Внешняя и внутренняя среда предприятия. 4

ВВЕДЕНИЕ

Предприятие – это самостоятельный хозяйственный субъект созданный предпринимателем или объединением предпринимателей для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли. Любая организация находится и функционирует в среде. Внешняя среда организации является  источником,  питающим  организацию ресурсами,  необходимыми  для  поддержания  её  внутреннего  потенциала   на  должном уровне.

А внутренняя среда в свое время является источником ее жизненной силы, в которой содержится потенциал необходимый для функционирования организации внутри нее, но так же она может и стать источником проблем, а иногда даже и гибели предприятия я в целом. Так как внешняя среда очень изменчива: растет конкуренция, невозможность обеспечить поставки в нужный срок и многое другое, она должна быть предметом постоянного внимания со стороны управляющего предприятием.

Исходя из вышесказанного исследуемой темы, основной целью работы будет рассмотрение элементов внешней и внутренней среды организации, находящихся в постоянном взаимодействии и их влияние на деятельность организации. Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:

1. дать объяснения внешней и внутренней среды и их влияние на деятельность предприятия;
2. рассмотреть внутреннюю и внешнюю среду предприятия, как обязательное условие ее эффективной деятельности;

Так как мы работаем, с определенной организацией появляются следующие задачи:

1. дать общие сведения об организации и определить ее место в строительной отрасли;
2. проанализировать влияние внешней и внутренней среды на деятельность предприятия.
3. разработать предложения по снижению воздействия факторов внешней и внутренней среды на эффективность деятельности предприятия.

Объектом исследования является организация, ее внешняя и внутренняя  среда. Предметом же исследования являются общественные отношения, связанные с рассмотрением влияния внешней и внутренней среды на деятельность организации. 

В данной работе больше всего уделялось внимания такому методу, как анализ. Еще использовался теоретический метод и метод изучения литературы.

В процессе написание курсовой работы были использованы учебные пособия по менеджменту, экономике организации ,статьи предпринимателей и другие дипломные работы.

Курсовая работа написана на 28 листах и состоит из введения, двух глав (теоретической и практической), разбитых на параграфы, заключения, библиографического списка и приложения.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ К ХАРАКТИРИСТИКЕ ВНЕШНЕЙ И ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Внешняя среда, ее параметры и влияние на деятельность

организации

Все предприятия являются открытыми системами, т. е. они испытывают влияние внешней среды. Они могут существовать лишь при условии активного взаимодействия с внешней средой. Предприятие также можно рассматривать как совокупность его параметров, которые меняются под воздействием этой среды и управленческих решений. Например, по словам Джералда Белла: «Внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов, релевантные по отношению к операциям организации»1. (Рисунок 1)

Рисунок 1 Схема внешней среды предприятия

В общем внешнюю среду предприятия можно охарактеризовать как всю совокупность факторов, влияющих на деятельность организации, а именно: потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации, источники трудовых ресурсов, а также наука, культура, состояние общества и природные явления.

Поскольку факторы внешней среды имеют различную силу влияния на организацию, их разделяют на прямые и косвенные факторы, а всю внешнюю среду на среду прямого (микросреду) и косвенного (макросреду) действия.

Микросреда - среда прямого влияния на предприятие, которую создают поставщики материально-технических ресурсов, потребители продукции (услуг) предприятия, торговые и маркетинговые посредники, конкуренты, государственные органы, финансово-кредитные учреждения, страховые компании и др. контактные аудитории.(Рисунок 2)

Рисунок 2 Микросреда организации

Макросреда - среда косвенного влияния. Она влияет на микросреду предприятия и включает природную, демографическую, научно-техническую, экономическую, экологическую, политическую и международную среду. Иными словами, к факторам косвенного воздействия относят: состояние экономики, научно-технический прогресс, политику, социально-культурный фактор, а также международный фактор.

Что касается силы прямого и косвенного воздействия на предприятие  можно сказать, что среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но тем не менее сказываются на них.            С точки зрения системного подхода организация — это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов — это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, — один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации. Получение ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опаснее усилением таких факторов подвижности среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность.

Факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Тем не менее, руководству необходимо учитывать их. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Руководство зачастую вынуждено опираться на предположения о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации. Например, состояние экономики. Руководство должно также уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала для своих нужд.

Как  пишет  Эльвар Эльбинг: «Внешнее окружение организации  всё  больше  становится  источником проблем для современных руководителей.  По  сути  дела,  руководители  самых важных для общества организаций – деловых, образовательных,  государственных –  под  влиянием  недавних  событий  в  мире  были  вынуждены  сосредоточить внимание на быстро  изменяющейся  среде  и  её  воздействиях  на  внутреннее строение организации».2

Руководитель предприятия не в силах изменить внешнюю среду. Следовательно, он должен изучать ее и приспосабливаться к ней. Предприятие должно ограничивать негативные воздействия внешних факторов, наиболее существенно влияющих на результаты его деятельности или, наоборот более полно использовать благоприятные возможности. После установления миссии предприятия, его целей и постановки задач перед персоналом высшее руководство предприятия приступает к анализу воздействия внешней среды, чтобы определить возможности и угрозы для фирмы.

Выделяют следующие основные характеристики внешней среды:

• взаимосвязанность факторов внешней среды - уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обуславливать изменение других;
• сложность внешней среды - характеризуется большим число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого;
• подвижность среды - скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация или подразделение должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения;
• неопределенность внешней среды - соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Она предполагает, что если информации мало или есть сомнения в ее точности, то среда становится более неопределенной, что затрудняет работу организации.

1.2 Внутренняя среда и ее роль в финансовых результатах деятельности предприятия

Основные цели, которые ставит перед собой фирма, сводятся к одной обобщенной характеристике - прибыли. При этом, естественно, должны учитываться не только внешняя среда фирмы, но и внутренняя. Инфopмaция o внyтpeннeй cpeдe фиpмы нeoбxoдимa управляющему предприятием, чтoбы определить внутренние возможности, потенциал, на которые оно может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей.              Анализ внyтpeннeй среды позволяет также лучше уяснить цели и задачи предприятия. Важно то, что помимо производства продукции, оказания услуг оно обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.

Внутренняя среда - это ситуационные факторы внутри организации, на которые оказывают воздействие управленческие решения. Хотя многие из этих факторов могут контролироваться руководством организации, часть из них выступает в роли заданных, но которые должны учитываться в управлении организацией.

Анализ внутренней среды проводят пo cлeдyющим нaпpaвлeниям: пpoизвoдcтвo; пepcoнaл; opгaнизaция yпpaвлeния; мapкeтинг; финaнcы. Такое деление на сферы деятельности носит условный характер и конкретизируется в общей и производственной организационных структурах.

Внутренняя среда играет немало важную роль в финансовом результате предприятия. Все факторы воздействия на прямую связаны с финансами. Их распределение, перераспределение, хранение, формирования все это происходит во внутренней среде.

В наше время внешняя среда изучается не менее тщательно, чем внутренняя. Внешние факторы в совокупности с факторами внутренней среды оказывают решающее воздействие на функционирование организации. Все переменные тесно переплетаются и влияют друг на друга. Управляющий предприятием должен знать состояние внешней среды и уметь реагировать на ее изменения, будь то действия конкурентов, изменения технологии и др., должен уметь анализировать все эти факторы в совокупности, не упуская ни одного из виду, и принимать верное решение.

1.3 Управление внутренней и внешней  средой организации, как обязательное  условие ее эффективной деятельности.

Эффективность управления организационной системой нельзя обеспечить, не выходя за рамки самого объекта управления. Организационная система (система управления) одновременно является и объектом управления (управляемая система) и субъектом управления (управляющая система). Эффективное управление - это взаимодействие управляющей системы (субъекта управления) с внешней и внутренней средой объекта управления, обеспечивающее достижение управляемой системой своих целей и интересов с наилучшими результатами из возможных альтернатив (результативность) при ограниченных ресурсах. Функциональное предназначение управления сводится к обеспечению эффективности деятельности социально-экономической системы, поэтому эффективность определяется также степенью результативности самой организационной системы. Результативность проявляется в том, что с точки зрения экономики и общества в целом, своевременно, качественно «делаются нужные и правильные вещи». В тоже время эффективность управления является следствием того, что в процессе оптимального функционирования объекта и субъекта управления правильно создаются «эти самые вещи», обеспечивается развитие организационной системы в запланированном направлении при выполнении определенных количественных и качественных показателей. 
С наибольшей эффективностью организационная система функционирует в определенных пространственно временных границах, являясь открытой системой. Она представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов, ориентирована на достижение дерева соподчиненных, опосредованных целей, имеет устойчивую внутреннюю структуру, образуя особое единство со средой и представляя собой элемент системы более высокого порядка. Элементы любой организационной системы обычно выступают как системы более низкого порядка, внося свой вклад в характеристику целостного комплекса, который  всегда качественно отлично от простой суммы составляющих его частей. Организационная система (система управления) одновременно является и объектом управления (управляемая система) и субъектом управления (управляющая система). Таким образом, эффективность управления, раскрываемая посредством результативности объекта управления, является оценкой того, что делает управляемая система. Вторая составляющая эффективности управления (по отношению к организационной системе) является оценкой того, как система управления добивается соответствующих результатов. Одной из основных задач любой организационной системы, обеспечивающей достижение ею результатов, является преобразование ресурсов, которые она получает от окружающей среды (Рисунок 3). К числу важнейших из них относятся: человеческие и материальные ресурсы, информация, знания, а также пространство и время. Эти компоненты в менеджменте принято называть входами.

В процессе преобразования открытая система обрабатывает эти выходы, преобразуя их в желаемые конечные состояния или цели, в том числе в продукцию или услуги. Полученные результаты являются выходами системы, которые она выносит в окружающую среду, т.е. организационная система является механизмом преобразования входов в выходы.

Если управление организационной системой эффективно, то в ходе преобразования появляются возможные дополнительные выходы. Например, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), достижение общественных, социальных целей и т.п.

Рисунок 3 Преобразование ресурсов

Если управление организационной системой эффективно, то в ходе преобразования появляются возможные дополнительные выходы. Например, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), достижение общественных, социальных целей и т.п.

2 ВЛИЯНИЕ ВНЕШНЕЙ И ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ НА ЕГО ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ НА ПРИМЕРЕ ООО «ДОМИНАНТ»

2.1 Общие сведения о компании  ООО «Доминант» и ее место  на рынке строительных услуг

16 ноября 2000 г. ОАО «Ростовским строительным  домом» был создан филиал –  общество с ограниченной ответственностью  – ООО «Доминант».

ООО «Доминант» является юридическим лицом, осуществляющим свою деятельность на основе полного хозяйственного расчета, самоокупаемости и самофинансирования. Общество является самостоятельной хозяйственной единицей, обладающей самостоятельным балансом. ООО «Доминант» имеет свои банковские счета, печать со своим фирменным наименованием, эмблему, угловой штамп и другие реквизиты юридического лица.

Юридический адрес главного офиса – г. Ростов-на-Дону,  ул. Фрунзе, д.122.

В начале пути своего развития ООО «Доминант» представляло собой филиал ОАО «Ростовского строительного дома». Это была небольшая по размерам фирма, занимающаяся строительной  деятельностью.

В процессе деятельности ООО «Доминант» твердо заняло свои позиции на рынке и стало самостоятельным предприятием. ООО «Доминант» создало имидж фирмы, наладило партнерские отношения со многими крупными поставщиками. В настоящее время доля рынка предприятия составляет 0,6 %.

Общая площадь главного офиса – 200 м2 , дочерних предприятий, находящихся по России – 140 м2 . На каждом предприятии имеются как минимум 2 склада со стройматериалами общей площадью 70  м2 .

Предлагаемый спектр услуг  компании ООО «Доминант»:

Создание дизайн проектов: полный дизайн-проект; эскизная визуализация с рабочими чертежами; авторское сопровождение, консультации дизайнера.

Проведение ремонтно-отделочных работ: ремонт и отделка стен; ремонт и отделка потолков; ремонт полов; плиточные работы; плотницкие работы; сантехнические работы; электромонтажные работы.

Подбор, поставка и нанесение декоративных покрытий: бесплатные консультации по видам, особенностям и технологиям нанесения современных декоративных покрытий; индивидуальный подбор покрытия (3D-моделирование, пробные выкрасы); поставка материалов; подготовка поверхностей под нанесение; нанесение покрытия

В набор данных услуг входит: ремонт помещения под ключ, помощь в подборке материалов для ремонта, гарантию обслуживания от 1-3х лет, а самое главное все это по довольно низким ценам.

Основными целями деятельности компании ООО «Доминант» являются:

1. удовлетворение потребностей клиентов;
2. качественное и своевременное выполнение работ силами квалифицированного персонала;
3. вежливое и оперативное обслуживание клиентов;
4. поддержка чистоты и порядка после проделанных работ;
5. снижение степени износа работ.

Для обеспечения удовлетворенности потребностей у покупателей, и получение прибыли, ООО «Доминант» закупает свои товары у постоянных поставщиков, связи с которыми уже налажены и чья продукция пользуется спросом. Количество поставщиков составляет около 15. Однако фирма выбирает из большого количества предложений оптимальные по соотношению цены и качества. Именно такой подход позволяет фирме ООО «Доминант» иметь среднюю оборачиваемость товаров и услуг, что в свою очередь ведет к своевременной оплате поставщикам за реализованную продукцию. К таким поставщикам можно отнести следующих: ООО «Сфинкс», поставляющий строительные материалы; ООО «Сильвер» снабжающий предприятие краской; ООО «Морган», поставляющий кровельные и гидроизоляционные материалы, а также «МегаГуд»; «Такос», занимающиеся реализацией грунтовых материалов.

В главном офисе общая численность персонала составляет 31 человек. Персонал представлен административно-управленческим звеном, звеном логистики, департаментом маркетинга, отделом кадров, отделом снабжения и сбыта. Коллектив преимущественно составляют представители мужского пола в возрасте 28-40 лет с высшим незаконченным или полным образованием. На данном предприятии существует функциональная структура управления, которая также называется традиционная или классическая. Посредством такой иерархической структуры наглядно отслеживается путь поступления информации и распоряжений от руководителя к подчиненным, и обратно. Наглядно эта структура будет иметь следующий вид:

«Доминант»-организация, занимающаяся коммерческой деятельностью и  одной из главных ее целей будет получение прибыли. Но для этого фирме необходимо реализовать свои товары и услуги, при том не просто реализовать, а как можно быстрее это сделать, чтобы полученные деньги снова пустить в оборот. Еще одной задачей деятельности ООО «Доминант» является оказание услуг по розничной и оптовой торговле гражданам и организациям.

Компании «Доминант» удалось добиться прочных позиций в строительной отрасли. «Доминант» является 10-й компанией  в России по качеству строительных работ.  Сравнение с другими аналогичными компаниями в отрасли свидетельствует, что в 2010 году по эффективности капиталовложений компания «Доминант» была одной из лучших среди российских строительных компаний по таким параметрам как объем выполненных работ и производительность.

Объем работ составил 650,50 млн. рублей, что ровно как минимум  в половину больше, чем у других компаний. А производительность 1,95 млн. рублей. Это можно увидеть на таблице 1 «Рейтинг предприятий строительной отрасли России, 2010г.» (приложение А)

2.2 Анализ влияния внешней и  внутренней среды на деятельность  ООО «Доминант»

Организация следит за внешней обстановкой с целью выявления и использования её благоприятных возможностей для достижения корпоративных целей, при этом избегания угрозы препятствий. Эффекта можно добиться только пристальным изучение факторов внешней среды и  составлением перечня перспектив или угроз организации. Такой процесс называется «анализом факторов внешней среды». Этим процессом занимаются все компании и ООО «Доминант» не исключение. Анализ проходит в несколько этапов. Первый этап -  сбор информации о тенденции изменения среды существования организации. Для этого выделяют отдельных сотрудников или приглашают внешних консультантов и назначают следить за различными источниками информации. Специалисты периодически предоставляют собранный материал топ-менеджерам, которые отвечают за организацию этого первого этапа. В компании «Доминант» это производиться постоянно. После того, как собранная информация проверяется и оценивается руководством, возникшие вопросы обсуждают на встречах с управляющим. Целями этого собрания являются возможности роста или угроз предприятию со стороны внешней среды. Например, анализ среды может определить возможный рост базовых ставок процента, и в результате ключевым показателем эффективности могло бы стать сокращение объемов заемных средств организации. Далее наступает заключительный этап – определение приоритета этих показателей. Составляется список наиболее важных факторов, который распространяется по всей организации. Влияние внешней среды имеет несколько факторов, разделенных на группы: политические и правовые; экономические; социальные и культурные; технологические.

Рассмотрим влияние нескольких из этих факторов на ООО «Доминант».

При экономическом кризисе, компания подвергается резкому спаду продаж своих услуг и многие потребители берут услугу в кредит. «Доминант» имеет средний процент ставок, что приводит организацию к новым возможностям. Так как компания предоставляет свои услуги на мировом рынке, на ее конкурентоспособность влияет курс обмена валют. Когда стоимость рубля повышается, импорт становиться недорогим, а это в свою очередь повышает уровень угрозы для организации, создаваемые иностранными конкурентами.

Темп экономического роста влияет на возможности и угрозы, для организации. Когда происходит рост в экономике, увеличиваются расходы потребителей, что вызывает конкурентное давление на организацию из-за быстрого роста числа предприятий в привлекательной области. Снижение темпов экономического роста и. сокращение потребительских расходов также приводят к росту конкурентного давления, вызванного стремлением предприятий, остаться в отрасли в условиях угрозы кризиса. Социальные и культурные факторы формируют стиль нашей жизни, работы, потребления и оказывают значительное воздействие практически на все организации. Новые тенденции создают тип потребителя и, соответственно, вызывают потребность в других товарах и услугах, определяя новые стратегии организации. Можно перечислить основные социально-культурные факторы, с которыми «Доминант» сталкивается чаще всего:  отношение к качеству товаров и услуг;  социальное благосостояние; располагаемый доход;  покупательские привычки; отношение к труду.

При рассмотрении влияния  внутренней среды нужно помнить, что она состоит из 5 функциональных зон: маркетинг, финансы (бухучет), производство, персонал, а также организационную культуру и имидж организации.

Маркетинг непосредственно влияет на прибыль в организации. С этим проблем в компании ООО «Доминант» почти нет.

Материалы для предоставления услуг в компанию поставляют поставщики, связи с которыми налажены. Качество поставляемых товаров подтверждено сертификатом качества, кроме того, качество товаров отмечено положительными отзывами у постоянных покупателей.

Свою продукцию и услуги ООО «Доминант» ориентирует на потребителей с разным доход, вкусом. Это позволяет предприятию уменьшить время и затраты с выбором нужного сегмента рынка и ассортимента товаров.

Прибыль от реализации товаров и полученная от арендаторов, идет на погашение задолженностей. Так же в прибыли могут принимать участие работники компании.

Для предприятия финансы самая неотъемлемая часть. Они влияют на организацию в целом, неправильное распределение финансов может привести к убыткам, что вполне может закончиться банкротством. Предприятие ООО «Доминант» хоть и имеет большое количество затрат, связанных со своей профессиональной деятельностью, но целом оно работает без убытков.

ООО «Доминант» получает доход от предоставления средств в виде кредита другим организациям. Такой вид доходов покрывает некоторые затраты предприятия.

Для ведения своей деятельности ООО «Доминант» закупило новое оборудование. Оно более удобное, компактное и подчеркивает имидж предприятия.

Персонал на прямую влияет на работу организации. Ведь организации держится именно на сотрудниках. Они должны быть хорошо замотивированы, иметь высшее или незаконченное высшее образование, должны быть специализированны именно в этой отрасли.

В компании ООО «Доминант» более 50 % работников предприятия обладает высшим образованием.

Все члены коллектива старше 25 лет, это наиболее продуктивный возраст для работников различных сфер деятельности.

Разница в возрасте и в образовании не мешает совместной работе.

Коллектив сплоченный, конфликты возникают редко.

2.3 Предложения по снижению воздействий  факторов внешней и внутренней  среды на деятельность предприятия  ООО «Доминант»

Что касается внешней среды предприятия то  так, как наибольшую долю в структуре себестоимости занимают запасы, то необходимо внедрение системы управления запасами, что позволит в ближайшее время снизить эту часть расходов в себестоимости производимой продукции.

          Что  касается продвижения товара  или услуги основным ее методом  будет являться реклама. В целях  улучшения рекламной деятельности ООО «Доминант» целесообразно должен размешать рекламу в наиболее доступных газетно - медийных изданиях. Наиболее доступной и менее затратной и более приемлемой с финансовой точки зрения является размещение необходимого материала по деятельности ООО «Доминант» в местных газетах, на местных телевизионных каналах и каналах по области.

Основной целью рекламной кампании является формирование и стимулирование сбыта продукции ООО «Доминант» на рынке. Реклама в печатных изданиях даст покупателям достаточно широкое представление о производимой и реализуемой продукции ООО «Доминант». Рекламный материал должен убедить потребителя, что ООО «Доминант» производит и реализует продукцию в интересах покупателя, а товар – решение его проблем.

В рекламном материале необходимо отразить конкурентные преимущества ООО «Доминант»: его эксклюзивную сферу деятельности, конкурентоспособную продукцию, популярную торговую марку, технические преимущества (патентованный товар, патентованную технологию, прогрессивность технологического оборудования), качество изготовления товаров (применение современных методов контроля и стимулирования качества продукции, эксклюзивность товаров ООО «Доминант»), высокую патентоспособность продукции и услуги. Таким образом, рекламная информация предоставит клиентам сведения не только о качестве самого товара, но и качестве сервиса потребителей продукции и услуг. Потенциальный клиент с профессиональной точки зрения обязательно учтет гарантии и другие показатели товара, что и приведет в конечном счете к укреплению имиджа, рыночной позиции ООО «Доминант».