Выбор оптимальной БИС для малого бизнеса

 

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДИРАЦИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

Колледж физической культуры и спорта, экономики и технологии

 

 

 

Ахмедова Севда Эльчиновна

 

 

Курсовая работа

по дисциплине "Информационные системы в профессиональной деятельности"

на тему "Выбор оптимальной БИС для малого бизнеса"

 

Специальность: 080110 «Экономика и бухгалтерский учет

группа №461

 

 

 

   

Руководитель:  
Л.В. Афанасьева

 

 

 

Санкт-Петербург, 2013 года

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………… ГЛАВА 1. БУХГАЛТЕРСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В МАЛОМ БИЗНЕСЕ……………………………………………………………... Анализ бухгалтерской информационной системы для малого бизнеса…………………………...………………………………. Структура управления в малом бизнесе……………..………… Результат внедрения информационных систем………...…….. ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….…. СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………….…

3   4   5 9 11 13 14

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Несмотря на то, что в  мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.

Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета  совпал со временем перестройки, когда  в России появилась реальная потребность  в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий  и кооперативов, обслуживание временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначались для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем» (Хакерс Диззайн), «Турбо-бухгалтер» («ДИЦ») , «Парус» («Парус»).

Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АЗОТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединявшихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы фирмы лидеры: «1С», «Диасофт», «Омега», R-Style Software Lab

ГЛАВА 1. БУХГАЛТЕРСКИЕ  ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В МАЛОМ  БИЗНЕСЕ

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенное в интересах достижение поставленной цели совокупность разрозненных элементов.

Добавление к понятию  «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. ИС-мы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск и выдачу информации, необходимой  в процессе принятия решений задач  в любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать  новые продукты. Таким образом,

Информационные системы (ИС) – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

История развития ИС и цели их использования в различные  периоды представлены в таблице 2.

Таблица 2

История развития ИС и цели их использования в различные  периоды

Период времени	Концепция использования информации	Вид ИС	Цель использования
1950-1960	Бумажный  поток расчетных документов	ИС  обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских  машинах	Повышение скорости обработки документов. Упрощение  процедуры обработки счетов и  расчета зарплаты
1960-1970	Основная  помощь в подготовке отчетов	Управленческие  ИС для управленческой информации	Ускорение процесса подготовки отчетности
1970-1980	Управленческий  контроль реализации (продаж)	Системы поддержки принятия решений. Системы  для высшего звена управления	Выработка наиболее рационального решения
1980-2000	Информация  – стратегический ресурс, обеспечивающий конкурентное преимущество	Стратегические  ИС. Автоматизированные офисы	Выживание и процветание фирмы

Процессы, обеспечивающие работу ИС любого назначения, условно можно представить в виде схемы (Рис.1), состоящей из блоков:

1. Ввод информации из внешних или внутренних источников;
2. Обработка входной информации и представление ее в удобном виде;
3. Вывод информации для представления потребителям или передача в другую систему;
4. Обратная связь – это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

 

 

 

 

 

 

Рис.1. Процессы, обеспечивающие работу ИС

1.1 Анализ бухгалтерской информационной системы для малого бизнеса

Малый бизнес (или малое  предпринимательство) — это сектор экономики, включающий в себя индивидуальное предпринимательство и небольшие  частные предприятия.

К субъектам малого предпринимательства  относятся внесенные в единый государственный реестр юридических  лиц потребительские кооперативы  и коммерческие организации (за исключением  государственных и муниципальных  унитарных предприятий), а также  физические лица, внесенные в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальные предприниматели), крестьянские (фермерские) хозяйства, соответствующие следующим условиям перечисленным ниже.

Деятельность субъектов  малого бизнеса в России регулируется принятым 24 июля 2007 года Федеральным  законом 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства  в Российской Федерации", в котором  указаны критерии отнесения предприятия к малому и среднему бизнесу:

1. Ограничение по выручке

Согласно постановлению  Правительства Российской Федерации  от 22 июля 2008 г. N 556, с 1 января 2008 г. для  малых предприятий установлено  предельное значения выручки от реализации товаров (работ, услуг) за предшествующий год без учета налога на добавленную  стоимость - 400 млн. рублей.

2. Ограничение по численности работников

Средняя численность работников за предшествующий календарный год  для малых предприятий не должна превышать ста человек включительно.

3. Ограничение по статусу

Доля внешнего участия  в капитале не должна превышать 25 %

Бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности  деятельности предприятий. Такие системы  используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или  отраслевом уровне. Для автоматизированного  решения задач требуется наличие  ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:

- информационной базы объекта управления;

- программного обеспечения;

- вычислительной системы;

- пользователей.

Основу БИС составляет информация — совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа  и являющихся основой для принятия управленческих решений.

К задачам БИС относятся:

1. обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

2. получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;

3. интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

4. получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;

5. автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

На предприятиях, совершающих  небольшое количество хозяйственных  операций, применяются относительно простые и недорогие программы, позволяющие вести книгу хозяйственных  операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность. Примерами  таких программ являются разработки фирмы «1С», фирмы «Инфософт» и другие.

Программа «1С: Бухгалтерия» — это универсальная система, в основу которой положена базовая  модель бухгалтерского учета. Программа поддерживает любые системы и методологии учета, используется на предприятиях различных форм собственности, поддерживает несколько планов счетов бухгалтерского учета и может быть представлена как в однопользовательской, так и в сетевой версиях. В качестве операционной системы применяется группа операционных систем Windows.

Программа обеспечивает возможность  ведения количественного и многовалютного учета, конфигурирования и полной настраиваемости форм первичных и отчетных документов.

Бухгалтерские проводки могут  вводиться в «Журнал операций»  вручную, с помощью типовых операций или на основе документов. Программа позволяет осуществлять два режима расчета итогов: в реальном времени и по запросу. Основным расчетным периодом является квартал с возможностью разбивки по месяцам.

Режимы работы программы:

«Конфигуратор» — позволяет  редактировать структуры данных, формировать список пользователей  системы с назначением прав доступа, выполнять процедуры сохранения и восстановления данных;

«Отладчик» — предназначен для отладки программных модулей;

«1С: Бухгалтерия» — исполнительная часть системы, выполняющая ввод и обработку бухгалтерской информации.

Все элементы типовой настройки  являются образцами, которые могут  быть приведены в соответствие с  требованиями конкретного предприятия.

Программа «1С: Предприятие» — инструментальная система, состоящая  из трех компонентов («Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет»), каждый из них в отдельности или их сочетание определяют группы однородных гибких универсальных модулей, из которых  строится бухгалтерский комплекс.

Компонент «Бухгалтерский учет»  предназначен для ведения учета  на основе бухгалтерских операций, обеспечивает ведение плана счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских  итогов. Компонент «Оперативный учет»  предназначен для учета наличия  и движения средств в различных разрезах в реальном времени. Компонент «Расчет» содержит механизмы для выполнения периодически выполняемых сложных расчетов и предназначен для расчета заработной платы.

1.2. Структура управления в малом бизнесе

Координация работы всех подразделений  организации осуществляется через  органы управления разного уровня.

Под управлением понимается обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций:

1. Организационной, которая заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатное расписание фирмы, отдела, лаборатории, группы и т.д. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или в должностных инструкциях.

2. Плановой, которая состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач.

Например:

- бизнес-план для всей  фирмы;

- план маркетинговых исследований;

- финансовый план;

- план проведения научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

3. Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.д.

В общем случае учет можно  определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и представление  информации о реальных хозяйственных  процессах.

4. Анализ или аналитическая функция связана с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, влиянием резервов, изучением тенденций развития и т.д. Выполняется разными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела – менеджеры этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.

5. Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материалов, использованием финансовых средств и т.д.

6. Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных:

- финансовое стимулирование  – зарплата, премия, акции, повышение  в должности и т.д.;

- психологическое стимулирование  – благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета и т.д.

Единоличном владении. Такая фирма обычно управляется собственником, который берет на себя весь риск предпринимательства. Глава фирмы нередко сам занимается бухгалтерским учетом и финансами, сбытом и снабжением, ценами и рекламой. Многое при этом зависит от его целеустремленности и работоспособности.

Организационная структура  малой фирмы может выглядеть, например, так, как показано на рисунке 2.

По мере роста предприятия  и объема продаж создается управленческая группа. Она может включать управляющего (собственника), агента по снабжению (часто  выполняющего функции технолога), мастера (в подчинении у которого находятся  рабочие). Для временной работы приглашается бухгалтер. Совмещение профессий, управленческих функций, родственные или семейные отношения на таких предприятиях способствуют экономному использованию  ресурсов.

Рис.2. Организационная структура малого бизнеса

При общей простоте организационно-управленческих структур малых фирм многие из них  сталкиваются со сложными проблемами. Успех функционирования таких фирм основывается по сути дела на личном мастерстве и энтузиазме управляющего. Однако в современных условиях одного энтузиазма недостаточно.

Как показывает опыт, один из основных факторов, способствующих разорению  малых фирм, – нехватка управленческих знаний у владельцев и управляющих  этих предприятий. Поэтому они вынуждены  прибегать к услугам консультационных фирм или привлекать на работу профессиональных менеджеров.

1.3. Результат внедрения информационных систем

В качестве измеримых (экономических) показателей эффективности внедрения  интегрированной системы (ИС) управления часто рассматриваются:

1. сокращение производственного цикла (на практике – на 35-65%);
2. увеличение выручки (5-25 %);
3. уменьшение оборотных средств в запасах (25-55%);
4. повышение эффективности использования ресурсов (15-40%);
5. повышение уровня обслуживания клиентов (25-60%);
6. ускорение вывода нового товара на рынок (25-75%);
7. снижение затрат (5-20%); 
8. снижение производственного брака (35-65%);
9. сокращение производственного цикла (5-25%);  
10. увеличение оборачиваемости средств в расчетах (25-55%).

Очень важно понять, за счет каких инструментов, алгоритмов и объектов информационной системы достигаются такие результаты. Тогда значительно легче обосновать инвестиции в ИТ и, по сути, «продать идею» проекта внедрения спонсору, разъяснив, какие цели при этом могут быть достигнуты.

Снижение уровня запасов обусловлено управлением ими с использованием оптимизационного алгоритма. Он позволяет отслеживать в оперативном режиме уровень запасов и строить модель управления ими. В ходе проектов внедрения ИС такой результат возникает уже на стадии ее опытной эксплуатации, когда проводится инвентаризация запасов и определяется связь текущего уровня запасов с производственной программой.

Снижение производственного  брака обусловлено применением методов контроля техпроцесса с целью повышения качества продукции. При разработке бизнес-процессов обычно определяется обязательный этап, на котором осуществляется контроль качества. Без его выполнения система блокирует дальнейшее «продвижение» по бизнес-процессу.

Увеличение объема продаж связано с улучшением качества обслуживания клиентов, которое достигается за счет таких функций, как автоматизация приема заказов, улучшение расчетов сроков доставки и кредитного контроля.

Снижение транспортно-заготовительных  расходов обусловлено возможностями системы по построению и анализу различных схем доставки, выбору оптимальных вариантов. Система позволяет автоматизировать этот процесс и предоставляет информацию для принятия решения.

Сокращение производственных затрат связано с улучшением прогнозирования спроса и оптимизацией использования производственных активов. Это достигается применением имеющихся в системе алгоритмов прогнозирования на основе анализа хранящейся информации.

Сокращение производственного  цикла и сокращение цикла разработки новых продуктов осуществляется в результате применения средств моделирования на основе технологических данных системы.

Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат и устранение «ручной» подготовки и сопровождения документов связаны с возможностью автоматизированного ведения учета. Система также обеспечивает аналитиков и управленцев инструментами для самостоятельной подготовки отчетов.

Увеличение оборачиваемости  средств в расчетах происходит благодаря наличию в системе инструментов для прогнозирования движения денежных средств. Это позволяет в оперативном режиме отслеживать дефицит (или избыточность) наличных денежных средств.

Помимо измеримых показателей  отслеживают также качественные эффекты внедрения системы:

- возрастание инвестиционной привлекательности предприятия;

- повышение организационной дисциплины;

- формирование единой информационной среды;

- масштабируемость и др.

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бегоцкая Г. К, Автоматизированные системы обработки финансово-кредитной информации – М.: Финансы и статистика, 2013г.

2. Гамидов Г.М, Банковское и кредитное дело – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2010г.

3. Иванкин Е. Ф, Информационные системы с апостериорной обработкой результатов наблюдений -Санкт-Петербург, Горячая Линия - Телеком, 2011г.

4 Информационные технологии и вычислительные системы, №1, 20013: Редактор С. В. Емельянов — Москва, Едиториал УРСС, 2007 г.- 84 с..

5. Информационные технологии и вычислительные системы, №4, 2012: Редактор С. В. Емельянов — Санкт-Петербург, Едиториал УРСС, 2012 г.

6. Информационные технологии и вычислительные системы. №2: Емельянов С.В. (Ред.) — Санкт-Петербург, 2011 г.- 222 с.

7. Информационные технологии и вычислительные системы: Емельянов С.В. — Москва, 2010 г.- 112 с.

8. Информационные технологии и вычислительные системы: Емельянов С.В. (под ред.) — Санкт-Петербург, 2009 г.- 104 с.

9. Информационные технологии и системы (комплект из 2 книг): Б. С. Воинов — Москва, ННГУ им. Н. И. Лобачевского, 2011 г.- 684 с.

10. Корнюшин В.И, Бухгалтерские информационные системы, - М: МИЭМП, 2010г. – 112с.

11. Липис А, Электронная система денежных расчетов – М.: Финансы и статистика, 1012г.

12. Уткин Э. А, Банковский маркетинг – М.: ИНФО-М, Метаинформ, 2011.

13. Фельдман А. А, Бухгалтерский учет на фондовом рынке – М.: ИНФРА-М, 2012г.

14. Пономарев А. И, Налоги и налогообложение в Российской Федерации. Учебное пособие для вузов— Санкт-Петербург, Феникс, 2011 г.- 352 с.