Выбор системы автоматизации документооборота

Содержание

Введение……………………………………………………………………………..3

Описание объекта исследования…………………………………………………...5

Перечень критериев систематизированных по группам, предъявляемых к программному обеспечению для автоматизации…………………………………...…….8

Выбор системы  весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки……………………………………………………………………………………..…9

Поиск программных  продуктов…………………………………………………...11

Оценка программных  продуктов с точки зрения предъявляемых  основных функциональных требований и  системно-технических характеристик…………….…14

Отбор программных  продуктов, удовлетворяющих функциональным требованиям и системно – техническим характеристикам……………………………..20

Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением  и внедрением, выбор программного обеспечения для системы ДО……………………………………………22

Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации……………………………………………………………………………..24

Заключение…………………………………………………………………………26

Приложение 1………………………………………………………………………28

Приложение 2………………………………………………………………………29

Список использованной литературы и источников……………………………...30

 

 

Введение

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации  внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

На данный момент автоматизация документооборота также  необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется  традиционным способом:

- документы теряются;

- накапливается множество  документов, назначение и источник которых неясны;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадает  в чужие руки;

- тратится масса рабочего  времени на поиск нужного документа  и формирование тематической  подборки документов;

- создается несколько  копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратится немало средств;

- на подготовку и  согласование документов тратится  много времени. 

Внедрение системы  электронного документооборота позволяет  решить все эти проблемы, а также:

- обеспечит слаженную  работу всех подразделений;

- упростит работу с  документами, повысит ее эффективность; 

- повысит производительность  труда сотрудников за счет  сокращения времени создания, обработки  и поиска документов;

- повысит оперативность  доступа к информации;

- позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Данной курсовая работа помогает определить необходимость  автоматизации документооборота в ЗАО «Ижевское Предприятие Промышленного Железнодорожного Транспорта» (далее – ЗАО «ИППЖТ»), а также определить  некоторые факторы, которые необходимо учитывать при принятии решения об автоматизации документооборота.

Цель данной работы: выбрать систему автоматизации документационного обеспечения управления для ЗАО «ИППЖТ».

В соответствии с  целью определяем следующие задачи:

  • Определить организационную структуру ЗАО «ИППЖТ», её функции;
  • Определить уровень автоматизации ЗАО «ИППЖТ»;
  • Ознакомиться с программными продуктами для автоматизации ЗАО «ИППЖТ»;
  • Провести отбор программных продуктов с помощью экспертных оценок по критериям;
  • Сделать выбор оптимального варианта программного обеспечения ЗАО «ИППЖТ»;
  • Дать оценку экономической эффективности при внедрении системы автоматизации.

В работе использовались следующие методы изучения: метод экспертных оценок, который наглядно представлен в работе, метод наблюдения (при прохождении практики), метод сбора и анализа нормативных документов администрации.

Для достижения цели работы мною были изучены печатные издания по технологии работы с документами, журналы «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера» изучена информация с сайтов тех программных продуктов, которые рассматриваются в курсовой работе, также используется такая литература как Галахов В.В., Корнеев И.К. «Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы» и Левин А.Ш. «Самоучитель работы на компьютере»

 

Описание объекта исследования

 

ЗАО "Ижевское Предприятие Промышленного Железнодорожного Транспорта" (ЗАО «ИППЖТ»)  - создано в 1961 году. Одно из немногих стабильно работающих транспортных предприятий Удмуртской Республики, оказывающих услуги по подаче-уборке вагонов, проведению погрузочно-разгрузочных работ, экспедированию грузов, а также по ремонту железнодорожных путей. Компания имеет собственный подвижной парк, а также парк путейской техники.

ЗАО «ИППЖТ» состоит из 7 структурных подразделений.

Возглавляет ЗАО «ИППЖТ»  генеральный директор, который имеет  одного заместителя. Все 7 подразделений связаны друг с другом информационными и документационными потоками. Между ними происходит ежедневный обмен текущей информацией.

Делопроизводством в ЗАО «ИППЖТ» занимаются офис-менеджер и начальник отдела кадров. Они осуществляет работу с письменными и устными обращениями граждан, входящими и исходящими документами, архивирования исполненных документов.

Начальник отдела кадров осуществляет работу с обращениями  граждан, офис-менеджер производят учет  входящей и исходящей корреспонденции, а также осуществляют контроль исполнения.

Все документы поступают  в приемную ЗАО «ИППЖТ» офис-менеджеру и регистрируются (централизованная система документооборота). Затем документ отдается на резолюцию генеральному директору. Генеральный директор ставит резолюцию в зависимости от тематики документа одному из начальников структурных подразделений, а начальник в свою очередь назначает исполнителя. Затем документ поступает исполнителю, и он готовит проект документа, который согласовывает с начальником структурного подразделения, а затем утверждает его у генерального директора. Затем документ отправляют через офис-менеджера нужному корреспонденту.

Дела формируются согласно номенклатуре дел.

При завершении дел в  делопроизводстве на них составляется опись, и дела сдаются в архив ЗАО «ИППЖТ».

В ЗАО «ИППЖТ» имеется служба безопасности, в задачи которой входит защита от несанкционированного доступа к конфиденциальным документам. Кроме того с каждым сотрудником проводится инструктаж по работе с такими документами. В ЗАО «ИППЖТ» ведется большая работа с персональными данными граждан, поэтому с каждого гражданина берется согласие на обработку его персональных данных.

При ведении бумажного документооборота в ЗАО «ИППЖТ» возникают следующие проблемы:

  • неизбежная потеря документов, а значит информации;
  • попадание документов и информации, содержащейся в них, в чужие руки;
  • накопление «мусора» из множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
  • большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;
  • избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами; противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающих решения;
  • бесконтрольность исполнителей, практически невозможно осуществить в короткие сроки доведение поручений, вытекающих из резолюций, до конкретных исполнителей;

- невозможность восстановления истории работы с документами;

  • непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
  • избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного и того же документа1.

Поэтому в ЗАО «ИППЖТ» возникает необходимость автоматизации документооборота.

Теперь определим структуру информационных технологий ЗАО «ИППЖТ».

Составными компонентами компьютера являются:

 

1

Системный блок

MB GA-954GZM-S2 S775, DDR-533,SATAII, PCI-E

CPU INTER Pentium E2140 (1,6 GHz) 1024, 800 MHz

RAM DDR – II 1 Gb

HDD 80 Gb WD800AAJS Serial ATA II, 7200 rpm

DVD-RW/ + RW Sony NEC BLACK AD-7190A

Glacialech Igloo 5057 (1B1S) [PP/A]

2

Монитор

Samsung SyncMaster 940N ЖК (TFT TN) 19", 1280x1024, 300 кд/м2, 700:1, 5 мс, 160°/160°, VGA

3

Клавиатура

Logitech Deluxe 250 Keyboard

4

Мышь 

Logitech (P/N, оптическая)

5

Принтер

Brother MFC-7420R

7

Сканер 

Brother MFC-7420R

8

Копир

Kyocera mita KM-1525


    В ЗАО «ИППЖТ» используется следующий сервер баз данных: 2 процессора по 4 ядра, интеллектуальная память 3 Гц – каждое ядро, 6Гб оперативная память, 1 ТБ – объем винчестера (каждый) – параллельно пишется на 2 винчестера, чтобы не потерялась информация (аппаратное зеркалирование данных).

Pentium 4, 3 Гц, 1Гб – памяти, 250 Гб внешней памяти – рабочая станция.

Windows Server 2008 R 2 – сервер. Windows ХР – рабочая станция.

С технической точки зрения здесь все хорошо. Программное и техническое обеспечение на необходимом уровне. Обеспечивает все потребности организации. Максимально эффективно задействовать имеющиеся ресурсы.

 

Перечень предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований к системе автоматизации ДОУ.

Для реализации вычислительных технологий необходимы программные средства:

  • системное программное обеспечение
  • прикладное программное обеспечение (ПО).

Системное ПО:

  1. Операционная система – Windows хр;
  2. Драйверы - программа, которая позволяет расширять возможности DOS по управлению устройствами ввода-вывода (клавиатурой, жестким диском и др.), оперативной памятью и т.д.
  3. Программы - оболочки - системные программы, которые обеспечивают более удобный и наглядный способ общения с компьютером: Aston shell, Talisman, Desktop , WinStep, Windows Explorer , Microsoft Bob и др.
  4. Антивирусные программы - предназначены для предотвращения заражения компьютерным вирусом и ликвидации последствий заражения вирусом (Kaspersky).

Прикладное ПО:

  1. Программа Microsoft Office - включает в себя систему подготовки текстовых документов (Word), систему подготовки табличных документов (Excel), систему управления БД для обеспечения хранения больших объемов структурированной информации MS SQL 2000 и MS Access.
  2. Программы Архивации - предназначены для созданий копий файлов в сжатом виде (WinRAR 3.70 RU)
  3. Средства электронных коммуникаций – предназначены для доступа ко всем ресурсам Интернет (Microsoft Outlok Express)
  4. Система оптического распознавания Fine Reader 6.0 Professional.

Таким образом, при выборе системы автоматизации ДОУ необходимо изучить штатно-организационную структуру организации, установить задачи и функции ДОУ, а также определить уровень автоматизации ДОУ. В состав системы должен входить набор взаимосвязанных подсистем, которые позволяют вести учет и оперативно получать информацию для управленческих решений.

 

 Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки.

Для того, чтобы выбрать какой-либо продукт для начала представим систему критериев по которым мы их будем отбирать. Оценка проводится по критериям: функциональным и системно-техническим. Критерии разместим в таблице с указанием минимального и максимального бала:

 

Критерии

Количество баллов

1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ  ТРЕБОВАНИЯ
От 0 до 100

 

1.1. Делопроизводство
От 0 до 50

1.1.1. регистрация документов 

От 0 до 10

1.1.2. контроль исполнения

От 0 до 10

1.1.3. поиск регистрационной  карточки

От 0 до 10

1.1.4. ведение номенклатуры  дел

От 0 до 10

1.1.5. подготовка статистических данных

От 0 до 5

1.1.6. учет передачи  подлинников и копий

От 0 до 5

1.2. Электронный архив
От 0 до 20

1.2.1 Полнофункциональный  поиск  

От 0 до 20

1.3. Обеспечение задач электронного документооборота

От 0 до 30

1.3.1. ЭЦП

От 0 до 15

1.3.2. Средства криптозащиты

От 0 до 5

1.3.3. Регистрация документов,  поступивших по электронным каналам  связи.

От 0 до 10

2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ  ТРЕБОВАНИЯ

От 0 до 100

2.1. Программная реализация

От 0 до 30

             2.1.1. Технология клиент-сервер

От 0 до 10

             2.1.2. Технология интернет/интранет

От 0 до 5

           2.1.3. Поддержка стандартов открытых  систем

От 0 до 5

           2.1.4. Наличие средств разработки  приложений

От 0 до 5

           2.1.5. Приятный интерфейс

От 0 до 5

2.2 Сетевая ОС для клиентской части

От 0 до 20

   

2.3. Эксплуатационные требования

От 0 до 30

          2.3.1. Надежность

От 0 до 5

          2.3.2. Безопасность системы

От 0 до 5

          2.3.3. Администрирование системы

От 0 до 5

          2.3.4. Количество одновременно работающих пользователей – до 100 человек

От 0 до 5

          2.3.5. Средний объем документопотока  (в год) - до 7000

От 0 до 5

          2.3.6. Ориентировочная цена системы  (50 рабочих мест)

От 0 до 5

2.4. Адаптационные возможности

От 0 до 20

          2.4.1. Простота установки

От 0 до 5

         2.4.2. Удобство настройки системы

От 0 до 10

         2.4.3. Возможность развития системы.

От 0 до 5




Поиск программных продуктов.

 

Производитель и распространители в России

 

Название

 

Предназначение

 

Возможности

1С

1С: Документооборот

Автоматизация движения потоков документов и их хранение

Система может быть использована в любых организациях.

Программные продукты системы: “Рабочее место документооборота”, “Дизайнер форм”, “Справочник организации” позволяют решать такие как:

    • разработка шаблонов документов и установление правил из заполнения,
    • установление маршрутных схем прохождения документов;
    • прием и обработка документов;
    • контроль за работой исполнителей над документом и выполнение ими временного графика его исполнения

Институт Развития Москвы

Золушка - Канцелярия

Автоматизация регистрации, обработки и контроля исполнения документов

Комплекс состоит из трех  подсистем: “Служебная корреспонденция”, “Решения и распоряжения”, “Письма  граждан”. Основные функции комплекса:

    • регистрация входящей, исходящей почты и сопроводительных документов;
    • регистрация и контроль каждого пункта документа;
    • поиск документов по любому известному реквизиту;
    • контроль исполнительской дисциплины;
    • выдача напоминаний о сроках исполнения документов;
    • подготовка справок, сводок,  и списков;
    • формирование истории движения документов;
    • организация доступа к электронным копиям документов.

Компания DIRECTUM

на базе соответствующих подразделений НПО «Компьютер»

DIRECTUM

Поднятие качества управления предприятием за счет оптимизации процессов работы с документами и управления деловыми процессами на предприятии

В Системе выделены 8 модулей: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Канцелярия» и др.

Система основывается на современных методах работы с документами:

- моментальный доступ  к документам

- система коммуникаций  между сотрудниками (горизонтальные  и вертикальные связи)

- накопление корпоративных  знаний в ходе работы

 

Олимп

Охватывает комплекс вопросов, связанных с созданием, обработкой и хранением электронных и бумажных документов

Основные функции:

- Функционирование упорядоченной  единой системы перемещения электронных  документов по предприятию или  организации (электронной почты).

- Учет входящей и исходящей корреспонденции, ее обработка и анализ.

- Контроль исполнения  распоряжений (документов).

- Создание банка (хранилища)  информационных документов.

    Система разделена  на следующие взаимосвязанные  логические модули:

- Канцелярия;

- Контроль исполнения;

- Электронная  почта;

- Банк информации.

Компания «DocsVision»

DocsVision. Делопроизводство

Предназначен для автоматизации  процессов документооборота

Основные возможности:

- Регистрация документов

- Управление процессами обработки  документов и заданий (исполнение и контроль исполнения) (управление процессами)


 

Итак, к рассмотрению представлены 5 программных продуктов, наиболее подходящих по своим функциональным возможностям для ЗАО «ИППЖТ», приведены основные возможности каждой системы.

 

Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик.

 

 

Каждый из предварительно отобранных программных продуктов должен пройти экспертную оценку по критериям в соответствии с составленным перечнем. Каждый эксперт заполняет свой бланк оценки. Всего экспертов  - 4 человека.

 

1-ый эксперт:

 

Критерии

Экспертная  оценка проектов

1с

Зол

Дир

Оли

Дел

1 .ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ  ТРЕБОВАНИЯ

          

1.1 Делопроизводство

  

            1.1.1. Полнота отражения реквизитов     документа в электронной регистрационной карточке

4

4

8

6

3

1.1.2. контроль исполнения

7

3

7

4

5

1.1.3.Удобство и быстрота  поиска регистрационной карточки 

6

5

8

3

6

1.1.4. ведение номенклатуры  дел

7

3

7

2

4

1.1.5. подготовка статистических данных

4

3

4

4

4

1.1.6. учет передачи  подлинников и копий

3

1

3

1

2

Итого по пункту 1.1.

31

19

29

20

24

1.2. Электронный архив

          

1.2.1 Полнофункциональный  поиск  

14

13

16

10

13

Итого по пункту 1.2.

14

13

16

10

13

1.3. Обеспечение задач электронного документооборота

         

1.3.1. ЭЦП

13

4

13

3

12

1.3.2. Средства криптозащиты

3

2

3

2

2

1.3.3. Регистрация документов,  поступивших по электронным каналам  связи.

9

5

9

5

8

Итого по пункту 1.3.

25

11

25

10

22

Итого по функциональным требованиям

70

43

70

40

59

2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ  ТРЕБОВАНИЯ

          

2.1. Программная реализация

          

             2.1.1. Технология клиент-сервер

8

6

7

6

7

             2.1.2. Технология интернет/интранет

4

1

4

1

3

             2.1.3. Поддержка стандартов открытых систем

3

2

3

2

2

             2.1.4. Наличие средств разработки  приложений

2

2

3

3

3

             2.1.5. Приятный интерфейс

3

1

1

1

2

Итого по пункту 2.1.

20

12

18

13

17

2.2. Эксплуатационные требования

          

          2.2.1. Надежность

3

2

3

3

3

          2.2.2. Безопасность системы

3

2

3

3

3

          2.2.3. Администрирование системы

4

3

4

3

3

          2.2.4. Количество одновременно работающих  пользователей – до 100 человек

3

3

4

4

3

          2.2.5. Средний объем документопотока (в год)  до 700000

4

3

4

4

3

          2.2.6. Ориентировочная цена системы  (50) рабочих мест)

4

5

3

3

3

Итого по пункту 2.3.

21

22

21

20

18

2.3. Адаптационные возможности

          

          2.3.1. Простота установки

2

3

2

2

2

         2.3.2. Удобство настройки системы

7

5

7

7

6

         2.3.3. Возможность развития системы.

4

2

5

5

4

Итого по пункту 2.4.

13

10

14

14

12

Итого по системно-техническим  требованиям

54

44

53

47

47


 

2-ой эксперт:

 

Критерии

Экспертная  оценка проектов

1с

Зол

Дир

Оли

Дел

1 .ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ  ТРЕБОВАНИЯ

          

1.1 Делопроизводство

  

            1.1.1. Полнота отражения реквизитов     документа в электронной регистрационной  карточке

4

4

6

6

3

1.1.2. контроль исполнения

7

3

8

3

5

1.1.3.Удобство и быстрота поиска регистрационной карточки

6

4

8

2

6

1.1.4. ведение номенклатуры  дел

5

3

7

2

4

1.1.5. подготовка статистических  данных

4

2

4

5

4

1.1.6. учет передачи  подлинников и копий

1

1

3

1

2

Итого по пункту 1.1.

27

17

36

19

24

1.2. Электронный архив

          

1.2.1 Полнофункциональный  поиск  

16

10

18

12

15

Итого по пункту 1.2.

16

10

18

12

15

1.3. Обеспечение задач электронного документооборота

         

1.3.1. ЭЦП

13

4

11

3

11

1.3.2. Средства криптозащиты

3

2

3

3

2

1.3.3. Регистрация документов,  поступивших по электронным каналам связи.

9

5

9

5

8

Итого по пункту 1.3.

25

11

23

11

21

Итого по функциональным требованиям

68

38

78

42

60

2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ  ТРЕБОВАНИЯ

          

2.1. Программная реализация

          

             2.1.1. Технология клиент-сервер

8

6

7

6

7

             2.1.2. Технология интернет/интранет

4

1

4

2

3

             2.1.3. Поддержка стандартов открытых  систем

3

2

3

2

2

             2.1.4. Наличие средств разработки  приложений

2

2

3

3

3

             2.1.5. Приятный интерфейс

3

1

1

2

1

Итого по пункту 2.1.

20

12

18

15

16

2.2. Эксплуатационные требования

          

          2.2.1. Надежность

3

2

3

3

3

          2.2.2. Безопасность системы

3

2

3

3

3

          2.2.3. Администрирование системы

4

3

4

3

3

          2.2.4. Количество одновременно работающих пользователей – до 100 человек

3

2

4

4

3

          2.2.5. Средний объем документопотока  (в год)  до 700000

4

3

4

4

3

          2.2.6. Ориентировочная цена системы  (50) рабочих мест)

4

5

3

3

2

Итого по пункту 2.2.

21

21

21

20

17

2.3. Адаптационные возможности

          

          2.3.1. Простота установки

2

3

2

2

2

         2.3.2. Удобство настройки системы

7

5

7

6

6

         2.3.3. Возможность развития системы.

5

3

5

5

4

Итого по пункту 2.4.

14

11

14

13

12

Итого по системно-техническим требованиям

55

44

53

48

45


 

 

3-ий эксперт: 

 

Критерии

Экспертная  оценка проектов

1с

Зол

Дир

Оли

Дел

1 .ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ  ТРЕБОВАНИЯ

          

1.1 Делопроизводство

  

            1.1.1. Полнота отражения реквизитов     документа в электронной регистрационной карточке

8

4

7

7

3

1.1.2. контроль исполнения

7

3

7

4

5

1.1.3.Удобство и быстрота  поиска регистрационной карточки 

6

5

8

3

6

1.1.4. ведение номенклатуры  дел

8

3

7

3

4

1.1.5. подготовка статистических  данных

4

3

4

4

4

1.1.6. учет передачи подлинников и копий

4

1

3

1

2

Итого по пункту 1.1.

37

19

36

22

24

1.2. Электронный архив

          

1.2.1 Полнофункциональный  поиск  

18

14

17

9

14

Итого по пункту 1.2.

18

14

17

9

14

1.3. Обеспечение задач электронного документооборота

         

1.3.1. ЭЦП

14

5

13

4

12

1.3.2. Средства криптозащиты

3

2

3

2

2

1.3.3. Регистрация документов,  поступивших по электронным каналам  связи.

9

4

8

5

8

Итого по пункту 1.3.

26

11

24

11

22

Итого по функциональным требованиям

81

44

78

42

60

2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ  ТРЕБОВАНИЯ

          

2.1. Программная реализация

          

             2.1.1. Технология клиент-сервер

8

6

7

6

7

             2.1.2. Технология интернет/интранет

4

1

4

1

3

             2.1.3. Поддержка стандартов открытых  систем

3

2

3

2

2

             2.1.4. Наличие средств разработки приложений

4

2

4

3

3

             2.1.5. Приятный интерфейс

3

1

1

3

2

Итого по пункту 2.1.

21

12

19

15

17

2.2. Эксплуатационные требования

          

          2.2.1. Надежность

3

2

3

3

3

          2.2.2. Безопасность системы

3

2

3

3

3

          2.2.3. Администрирование системы

4

3

4

3

3

          2.2.4. Количество одновременно работающих  пользователей – до 100 человек

3

3

4

4

3

          2.2.5. Средний объем документопотока  (в год)  до 700000

4

3

4

4

3

          2.2.6. Ориентировочная цена системы (50) рабочих мест)

4

5

3

3

3

Итого по пункту 2.3.

21

22

21

20

18

2.3. Адаптационные возможности

          

          2.3.1. Простота установки

1

3

1

2

2

         2.3.2. Удобство настройки системы

7

5

7

7

6

         2.3.3. Возможность развития системы.

4

3

5

5

4

Итого по пункту 2.4.

12

11

13

14

12

Итого по системно-техническим  требованиям

54

45

53

49

47


 

 

 

 

 

 

4-ый эксперт:

 

Критерии

Экспертная оценка проектов

1с

Зол

Дир

Оли

Дел

1 .ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ  ТРЕБОВАНИЯ

          

1.1 Делопроизводство

  

            1.1.1. Полнота отражения реквизитов     документа в электронной регистрационной карточке

4

4

8

6

3

1.1.2. контроль исполнения

7

3

7

4

5

1.1.3.Удобство и быстрота поиска регистрационной карточки

6

5

8

3

6

1.1.4. ведение номенклатуры дел

7

3

7

2

4

1.1.5. подготовка статистических  данных

4

3

4

4

4

1.1.6. учет передачи подлинников  и копий

3

1

3

1

2

Итого по пункту 1.1.

31

19

29

20

24

1.2. Электронный  архив

          

1.2.1 Полнофункциональный поиск 

14

13

16

10

13

Итого по пункту 1.2.

14

13

16

10

13

1.3. Обеспечение задач электронного документооборота

         

1.3.1. ЭЦП

14

5

13

4

12

1.3.2. Средства криптозащиты

3

2

3

2

2

1.3.3. Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.

9

4

8

5

8

Итого по пункту 1.3.

26

11

24

11

22

Итого по функциональным требованиям

71

43

69

41

59

2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ  ТРЕБОВАНИЯ

          

2.1. Программная реализация

          

             2.1.1. Технология клиент-сервер

8

6

7

6

7

             2.1.2. Технология интернет/интранет

4

1

4

2

3

             2.1.3. Поддержка стандартов открытых  систем

3

2

3

2

2

             2.1.4. Наличие средств разработки  приложений

2

2

3

3

3

             2.1.5. Приятный интерфейс

3

1

1

2

1

Итого по пункту 2.1.

20

12

18

15

16

2.2. Эксплуатационные требования

          

          2.2.1. Надежность

3

2

3

3

3

          2.2.2. Безопасность системы

3

2

3

3

3

          2.2.3. Администрирование системы

4

3

4

3

3

          2.2.4. Количество одновременно работающих пользователей – до 100 человек

3

3

4

4

3

          2.2.5. Средний объем документопотока (в год) до 700000

4

3

4

4

3

          2.2.6. Ориентировочная цена системы (50) рабочих мест)

4

5

3

3

3

Итого по пункту 2.2.

21

18

21

20

18

2.3. Адаптационные возможности

          

          2.3.1. Простота установки

2

3

2

2

2

         2.3.2. Удобство настройки системы

7

5

7

7

6

         2.3.3. Возможность развития системы.

4

2

5

5

4

Итого по пункту 2.4.

13

10

14

14

12

Итого по системно-техническим требованиям

54

40

53

49

46

Выбор системы автоматизации документооборота 📙 Курсовая → 🆔 58442

Выбор системы автоматизации документооборота 📙 Курсовая → 🆔 58442

Выбор системы автоматизации документооборота