Виды контроля

Содержание

Введение........................................................................................................................... 3

1 Теоретические аспекты  контроля............................................................................... 4

   1.1  Сущность, функции и особенности контроля.................................................... 4

   1.2 Технология, правила и принципы контроля....................................................... 7

   1.3  Поведенческие  аспекты контроля..................................................................... 10

2 Процесс и виды контроля.......................................................................................... 14

3 Анализ системы контроля на предприятии ООО «ФСУ-3»................................... 21

   3.1 Общая характеристика  предприятия.................................................................. 21

   3.2 Описание и анализ  системы контроля на предприятии................................... 22

   3.3 Проектирование  системы контроля на предприятии........................................ 24

Заключение ...................................................................................................................27

Список литературы .......................................................................................................29

Введение

Почему необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы». Поддержание успеха. Равно важной является положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос «На сколько мы продвинулись к поставленной цели?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу. 

Таким образом, актуальность курсовой  работы связана с необходимостью изучения современных принципов организации и проведения контроля на предприятии в интересах наиболее эффективной производственной деятельности и увеличения прибыли.

Целью данной работы является рассмотрение контроля, его видов и процессов, а также оценка системы контроля на предприятии и выявление возможных путей повышения ее эффективности. Объект исследования – предприятие ООО «ФСУ-3».

Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы. В первой главе рассмотрены общие понятия контроля на предприятии, во второй виды и процессы. В третьей главе дан анализ структуры и контроля производственного предприятия.

В работе были использованы  труды таких авторов как В.А. Козловский, А.В. Молодчик, Л.А. Жигун, С.Д. Ильенкова и др.

1 Теоретические  аспекты контроля

1.1 Сущность, функции  и особенности контроля

Какой бы ни была организация, какая бы организационная культура в ней не присутствовала, какого бы уровня развития коллектив не был, важно знать, что "без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможным". 

Контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции: планирование, организация, руководство и мотивация. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. В самом общем виде, контроль можно определить как процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными. [1]

Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль способствует успешному функционированию предприятия.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Контроль не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельность организации.

Таким образом, основными причинами необходимости контроля являются:

-  неопределенность, сложность и динамичность среды;

- предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;

- поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям. [2]

 Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Можно выделить важные функции контроля:

1 Проверочная - установление целесообразности, обоснованности, законности решений;  проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений.

2 Информационная - сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта.

3 Диагностическая - изучение  и оценка реального положения  дел в организации и ее окружении, выявление основных тенденций его изменения и возможностей, скрытых резервов.

4 Прогностическая - создающая основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонений от заданных параметров.

5 Коммуникационная - обеспечивающая установление и поддержание обратной связи.

6 Ориентирующая - подсказывающая, на что нужно обращать особое  внимание.

7 Стимулирующая - по итогам контроля осуществляются оценка персонала, поощрение или наказание.

8 Корректирующая - на основе полученных результатов состояние и поведение объекта изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или  устойчивость функционирования при отклонении от них.

9 Защитная - способствует сохранности ресурсов.[2]

Контроль - это важная и сложная функция управления. Для того чтобы контроль мог обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

1 Контроль должен быть всеобъемлющим. Это означает не контроль за каждым движением подчиненных, а всесторонняя осведомленность о текущих делах.

2 Контроль проводится не ради самого себя, а должен быть ориентирован на результат.

3 Система контроля должна иметь стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами развития организации.

4 Контроль должен быть  своевременным, направленным не  на исправление, а на предотвращение  ошибок.

5 Контроль должен быть гибким, приспосабливаемым к происходящим изменениям.

6 Контроль должен быть индивидуализирован, направлен на конкретные процессы, результаты.

7 Ориентированность контроля  на человека означает его объективность  и доброжелательность. При его  проведении недопустимы скрытые  наблюдения, которые ухудшают морально-психологический климат. Выводы, полученные в результате контроля, должны доводиться до сотрудников.

8 Необходимо избегать чрезмерного контроля над людьми, поскольку это вызывает чувство раздражения.

9 Цели контроля должны быть простыми и понятными. Если система контроля слишком сложна, то люди ее не понимают и не поддерживают.

10 Стандарты должны быть осмысленными, восприниматься сотрудниками. Люди должны наглядно представлять, чем и как они помогают фирме в достижении ее целей. Кроме того, стандарты должны быть жесткими, но достижимыми.

11 Контроль должен быть экономичным, т.е. применяться в тех случаях, когда выгоды от его применения превышают затраты на его проведение.[1]

1.2 Технология, правила и принципы контроля

В практике управления существует так называемая технология контроля, которая состоит из пяти групп:

1 представляет собой процесс  выбора концепции контроля и  включает систему, процесс или частные проверки; определение предмета и цели контроля; определение контролирующего органа.

2 представляет собой процесс определения норм контроля и содержит этические, правовые, производственные и другие нормы.

3 представляет собой процесс определения объема и области контроля, который может быть полным, сплошным, эпизодическим, выборочным, финансовым и т.п. Контролю может подлежать качество продукции, производительность труда и т.д. Контроль качества продукции называют инспекцией качества и относят к контролю в узком смысле.

4 объединяет в себе  методы или виды контроля, например, предварительный (диагностический, терапевтический), текущий, заключительный и др.

5 представляет процесс определения цели контроля, в который входят: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.[3]

Немецкий специалист по менеджменту Г. Шредер выявил следующие негативные проявления контроля:

- тот факт, что сотрудник находится под наблюдением, вынуждает его наблюдать за собой, но при этом человек начинает задумываться над своими автоматически протекающими действиями и  теряет уверенность в себе;

- контроль является признаком разницы в статусе. Он идет вразрез с человеческой потребностью в признании и высокой оценке (тот, кого контролируют, является в большинстве случаев подчиненным);

- контроль особенно неприятен, когда наблюдаемый не знает точно, что именно контролируют;

- так как контроль узаконен, никто не может от него защититься; возникающее по этой причине раздражение «выливается» где-нибудь в другом месте;

- контроль зачастую субъективно воспринимается как придирки, хотя руководитель об этом не думает;

- контроль может восприниматься как недоверие, в этом случае он препятствует хорошим отношениям между руководителем и подчиненными.[3]

Г. Шредер также разработал правила, или рекомендации, которых необходимо придерживаться при проведении контроля, для того чтобы уменьшить его возможные негативные проявления:

- сотрудник должен видеть, что контроль направлен не на его личность, а на рабочий процесс;

- сотрудник должен знать, что именно контролируется;

- контролировать следует открыто;

- осуществлять контроль надо за результатом, а не за действиями;

-при организации контроля следует ограничиваться существенными моментами;

- осуществляя контроль, необходимо придерживаться товарищеского тона при общении;

- при доведении рабочих указаний особое внимание следует уделять изложению признаков контроля.

- надо постоянно иметь в виду целевую установку контроля, не позволять ему превратиться в самостоятельную функцию;

- контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса;

- необходимо обосновывать контроль, делать понятной его цель;

- следует делегировать ответственность.

Метод контроля «Управленческая пятерня». В деятельности менеджера большое значение имеет совершенствование стиля и метода управления персоналом. Руководителю предприятия должны быть присущи управленческая ответственность, справедливость и объективность в оценке каждого сотрудника. Наблюдения показывают, что многие руководители в своей жестикуляции используют преимущественно указательный палец, как бы констатирующий виновность подчиненных. В практическом менеджменте существует понятие «Управленческая пятерня», которое дает наглядное представление об оптимальном выборе стиля работы с персоналом.[5]

Изучение проблем организации контрольной деятельности на промышленных предприятиях позволяют предложить следующие основные принципы организации управленческого контроля, которые имеют практическое значение для его применения во всех сферах деятельности хозяйствующих субъектов.

1 Структура организации контрольной деятельности должна соответствовать структуре (иерархии) управления организации. Контроль, как часть процесса управления, действует на всех его уровнях. Каждому уровню управления (точке принятия управленческих решений) должен соответствовать свой уровень контроля (структурный принцип).

2 Система контроля  должна способствовать обеспечению  управляемости процессов по основным  направлениям деятельности во  всех подразделениях организации (принцип централизации).

3 Любые действия персонала, которые привели к отрицательным для организации последствиям, должны быть расследованы; необходимо установить их причины и масштабы последствий, применить адекватные меры дисциплинарной и материальной ответственности к соответствующим должностным лицам (принцип ответственности).

4 Персонал организации не должен отвечать за результаты, достижение которых не зависит от его усилий (принцип контролируемости).

5 Лица, осуществляющие контроль над процессами, не должны отвечать за их реализацию (принцип независимости).

6 Любые контрольные процессы в организации не должны обходиться дороже тех потерь, которые могут быть предотвращены в результате реализации контроля (экономический принцип).

7 Процессы должны контролироваться как на соответствие политике менеджмента организации (по форме), так и по их результатам (по существу), при этом определяющим критерием является достижение целей системы управления (принцип оценки по результатам).

Данные принципы заложены в основу организации контрольной деятельности и способствуют созданию эффективной системы контроля.  
Формирование системы управленческого контроля не является самоцелью; она должна содействовать повышению эффективности управленческой деятельности, положительно влиять на результаты работы предприятия и быстро реагировать на изменения внешней и внутренней среды.[4]

1.3  Поведенческие аспекты контроля

 При проведении процедуры контроля менеджеры не должны упускать из виду человеческий фактор. Контроль осуществляют люди, и направлен он также на деятельность людей. Поэтому без учета особенностей поведения и психологии нельзя строить систему контроля.

С точки зрения поведенческих аспектов можно выделить два типа контроля:

1 Внешний контроль - когда его субъект и объект находятся в разных системах. На предприятии внешний контроль производится администрацией или специальными сотрудниками – контролерами.

Идея внешнего контроля основана на том, что люди лучше выполняют свои обязанности тогда, когда их деятельность находится под контролем руководства, и при этом точно знают, какое поощрение они получат за хорошую работу, и какое наказание – за плохую.[9]

Проблема внешнего контроля заключается в том, что активность направлена не на само дело, а на то, что хотело бы видеть начальство. Ради этого забрасываются другие важные и нужные дела, блокируется информация, которая может поставить под сомнение те достижения, которые хотят показать начальству. Такое поведение называют ориентированным на контроль. Так, например, если работа агента по сбыту оценивается только по объему реализации, то он начнет агрессивно «навязывать» товар потребителям, не задумываясь о том, что так можно быстро насытить рынок, и дальнейшая деятельность организации может просто остановиться.

Другой отрицательный момент заключается в том, что сотрудники начинают выдавать искаженную информацию, манипулировать ею в свою пользу и тем самым, обесценивают всю процедуру контроля.

2 Внутренний контроль - когда его субъект и объект находятся в одной системе. Такой контроль предполагает, что исполнители сами следят за результатами своей работы и вносят, по мере необходимости, в нее изменения.

Система внутреннего контроля – система самоконтроля. Она основана на коллективном определении целей фирмы или подразделений. Поскольку в условиях самоконтроля внешние оценки используются для выяснения сути проблем и не влияют на заработную плату и доходы, то она направлена на то, чтобы подсказать, как лучше работать.[5]

На практике чаще всего используется смешанный вариант: внешний и внутренний контроль применяются в определенном соотношении, зависящем от ряда факторов (таблица 1).

Таблица 1 - Условия применения внутреннего и внешнего контроля

 С одной стороны, присутствие  контроля заставляет человека работать более ответственно, но, с другой стороны, могут появляться негативные последствия, особенно если система контроля ставит исполнителя в очень жесткие рамки.[11]

Таблица 2 - Типичные ошибки контроля

Чтобы избежать негативного воздействия контроля на поведение сотрудников и повысить его эффективность приведу ряд рекомендаций науки по осуществлению эффективного контроля:

- устанавливать осмысленные, понятные для сотрудников стандарты – люди должны чувствовать, что стандарты достаточно полно и объективно отражают их работу, помогают организации;

- устанавливать двухстороннее общение – возможность обсудить проблемы, связанные с системой контроля, поддерживать взаимосвязь между начальником и подчиненным — не только говорить, но и слушать;

- избегать чрезмерного контроля – нельзя перегружать подчиненных многочисленными формами контроля, излишний мелочный контроль – вызывает раздражение и обиду;

- устанавливать жесткие, но достижимые стандарты – четкий и ясный стандарт создает мотивацию – чего ждет организация от работников. Мотивацию разрушают нереальные, и низкие стандарты;

- устанавливать справедливые вознаграждения за достижение стандарта.[6]

2 Процесс и виды контроля

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.[12]

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.

 Эффективное сочетание различных видов контроля с учетом параметров внешней и внутренней среды – залог успеха функционирования организации. В литературе авторы по-разному подходят к вопросу классификации видов контроля. [7]

Таблица 3 - Виды контроля

Продолжение таблицы 3 - Виды контроля