Внешяя среда организации

Внешняя среда организации.

Не существует   ни  одной  организации, которая  не  имела  бы  внешнего  окружения  и  не   находилась  бы  с ним  в  состоянии  постоянного  взаимодействия.  Любая  организация  нуждается  в  регулярном  получении  из  внешней  среды  исходных  продуктов  для  обеспечения  своей  жизнедеятельности.  При  этом  каждая  организация  должна  отдавать  что-то  во  внешнюю  среду  в  качестве  компенсации  за  ее  существование.  Как  только  рвутся  связи  с  внешней  средой,  организация  погибает.  В  последнее  время  в  связи  с  усилением  и  усложнением  конкуренции,  а  также  резким  ускорением  процессов  изменения  окружающей  среды  организация  все  в  большей  мере  вынуждены  уделять  внимание  вопросам  взаимодействия  с  внешней  средой,  все  в  большей  мере  развивать  способности  адаптации  к  ее  изменениям.

Внешнее  окружение  организации  можно  представить  в  виде  двух  сфер.

Первая  сфера -  это  общее  внешнее  окружение  организации,  которое  формируется  под  влиянием  политических,  правовых,  социально-культурных,  экономических,  технологических,  национальных  и  международных  процессов,  а  также  процессов  природопользования.  Данное  внешнее  окружение  отражает  состояние  общества,  его  экономики,  природной  среды  и  не  связано  непосредственно  с  конкретной  организацией.  Общее  внешнее  окружение  является  более  или  менее  одинаковым  для  подавляющего  большинства  организаций [1; стр.18].

Под международными процессами внешней среды понимают происходящие за рубежами страны происхождения организации события и возможности развития бизнеса компании в других странах. Из международной среды появляются новые конкуренты, покупатели и поставщики, она же формирует новые социальные, технологические и экономические тенденции.           [ 2 ; стр.86]

Технологические процессы включают в себя научные и технологические нововведения в отдельной отрасли и в обществе в целом. В последние десятилетия наиболее значимыми инновациями отличаются компьютерная и телекоммуникационная отрасли. Сегодня любая видеокамера превосходит по вычислительной мощности когда-то знаменитую «IBM 360», положившую начало веку больших компьютеров. Сегодня миллионы людей работают с персональными компьютерами (ПК), а в сфере бизнеса развитие пошло еще дальше- компьютеры объединяются в корпоративные сети. Революционные открытия в области биомимикрии и атомоскопии (молекулярной архитектуре) приводят к появлению новых высокотехнологических материалов, более легких, прочных и устойчивых к низким и высоким температурам. В наружное покрытие самолетов встраивают волоконно-оптические сенсоры, способные зафиксировать обледенение плоскостей или «контакт» с вражеским радаром. Эти и многие другие технологические нововведения существенно изменяют правила игры в бизнесе, поэтому каждая организация должна быть готова к адекватной реакции.

Соцкультурные процессы образуют демографические характеристики, нормы, обычаи и ценности населения страны, в которой оперирует организация. Важными соцкультурными характеристиками являются географическое распределение и плотность населения, его средний возраст, уровень образования. Текущая структура населения  определяет состав рабочей силы и потребителей завтра. Согласно прогнозам, в будущем ожидается глобализация как потребительских рынков, так и рынков рабочей силы. При этом как потребитель, так и члены организаций отличаются все большим разнообразием.

 Демографические показатели  во многом определяют нормы  и ценности населения. Например, к силу современных влияющих на многие компании тенденций можно отнести негативное отношение к курению, рост покупательской способности детей, все увеличивающееся разнообразие среди потребителей  [2 ; стр. 87].

Экономические процессы отражают общую экономическую ситуацию в стране или в регионе, в котором работает организация. Покупательская способность потребителей, уровень безработицы, процентные ставки- все это элементы экономической среды. В периоды экономических спадов существенно возрастает спрос на услуги некоммерческих благотворительных организаций, которым приходится приспосабливаться к его цикличности. В настоящее время экономические процессы характеризуются тенденцией к слияниям и поглощениям компаний, значительно изменяющим корпоративный «ландшафт». В сфере массовой информации и развлечений крупнейшим событием такого рода можно назвать сделку между компаниями Disney и ABC Television.

Законодательные / политические процессы включают в себя федеральные и местные законодательные акты, а также политические действия, направленные на установление контроля над действиями компании. Например, политическая система США поощряет капитализм, государство старается не допускать чрезмерного регулирования бизнеса. И тем не менее, именно государственные законы определяют правила игры [ 2;стр. 88].

Вторая сфера – это так называемое непосредственное деловое окружение организации, которое создают покупатели, поставщики, конкуренты, деловые партнеры, а также регулирующие службы и такие организации, как административные органы, деловые объединения и ассоциации, профсоюзы и т.п. эти субъекты окружения непосредственно связаны или непосредственно воздействуют на деятельность конкретной организации. При этом важно подчеркнуть, что организация в свою очередь может непосредственно влиять на них.

Потребителями  компании выступают индивиды и организации, приобретающие ее товары или услуги, что в конечном итоге и определяет успех фирмы на рынке. Потребителями услуг больниц являются пациенты, потребителями учебных заведений – школьники и студенты, потребителями авиакомпании- туристы и деловые люди.

Конкурентами компании являются оперирующие в той же самой отрасли или сфере бизнеса и предлагающие свои товары или услуги тем же группам потребителей организации. Отраслевая конкуренция отличается определенной спецификой. Так, в американской металлургической промышленности конкуренция, и прежде всего со стороны зарубежных производителей, привела к банкротству многих компаний. В фармацевтической же отрасли американские компании, напротив, получают сверхприбыли, ибо новым фирмам приходится преодолевать на входе в отрасль весьма высокие барьеры.

Поставщики компании обеспечивают поступление необходимых для производства готовой продукции сырья и материалов. Например для производства стали необходимы железная руда, электорэнергия, оборудование и финансовые ресурсы. Даже у небольшого частного университета могут быть сотни поставщиков бумаги, ручек, продуктов и т.д. традиционно отношения между производителями и поставщиками напоминали отношения между двумя соперниками, находящимися в вечном противостоянии. Сегодня многие фирмы осознают, что позволяет им добиться существенной экономии, повышения качества товаров и услуг и ускорить выход на рынок новых продуктов. Сотрудничество с поставщиками перестало быть исключением и перешло в разряд обязательного правила.

Рынок труда образуют люди, которые могут быть наняты на работу в организации. Любой компании требуется образованные и квалифицированные работники. Состояние рынка труда во многом определяется деятельностью профсоюзов, профессиональных ассоциаций и наличием определенных классов работников. Правомерно выделить два непосредственно и постоянно воздействующих на организацию факторов труда: 1) необходимость непрерывных инвестиций в обучение и подготовку персонала, что позволяет компании соответствовать конкурентным требованиям глобальных рынков; 2) влияние международных торговых объединений, автоматизации  труда и расположения производственных мощностей на распределение рабочей силы, что создает ее дефицит в одних областях и избыток других.

Внутренняя среда организации.

Каждая организация характеризуется определенной внутренней средой, включающей в себя все внутрифирменные элементы: культуру, цели, структуру, задачи, технологии и все принадлежащие компании здания и сооружения, машины и оборудование. Наиболее значимым с точки зрения конкурентных преимуществ фактором внутренней среды является корпоративная культура.

Культуру можно определить как набор базовых ценностей, убеждений, негласных соглашений и норм, разделяемых всеми членами организации. Это своего рода система общих ценностей, которая познается менеджерами и другими сотрудниками организации. Обычно выделяют такие уровни культуры, при этом каждый последующий уровень является все менее очевидным. Самый верхний, поверхностный уровень составляют видимые объекты, артефакты культуры: манера одеваться, правила поведения, физические символы, организационные церемонии, расположение офисов. Все это можно увидеть, услышать или понять, наблюдая за поведением других членов организации.

Второй уровень- выраженные в словах и делах сотрудников организации общие ценности и убеждения, сознательно разделяемые и культивируемые членами организации, проявляющихся в их рассказах, языке, используемых символах. Культура более «просвященных» организаций основывается на предположении о том, что каждый индивид стремится на высоком уровне исполнять порученные ему обязанности. В таких компаниях сотрудники обладают большей свободой и большей ответственностью, коллеги доверяют друг другу и работают сообща. Базовые предположения зачастую проистекают из основных убеждений основателя фирмы или ее первых руководителей. Так было и в случае с крупнейшим розничным торговцем- компанией Wal-Mart. На ее примере мы рассмотрим, как элементы корпоративной культуры становятся основой конкурентных преимуществ. Торговая компания Wal-Mart, несомненно, относится к числу организаций, характеризующихся сильной корпоративной культурой. Принятые в ней ценности отражают тот факт, что компания начала свою деятельность обслуживания преимущественно американских фермеров. На формирование корпоративной культуры значительное влияние оказал ее основатель, ныне покойный Сэм Уолтон. Корпоративная культура подчеркивает важность выполняемых каждым сотрудником функций, поощряет их участие в жизни компании, внимание менеджмента к каждому работнику. Например, специалисты по закупкам обязаны вникать  в потребности покупателей: все они раз в неделю должны работать в торговом зале. Исполнительный директор Wal-Mart Давид Гласс продолжает политику ежедневных экспериментов и перемен. Практика наделения властью работников, постоянное совершенствование и участие в прибылях отлично дополняют сельскую культуру стопроцентной привязанности, которую с такой легкостью подхватывают покупатели Wal-Mart.

Структура организации должна согласовываться с уровнями управления и функциональными областями в такой форме, которая позволят эффективно достигать целей организации. Процесс организации ведет к созданию организационной структуры, определяющей разделение рабочих задач и размещение и использование ресурсов. Характерной особенностью современных организаций является специализированное разделение труда, закрепление данной работы за специалистами – теми, кто способен ее лучше всех, сточки зрения организации как единого целого. Примером может служить разделение управленческого труда между специалистами по маркетингу, финансам и производству.

Цели- это конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Организацию можно рассматривать как средство коллективного достижения целей, которые не могут быть достигнуты людьми индивидуально.  В процессе планирования руководство формулирует цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой механизм координации, так как дает возможность членам организации знать , к чему они должны стремиться.

Для современных организаций характерно разнообразие целей. Коммерческие организации создают товары и услуги в условиях необходимости получения прибыли и ограничения затрат. Их цели связаны с прибыльностью и производительностью. Государственные органы, некоммерческие организации не стремится получать прибыль, но контролируют затраты. Их цели- это предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений. Однако в современных условиях этические нормы и чувство социальной ответственности влияют на цели любых организаций.

Разнообразие целей также связано с тем, что крупные организации имеют много целей. Например, для получения прибыли необходимо сформулировать цели в таких сферах, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей, социальная ответственность.

В подразделениях, так же как и во всей организации, необходимо вырабатывать цели. Например, целью финансового подразделения может быть определенное уменьшение кредитных потерь. Подразделение маркетинга той же организации может иметь цель сократить число жалоб потребителей на 20 % в следующем году. Цели функционально схожих подразделений в разных организациях ближе между собой, чем цели подразделений, занимающихся различными видами деятельности в одной организации.

Задачи- это предписанная работа, серия работ или часть работы, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в заранее установленные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность предназначается для выполнения ряда задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, то организация будет действовать успешно.

  Задачи организации традиционно делятся на три категории- работа с людьми  и предметами ( машинами, сырьем, инструментами), энергией, информацией. Например, на заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача мастера состоит, в основном, в работе с людьми. Задач бухгалтера связаны с информацией.

С момента начала индустриализации существует тенденция расширения специализации и дробления всей работы на более мелкие операции. Технологические нововведения, системное сочетание техники и специализация труда сделали специализацию задач углубленной и очень сложной.

Технологии включают в себя знания, предметы и орудия труда, методики и виды деятельности, направленные на преобразование входящих ресурсов организации в выпуск. К технологии относятся также оборудование, квалификация персонала и рабочие процедуры. Как правило, технологию рассматривают как «рабочий поток». Производственный рабочий поток может сводиться, например, к изготовлению стальной отливки, телевизионных программ или компьютерного программного обеспечения.

Значение технологии производства объясняется ее существенным влиянием на организационную структуру, которая должна соответствовать технологии, внешней среде и размерам компании. Но в сфере производства и сфере услуг используются принципиально различные технологии. Наиболее авторитетное исследование взаимозависимости технологий  производства и организационных структур было проведено английским социологом  Джоан Вудворд. Были проанализированы следующие базисные структурные характеристики организации: административное руководство, норма контроля, централизация и формализация. Джоан Вудворд пришла к выводу, что исходя из типа технологии рабочего потока, компании-производители подразделяются на три основные категории:

1. Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно или малая серия одинаковых изделий. Суперкомпьютеры, космические корабли, мебель и одежда, изготавливаемые по индивидуальным заказам, могут служить примерами использования таких технологий.

2. Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или подобны. Такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным способом сборки. Почти все потребительские товары изготавливаются на основе таких технологий. Примером массового производства являются конвейеры автомобильных заводов, технологии, используемые для производства компьютеров « Macintosh», табачных продуктов и текстиля.

3. Непрерывное производство использует автоматизированное  оборудование, на котором круглосуточно изготавливается одинаковый по характеристикам продукт в больших объемах. Примерами такого производства могут служить переработка нефти, работа электростанции.

Различия технологий производства обуславливаются их технической сложностью, или степенью вовлеченности в производственный процесс техники и оборудования с целью исключения из него людей. Задействованные в сложных технологиях сотрудники заняты прежде всего наблюдение за работой оборудования. Для технологий массового производства характерны высокие степени формализации и централизации, а для непрерывных производственных процессов- низкие. В отличие от мелкосерийного и непрерывного производства стандартизованное массовое производство требует централизованного принятия решений и четко сформулированных правил и процедур. С повышением сложности технологии возрастает значение административного управления и повышается роль вспомогательного персонала. Чем менее однородным является производственный процесс, тем более тщательным должен быть контроль. Высокая сложность технологического оборудования обуславливает возрастание значения вспомогательного труда, поэтому для массового производства характерно высокое соотношение вспомогательного и прямого труда.

Джоан Вудворд пришла к важному выводу: « Разные технологии предполагают различные требования к людям и организациям, удовлетворение которых предполагает соответствующие структуры». Взаимосвязи структур и технологий оказывают прямое влияние на результаты деятельности организации.

Социолог и теоретик организаций Д. Томпсон разработал свою классификацию технологий с разделением на три категории:

1. Многозвенные технологии характеризуются серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последовательно. Сборочные линии массового производства являются типичным образцом такого вида технологии. Каждая операция по сборке автомобиля должна выполняться в определенной последовательности.

2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми. Например, банковское дело- это посредническая технология, связующая вкладчиков и тех, кто берет займы в банке. Телефонные компании выступают посредниками между людьми, которые хотят позвонить сами и хотят, чтобы им позвонили.

3. Интенсивная технология характеризуется применение специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство. Примером можно считать монтаж видеофильма.

Многозвенные технологии во многом эквиваленты технологиям массового и некоторым формам непрерывного производства, а интенсивные технологии эквиваленты индивидуальным технологиям. Целью последних является достижение максимальной гибкости производства. Посреднические технологии, в известной мере, занимают промежуточное место между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства. Ими в основном пользуются, когда возможна и эффективна хотя бы некоторая стандартизация, но выпуск продукции не может быть полностью стандартизирован. Посреднические технологии позволяют организациям использовать многочисленные вариации потребностей сторон, вступающих во временную связь. Например, некоторые вкладчики банков хотят иметь свободный и постоянный допуск к своим вкладам, в то время как другие, желая иметь более высокий процент, готовы ждать.

Люди. Люди определяют окончательную пригодность технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной. Организация и руководители, и подчиненные ничто иное, как группы людей. Когда закрывается завод, принимает решение конкретный человек, а вовсе не абстрактное руководство. Когда выпускается продукция низкого качества, виноваты не «рабочие», а несколько конкретных людей, которые недостаточно мотивированы или обучены. Если руководство – отдельные менеджеры - не признают, что каждый работник представляет собою личность с неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь намеченных целей будет поставлена под угрозу. Руководство, вообще говоря, достигает целей организации через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления.

Структуру управления мы рассмотрим на примере предприятия ООО «Эжватранс». Предприятие занимается перевозкой лесопродукции, оказывает услуги по перевозке продукции на дальние расстояния. 

Для  предприятия ООО «Эжватранс» характерна линейно- функциональная структура управления. На предприятии функционируют девять отделов: отдел материально- технического снабжения , отдел кадров, юридический отдел, отдел по эксплуатации, бухгалтерия, планово-экономический отдел, отдел ГО, служба безопасности. Каждый из руководителей отделов имеет право давать указания по вопросам входящим в его компетенцию. Руководители подразделений низших ступеней непосредственно подчиняются одному руководителю более высокого уровня управления и связаны с вышестоящей системой  только через него. Каждый из сотрудников отделов выполняет предписанные ему рабочие задачи, имеет определенную линию полномочий и несет ответственность за принимаемые решения.

Во главе предприятия ООО «Эжватранс» стоит директор. Он решает все вопросы деятельности предприятия, действует от имени предприятия, представляет его интересы в других организациях, фирмах. Также он распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом, заключает договора, издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками. Директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность предприятия, обеспечение сохранности товарно- материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия. В подчинении директора находятся: главный бухгалтер, начальник отдела материально- технического снабжения, зам. директора по кадрам и быту,  старший юрисконсульт, зам. директора по эксплуатации, начальник планово- экономического отдела, начальник штаба ГО, главный инженер, инспектор службы безопасности.

Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно- финансовой деятельности предприятия и  контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организует учет поступающих денежных средств, ТМЦ и основных средств, правильное начисление и перечисление платежей в государственный бюджет, учет издержек производства и обращения, расчетных и кредитных операций. Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств, нарушению законодательства. 

В подчинении у главного бухгалтера находятся бухгалтера, они выполняют работу по различным участкам бухгалтерского учета. Осуществляют прием и контроль первичной документации и подготавливают ее к счетной обработке. Отражают в учете бухгалтерском операции, связанные с движением денежных средств. Следят за сохранностью бухгалтерских документов, оформляют их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

Начальник отдела кадров возглавляет работу по обеспечению предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с уровнем и профилем полученной ими подготовки и деловых качеств. Принимает трудящихся по вопросам найма, увольнения, перевода, контролирует расстановку и правильность использования работников в подразделениях предприятия.

Начальнику отдела кадров подчиняются инспектора отдела кадров. Они организуют своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с законодательством; выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности трудящихся, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам.

Начальник планово- экономического отдела осуществляет организацию экономической деятельности предприятия, направленной на повышение производительности труда, эффективности и рентабельности производства, снижение себестоимости перевозок, обеспечение правильных соотношений темпов роста производительности труда и заработной платы, достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Проводит работу по совершенствованию планирования экономических показателей деятельности предприятия, достижению высокого уровня их обоснованности, по созданию и улучшению нормативной базы планирования. В подчинении  у начальника планово- экономического отдела находятся экономисты, они подготавливают различные экономические отчеты, проверяют правильность расчета экономических показателей.

Главный инженер определяет техническую политику. Обеспечивает постоянное повышение уровня технической подготовки производства. Обеспечивает эффективность проектных решений, своевременную и качественную подготовку производства, техническую эксплуатацию, ремонт и модернизацию оборудования. Главному инженеру подчиняются: главный механик, начальник планово-технического отдела, старший энергетик, начальник участка по ремонту зданий и сооружений, начальник отдела технического контроля, начальник отдела охраны труда и техники безопасности, руководитель группы АСУ. Каждый из руководителей отделов выполняет определенные функции, входящие в его компетенцию, осуществляет управление нижестоящими кадрами.

Для совершенствования структуры управления предприятия следует наладить взаимосвязи между функциональными отделами т.к. невидимые и формальные границы между отделами замедляют реакцию на изменения внешней среды,  решить проблемы  с распределением ответственности за устранение проблем, обеспечить правом принятия решений более низших руководителей с согласованностью на прямую с самым высшим руководством. 

Литература:

1. О.С.Виханский , А.И. Наумов «Менеждмент»: учебник.-М.: Гардарики, 2001.

2. Р.Л.Дафт «Менеджмент».-СПб: Питер, 2002.

3. под.ред. Д.Д.Вычугова «Основы  менеджмента».-М.: Высшая школа, 2003.

4. М.Мескон и  др. «Основы менеджмента».-М.: Дело, 2002.