандашом и  другими средствами выделить наиболее важные места, цифры, фамилии и другую информацию, необходимую для доклада. Можно составить и информационно-обзорный реферат по интересующей руководителя теме. Однако такая работа может  быть выполнена только сотрудником  или секретарем-референтом высокого класса с высшим образованием.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление  проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений  и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие  проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию  документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также может  быть выполнена с использованием электронной почты и факса.

Готовя совещание, следует  выяснить финансовые затраты, необходимые  для его проведения: аренда помещения  и демонстрационных средств, покупка  канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расхода.

На подготовительном этапе  определяется общий объем работ  во время обслуживания совещания  и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей  группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнить, в какое время  каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярский принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания и т.д. При организации  крупных совещаний с большим  количеством участников, вопрос организации  совещания следует закрепить  приказом руководства.

В случае участия совещания  иногородних лиц не менее важной является процедура размещения участников. Имея список участников совещания, ответственный  за его организацию знает, кто  приедет из других городов. По каждому  такому участнику совещания обязательно  выясняется, будет ли он нуждаться  в размещении в гостинице.

Готовя совещание и  приглашая иногородних участников, прорабатывается вопрос о гостиницах или общежитиях, где она смогут остановиться. По указанию ответственного за организацию совещания, бронируются  места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные  службы. Готовящий совещание сообщает, сколько и каких мест необходимо забронировать, и держит вопрос размещения под контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания  будет размещен.

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении  участников. Необходимо учесть, будет  ли нужна машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от места  проживания к месту проведения совещания. В случае необходимости составляется точный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт  будет в распоряжении ответственного за транспортное обслуживание.

Для больших совещаний, особенно с участием иногородних лиц, может  быть продумана культурная программа: посещение театра, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа расписывается  по дням совещания, а количество участников каждого предлагаемого мероприятия  будет уточняться в день регистрации. Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Можно  культурную программу предложить путем  приглашения в день регистрации  выездных театральных кассиров и  развешиванием музейно-выставочных  плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.

Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для  проведения совещания и его техническим  оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они  приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется  исправность радиосети.  За установку  технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются или организуется запись совещания  на магнитную ленту. В этих случаях  надо подготовить рабочее место  стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность  размещения и исправность звукозаписывающей  аппаратуры.

Таким образом, при подготовке совещания можно выделить вопросы:

1. Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания.
2. Определение места совещания (выбор помещения).
3. Оповещение участников совещания:
1. Составление приглашения;
2. Передача приглашения.
4. Уточнение списка участников.
5. Подготовка материалов для рассмотрения на совещании:
1. Основного сообщения;
2. Справочно-информационных материалов;
3. Проекта решения.
6. Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей.
7. Определение финансовых расходов.
8. Проведение  организационных мероприятий:
1. Заказ гостиницы;
2. Заказ транспорта;
3. Организация кофе-паузы;
4. Организация культурно-массовых мероприятий;
5. Закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д.
9. Проверка готовности помещения (количество мест и техническая оснащенность).

Приступая к подготовке совещания, хорошо иметь такой перечень под  рукой, чтобы не упустить какую-либо деталь.

Сегодня широкое распространение  получили компьютерные технологии, которые  в сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников совещания  в одном месте, а проводить  обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компьютеров, в реальном режиме времени. Эта форма  совещания также требует предварительной  подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.

В зависимости от возможностей линии связи такое совещание  может быть обменом только текстовой  и графической информацией, но может  быть добавлена ауди- и даже видеосвязь, когда участники слышат и видят друг друга. При такой форме совещания организаторы до начала совещания должны провести пробное подключение и проверить качество связи с каждым его участником. С лицами, не принимавшими ранее участия в аналогичных совещаниях, следует связаться заранее, чтобы уточнить наличие у них необходимого программного обеспечения и проверить качество связи.

Но и при традиционной форме совещания, когда участники  собираются в одном помещении, компьютер  используется для демонстрации по ходу выступления. В этом случае организатору совещания необходимо заранее уточнить у выступающих, в какой программе подготовлена демонстрация, и перед совещанием проверить представленные материалы.

3. Составление и оформление документов

1. План работы - намеченный на определенный срок порядок деятельности  группы сотрудников (членов комиссии по подготовке), с четким разграничением выполняемых задач и закреплением за каждой конкретной задачей ответственного исполнителя. В план работы включают вопросы, предложенные руководителем, структурными подразделениями, участниками собрания, совещания. Утвержденные планы работы являются основой для составления повестки дня.
2. Повестка дня – документ, информирующий участников собрания по основной теме.

Составляется с учетом всех задач, которые необходимо решить на совещании  или собрании. В период формирования повестки дня разрешено вносить  изменения в перечень обсуждаемых  вопросов, либо разрешено изменить формулировку вопросов о повестке дня.

В начале повестки дня располагаются  наиболее важные и сложные вопросы, далее менее важные. По каждому  пункту повестки дня определяется докладчик.

Подписывается секретарем, утверждается председателем комиссии по подготовке.

Повестка дня вместе с сопровождающими  документами пересылается участником совещания или собрания не менее  чем за неделю до дня собрания или  совещания с помощью извещения. Оформляется на стандартном листе  бумаги. (Приложение 3).

3. Извещение – документ, уведомляющий членов коллегиального органа о месте, дате, времени заседания.

Она выполняет функцию сопроводительного  письма к повестке дня и другим документам.

Подписывается руководителем и  рассылается по списку присутствующих и приглашенных.

На собрании или заседании список выполняет роль явочного листа при регистрации участников и приглашенных. Оформляется на бланке письма. (Приложение 4).

4. Доклад – сообщение по основанным вопросам повестки дня.

     Он должен отвечать следующим  критериям:

1. полнота освещения рассматриваемой проблемы, которая посвящена этому докладу.
2. наличие четко сформулированных и обоснованных предложений.
3. доступность изложения.
4. сравнительно небольшой объем.

     Подписывается составителем.

5. Проект выступления. Готовятся участниками собрания по каждому вопросу повестки дня и отражают конкретные управленческие ситуации, освещают какую-либо сторону доклада, либо выражают мнение по поводу фактов и предложений доклада. Подписываются составителем. (Приложение 6).
6. Проект решения. Готовится по каждому вопросу повестки дня инициативной группой, образованной в составе комиссии по подготовке собрания или совещания. Инициативная группа изучает вопросы о повестке дня и по каждому вопросу готовит проект решения.

Проект  решения – конспект справки, составленный докладчиком, либо руководителем проверяемого участка  деятельности или работы.

В справке должны быть зафиксированы  сведения о проведенной работе, достижениях, недостатках и должны быть даны конкретные предложения по исправлению недостатков.

Справка может быть иллюстрирована диаграммами, таблицами, схемами.

Подписывается составителем. Сведения в справке проверяются всеми  членами инициативной группы и после  проверки визируются. 

На основании справки составляют конспект, который является проектом решения, и он подписывается членами  инициативной группы, визируется составителем справки.