Внутренний аудит в системе управления организацией

Введение

Возникновение аудита связано  с разделением интересов тех, кто непосредственно занимается управлением экономического субъекта (административное руководство, менеджмент) и тех кто вкладывает деньги в его деятельность  (акционеры, собственники, инвесторы).

Собственники не захотели полагаться на ту финансовую информацию, которую предоставляла им администрация. Это было связано с частым банкротством экономических субъектов, обманом  со стороны администрации, что существенно  повышало риск финансовых вложений, т.е. акционеры хотели быть уверенны в  том, что финансовая отчетность представляемая им администрацией отражает истинное финансовое положение экономического субъекта.

Для проверки правильности финансовой информации и подтверждения  финансовой отчетности собственники стали  приглашать людей со стороны которым по их мнению можно было доверять. Главными требованиями к ним были независимость и честность. С усложнением ведения бухгалтерского учета необходимым условием стало - хорошая профессиональная подготовка проверяющих.

В России впервые звание аудитора было введено Петром Первым. Эта должность в те времена  совмещала в себе обязанности  делопроизводителя, секретаря и  прокурора. Аудиторов в России называли присяжными бухгалтерами. В последствии было несколько попыток создания института аудита 1889, 1912, 1928 гг. однако все они были неудачными. И лишь в конце восьмидесятых начале девяностых годов становление рыночной экономики в России привело к появлению значительного числа предприятий, форм и организаций акционерного типа, что потребовало в свою очередь возрождения, по аналогии с мировым опытом, аудиторского дела, связанного с проведением независимого финансового контроля их деятельности и оказанием консультативных услуг по улучшению финансового состояния.

Со временем система контроля стала не только внешней, но и внутренней, включающая в себя внутренний аудит. Однако деятельность была затруднена из-за отсутствия положений о службе внутреннего аудита, а также финансовых трудностей  в содержании целого отдела с высококвалифицированными специалистами, требующими адекватной оплаты своего труда. Тем не менее  затраты на организацию и проведение  внутрихозяйственного контроля относительно небольшие. Это достигается привлечением к контролю специалистов самой фирмы, которые в процессе проведения проверок не только выявляют недостатки, но и  повышают свою профессиональную подготовку, большей частью это относится  к малым предприятиям, в крупных  и средних организациях все чаще служба внутреннего контроля представлена отдельной штатной единицей.

Объект исследования – аудит в системе управления организацией.

Предмет исследования – внутренний аудит в системе управления организацией.

Цель исследования – изучение внутреннего аудита в системе управления организацией.

Задачи исследования:

- изучение понятия, целей, задач и прав службы внутреннего аудита;

- изучение места внутрифирменного аудита в системе управления организацией;

-

Методы исследования -  теоретический анализ и синтез, изучение нормативных актов и специальной  литературы.

Глава 1. Сущность внутреннего контроля.

1. Понятие, цели, задачи и права службы внутреннего аудита.

Для целей правила (стандарта) аудиторской деятельности «Изучение  и использование работы внутреннего  аудита» под внутренним аудитом  понимается организованная экономическим  субъектом, действующая в интересах  его руководства и (или) собственников, регламентированная внутренними документами  система контроля, за соблюдением  порядка ведения бухгалтерского учета и надежностью функционирования системы внутреннего контроля.

Внутренний аудит –  это регламентированная внутренними  документами организации деятельность по контролю звеньев управления и  различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями  специального контрольного органа в  рамках помощи органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного товарищества или общества или членов производственного кооператива, наблюдательному  совету, совету директоров, исполнительному  органу) в установлении законности проводимых работниками хозяйственных  операций и их экономической целесообразности для предприятия, в соблюдении установленного порядка ведения бухгалтерского учета

Внутренний аудит есть деятельность по предоставлению независимых  и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование  хозяйственной деятельности организации. Он помогает организации, достичь, поставленные цели, используя систематизированный  и последовательный подход к оценке и повышению эффективности управления рисками, контроля и системы корпоративного управления.

Стоит заметить, что организация, цели, роль и функции внутреннего аудита, определяются руководством и (или) собственником экономического субъекта в зависимости от организационно-правовой формы и сложившейся системы управления, содержания и специфики деятельности, объемов финансово-экономической деятельности и состояния внутреннего контроля[5].

Целями организации системы  внутреннего контроля на предприятии  являются:

- осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия включая рентабельность и защищенность от убытков;

-  обеспечение соблюдения  политики руководства каждым  работником предприятия;

-  обеспечение сохранности  имущества;

-  поддержание хороших  отношений с регулирующими органами.

Так как внешний и внутренний контроль, являют собой взаимозависимые,  взаимообусловленные компоненты единой системы контроля, при разработке задач, стоящих перед внутренними  аудиторами, а также исполнении функций  необходимо учесть важную роль детализировано отраженных в Федеральном законе №119-ФЗ «Об аудиторской деятельности»  сопутствующих аудиту услуг, что  позволит более конкретно, с законодательным  обоснованием оценивать возможность  осуществления подобных услуг внутреннего  аудита, под которыми следует понимать:

- бухгалтерское и налоговое  консультирование;

- анализ финансово-хозяйственной  деятельности организации, экономическое  и финансовое консультирование;

- управленческое консультирование, в том числе связанное с реструктуризацией организации;

- правовое консультирование, а также представительство в  судебных и налоговых органах  по налоговым и таможенным  спорам;

- автоматизацию бухгалтерского  учета и внедрение информационных  технологий;

- оценку стоимости имущества,  оценку предприятий как имущественных  комплексов, а также предпринимательских  рисков;

- разработку и анализ  инвестиционных проектов, составление  бизнес-планов;

- проведение маркетинговых  исследований;

- оказание других услуг  связанных с аудиторской деятельностью[1].

Для достижения вышеперечисленных  целей организации системы внутреннего  контроля необходимо решение следующих  задач:

- периодический контроль  за финансово-хозяйственной деятельностью  головной организации и её филиалов;

- анализ хозяйственной  и финансовой деятельности и  оценка экономических и инвестиционных  проектов, экономической безопасности  систем бухгалтерского учета  и внутреннего контроля головной  организации и её филиалов. Решение этой задачи позволяет повысить эффективность деятельности отдельных обособленных подразделений и всей организации в целом, что даст возможность в полной мере выполнить основную цель, поставленную перед службой внутреннего аудита;

- проведение семинаров,  повышение квалификации и обучение  персонала, оказание помощи кадровой  службе в подборе и тестировании  бухгалтерского персонала головной  организации и её филиалов;

- следить за тем, чтобы  компьютерные программы, контролирующие  функционирование учетной системы,  включающие формирование первичных  документов, их анализ и разноску  по счетам, не могли быть сфолсифицированы;

- средства предприятия  не должны быть незаконно присвоены  или не эфективно использованы;

- внутренняя отчетность  должна оперативно передаваться  лицам, уполномоченным принимать  управленческие решения , для её оптимального использования.

- научная разработка, издание  методических пособий и рекомендаций  по бухгалтерскому учету, налогообложению,  анализу финансово-хозяйственной деятельности, аудиту, хозяйственному праву, и информационное обслуживание головной организации и её филиалов;

- консультирование по  вопросам финансового, налогового, банковского и иного хозяйственного  законодательства, инвестиционной  деятельности, менеджменту, маркетингу, оптимизации налогообложения, регистрации,  реорганизации и ликвидации предприятий.  Бухгалтеру занимающемуся текущей работой, может понадобиться профессиональная помощь при необычных или редко встречающихся экономических ситуациях, а также при существенных изменениях законодательства.

- взаимодействие с внешними  аудиторами, представителями налоговых  органов и других контролирующих  органов.

Для решения задач служба внутреннего аудита наделена определенными  правами:

- проверка бухгалтерских  регистров и первичных документов, наличия денег, ценностей и  ценных бумаг в кассе, исследование  смет, планов и других документов  финансово-хозяйственной деятельности;

- знакомство с приказами,  распоряжениями руководителя, решениями  собраний учредителей, акционеров, правления и должностных лиц,  уже заключенными и проектами  (незаключенных) договоров с организациями  и другими документами;

- обследование объектов  строительства, территорий, складов,  мастерских и других производственных, хозяйственных и служебных помещений,  мест хранения готовой продукции,  оборудования и др.;

- проверка наличия, состояния  и сохранности имущества, товарно-материальных  ценностей у материально-ответственных  лиц;

- требование проведения  полной или частичной инвентаризации  имущества и обязательств организации  либо инвентаризации непосредственно  аудитором с участием привлеченных  к этому работников организации,  в необходимых случаях- опечатывание сейфов, касс, складов, кладовых, архивов и других мест хранения средств;

- наблюдение за правильностью  отражения хозяйственных операций  в бухгалтерском учете, проверка  правильности начисления налогов,  сборов и платежей, а также  своевременности их уплаты в  бюджет и внебюджетные фонды;

- проверка достоверности  показателей бухгалтерской и  статистической отчетности, правильности  составления расчетов по налогам  и обязательным платежам;

- право получения от  руководителей структурных подразделений,  специалистов организации необходимых  для аудиторской проверки документов, справок, расчетов, заверенных копий  документов для приложения их  к акту или заключению, устных  и письменных объяснений по  вопросам, возникающим в ходе  проверки;

- экспертиза эффективности  системы управления сегментами  и анализ производственно-хозяйственной  деятельности, финансового состояния,  платежеспособности и ликвидации  организации;

- подготовка организации  к внешнему аудиту и налоговому  контролю;

- представление имущественных  интересов организации при хозяйственных  спорах на суде и в арбитражном  суде;

- оценку используемого  экономическим субъектом программного  обеспечения;

- специальные расследования  отдельных случаев, например подозрений  в злоупотреблениях;

- разработку и представление  предложений по устранению выявленных  недостатков и рекомендаций по  повышению эффективности управления;

Ответственность службы внутреннего  аудита определяют три основных момента:

- Обоснованность и своевременность  представления заключений о состоянии  бухгалтерского учета и отчетности, соответствии учредительных документов, внутрихозяйственных регламентов  действующему законодательству  и правовому статусу организации,  а также заключений о достигнутом уровне и факторах эффективности производственно-хозяйственной и финансовой деятельности.

- Обоснованность представленных  предложений по улучшению организации  системы контроля, бухгалтерского  учета, материальной ответственности  должностных лиц, программ развития  видов деятельности, проектов оптимизации  производственных затрат, налогооблагаемых  баз, распределения прибыли, создания  и использования средств фондов  и другим вопросам.

- Правильность консультаций, оказанных учредителям, руководителям  подразделений, специалистам и  работникам аппарата управления  по вопросам организации производства, системы управления по вопросам  организации производства, системы  управления, ведения бухгалтерского  учета, методам анализа хозяйственно-финансовой  деятельности, правовым и другим  вопросам.

Объективность внутреннего  аудита обеспечивается степенью его  независимости  в структуре управления экономического субъекта. Это требование к внутреннему аудиту, как правило, обеспечивается тем, что он подчиняется  и обязан представлять отчеты только назначившему его руководству  и (или) собственникам и независимым  от руководителей проверяемых филиалов  экономического субъекта, структурных  подразделений, органов внутреннего  контроля и т.п[5].

2. Место внутрифирменного аудита в системе управления организацией и его значение

Складывающиеся рыночные отношения, прежде всего представляют собой экономическую свободу. Свободе одного экономического субъекта сопутствует одновременно свобода других субъектов хозяйственной деятельности, получивших возможность покупать  или не покупать его продукцию, предлагать за нее свои цены, диктовать свои условия сделок. При этом все участники рынка вступающие в хозяйственные отношения, стремятся прежде всего к своей выгоде, к прибыли своей компании, что объективно может стать убытком для других, ведь любой хозяйствующий субъект стремится превзойти своего оппонента, привлечь больший спрос к своей продукции, тем самым вытеснив с рынка своего конкурента, таковы законы конкуренции.

Из сказанного следует  важное правило поведения предпринимателя: не избегать риска, а предвидеть его, стремясь снизить его до возможно более низкого уровня. Для этого  необходим постоянный, действенный  и своевременный контроль за деятельностью работников и в целом фирмы посредством правильно поставленной экономико-правовой работы, бухгалтерского учета и отчетности и т.д.

Контроль – это процесс  определения качества и корректирования  выполняемой подчиненными работы, чтобы  обеспечить задачи, перед предприятием. Его цель- выявить слабые места и ошибочные решения, своевременно исправить их и не допустить повторения. Контролируется все- материалы, люди действия. Контроль позволяет определить эффективность и принять необходимые меры для обеспечения выполнения задания. Необходимо четко знать, кто на предприятии несет персональную ответственность за отклонения от заданий и принятие корректирующих мер. Контроль деятельности осуществляется людьми. Чтобы знать, кто отвечает за сохранность материальных и денежных средств, их хранение, отпуск, учет и инвентаризацию, оформление первичных документов, отклонение от заданий и корректирующие действия, должна быть полная ясность относительно распределения ответственности в рамках всей организации.

Необходимым предварительным  условием эффективного контроля является наличие организационной структуры, что объективно обусловлено созданием  в аппарате управления службы внутреннего  аудита. В задачи внутреннего аудита входит создание системы внутреннего  контроля, необходимой для осуществления  компетенции, прав и ответственности  органов управления и должностных лиц, а также четкой системы экономической ответственности должностных лиц и специалистов предприятия.

Внутренний аудит представляет собой важную функцию управления, которая охватывает учет, финансовый анализ и контроль, сравнение и  оценку фактически достигнутого результата с поставленными целями и задачами предприятия. Внутренний аудит систематически контролирует деятельность всех объектов управления, выявляет причины отступления  от стандартов, отклонение от целей поставленных перед конкретным объектом, что способствует оперативному устранений выявленных нарушений.  Организация внутреннего аудита как функции управления предприятием подразумевает строгую регламентацию своей деятельности, определение прав, обязанностей и ответственности специалистов, квалификационные требования, взаимоотношений с подразделениями и персоналом предприятия[8].

Работа службы внутреннего  аудита на предприятии организуется в соответствии с индивидуальными  и календарными планами работ, которые  утверждает руководитель предприятия. По окончании любого вида работ внутренний аудитор представляет руководителю предприятия отчет, позволяющий  привлечь внимание руководителя к выявленным или возможным нарушениям. Работа читается выполненной тогда, когда  вопросы, поставленные в отчетах  внутренних аудиторов , рассмотрены руководителем предприятия и когда издано официальное распоряжение о принятии (непринятии) рекомендаций аудиторов.

Успех аудиторской проверки оценивается наличием рекомендаций по решению имеющихся и будущих  проблем, а показателем ее качества являются полнота аудита, издержки по его проведению и эффективность. Экономическая эффективность достигается  за счет предупреждения нарушений, своевременного внесения изменений в налоговые  расчеты, применения налоговых льгот, оптимальной учетной политики, значительного сокращения штрафных налоговых санкций.

Организация контроля со стороны  руководства за повседневной деятельностью  предприятия регламентируется, как  на уровне законов, так и других нормативных  и ненормативных документов. Согласно ст.295 Гражданского кодекса РФ, «собственник имущества, находящегося в хозяйственном  ведении, в соответствии с законом  решает вопросы создания предприятия, определения предмета и целей  его деятельности, его реорганизации  и ликвидации, назначает директора (руководителя) предприятия, осуществляет контроль за исполнением по назначению и сохранностью принадлежащего предприятию имущества». Согласно Кодекса законов о труде РФ «постоянный контроль за соблюдением работниками всех требований инструкций по охране труда возлагается на администрацию предприятия, учреждений, организаций»

С утверждением в 1993 году Государственной  программы перехода РФ на принятую в международной практике систему  разработан ряд нормативных документов, создающих необходимые предпосылки  для внедрения разнообразных  средств внутреннего контроля в  практику российских предприятий. Эти  документы затрагивают как вопросы  бухгалтерского учета в целом, так  и его контрольной функции  в частности.

В настоящее время сложилась  система нормативного регулирования  бухгалтерского учета. Иерархия нормативных  документов определена Законом РФ «О бухгалтерском учете» и представлена тремя уровнями:

- Законодательный уровень:  Конституция РФ;  Гражданский  кодекс РФ; Федеральный закон  «О бухгалтерском учете»; Положение  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  РФ; Налоговый кодекс РФ; Законы  общего действия (об ООО, ЗАО  и т.д.); Указы Президента; Постановления  правительства.

Документы данного уровня призваны обеспечить единообразное  ведение учета хозяйственных  операций, устанавливать единые принципы контроля в организации.

- Нормативный уровень:  нормативные акты; методические  указания и рекомендации, регулирующие  вопросы бухгалтерского учета  (преимущественно - документы Министерства  финансов РФ); положения по бухгалтерскому  учету зарегистрированные Министерством  юстиции; положения по бухгалтерскому  учету не зарегистрированные  Министерством юстиции РФ (когда  в подготовке документов принимают  участие общественные организации).

- Управленческий уровень  или ненормативные документы:  методические, отраслевые указания, которые обязательны к исполнению  по своим отраслям; распорядительные  документы экономического субъекта (приказы об учетной политике, об учетной налоговой политике, распоряжения, должностные инструкции  и т.д.); Приказ Министерства экономики  «Реформа предприятий и организаций»  №118 от 01.10.97; приказы о снабженческо-сбытовой, ценовой, финансовой, инвестиционной, кадровой политике  и т.д.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (ст.5 п.3) «Организации, руководствуясь законодательством  Российской Федерации о бухгалтерском  учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, отрасли  и других особенностей деятельности». Следовательно в Законе подчеркивается, что система внутреннего контроля каждого предприятия должна соответствовать размеру предприятия, структуре управления, составу и видам деятельности.

Таким образом, эффективность хозяйствования субъекта во многом зависит от хорошо налаженной системы оперативного учета, обеспечения достоверности бухгалтерских документов, сохранности запасов. Все это составляет сущность внутреннего контроля. Данная глава раскрывает сущность аудита представленную в виде задач и прав СВА, дает нам возможность лучше понять ее место и значение в организации предприятия, а отраженная законодательная и нормативно-правовая база призвана обеспечить единообразное понимание и соблюдение единых принципов контроля в организации.

Российским законодательством в настоящее время созданы объективные предпосылки для становления и развития на отечественных предприятиях современных систем внутреннего контроля с учетом накопленного опыта и сложившихся традиций.

Глава 2. Организация службы внутреннего аудита и формирование результатов внутреннего аудита

2.1. Структура и состав  подразделения службы внутреннего  аудита.

Структура службы внутреннего  аудита во многом зависит от специфики  организации, её величины и конкретных целей её администрации и включает в себя совокупность подразделений, укомплектованных персоналом соответствующей  квалификации и полномочий, осуществляющих информационное взаимодействие в виде прямых и обратных связей, имеющих  соответствующее материально-техническое  и информационное обеспечение и  подчиняющихся соответствующему исполнительному  органу.

Для изложения организационных  аспектов управления экономическим  субъектом по созданию подразделений  внутреннего аудита может быть использовано понятие «служба» («бригада»). Под  службой следует понимать организационно-штатную  единицу, включающую в себя работника, группу, бюро, отдел, управление, департамент  или другой элемент организационной  структуры управления (структурное  подразделение) и специализирующуюся на выполнении комплекса однородных функций управления.

Основным объектом деятельности службы внутреннего аудита является финансово-хозяйственная деятельность организации. Целесообразно сохранить  в отдельных случаях прежний  порядок, сформировавшийся при функционировании контрольно-ревизионной службы, и  при необходимости привлекать опытного специалиста, как представителя  службы внутреннего аудита.

Однако служба внутреннего  аудита решает более широкий спектр задач, чем контрольно-ревизионная  служба. Поэтому в её составе должны быть не только специалисты по проверке финансово-хозяйственной деятельности организаций, но и другие специалисты (по налогообложению, правовым вопросам, финансовому анализу и т.д.) осуществляющих информационное взаимодействие в виде прямых и обратных связей, имеющих соответствующее материально-техническое и информационное обеспечение и подчиняющихся соответствующему исполнительному органу.

Рассмотрим примерный  состав службы внутреннего аудита и  свойственные её членам функциональные обязанности:

Руководитель службы (аттестованный  аудитор)- это наиболее квалифицированный  специалист, обладающий разносторонними  знаниями и навыками, способный дать высшему руководству самый компетентный совет в области экономики  и финансов. Главный аудитор в  идеале должен иметь познания и практические навыки в области бухгалтерии, налогового права, экономики, финансового менеджмента, общей юриспруденции, маркетинга, общего управления, менеджмента персонала, иметь собственно аудиторские знания и навыки. Кроме того, он должен знать  задачи, поставленные высшим руководством перед организацией, возможности  и потребности коллектива, внешние  связи своей организации. Ему  необходимы достаточные знания в  области компьютерной техники и  технологии. Рассмотрим  функции  руководителя:

- составляет план-графика  проверок;

- определяет состав группы  для проверки филиала и документальное  оформление результатов аудиторских  процедур;

- может взять на себя  проведение анализа финансово-хозяйственной  деятельности;