Внутренний аудит с подотчетными лицами

Содержание

Введение..............................................................................................................3

1. Организация системы внутреннего контроля на предприятии………......7

1.1. Понятие и элементы СВК…………………………………………………7

1.2. Цель, задачи и принципы СВК…………………………………………...11

2. Проведение внутреннего контроля расчётов с подотчетными лицами в ООО «Compak»………………………………………………………………..13

2.1. Анализ нормативных документов учета расчетов с подотчетными лицами…………………………………………………………………………...13

2.2. Проверка расчётов с подотчётными лицами в организации

ООО «Compak»………………………………………………………..14

Заключение……………………………………………………………………..18

Список использованной литературы………………………………………..20

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют  место практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы[8,C.124].

Тем не менее, практика проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Актуальность  данной темы заключается в необходимости  изучения внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования данной работы является процесс проведения внутреннего контроля в организации ООО «Compak». Предметом изучения является политика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами.

Общество с ограниченной ответственностью «Compak» (далее «Общество») создано в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ от 08.02.1988г., Федерального Закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» №129-ФЗ от 08.02.2001г. и правовых актов, регулирующих порядок образования и деятельность хозяйственных обществ.

Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Compak».

Сокращенное фирменное наименование: ООО «Compak».

Единственным участником Общества является следующее физическое лицо: Посадов Вячеслав Анатольевич

Место нахождения Общества: Российская Федерация, г. Ярославль, ул.Базовая, д.2.

Общество  обладает правами юридического лица с момента его государственной  регистрации в установленном  порядке.

Общество  руководствуется в своей деятельности Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и настоящим Уставом.

Общество  имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном  балансе, может от своего имени приобретать  и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество  вправе в установленном порядке  открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами. Общество должно иметь круглую печать со своим фирменным наименованием на русском языке и указанием на место нахождения. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак  и другие средства индивидуализации.

Общество  имеет гражданские права и  несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления  любых видов деятельности, не запрещенных  федеральными законами, в соответствии с целью и предметом деятельности, указанными в разделе 3 настоящего Устава.

Общество  несет ответственность по своим  обязательствам всем принадлежащим  ему имуществом. Общество не несет  ответственности по обязательствам своих участников.

Участники Общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью Общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале.

Основной  целью создания Общества является осуществление  коммерческой деятельности  для  извлечения прибыли.

Лицензируемые виды деятельности, перечень которых определяется законом, осуществляются на основании специального разрешения в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Основными видами деятельности Общества являются: торгово-закупочная деятельность; посредническая деятельность; оказание транспортных услуг, в том числе платная парковка; оптовая и розничная торговля автомобильными запчастями и принадлежностями и т.д.

Вего в штате ООО «Compak» для осуществления деятельности организации на 1 января 2012 года состоит 6 человек.

Организационная структура представлена на рисунке 1.1.

Рис.1.1. Организационная структура ООО «Compak»

Изучение выбранной  темы предполагает достижение следующей  цели - рассмотреть внутренний контроль с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации (на примере ООО «Compak»)

Сформулированная  цель предполагает решение следующих  задач:

- дать понятие учета расчетов  с подотчетными лицами;

- определить нормативные и законодательные  документы, регламентирующие объект  проверки;

 

- рассмотреть внутренний контроль расчетов с подотчетными лицами;

-выяснить типичные ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами;

- проанализировать полученный материал, сделать выводы и внести предложения.

В качестве теоретической  основы изучения применялись труды и учебные пособия российских авторов по проблемам учета и внутреннего контроля с подотчетными лицами на предприятиях в условиях рыночной экономики.

Официальной базой  выработки основных направлений  по внутреннему контролю расчетов с подотчетными лицами явились законодательные и нормативные документы (Федеральные законы, кодексы, Положения, ПБУ, Методические указания, План счетов и др.), а также литературные источники таких авторов, как В.И. Подольский, В.В. Пугачёв, А.В. Евдокимов и другие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация системы внутреннего контроля на предприятии

1.1 Понятие и элементы системы внутреннего контроля

Для интерпретации понятия СВК  следует исходить из того, что функционирование любой системы предполагает наличие входа и выхода системы; механизма-устройства, приводящего систему в действие; работы механизма, переводящей вход системы в ее выход; условий (обстановки) работы механизма. Это и есть основные элементы функционирующей системы. Входом СВК является информационное обеспечение контрольной деятельности, которое представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, необходимой для осуществления контроля. Оно включает оперативную, плановую, учетную, отчетную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации (унифицированные и специальные).

Выходом СВК или продуктом ее функционирования является информация о степени управляемости объекта  контроля, т.е. информационная прозрачность данного объекта для возможности принятия эффективных управленческих решений (управления объектом).

Под механизмом внутреннего контроля следует понимать совокупность взаимосвязанных  центров ответственности и технику  контроля (информационно-вычислительная техника и технология).

Необходимо подчеркнуть, что вышеописанная  входная и выходная информация составляет основу взаимодействия различных центров  ответственности[10,C.154].

Центр ответственности (ЦО) - это исполняющая  контрольные функции и несущая в пределах этих функций ответственность единица либо совокупность единиц оргструктуры организации, взаимосвязанных программами контроля. Под единицей (звеном) оргструктуры организации необходимо понимать подразделение (группу подразделений) или должностное лицо, исполняющее определенные контрольные функции. Очевидно, что ЦО может быть как отдельный бухгалтер, исполняющий контрольные функции в процессе учета определенных хозяйственных операций, так и совет директоров, осуществляющий контроль за деятельностью организации в целом. Программа внутреннего контроля - это документально оформленный план реализации определенных контрольных мероприятий, указывающий их цели, последовательность и сроки осуществления, предусматривающий исполнителей и порядок их действий.

Работа механизма в широком  смысле заключается в совокупной регламентированной контрольной деятельности субъектов внутреннего контроля (работники или участники организации, осуществляющие контроль) на основе используемой методологии внутреннего контроля (цель, задачи, принципы, формы, типы, методы). Иными словами, работа механизма контроля выражается в реализации формально установленных процедур контроля и в функционировании системы бухгалтерского учета.

Формально установленные процедуры внутреннего контроля должны включать:

а) формальное определение и документальное закрепление (на основе детально разработанных  должностных инструкций) порядка  деятельности (действий) и взаимоотношений  определенного круга работников организации по поводу планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в процессе реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций, а также оценки наличия и состояния ресурсов (потенциалов) организации;

б) определение круга первичных  документов или других носителей информации, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении соответствующими работниками своих функций и реализации этапов соответствующих финансовых или хозяйственных операций; определение порядка движения документов (носителей информации) от момента их возникновения до архивирования;

в) определение "точек контроля" для оценки различных аспектов реализации конкретных финансовых (хозяйственных) операций и оценки состояния (наличия) ресурсов (потенциалов) организации; установление контролируемых параметров объектов контроля; установление "критических" точек контроля, где риск возникновения ошибок, искажений и других нежелательных явлений особенно велик;

г) выбор типов и методов проведения контроля.

Система бухгалтерского учета включает учетную политику и процедуры определения, сбора, измерения, регистрации (документирования), классификации, анализа и передачи информации в стоимостной оценке об имуществе, источниках его формирования, финансовых и хозяйственных операциях организации. Одной из задач системы бухгалтерского учета является обеспечение контроля за наличием и движением имущества (ресурсов) и его рациональным использованием в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами. Эффективность системы бухгалтерского учета определяется уровнем регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации. Этот уровень описывается следующими характеристиками:

1) наличие - отражены действительно  существующие операции;

2) полнота - отражены все реальные  операции;

3) арифметическая точность - все операции правильно подсчитаны;

4) разноска по счетам - все операции  правильно разнесены по соответствующим  бухгалтерским счетам;

5) формальная разрешённость - на каждую операцию получено либо общее, либо специальное формальное разрешение;

6) временная определенность - все  операции отнесены к надлежащему  отчетному периоду;

7) представление и раскрытие  данных в отчетности все данные  правильно суммированы и обобщены, соблюдены установленные требования  относительно порядка и объема  раскрытия информации в отчетности[11,C.79].

Эффективная система бухгалтерского учета также должна не допускать  возникновения ошибок и возможности  злоупотреблений (искажений) работников организации.

Для наиболее точного обозначения  условий работы механизма внутреннего контроля введем термин "атмосфера внутреннего контроля".

Атмосферу внутреннего контроля определяют:

- управленческая философия и  стиль работы руководителей организации;

- орг.статус отдела внутреннего аудита, т.е. положение в орг.структуре этого важного координационного центра ответственности;

- принятый организацией курс  действий (ее ориентиры), цели и  стратегии;

- виды и масштаб деятельности  организации;

- определение и документальное  закрепление процедур контроля;

- определение и документальное  закрепление полномочий и ответственности сотрудников;

- методы доведения установленных  правил до сотрудников;

- изучение руководителями соответствующего  уровня выявленных в результате  контроля отклонений, а также  своевременность принятия ими  решений по данным отклонениям;

- налаженность системы коммуникаций  и системы информационного обеспечения  управления;

- адекватность системы документации  и документооборота организации  ее размерам и структуре;

- рациональность кадровой политики (механизмов управления персоналом);

- конфликтность в коллективах;

- мотивация трудовой деятельности, профессиональная подготовка, интеллектуальный  уровень, наклонности, личностные  качества, этические принципы, а  также физические, психические, половые  и возрастные характеристики  работников организации;

- соблюдение действующего законодательства  и работа с внешними органами контроля и т.д[10,C.111].

В каждой организации  на состояние атмосферы внутреннего  контроля могут оказывать влияние  также и другие факторы.

Таким образом, внутренний контроль организации должен рассматриваться как система, состоящая из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: атмосферы контроля, центров ответственности, техники контроля (информационно-вычислительная техника и технология), процедур контроля, системы бухгалтерского учета.

Следует отметить, что СВК является основой функционирования управленческой информационной системы (УИС), т.е. системы обработки и интеграции разнообразной внутренней и внешней информации, необходимой для принятия решений на всех уровнях управления[12,C.165].

1.2 Цель, задачи и принципы системы внутреннего контроля

В широком смысле под целью функционирования СВК следует понимать сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциалов коммерческой организации, обеспечение ее эффективного функционирования, а также устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.

Достижение общей цели СВК обеспечивается взаимодействием различных ее элементов для достижения следующих показателей, по которым можно судить об эффективности управления и развития организации:

1) соответствие  деятельности организации принятому курсу действий (целевым установкам и ориентирам) и стратегии;

2) устойчивость  организации с финансово-экономической,  рыночной и правовой точек  зрения;

3) упорядоченность  и эффективность текущей финансово-хозяйственной  деятельности;

4) сохранность имущества организации, в том числе сохранность систематизированных и обобщенных данных для их использования в управлении. Здесь существуют два аспекта контроля:

а) контроль, ориентированный  на адекватность организационных мероприятий  по обеспечению физической безопасности активов;

б) контроль на предмет  обоснованности финансово-хозяйственных  операций, платежеспособности и добросовестности контрагентов по договорам, добросовестности менеджеров, принимающих решения  по данным операциям;

5) должный уровень полноты и  точности первичных документов  и качества первичной информации  для успешного руководства и  принятия эффективных управленческих  решений;

6) показатели эффективности системы  бухгалтерского учета - наличие,  полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешённость, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;

7) рост производительности труда,  снижение издержек производства  и обращения, улучшение финансово-экономических  результатов деятельности;

8) рациональное и экономное использование  всех видов ресурсов;

9) соблюдение должностными лицами  и иными работниками организации  установленных администрацией требований, правил и процедур - положений  о подразделениях, должностных инструкций и т.д.

10) соблюдение требований федеральных  законов и подзаконных актов,  изданных органами власти РФ и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления[9,C.145].

Эти и многие другие задачи обусловливают  создание в организации эффективной  СВК. В качестве одной из второстепенных причин стремления руководства организовать приемлемую СВК может выступать возможность снижения издержек на внешний аудит.

Принципы системы внутреннего  контроля

Критерием эффективности СВК служит соблюдение принципов внутреннего контроля организации: принцип ответственности; сбалансированности; подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации; своевременного сообщения об отклонениях; ущемления интересов; интеграции; заинтересованности администрации; компетентности, добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля; соответствия; постоянства; приемлемости (пригодности) методологии внутреннего контроля; непрерывности развития и совершенствования; приоритетности; комплексности; согласованности пропускных способностей различных звеньев СВК; оптимальной централизации (или адекватности орг.структуры);  потенциальных функциональных имитаций; регламента; разделения обязанностей; разрешения и одобрения; взаимодействия и координации. Совокупность указанных принципов является основанием эффективности СВК, т.е. функционирование СВК при соблюдении данных принципов эффективно независимо от организационно-правовой формы, размера, видов и масштаба деятельности организации[9,C.76].

2. Проведение внутреннего контроля расчётов с подотчетными лицами в ООО «Compak»

2.1. Анализ нормативных документов учета расчетов с подотчетными лицами

Контроль расчетов с подотчётными лицами в организации ООО «Compak» осуществляется выборочным методом.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявление на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетов с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставлять авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами ООО «Compak», являются:

1. авансовые отчеты;

2. журнал регистрации авансовых отчетов;

3. список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение  в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

1. Главная книга организации, Журнал-ордер и ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты по счету 71.1, сальдо;

2. Баланс организации, строки 240, 625.

3. отчет о движении денежных средств;

4. Иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

 

 

 

2.2. Проверка расчётов с подотчётными лицами в организации ООО «Compak»

При проверке расчетов с подотчетными лицами следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности и т.д.

В ходе проверки было установлено, что  выдача наличных денег под отчет в ООО «Compak» осуществляется на основании приказа руководителя организации, в котором зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы (Приложение1).

Все работники организации, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ[7].

Так в этом документе сказано, что  сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через 3 рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.

В ООО «Compak» всегда выполняются данные правила.

Таким образом, в приказе нужно  не только перечислить подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Нужно проверить, чтобы каждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, был ознакомлен под расписку с приказом, а при необходимости были разъяснены правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. При проверке необходимо помнить, что сотрудник организации может получить из кассы деньги под отчет только на определенные цели.

Также надо проверить чтобы, расчеты с подотчетными лицами учитывались на счете 71.

Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. (в ред. приказа от 18.09.2006 № 115н), причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету[6].

 Для этого обычно используют  журнал-ордер № 7. Но организация может и сама разработать форму аналитического регистра. Главное, чтобы в нем отражались те же сведения, что и в журнале-ордере № 7, а именно: когда и кому выданы деньги, в каком размере, когда сдан авансовый отчет, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетного лица.

В ООО «Compak» при выдаче подотчетных сумм обязательно составляется расходный кассовый ордер, в нем должны быть заполнены следующие строки: 

На примере РКО №8 от 01.03.12 (Приложение 2)

Организация ООО «Compak», №8, дата составления 01.03.2012г., корреспондирующий счет (субсчёт) дебета 71.01, счет (субсчёт) кредита 50.01(правильность составления проводки), сумма (2294), ФИО подотчетного лица (Посадов В.А.) и данные документа об удостоверении личности, основание для выдачи подотчетных сумм.

РКО должен быть утвержден руководителем  организации и главным бухгалтером. А также подотчетное лицо подписывает РКО, тем самым подтверждая получение денег.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55.

Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. Он составляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильно оформлен.

На лицевой стороне этого  документа должны быть указаны:

- наименование организации, которая  выдала под отчет деньги своему сотруднику;

- номер авансового отчета и  дата его составления;

- структурное подразделение, в  котором работает сотрудник, получивший  деньги под отчет; 

- фамилия, имя, отчество и  профессия этого сотрудника;

- назначение аванса;

- сумма, выданная из кассы сотруднику;

- расход и остаток (перерасход) денег. 

На лицевой стороне отчета предусмотрена  таблица для отражения бухгалтерских  записей, которые связаны с расходованием  подотчетных сумм. Обратить внимание нужно на то, что в новом авансовом  отчете под линией отреза появилась расписка. Ее заполняет бухгалтер и отдает работнику, от которого он принял этот отчет.

На обратной стороне авансового отчета в специальной таблице  приводится перечень документов, которые  подтверждают расходы работников. Еще  здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.

Необходимо проверить, чтобы сотрудник, который составляет авансовый отчет, подтвердил свои расходы так называемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовому отчету, перечислить на его обратной стороне и пронумеровать.

Такими документами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные  билеты и т. п.

Эти документы должны быть правильно оформлены. В товарном чеке, а также в квитанции, подтверждающей покупку, должно быть подробно написано, что, сколько и за какую цену купил подотчетный сотрудник. Это позволить избежать споров при проверке. К товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек (Приложение 3).

При проверке было установлено, что  данные требования в ООО «Compak» выполняются при ведении учета расчетов с подотчетными лицами.

Если из авансового отчета видно, что  подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получило, то в этом случае сальдо (остаток) по данному авансовому отчету будет нулевым. То есть ни за работником, ни за предприятием задолженности не образуется. В графах авансового отчета «Остаток» и «Перерасход» бухгалтер должен поставить прочерки.

Если же часть денег осталось неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия, при этом в авансовом отчете он должен указать сумму остатка. Получив  деньги, кассир составляет приходный  кассовый ордер, а бухгалтер  предприятия делает следующую проводку: Дебет 50 Кредит 71 - получен остаток денег от подотчетного лица. В ООО «Compak» данных ситуаций не было зафиксировано.