Влияние механизации и автоматизации на форму документов

Введение.

Актуальность данной курсовой работы заключается в том, что на сегодняшний день документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. На данный момент большинство предприятий постепенно начинают совмещать традиционный бумажный документооборот с новейшим электронным. В данной курсовой работе рассматриваются актуальные вопросы насчёт механизации и автоматизации средств документирования, а также включён вопрос, касающийся электронного документа, который отражает суть нового времени и новых технологий.

Степень научной  разработанности проблемы. Тема данной курсовой работы «Влияние средств механизации и автоматизации на создание и форму документов». Автор – Штукарь Ольга Валерьевна. Основные идеи, представленные в данной работе: основы развития механизации и автоматизации, как способов совершенствования форм документов; понятие «документирование», формы документов; средства механизации и автоматизации в ДОУ; особенности применения средств механизации и автоматизации в документировании; влияние средств механизации на создание документов; «электронный документ» как отражение автоматизированных возможностей применения автоматизации в ДОУ.

Объектом исследования является документирование как процесс создания документов.

Предметом  исследования является механизация и автоматизация в документировании.

Цель данной работы: рассмотреть влияние механизации и автоматизации на форму документов.

Задачи данной работы:

а) рассмотреть историю  процесса документирования

б) изучить историю развития механизации

в) рассмотреть процесс  автоматизации

г) изучить понятие «электронного  документа»

Теоретическую основу данного исследования составляют такие нормативные акты, как Конституция Российской Федерации; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;  ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Так же, рассматривалась такая литература отечественных авторов, таких как Т.В. Кузнецова « Делопроизводство» ;  Б.А. Балашова, Т.А. Никитенко «Автоматизация технического документирования»; Н. С. Ларьков «Документоведение».

Методологическую  основу исследования составляют такие методы работы как: анализ, сравнение, наблюдение, метод изучения документов, формулярный анализ, систематизация средств механизации и автоматизации.

Практическая  значимость исследования заключается в том, что в наше время практически вся деятельность любого предприятия основывается на рациональном документообороте, который составляет большую долю успеха в ведении дел. Также, в данной работе рассматриваются современные средства автоматизации и электронная документация.

Структура работы состоит из следующих элементов:  введения, двух пунктов, содержащих по два подпункта в каждом, заключения, списка использованных источников, а также сюда включаются четыре приложения, к которым относятся: титульный лист, задание на курсовую работу, реферат и содержание.

1.Основы развития  механизации и автоматизации,  как способов совершенствования  форм документов.

1.1 Понятие «документирование», формы документов

На сегодняшний день практически  вся человеческая деятельность сопровождается той или иной документацией. Документы  есть во всех отраслях жизни общества: будь то технические сферы или  творческие. Но что же такое «документ» и «документирование»?  Известно великое множество определений  к этим понятиям. Рассмотрим основные из них.

Согласно ГОСТу Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения., документ: документированная информация- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её зафиксировать. [3]

Согласно словарю экономических  терминов, документ — 1) деловая бумага, юридически подтверждающая определенные права ее обладателей, фиксирующая, удостоверяющая определенные факты, события; 2) информация, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе (бумаге, фотопленке, магнитном диске), имеющие официальный характер и подлежащие использованию или последующей обработке и передаче адресату.

В целом, термин «документ» происходит от латинского слова document, что означает образец, доказательство, свидетельство.

Понятие «документ» является центральным и фундаментальным  в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной  информации в обществе. В документоведении «документ» - это материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. [1]

Существует различная  классификация документов:

а) По назначению:

-организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

-распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

-информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

-учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);

-нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;

б) По времени создания:первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т.д.)

в) По способу изготовления: черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)

г) По типу содержания :текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные

д) По способу представления :электронный, на бумажных носителях

е) По месту издания: внутренние, внешние

ж) По направлению отправки: входящие, исходящие

з) По распространению: опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные

и) По необходимости технических средств: человекочитаемые, машиночитаемые

к) По уровню секретности: несекретные, секретные, с разным уровнем секретности.[1]

Также все документы выполняют  различные функции, далее представлены некоторые из них:

-Информационная. Это способность  документа удовлетворять потребности  общества в информации, то есть  служить источником знаний.

-Коммуникативная. Это  способность документа быть информативным  средством передачи, обмена, коммуникации, общения и преемственности. Документ  обеспечивает документную коммуникацию.

-Регулятивная. Выполняется  документами, которые созданы  для целей управления и в  процессе реализации (законы, положения,  уставы, приказы и другие). Документ  здесь выступает  как регулятор  различных сторон деятельности  общества, государства, организации.

-Правовая. Это способность  документа служить средством  доказательства, подтверждения каких-либо  фактов или сведений.

-Когнитивная или познавательная. Это способность документа служить  средством получения и передачи  знаний для изучения процессов  и явлений природы и общества.

-Общекультурная. Это способность  документа содействовать развитию  культуры общества, выступать средством  закрепления и передачи культурных  традиций, усвоения системы ценностей,  эстетических норм и ритуалов.

-Мемориальная. Это способность  документа служить «внешней памятью»  человека и общества в целом,  сохранять информацию и передавать  её через поколения.

Одно из самых немаловажных мест в документоведении занимает информация. Согласно Федеральному закону Российской Федерации от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. [2]

В словаре основных терминов в области информатики представлено 4 распространённых толкования понятию  «информация»:

-информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация;

-информация – это содержание  сообщения, само сообщение с  данными;

-информация – это третья  составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия, информация)

-информация – это то, что уменьшает неопределённость  события. 

Среди философов, естествоиспытателей  и представителей технических наук существуют различные подходы к  понятию «информация», которые позволили  сформулировать 3 основные концепции:

-Атрибутивная. Информация  рассматривается как атрибут  свойства, присущее всем материальным  объектам неорганической природы;

-Функциональная. Считается,  что информация появилась только  с возникновением жизни и связывают  её с функционированием самоорганизующихся  систем, не признавая наличия  информации вне живой природы;

-Третья концепция не  имеет названия. Основывается на  том, что информация не является  всеобщим атрибутом материи, а  возникает на уровне появления  кибернетических систем. [5]

Документ- это документированная  информация, поэтому в документоведении важная роль отводится социальной информации, которая подразделяется на:

-массовую. К ней относится общественно-политическая, научно-популярная, обыденная;

-специальную. К ней  относится научная, техническая,  производственная, управленческая;

-личную, межличностную. 

А теперь более подробно рассмотрим сам процесс документирования.

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Данное определение представлено согласно ГОСТу Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. [3]

1.2 Средства механизации  и автоматизации в ДОУ. 

Необходимость фиксировать  информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» разных эпох, которые были созданные на бересте, глиняных табличках, камне и т.д. Способы нанесения информации также были различными: рисунок, письмо, графика . В настоящее время в управленческой практике используют в основном документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, видео- и звукозаписи , а также учитывается  специальный  материал (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, диск и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.[8]

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. Текстовое письмо самое распространённое во всем мире, ведь оно является самым простым и доступным. Но однако, в конце XIX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все активнее стали применяться средства механизации труда.

 В течение XX в. канцелярская  пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. Как и большинство других технических устройств и изобретений, разработка механизма пишущей машинки не была плодом усилий одного-единственного человека. Множество людей совместно или независимо друг от друга приходили к идее быстрой печати текстов. Первый патент на машину такого рода был выдан английской королевой Анной Генри Миллю ещё в 1714 году. Изобретатель патентовал не только машину, но и способ последовательной печати символов на бумаге. К сожалению, какой-либо подробной информации о его изобретении не сохранилось. Также не сохранилось и сведений о реальном создании и применении описанной машины.[9]

Только почти через 100 лет люди вновь заинтересовались возможностью выполнения быстрой печати. Примерно в 1808 году Пеллегрино Турри , также известный как изобретатель копировальной бумаги, создаёт собственную печатную машину. Подробности о его изобретении сегодня неизвестны, однако до нашего времени сохранились тексты, напечатанные на этом устройстве.

В 1870 году русский изобретатель Михаил Иванович Алисов изобрёл наборно-пишущую машину, известную как «скоропечатник» или «скорописец», с целью замены каллиграфического переписывания бумаг и рукописей, машинка для перевода на литографский камень. 

Машинописный текст имеет  характерные особенности:

-все знаки занимают на бумаге равное пространство;

-из-за ограниченного набора  символов часть символов совмещалась — например, не различаются левые и правые кавычки, совмещены дефис и тире.

Всё это позволяло упростить  конструкцию пишущей машинки.

При создании телетайпов и  компьютерных принтеров эти особенности  были повторены — также в целях упрощения аппаратуры и ПО. Многие ранние текстовые процессоры, например, «Лексикон», «ChiWriter», были ориентированы на имитацию машинописного текста — отчасти потому, что оформление многих документов регламентировалось государственными стандартами, созданными в эпоху пишущих машинок.

Механические пишущие  машинки позволяли получать текст  с различными интервалами между строками: одинарный, полуторный, двойной, и т. д. Понятие межстрочного интервала в настоящее время применяется и в текстовых процессорах. В нормативных документах и стандартах, регламентирующих оформление текстовых документов, по сей день применяется понятие «интервал пишущей машинки» («машинописный интервал»), который численно равен расстоянию между базовыми линиями, делённому на высоту символа.

С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.[11]

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Механизация и   автоматизация   документационного  обеспеченияуправления  направлены на повышение эффективности  труда  работников управленческого  аппарата,      сокращение      трудозатрат      на документирование, обработку,  передачу,  использование документной информации, упорядочение документооборота.

Механизация и  автоматизация  работы  с   документами   должны осуществляться на  основе  упорядоченной  системы документирования управленческой деятельности,  унификации и  сокращения  количества применяемых форм документов, рационализации документооборота. [1]

Механизация и  автоматизация   внедряются   на   всех   этапах документационного обеспечения  управления:  подготовка документов, их копирование   и   оперативное   размножение,    экспедиционная обработка, регистрация    и    поиск,   оперативное   хранение   и транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др.

Автоматизация работы   с   документами   осуществляется  путем создания и внедрения автоматизированных информационно-поисковых  и других систем  сбора,  обработки  и  анализа информации,  а также решения отдельных задач документационного обеспечения управления с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест. Средства механизации  и  автоматизации  работы  с  документами должны быть  совместимыми   и   предусматривать   возможность   их объединения в единую систему.

Состав комплектов   применяемых   средств    и    программного обеспечения   зависит   от   конкретных  условий  работы  аппарата управления с документами,  а именно:  от организационной структурыаппарата управления,  его размещения, условий труда работников; отколичества и содержания документов, от потребности в оперативной и ретроспективной  информации;  от  степени  централизации  работ  с документами. Комплекс технических средств должен обеспечивать сбор и   передачу  информации,  ее запись  на  машинные носители,  ввод информации в ЭВМ,  решение задач и вывод результатов  обработки  в форме машинограмм или видеограмм,  а также совместимости с другими автоматизированными информационными системами.

При внедрении новых технологий работы с документами необходимо руководствоваться социальной  экономической  целесообразностью  их внедрения, учитывать возможность приобретения технических  средств в определенные  сроки,  наличие  пригодных помещений,  возможность привлечения специалистов для обслуживания техники,  ее  ремонта  и т.п. [1]

В данной главе рассматриваются такие основополагающие понятия, как: документ, информация, документоведение, документооборот и т.д. А также раскрываются основные моменты развития механизации и автоматизации документов. Можно сделать вывод, что история развития этих процессов очень велика, и занимает по времени огромный промежуток. С появлением человечества возникла необходимость общаться, записывать, передавать информацию. Благодаря этому развитие письменности и документирования претерпевала различные изменения и преобразования. [15]

2.Особенности  применения средств механизации  и автоматизации в документировании.

2.1 Влияние средств механизации  на создание документов.

Итак,  все документы  создаются различными методами, средствами и способами. Рассмотрим основные из них.

Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.). [15]

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

Методами документирования определяется специфика знаковой системы  записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.[15]

Непременным условием процесса документирования является кодирование  информации. Кодирование информации - это специально выработанная система приемов или правил фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования  являются код, знак, язык, с помощью  которых информация фиксируется  и передается в пространстве и  времени.

Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.[16]

Код, знак и язык позволяют  передавать информацию в символическом  виде, удобном для ее кодирования  и декодирования.

Системе кодирования информации свойственны следующие отличительные  черты:

а) код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться. Этим определяются особенности его формы - неизменность, однотипность и определенность;

б) код должен быть однозначным, понятным всем участникам коммуникационного  процесса. С этой целью разрабатывается  система правил, которая позволяет  кодировать и декодировать информацию;

в) кодов существует гораздо  больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный - система букв, цифровой - система цифр, алфавитно-цифровой - смешанная система алфавитных и  цифровых кодов, рельефно-точечный - система  выпуклых точек (шифр Брайля), матричный - система углублений или отверстий  и другие. Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова  на разных языках, следовательно, использовать разные коды;

г) выбор кода зависит  от материального носителя. Бумажным материальным носителям соответствуют  различные варианты графического изображения  кодов. Волновая природа материального  носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении  длины волн;

д) информация не зависит  от выбранного кода, т.к. одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью  электромагнитных волн, может быть преобразовано в текст;

е) чем короче код, тем  длиннее текст. Существуют письменности, у которых код огромен. Например, китайские иероглифы. У нас тоже есть иероглифы. Но иероглифические  тексты, в сравнении с текстами других систем письма, кратки. Например, если написать буквами номер сорок  пять - понадобится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака № 45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф, то код был бы, как в  китайском письме, многотысячным.[16]

Выработка коротких кодов - важная задача. Примером создания языка  с коротким кодом, то есть с ограниченным словарем, является Бейсик (BasicEnglish (BritishAmericanScientificInternationalCommercialEnglish) -британско-американский научный интернациональный  коммерческий английский язык). Создал этот язык английский философ Огден  в 1920-х годах. Было отобрано 850 крупнейших слов, грамматика ограничена самыми необходимыми конструкциями.

Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую). В зависимости от способа фиксирования информации различают рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы.

Первым способом фиксирования информации является ручной способ - нанесение знаков от руки. Такие документы называются рукописями или рукописными книгами. Рукописная книганаписана от руки с нарисованными вручную иллюстрациями.

С изобретением пишущей машинки  и началом ее промышленного производства (1867 г.) появилась машинопись как способ текстового фиксирования. Она вытеснила ручной способ и используется для создания и копирования документов. Документ, отпечатанный на пишущей машинке, считается рукописью, или машинописной рукописью. В настоящее время большинство архивных, деловых, неопубликованных документов выполнены машинописным способом на пишущих машинках или ЭВМ.[19]

Потребность в более широком  распространении информации нашла  свое выражение в механизированном размножении фиксированных сообщений. Новый технологический прием  фиксации и размножения письменного  документа осуществлялся посредством  печатного станка, а затем и  других средств полиграфии. С появлением в 40-х годах XV в. типографий началась эпоха книгопечатания - печати с наборной формы, инструмента для стандартной отливки литер, типографского сплава и краски, печатного пресса. Переход к тиражному размножению книг был качественным скачком в истории книжного дела и всей мировой культуры. Благодаря появлению полиграфии - отрасли техники, специализированной на множественном воспроизведении текста и изображений, возникла печатная продукция. Печатный документ изготовлен при помощи полиграфических или других средств массового размножения документов. Произведения печати - изделия полиграфического производства, полученные печатанием или тиснением. На печатном документе запись информации производится преимущественно путем нанесения красочного слоя на его поверхность, а также тиснением и выдавливанием знаков шрифта Брайля. Вторая разновидность печатных документов - это те, которые получены с помощью копировально-множительной техники. К процессам оперативного размножения документов относятся офсетная, трафаретная, гектографическая печать. Текст на оттисках получается путем переноса краски с печатной формы на материал оттиска (бумагу, картон). Благодаря полиграфии появились такие виды печатной продукции, как книги, брошюры, журналы, газеты, плакаты и малые печатные формы - листовки, билеты, открытки, этикетки, бланки, буклеты и т.д.

В 1740 г. впервые была применена  механическая запись информации для  составления перфокарт, а с 1888 г. - для фиксации звука на грампластинках. Механическая запись производится с помощью изменения физического состояния поверхности или структуры носителя. Различают термопластическую - осуществляемую путем нагревания носителя записи; поперечную - при которой направление колебаний резца параллельно к поверхности носителя записи; глубокую - при которой направление колебаний резца перпендикулярно к поверхности носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).[11]

Потребность в оперативной  передаче информации и надежном ее хранении привела к возникновению фотографии, звукозаписи и т.д., а также к использованию телеграфа, фототелеграфа, факса и т.д. Так появились новые, более совершенные формы фиксирования и передачи информации. Открытие фотографической записи датируется 1839 г., когда получил известность фотографический процесс, названный дагерротипией. Фотографическая запись - оптическая, осуществляемая при помощи фотографического процесса изменением оптической плотности носителя записи соответственно сигналам записываемой информации. Разновидностью фотографической записи является электронно-фотографическая запись, осуществляемая электронным пучком. В 1870 г. на практике проверяется возможность многократного уменьшения и воспроизведения текстов. Это послужило толчком к развитию микро-фильмирования на базе фотографии. К фотографическим носителям информации относятся: фотографии, диафильмы, диапозитивы, кино-, микрофильмы, апертурные карты. В 1960-е годы бурное развитие получает телефаксовая связь. Наряду с рулонным микрофильмом появляются его разновидности: в отрезке, апертурная карта и дискета. Применение голографии и растровой фотографии привело к возникновению голограмм.[13]

В 1895 г. изобретен кинематограф (Франция). На кинодокументе содержание передано фотографическим способом в виде последовательно расположенных на кинопленке изображений.

В начале XX в. появилась магнитная запись. Она осуществляется под влиянием магнитного поля путем изменения состояния носителя записи или его отдельных частей при воздействии сигналов записываемой информации. Различают запись с продольным и поперечным намагничиванием, а также термомеханическую запись.

Существует также электромагнитная и магнитооптическая запись. Первыми появились фонодокументы с электрической записью звука.

Одним из основных способов фиксирования информации является звукозапись - это запись звука на носителе. Документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи, называют фонодокументами. Первые попытки записи звука относятся к 1807 г. Однако первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. Массовое производство пластинок было начато в конце 90-х годов XIX в.[14]