Возрастание результативности работы работников отдела управления резервами и оптимизация размеров резервов товаров на складе

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Современные спецтехнологии все стремительнее врываются в нашу жизнь, принося, с одной стороны, новые, небывалые ранее вероятности, а с иной - ломая устоявшееся, привычное, порождая другой раз новые задачи вместо ветхих, принуждая все время двигаться вперед, соответствуя требованиям времени.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы огромного предприятия, невозможно не подметить, что результативная работа его всецело зависит от яруса оснащения компании информационными средствами на базе систем автоматизированного планирования.

Логистическая система - трудная структурированная организационная система, в которой процессы управления направлены на оптимизацию физических и сопутствующих им информационных, финансовых, кадровых и прочих потоков от точки их зарождения до точки ликвидации.

Логистическая система должна охватывать и согласовывать процессы производства, закупок и разделения продукции, а также быть основой при тактическом планировании и прогнозировании.

Одна из основных частей логистики - теория управления резервами. Нужно максимально верно определить оптимальное число товаров, нужное компании на нынешний момент. Если товаров будет много - будут омертвляться оборотные средства, вложенные в резерв. Если немного - слишком зачастую нужно будет заниматься приобретением новых партий товара и нести соответствующие расходы. Значит, нужно рассчитать и применять наилучший размер резерва.

Разрабатываемый план предуготовлен для автоматизированного управления ассортиментом товаров в ООО «Торговая компания «Офис плюс». Целью разработки плана является возрастание результативности работы работников отдела управления резервами и оптимизация размеров резервов товаров на складе, а также сроков поставки готовой продукции.

Задачи курсового плана:

- исследование предметной области;

- анализ функционирования объекта управления;

- выбор программно-технических средств разработки;

- разработка программного средства.

Внедрение и применение разработки нужно для:

- снижения трудоёмкости исполняемой работы;

- сокращения времени на поиск волнующей информации;

- получения наглядной отчетной информации о закупках, продажах и выручки компании;

- повышения точности управления резервами;

- повышения безопасности хранения данных.

Информационная подсистема должна обеспечивать выполнение следующих функций:

- проводить обзор выбора (ABC-обзор) за выбранный период;

- исходя из условий поставки и плана продаж, формировать оптимальную партию резервов;

- оперативно формировать заказы на поставку товара с информацией о том, какие товары, в каком числе и через какие интервалы времени нужно заказать подрядчику;

- формировать отчетность по заданным условиям и критериям.

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1.АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 
1.1 Технико-экономическая  характеристика объекта (предприятия)

 

 

 

ООО «Торговая компания «Офис плюс»- торговая компания, основными направлениями деятельности которой являются [1]:

· сейфы, металлические шкафы обогреватели, вентиляторы;

· кулеры для питьевой воды;

· телефоны, факсы;

· брошюраторы, ламинаторы, резаки, уничтожители бумаг;

· офисная бумага;

· канцтовары;

· хозяйственные товары;

· химия;

· Бесплатная доставка.

Компания является официальным дилером товаров многих торговых марок, имеет верные отношения с подрядчиками.

Каждого с компанией ООО «Торговая компания «Офис плюс» сотрудничает больше 50 изготовителей.

На сегодняшний день ООО «Торговая компания «Офис плюс» располагает магазином и офисом продаж. Складские площади дозволяют иметь в наличии существенный товарный выбор.

Продажу со склада компания ООО «Торговая компания «Офис плюс» изготавливает как предприятиям, так и розничным клиентам. В распоряжении компании ООО «Торговая компания «Офис плюс» имеется  складское помещение, работу которого обеспечивают служба складского хозяйства.

ООО «Торговая компания «Офис плюс» предоставляет автотранспортные службы по перевозке товаров. Компания владеет собственным автопарком для доставки и предоставляет разные виды транспортировки и сервиса заказчиков, применяя для грузоперевозок автомобили с грузоподъемностью до 10 тонн.

С всем годом выбор товара возрастает. Службы предприятия пользуются довольно огромным спросом.

В целях обеспечения стабильной работы и приобретения выручки, ООО «Торговая компания «Офис плюс» ставит следующие задачи:

- оптимизация логистической деятельности компании;

- оптимизация размеров резервов товаров на складе;

- улучшение качества оказываемых служб;

- повышение конкурентоспособности предприятия.

Становление компании, растяжение продуктового ряда, возрастание требований к скорости и качеству принимаемых решений обусловило надобность перехода от применения нескольких разных информационных систем, использовавшихся для автоматизации отдельных бизнес-процессов, к комплексной логистической информационной системе.

В ООО «Торговая компания «Офис плюс» используется линейно-функциональная (штабная) конструкция управления, которая обеспечивает проведение единоначалия и создает предпосылки для квалифицированного начальства соответствующими подразделениями. Функциональные подразделения действуют на правах штаба при линейных начальниках, помогая им в решении отдельных управленческих задач.

Организационная конструкция компании ООО «Торговая компания «Офис плюс» представлена на рисунке 1.

 

 

 

 

 

Рис. 1. Организационная структура компании ООО «Торговая компания «Офис плюс»

 

 

 

Разглядим основные функции отдела управления резервами на складе, для которого будет разработана автоматизированная информационная подсистема.

Отдел управления резервами на складе входит в состав службы складского хозяйства и является звеном логистической цепочки. Для результативного функционирования и разумной организации логистического процесса, отделу необходимо взаимодействовать с другими структурными подразделениями компании, такими как служба маркетинга и сбыта, служба экспедиции и складом. Ошибки в деятельности данного отдела отрицательно сказываются не только на его итогах, но и приводят к отрицательным итогам во взаимодействии с другими подразделениями.

Основные цели отдела управления резервами на складе это:

- взаимодействие только с верными подрядчиками;

- поддержка оптимального яруса товарных резервов на складе;

- определение оптимального числа товаров, которое нужно заказать у подрядчика;

- вести результативный контроль приобретаемых товаров и поддерживать взаимодействие с другими информационными подсистемами компании.

Основные функции, которые исполняет отдел управления резервами на складе - это:

- определение надобности в товарах. Для этого отделу управления резервами на складе нужно получить информацию от других служб и отделов: службы маркетинга и сбыта, отдела становления складского хозяйства, службы экспедиции;

- анализ, подборка подрядчиков и прайс-листов. Экспертам отдела нужно наблюдательно исследовать рынок подрядчиков по волнующей продукции, обнаружить особенно верных подрядчиков, и после этого обеспечить выполнение служб до и позже продажи товаров. От безопасности подрядчика зависит конкурентоспособность и результативная работа компании;

- заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела управления резервами на складе выполняется при узком взаимодействии с юридической службой: в договоре с подрядчиком нужно соблюдать интересы компании. В случае нарушений условий поставки, отдел вводит соответствующие санкции: от предупреждения либо штрафа до расторжения договора с наплевательским подрядчиком;

- получение сведений о поступивших товарах, проверка и доказательство требований к качеству товара в соответствии с договором. Для этого отдел получает информацию из соответствующих участков склада;

- определение оптимальных сроков поставки готовой продукции. Опоздание может привести к недобору товаров на складе, что повлечет за потерю выручки от допустимых продаж, а закупленные ранее обозначенного срока товары требуют дополнительных затрат на их хранение в складских помещениях предприятия;

- определение параметров заказа. Работникам отдела управления резервами нужно рассчитать нормы резервов: нынешнего, страхового (порогового). Когда ярус резерва достигает страхового, работники отдела управления резервами формируют заявки на закупку товара для пополнения складских резервов.

- определение оптимального размера партии поставки, т.е. соблюдение точного соответствия между объемом поставок и надобностями в них.

Основные задачи, стоящие перед компанией ООО «Торговая компания «Офис плюс», - это оптимизация резервов товара на складе и расчет оптимального размера партии товара, которую нужно закупить у подрядчика, обеспечение взаимодействия между службами и отделами компании. Применение автоматизированной логистической информационной системы в качестве решения этих задач дозволит сократить затраты на оглавление складов, оперативно пополнять резервы товаров, стремительней и добротнее обслуживать заказчиков и, в финальном выводе, получать огромную выручка.

 
1.2 Экономическая  сущность комплекса задач

 

 

 

На исходных этапах создания информационной системы нужно осознать, как работает организация, работы в которой нужно автоматизировать. Начальник знает работу в совокупности, но не в состоянии вникнуть в детали работы всего отдела либо рядового работника организации. Рядовой коллега отменно знает, что происходит на его рабочем месте, но может не знать, как работают сотрудники. Следственно для изложения работы предприятия нужно возвести модель, которая будет адекватна предметной области и будет содержать в себе познания всех участников бизнес-процессов организации.

Особенно комфортным языком моделирования бизнес-процессов является IDEF0, где система представляется как общность взаимодействующих работ либо функций [4]. Функции системы анализируются самостоятельно от объектов, которыми они оперируют. Это дозволяет больше отчетливо смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.

Процесс моделирования системы в IDEF0 начинается с создания контекстной диаграммы, то есть диаграммы особенно абстрактного яруса изложения системы в совокупности, содержащей определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель.

Предположим основные бизнес-процессы в виде контекстной диаграммы (рис. 2) и декомпозиции первого яруса (рис. 3).

Для больше детального постижения процесса управления резервами произведем декомпозицию процесса «Закупки» на функциональные блоки (рис. 4).

Рис..2. Контекстная диаграмма

Рис. 3. Первый уровень декомпозиции

 

Рис. 4. Декомпозиция процесса «Закупка»

 

 

Отправной точкой в управлении резервами является определение надобности в том либо другом товаре. Нужную информацию для определения объемов закупки обеспечивают данные, предоставляемые службой маркетинга и сбыта. Они дают представление о фактическом рыночном спросе на товарную продукцию.

Процесс оформления всякого нового заказа на поставку товаров сопровождается рядом издержек (поиск подрядчика, проведение переговоров с ним, командировки и т.п.). Снизить эти затраты дозволено сократив число заказов, что равносильно увеличению объема заказываемой партии и, соответственно, возрастанию размера резерва. Сезонные колебания в спросе на некоторые виды товаров приводит к тому, что предприятие создает резервы данной продукции, дабы избежать задач в снабжении в неблагополучные периоды.

В итоге обзора остатков товара на складе рассчитывается размер заказа, и устанавливаются желаемые сроки поступления товара на склад.

Выбор подрядчиков определяется на основе собранной статистики об их способности удовлетворять требования договора на поставку продукции соответствующего качества в установленные сроки. При завершении контрактов на поставку ООО «Торговая компания «Офис плюс» строит свою политику на обеспечении долговременных связей с подрядчиками.

Дальше подрядчику отправляется заказ с целью обнаружения нынешней вероятности удовлетворить надобность компании в соответствующих товарах. Если подрядчик подтверждает заказ, администратор отдела управления резервами переходит к дальнейшему этапу бизнес-процесса.

Позже подтверждения заказа администратор заключает с подрядчиком договор на поставку, а также контролирует процесс доставки товара на склад.

Разрабатываемая автоматизированная информационная подсистема объединяет работы нескольких подразделений компании в части управления резервами. Для большей наглядности приведем конструкцию разрабатываемой информационной системы на рисунке 5.

 

 

Рис. 5. Структура информационной системы

 

Обеспечение результативной бесперебойной работы торгового предприятия - дюже трудный процесс, в котором обязаны быть учтены многие факторы, исключительно если компания оперирует огромным ассортиментом, сотрудничает с огромным числом подрядчиков и использует разные алгорифмы планирования. В этом случае немыслимо обойтись без специализированного инструмента, дозволяющего автоматизировать процессы прогнозирования, планирования и оптимизации: строить разные сценарии, комбинировать статистические способы прогнозирования, расчета оптимальных страховых резервов и другое с экспертными умениями.

В отделе управления резервами на складе компании ООО «Торговая компания «Офис плюс» применяется подсистема «1С: Торговля и склад». Данная подсистема представляет собой компоненту «Оперативный контроль» системы «1С:Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли [5].

Типовая конфигурация дозволяет:

- вести раздельный управленческий и финансовый контроль;

- вести раздельный контроль собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

- оформлять закупку и продажу товаров;

- производить механическое исходное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

- вести контроль взаиморасчетов с клиентами и подрядчиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

- формировать нужные первичные документы;

- оформлять счета-фактуры, механически строить книгу продаж и книгу покупок;

- выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;

- вести контроль переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату.

Впрочем в процессе работы с данной системой были выявлены следующие недочеты:

- неудобный и непростой для воспринятия интерфейс системы;

- достаточно высокая стоимость системы и надобность ее доработки и настройки;

- избыточность компонентов, которые пользователь никогда не применял, что приводит к уменьшению производительности применения данного продукта и различным ошибкам ручного ввода;

- при образовании и оформлении заказа доводится пользоваться дополнительным программным обеспечением таким как, MS Office (Word, Excel) и специализированными банковскими программами для заполнения документов.

 

 
1.3 Обоснование  необходимости использования вычислительной  техники для решения комплекса задач

 

Проведя обзор существующих решений, были выявлены всеобщие недочеты:

- неэффективность применения: затраты не соответствуют экономическому результату от внедрения;

- сложность обучения персонала.

Исходя из вышеизложенных фактов дозволено сказать, что существующие программные продукты, либо недостижимы для применения, либо затраты на их получение окупятся через пару лет, что не терпимо для данной фирмы.

Позже проведения обзора программных продуктов, начальством компании ООО «Торговая компания «Офис плюс» было принято решение разработать собственную логистическую информационную систему, включающую в себя подсистему управления продажами, подсистему управления резервами и подсистему управления грузоперевозками. Всякое из направлений применяется для решения своих, узконаправленных задач. Также разработанные подсистемы будут рассматривать недочеты присутствующей системы.

 
1.4 Общая  характеристика организации автоматизированной  обработки

 
Разработки по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) - общность цельной системы систематизации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методика построения баз данных. Предназначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном образовании и выдаче подлинной информации для принятия управленческих решений [8].

Информационное обеспечение информационной системы (ИС) включает два комплекса: внемашинное информационное обеспечение (классификаторы технико-экономической информации, документы, методические материалы) и внутримашинное информационное обеспечение (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ либо итога результатной информации, конструкции информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

Для того дабы обеспечить результативный поиск, обработку на ЭВМ и передачу по каналам связи технико-экономической информации, ее нужно представить в цифровом виде. С этой целью ее необходимо вначале систематизировать (систематизировать), а после этого формализовать (закодировать) с применением классификатора [9].

Классификатор - это документ, с подмогой которого осуществляется формализованное изложение информации в ИС, содержащей названия объектов, названия классификационных группировок и их кодовые обозначения.

Внутримашинное информационное обеспечение включает макеты (экранные формы) для ввода первичных данных в ЭВМ либо итога результатной информации, и конструкции информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных.

Основа внутримашинного ИО - информационная база. Это общность всех данных, подлежащих накоплению, хранению, поиску, реформированию, выдаче в установленном порядке, а также применения для организации общения человека с ЭВМ.

Под электронными формами документов воспринимается не изображение бумажного документа, а первоначально электронная (безбумажная) спецтехнология работы; она полагает происхождение бумажной формы только в качестве твердой копии документа.

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать разный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню либо списки для выбора. Создание форм электронных документов требует применения особого программного обеспечения.

Разработки по программному обеспечению

Программное обеспечение (ПО) - общность программ, реализующих функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств [10].

В зависимости от функций, исполняемых программным обеспечением, его дозволено поделить на:

- системные программы (базовое программное обеспечение);

- прикладные программы;

- среды программирования.

К системному ПО относятся операционные системы и программы, драйвера, утилиты.

К прикладному ПО относятся программы, предуготовленные для решения задач в разных сферах деятельности человека (бухгалтерские программы, текстовые и графические редакторы, базы данных, экспертные системы, переводчики, энциклопедии, обучающие, тестовые и игровые программы и т.д.).

К средам программирования относятся инструментальные средства для создания новых программ (ЛОГО, QuickBASIC, Pascal, Delphi и т.д.)

Операционная система (ОС) - комплекс системных и руководящих программ, предуготовленных для особенно результативного применения всех источников вычислительной системы и комфорта работы с ней [11].

В качестве операционной системы для разработки и последующего применения автоматизированной логистической информационной подсистемы управления резервами ООО «Торговая компания «Офис плюс» была выбрана система MS Windows XP.

Для разработки логистической подсистемы управления резервами была выбрана среда Delphi 7.0, в которой применяется язык программирования Delphi (в ранних версиях - Object Pascal.

Для построения базы данных применяется СУБД Microsoft SQL Server 2008.

Выбор СУБД производился на основе обзора превосходств и недостатков 2-х особенно знаменитых на русском рынке СУБД: Oracle, MS SQL Server. Итоги обзора приведены в таблице (Приложение 1).

На основе проведенного обзора, дозволено сделать итог, что данные СУБД владеют фактически идентичными превосходствами, но стоимость СУБД Oracle значительно выше, чем MS SQL Server, что и определило выбор.

Разработки по техническому обеспечению

Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, обеспечивающих работу ИС, соответствующей документации на эти средства и технологические процессы.

В комплекс технических средств входят:

- компьютеры всяких моделей;

- устройства сбора, накопления, обработки, передачи и итога информации;

- устройства передачи данных и линий связи;

- оргтехника и устройства механического съема информации;

- эксплуатационные материалы и др.

Для автоматизации задачи управления резервами понадобится следующее техническое обеспечение:

- компьютеры-заказчики;

- сервер, на котором будет работать СУБД;

- локальная вычислительная сеть.

На рабочих местах экспертов отдела управления резервами довольно будет дальнейшей конфигурации ПК:

- процессор Pentium на 233 МГц либо больше сильный (либо совместимый с ним);

- рекомендуемый объем оперативной памяти 512 мегабайт (Мб), наименьший объем 64 Мб, наивысший 4 гигабайта (Гб);

- не менее 500 Мб свободного места на жестком диске;

- поддержка монитором и видеоадаптером ПЭВМ рабочих разрешений не менее 1024х768 точек при глубине цвета не менее 8 бит;

- клавиатура;

- мышь либо совместимое указывающее устройство;

- дисковод компакт-дисков либо DVD-дисков.

- лазерный принтер.

Для функционирования программы на ПК пользователя обязаны быть установлены следующие программные средства:

- операционная система семейства Windows;

- СУБД MS SQL Server 2008.

 

1.5 Обоснование проектных решений  по программному обеспечению комплекса задач 

 

Разрабатываемый план предуготовлен для автоматизированного управления резервами ООО «Торговая компания «Офис плюс». Целью разработки плана является возрастание результативности работы работников отдела управления резервами и соответственно минимизация расходов на хранение товаров на складах компании, за счет оптимизации размеров резервов товаров на складе и сроков поставки готовой продукции.

Задачи плана:

- исследование предметной области;

- анализ функционирования объекта управления;

- выбор программно-технических средств разработки;

- разработка программного средства.

Внедрение и применение разработки нужно для:

- снижения трудоёмкости исполняемой работы;

- сокращения времени на поиск волнующей информации;

- получения наглядной отчетной информации о закупках, продажах и выручки компании;

- повышения точности управления резервами;

- повышения безопасности хранения данных.

Информационная система должна обеспечивать выполнение следующих функций:

- проводить обзор выбора (ABC-обзор) за выбранный период;

- исходя из условий поставки и плана продаж, формировать оптимальную партию товара, тот, что нужно закупить;

- оперативно формировать заказы на поставку товара с информацией о том, какие товары, в каком числе нужно заказать;

- формировать отчетность по заданным условиям и критериям.

Входная информация для решения задачи должна включать следующие разделы:

- плановая информация, поступающая со склада, от службы маркетинга и сбыта;

- нормативно-справочная информация;

Программа должна применять входные данные следующих документов и справочников нормативно-справочной информации:

- заказы заказчиков;

- список товаров;

- классификация видов товаров;

- список подрядчиков;

- список заказчиков.

Программа должна формировать следующие выходные документы:

- отчет о выручки, доходах и издержках по разным параметрам;

- отчет об остатках товаров на складе;

- отчеты по приходу либо расходу товаров по дням;

- договоры, арестанты с подрядчиками;

- заказы подрядчику с указанием названия товаров, их числе;

 - заказы заказчиков, товарные накладные.

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Общесистемные  решения

 

В данном плане была разработана автоматизированная логистическая информационная подсистема управления резервами в ООО «Торговая компания «Офис плюс». Разработанный план предуготовлен для автоматизированного образования заказов для закупок товаров подрядчикам с информацией о том, какие товары, когда и в каком числе нужно заказать, что обеспечит оптимальные решения в области нормирования и оперативного управления резервами.

Целью разработки плана является возрастание производительности работы работников отдела управления резервами на складе компании, а также одновременное сокращение резервов товаров, за счет сокращения расходов труда работников, которые занимаются координацией резервов на предприятии и обеспечения оптимальных решений в области управления резервами. Взамен ежедневного просмотра остатков по ассортиментным позициям, работникам остается отслеживать качество используемых методологий прогнозирования по показателям отклонений и корректировать готовые заказы на продукцию.