Введение в информационные технологии управления предприятием

Содержание

Введение……………………………………………………………………………..............................................4

1 Введение в информационные технологии управления предприятием………….…...6

1. Практика выдвигает новые требований……………………………………………...6
2. Взаимоотношения в сфере ИТ………………………………......................................9
3. Функциональные изменения в сфере использования ИТ…………………....…….10

2 Характеристика систем автоматизации управления предприятие…………………15

2.1 Этапы развития информационных  систем………………………………………....15

2. Уровни систем…………………………………………………………….………….15

3 Выбор, внедрение и эксплуатация  системы………………………………………….17

3.1 Проблема выбора информационной  системы……………………………………...17

3.2 Критерии выбора системы…………………………………………………………..21

3.3 Методы внедрения системы…………………………………………………….…...23

Заключение…………………………………………………………………….…………26

Список использованных источников…………………………………………………...27

Введение

Главным направлением перестройки  менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к  современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте  и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют  радикальных изменений организационных  структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение  информационного менеджмента, значительно  расширяющее возможности использования  компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента  связано с организацией системы  обработки данных и знаний, последовательного  их развития до уровня интегрированных  автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали  все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное  управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и  другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений  совершенствования деятельности предприятия  в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его  автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной  сферы, как управление.

Трудности, возникающие при  решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть  вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась  только с автоматизацией некоторых  вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической  платформы и появление принципиально  новых классов программных продуктов  привело в наши дни к изменению  подходов к автоматизации управления производством.

Управленческая деятельность - это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления - трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке некоторого управленческого решения, являющегося по сути продуктом управленческого труда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения.

Информационная система  управления - это система информационного обслуживания работников управленческих служб. Таким образом, она выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

          1  Введение в информационные технологии управления предприятием

          1.1 Практика выдвигает новые требования

Сегодня положение дел  в рассматриваемой области характеризуется  крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным  увеличением объема технологических  предложений, требующих высоких  инвестиций, и соответственно с усилением  зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнования на нужды  ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами  предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения  фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.

Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция  ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную  часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски  в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, "виртуальных организаций" без  жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования  потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

Не способствует стабилизации быстрый рост издержек в сфере  ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в  решении информационно-технологических  проблем, многие предприятия идут в  основном двумя путями. Первый заключается  в том, что фирма создает внутрифирменный  информационно-технологический участок, который предлагает услуги и нефирменному рынку, доказывая тем самым возможность  рентабельного использования своих  мощностей.  

Чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть  собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными  информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском  предприятии остается небольшая  группа сотрудников, на которую возлагаются  функции информационного менеджмента.

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие  оказывают информационно-технологические  решения на сам хозяйственный  процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все  более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие  вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы нефирменных  информационно-технологических служб  не дает особых поводов для оптимизма  относительно эффективности решения  указанных проблем. В этой связи  возникают следующие ключевые вопросы:

- каково отношение ведущего  персонала к ИТ, какие последствия  вытекают из более эффективной  ее организации и использования  в производстве новых товаров  и услуг;

- что должно знать высшее  руководство фирмы в области  ИТ, чтобы принимать компетентные  решения, в частности в отношении  инвестиций;

-  в какой мере допустимо  делегирование функций в сфере  ИТ;

- какова должна быть  роль высшего менеджмента в  управлении информационно-технологическим  потенциалом.

Информационная технология базируется и зависит от технического, программного, информационного, методического  и организационного обеспечения.

Техническое обеспечение - это  персональный компьютер, оргтехника, линии  связи, оборудование сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической  оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный) влияет на сбор, обработку  и передачу информации. Развитие вычислительной техники не стоит на месте. Становясь  более мощными, персональные компьютеры одновременно становятся менее дорогими и, следовательно, доступными для широкого круга пользователей. Компьютеры оснащаются встроенными коммуникационными  возможностями. Скоростными модемами, большими объемами памяти, сканерами, устройствами распознавания голоса и рукописного текста.

Программное обеспечение, находящееся  в прямой зависимости от технического и информационного обеспечения, реализует функции накопления, обработки, анализа, хранения, интерфейса с компьютером.

Информационное обеспечение - совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки.

Организационное и методическое обеспечение представляют собой  комплекс мероприятий, направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения для получения искомого результата.

Основными свойствами информационной технологии являются:

- целесообразность;

- наличие компонентов  и структуры;

- взаимодействие с внешней  средой;

- целостность;

-развитие во времени.

Целесообразность - главная  цель реализации информационной технологии состоит в повышении эффективности  производства на базе использования  современных ЭВМ, распределенной переработке  информации, распределенных баз данных, различных информационных вычислительных сетей (ИВС) путем обеспечения циркуляции и переработки информации.

Модели предметной области - совокупность описаний, обеспечивающие взаимопонимание между пользователями: специалистами предприятия и  разработчиками.

Опорная технология - совокупность аппаратных средств автоматизации, системного и инструментального  программного обеспечения, на основе которых  реализуются подсистемы хранения и  переработки информации.

База знаний представляет собой совокупность знаний, хранящихся в памяти ЭВМ. Базы знаний можно разделить  на интенсиональную (т.е. знания о чем-то "вообще") и экстенсиональную, (т.е. знания о чем-то "конкретно"). В интенсиональной базе хранятся оболочки, а в экстенсиональной хранятся оболочки с запоминанием, которые  носят название баз данных. Иными  словами, база знаний представляет отображение  предметной области. Она включает в  себя базу данных (директивная информация - плановые задания, научно-техническая  информация, учетно-производственная информация, вспомогательная информация, отражающие режимы работы подразделений предприятий).

1.2 Взаимоотношения в сфере ИТ

      Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

1) высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

2) специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

3) менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

4) менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:

5)  поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

6)  собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто  делегирует соответствующие функции группе

руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента  от своих обязанностей приводит к  принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач.

Отсутствует также должная  мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы  подобная политика неприемлема. Общефирменное  руководство должно в настоящее  время найти ответы на следующие  два вопроса.

Во-первых, нужно точно  определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров  и услуг. Внимания здесь заслуживают  главным образом три аспекта:

1)  ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями;       

2)   ИТ как интегральная составная часть продукта;

3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия.

Во-вторых, кто должен выполнять  перечисленные и другие функции. На первый план выдвигается вопрос о координационном механизме  для отдельных видов информационно-технологических  услуг. Решение может быть найдено  в использовании указанных выше специализированных внутрифирменных  подразделений и внефирменных филиалов. Возможно и промежуточное решение  в виде создания стратегических альянсов между собственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних  случаях предприятие теряет прямой контроль над своим информационно-технологическим  потенциалом. Следует отметить, что  подобные услуги могут быть эффективны только при тесном сотрудничестве с  их поставщиками. Общефирменный менеджмент должен искать пути устранения или  компенсации слабых мест в своей  работе.

1.3 Функциональные изменения в сфере использования ИТ

Рассмотренные изменения  требований к группам интересов  в сфере ИТ обусловлены динамикой  развития предприятий и внешней  среды. Основные аспекты этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием состоят в следующем.

Децентрализация и рост информационных потребностей, ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.

Использование ИТ призвано нивелировать организационную сложность  предприятия. Ранее это достигалось  благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки  документации в очень больших  объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы  непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых в свою очередь  постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.

Ранее на предприятиях устанавливались  мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем  осуществлялось управление хозяйственной  деятельностью. Сейчас вопрос стоит  о том, чтобы разработать такую  технологию, с помощью которой  можно было бы постоянно держать  в курсе событий менеджеров и  их партнеров, принимающих решения  в условиях децентрализации. Новые  информационно-технологические системы  должны обеспечивать не какую-то абстрактную  хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных  формах участвуют в хозяйственном  процессе.

От обработки данных через  информационные системы к управлению знаниями.

Уже давно отпала необходимость  рассматривать ИТ как средство обработки  данных. С помощью этой технологии из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая  в этой связи проблема "информационных перегрузок" требует массивных  средств отбора, дальнейшей обработки  и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески  выгодных интерфейсах и сжатии внутрифирменной  и внешней информации, а также  о трансфере совместно используемых знаний между организационными подразделениями  и партнерами по кооперации.

Быстрое развитие систем локальных сетей с сверхрегиональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидации границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных "виртуальных предприятий" относятся к задачам информационного менеджмента, так же как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и рациональном распределении знаний.

Кроме того, организация  должны учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для  ИТ аспекты. Примером может служить  вопрос о технологическом и хозяйственном  значении системы "Интернет". Именно на информационно-технологической  службе лежит ответственность за создание здесь платформы, на которой  станет возможной квалифицированная  психологическая подготовка персонала, включая общефирменный менеджмент.

Интеграция децентрализованных систем

Сейчас информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных  систем. Обеспечение их широкой доступности  для всех сотрудников (а также  внешних партнеров) и облегчение тем самым принятия творческих решений  может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем объединение по вертикали  и горизонтали информационно-технологических  систем, возникших в условиях децентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае в классических областях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем  не менее интеграция должна произойти.

Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту  для управления изменениями. Организационным  рычагом в ее достижении могут  стать виртуальные, сверхотраслевые  предпринимательские интеграционные группы. Возможно, такие группы смогут даже управлять функцией ИТ. Целью  в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным  процессам.

Будущие зависимости.

Капиталовложения в ИТ сегодня влекут за собой многочисленные последствия. С одной стороны, они  открывают определенные перспективы, а с другой - могут лишить предприятие некоторых возможностей в будущем из-за зависимостей, связанных с быстрыми технологическими изменениями. Поэтому решения о капиталовложениях в ИТ не должны приниматься, пока не получен ответ на вопрос, по какому пути пойдет развитие следующего поколения технологии.

Психологический фактор.

Естественно, что новая  технология повышает производительность, помогает фирме добиться лучших хозяйственных  результатов. Наряду с этим менеджеры  должны знать о том, как мыслят и как работают люди, использующие новую технологию. Фирмам, которым  это удается лучше, могут надеяться  на большую отдачу от средств, вложенных  в ИТ.

Языковые  уровни.

Изготовители информационной техники должны научиться делать предложения не только в узкоспециальных  терминах. На переговорах партнер  будет ставить вопросы, имеющие  принципиальное значение для высшего  менеджмента. Здесь важно, чтобы  обе стороны вышли на новый  переговорный уровень, на котором стороны  говорили бы на одном языке. Речь в  этом случае идет скорее не о качестве техники, а о качестве услуг в  сфере ИТ. Техника, разумеется, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Вместе с тем ее изготовитель должен почувствовать себя на месте менеджера, который с помощью ИТ стремится  добиться конкурентных преимуществ. Чистый продавец в системе сбыта ИТ уходит в прошлое.

Таким образом, можно резюмировать, что сегодня между рассмотренными группами интересов отсутствует необходимое взаимодействие. Из-за различий в "языках" и "культурах" возникают проблемы кооперации и коммуникации.

Властные устремления  и профессиональный эгоизм мешает принятию решений по существу. К кооперации и интеграции информационно-технологические  отделы подготовлены слабо. Часто устанавливаются  критерии, которые напрямую не связаны  с успехом предприятия. Общие  цели ставятся (если это имеет место) на крайне ограниченную временную перспективу. Управление реализацией общих проектов организуется очень плохо. Сферы  компетенций и ответственности  за решение задач распределяются нечетко. Очевидно, что в сфере  управления ИТ необходимы новые правила  игры.

Использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто  отказывается их решать, так как  не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей  информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные  риски, связанные с ИТ, постоянно  растут, и неясно, до каких пор  руководство предприятий будет  недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время  высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению  ситуации в данной сфере.

2 Характеристика систем автоматизации управления предприятием

2.1 Этапы развития информационных систем

Первые ИС появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены  для обработки счетов и расчета  зарплаты, а реализовывались на электромеханических  бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

60-е гг. знаменуются изменением  отношения к ИС. Информация, полученная  из них, стала применяться для  периодической отчетности по  многим параметрам. Для этого  организациям требовалось компьютерное  оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество  функций, а не только обрабатывать  счета и считать з/пл.

В 70-х -— начале 80-х ИС начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего  и ускоряющего процесс принятия решений.

К концу 80-х гг. концепция  использования ИС вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. ИС этого периода, предоставляя вовремя  нужную информацию, помогают организации  достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и  многое другое.

2.2 Уровни систем

Системы начального уровня.

Системы начального уровня широко распространены среди предприятий небольшого размера, которые успешно используют их в  своей повседневной деятельности. Отличительной  чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов  предприятия.

Программные продукты данного класса могут сильно отличаться друг от друга  по целевому назначению: сюда можно  отнести как бухгалтерские, так  и складские и торговые системы. Но, тем не менее, эти системы имеют  много общих черт:

- невысокая требовательность к выделяемым ресурсам. Системы данного класса могут работать под управлением современных промышленных СУБД, однако могут эксплуатироваться и на небольших предприятиях. Количество возможных пользователей такой системы колеблется от 1 до нескольких десятков;

- подразумевается, что пользователь может приобрести, установить и начать эксплуатацию самостоятельно, однако разработчики стараются делать программы с как можно более широкими возможностями, что позволяет интегрировать такие системы с другими системами этого и более высокого классов.

Системы среднего уровня.

Появление систем среднего уровня обусловлено  потребностью в программном продукте с более широкими возможностями, нежели системы начального уровня. Таким образом, некоторые производители  на основе современных способов и  средств разработки создали готовые  решения для довольно широкого круга  потребностей предприятия. В состав таких систем обычно входят следующие  подсистемы:

- бухгалтерский учет;

- управление производством;

- материально-техническое снабжение и сбыт;

- планирование;

- производство.

Несмотря на способность таких  систем вести учет практически по всем направлениям деятельности предприятия, некоторые подсистемы реализованы  в них в весьма усеченном виде. Тем не менее, количество различных  параметров настройки у такой  системы достигает значительного  числа, что приводит потребителя  к неспособности самостоятельно установить продукт. Зачастую, большую  часть стоимости программного продукта среднего уровня составляют услуги по установке и настройке системы, сервисное обслуживание. Дороговизна  таких систем делает их недоступными для небольших фирм.

Немаловажным минусом подобной системы является то, что успех  внедрения системы среднего уровня во многом зависит от качества выполнения анализа деятельности предприятия.

Системы высшего уровня.

Современные версии систем высшего  уровня обеспечивают планирование и  управление всеми ресурсами организации. Количество различных параметров настроек достигает десятков тысяч. Однако одновременно возрастает и стоимость внедрения  подобной системы.

Следует также учитывать следующий  набор минусов, возникающих при  введение в строй подобной системы:

- может потребоваться привлечение внешних консультантов, что приведет к значительному росту затрат;

- внедрение сложной системы зачастую требует некоторой реорганизации деятельности;

- необходимо наличие специального подразделения, которое бы перенастраивало систему под требования бизнеса.

С другой стороны, руководители организации  и ее персонал получают великолепный инструмент, позволяющий планировать  и управлять производством.

3 Выбор, внедрение и эксплуатация системы

3.1 Проблема выбора информационной системы

Требования к информационной системе.

Информационная система управления для промышленного предприятия  не должна замыкаться только в рамках управления бизнес-процессами. Данная система должна объединить в себе все три уровня управления процессами происходящими на предприятии: