Выставочная деятельность предприятия. 2

 

 

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

"УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  НЕФТЯНОЙ

ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ"

 

Кафедра политологии, социологии и связей с общественностью

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине "Теория и практика связей с общественностью"

на тему: Выставочная деятельность предприятия

 

 

 

 

 

Выполнил: студент гр. БСО-12-01	Г. М. Шарипова
Проверил: к.с.н, доцент	М.Е.Иванова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Уфа - 2014

 

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность данного исследования обусловлена тем, что выставки являются незаменимом маркетинговым инструментом и она мало изучена в теории.. Ведь современный мировой рынок развивается необычайно быстро. Итак, проблема сбыта становится ключевой в деятельности любой производственной структуры. Для расширения рынков сбыта организации во всем мире прибегают к проведению различных PR-мероприятий, в том числе к экспозиционной деятельности. Выставка является одним из самых эффективных методов воздействия на формирования спроса и укрепления позиций на современном рынке положения предпринимателей.

Следует отметить, что использование выставок в деятельности компаний и функционирование выставочного механизма требует соответствующих финансовых, кадровых и материально-технических ресурсов, а также специальной подготовки и обучения работников в области выставочного дела, организации и управления выставочными процессами.

Степень изученности темы. По данной тематике проведен ряд исследований, но нет систематизированной работы. Основой для работы послужили труды зарубежных и отечественных специалистов С. Блэка1, Д. Доти2, Р. Хэйвуд3. В России также существуют работы по данной тематике (И. Алешина4, Д. Игнатьев и А.Бекетов5) . Также в  процессе работы были использованы материалы электронных и печатных СМИ, а так же использовалась специальная литература.

_________________________

1Блэк С. PR:  Международная практика – М.:Издательство «Феникс»,1997 -С.24

2Доти. Д. Паблисити и Public Relations – М, Информационно-издательский дом

«Филинъ», 1996. – С.22

3Хэйвуд. Р. Все о Public Relations. – М.: Лаборатория Базовых Знаний, БИНОМ, 1999. – 256 с.

 

 

Объект исследования – выставка как объект PR

Предмет исследования – особенности выставки в организации «Торговый - Дизайн - Уфа»

Целью данной курсовой работы является  исследовать особенности выставки в организации «Торговый – Дизайн - Уфа»

Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи:

• определить понятия и функции выставки;
• определить виды и особенности выставки;
• провести анализ деятельности предприятия «Торговый – Дизайн – Уфа»;
• определить особенности проведения выставки в организации «Торговый – Дизайн- Уфа».

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав с параграфами, заключения, списка использованных источников и литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

____________________

4Алешина. И Public relations для менеджеров. - М. :Экмос, 2003.-С.408

5Игнатьев. Д, Бекетов.А Настольная энцоклопедия Public Relations. – СПб.: «Альпина бизнес букс», 2004.-С.208

ГЛАВА 1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ВЫСТАВКИ КАК PR – МЕРОПРИЯТИЯ

1.1Понятие,  и функции выставки

 

Выставки занимают особое место в арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями.

Выставка — один из важнейших инструментов маркетинговых коммуникаций, и многие компании активно используют этот инструмент для продвижения своего товара. И число таких компаний увеличивается год от года. Ведь именно на торговых выставках и ярмарках потенциальные покупатели узнают о новых товарах и заключают контракты.6 Именно это определение подходит к нам больше всех, так как она раскрывает это понятие с точки зрения пиарщика.

Таким образом, выставки позволяют предприятиям продемонстрировать свой товар, предложить необходимую информацию, ответить на вопросы потребителей, сравнить свой товар с конкурентными марками, заключить контракты и приобрести новых клиентов. Выставки позволяют компаниям показать товары своей целевой аудитории, создать торговые предпосылки для последующих контактов с помощью торгового персонала, способствуют получению большого количества информации о конкурентах и помогают наладить взаимоотношения со своей общественностью.

Выставки и другие специальные мероприятия идеально подходят для решения задач в области PR по созданию хорошего отношения к компании и обеспечению информацией целевой аудитории.

___________________

6 Голубков Е.П. Основы маркетинга: Учебник. – М.: Издательство «Финпресс», 2004. - С.65

Кроме этого, выставка открывает большие возможности одновременного использования различных инструментов маркетинга, таких как: личные продажи, телемаркетинг и прямые почтовые рассылки, дегустации, конкурсы, семинары, конференции, презентации. Кроме того, во время выставки можно провести маркетинговое исследование.

Своё начало выставки ведут от французских музеев, начало которым положил ещё Мазарини и Кольбер. Но первою выставкой, напоминающей современные, была выставка «Ecole des beaux arts» в 1763 году. Её примеру тотчас же последовали Дрезден (1765), Берлин (1786), Мюнхен (1788) и другие. Первая промышленная выставка была устроена во Франции в 1798 году, в Париже. До 1806 года последовали ещё четыре выставки в Париже, но меньшего масштаба.7

Выставки с точки зрения связей с общественностью являются комплексными мероприятиями, объединяющими в себе целые группы достаточно эффективных PR-акций по взаимодействию с целевыми аудиториями. В план работы экспозиции включают не только показ новейших образцов продукции и непосредственную работу с потенциальными клиентами, но и целый ряд сопутствующих весьма важных событий:

• пресс-конференции или брифинги (в идеале желательно «засветить» коммерческую структуру и ее продукцию как минимум дважды: на общей пресс-конференции организаторов по случаю открытия выставки или подведения ее итогов и на отдельной пресс-конференции, проводимой компанией уже самостоятельно);
• семинары или мастер-классы для специалистов;
• анкетирование целевых групп с целью выявления их мнений или интереса к продукции и фирме в целом;
• эксклюзивные интервью СМИ;
• распространение рекламно-информационных материалов: брошюр, листовок (флайерсов), пресс-релизов, прайс-листов, каталогов, промо - материалов (календарей, постеров, наклеек);
• промо -  акции, сэмплинги, дегустации и показательные тесты;
• распространение корпоративной сувенирной и промо -продукции с логотипом бренда или компании (авторучек, блокнотов, канцелярских товаров, пластиковых пакетов);
• акции по привлечению постоянного внимания к экспозиции (crowd drawing activities): лотереи, конкурсы, викторины, состязания.

Итак, выставка – это один из важнейших инструментов маркетинговых коммуникаций, и многие компании активно используют этот инструмент для продвижения своего товара. И его основная функция состоит в том, что:

1.Выставки позволяют предприятиям  продемонстрировать свой товар  новейших образцов;

2.Сравнить свой товар с конкурентными  марками,

заключить контракты;

3. Приобрести новых клиентов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_____________________

7Н.Шпаков История Всемирных Выставок - СПБ.:АСТ, 2008.-С.211

1.2 Виды и особенности  выставки

 

   

 Товар или услуга, представленные на ярмарке и предлагаемые к продаже, имеют, как правило, фиксированные показатели качества (прежде всего показатели назначения продукции, ее надежности, долговечности, технологичности, стандартизации, унификации, безопасности использования, транспортабельности, а также эргономические, эстетические, патентно-правовые, экологические и экономические показатели продукции). Все названные показатели могут быть объективно оценены и проверены потенциальным покупателем еще до совершения сделки. Экспонаты выставок часто не содержат информацию о фиксированных значениях основных показателей их качества.

 Целью участия в выставке  для конкретного предприятия  является в данном случае изучение  мнения при разработке и производстве  новых товаров. 
    Специализированные выставки нередко ограничивают (или запрещают) вход на свою территорию случайных посетителей и лиц, не имеющих пригласительных билетов.

Классификация выставок может быть проведена по различным признакам, в числе которых – масштаб (формат) мероприятия, сроки проведения, характер выставки, частота проведения, основная цель мероприятия и др.

Так, по масштабу выставки подразделяются:

1. местные;
2. региональные;
3. межрегиональные;
4. Общенациональные;
5. международные.

 

В зависимости от тематики выставки делятся на:

1. тематические (экспозиции объединены одной узкой темой),
2. специализированные (представление одной отрасли)
3. универсальные (посвящены различным общественно значимым темам).

По срокам проведения различают выставки и ярмарки краткосрочные (как правило – передвижные), среднесрочные, постоянно действующие. 
     По своему характеру выставки и ярмарки могут быть специализированные, универсальные.

Общественные выставки могут посещать все желающие. На них, как правило, демонстрируются товары и услуги, в которых мы все нуждаемся. Они могут быть специализированными или носить общий характер.

В качестве примеров общественных выставок можно привести различные выставки домашних животных, цветов, картин, книг и т.д.

На коммерческих выставках, как правило, демонстрируются промышленные товары. К числу таких выставок можно отнести выставки информационной и телекоммуникационной техники, оборудования пищевой и перерабатывающей промышленности, одежды, обуви и др. Эти выставки посещают преимущественно специалисты.

На частных выставках, как правило, представляются отдельные виды бизнеса. Они могут проводиться в гостиницах, выставочных и концертных залах, дворцах спорта, кинотеатрах, кафе, ресторанах и т.д. В некоторых случаях они могут легко перемещаться с места на место. Для этих целей используется специально оборудованный транспорт, позволяющий демонстрировать экспонаты частной выставки где угодно.   

  По частоте проведения выставки классифицируются на сезонные, ежегодные, периодические (один раз в 2–3 года).

С точки зрения основных целей и задач выделяют информационно-ознакомительные выставки, коммуникативные выставки и ярмарки, проводимые в целях налаживания деловых контактов, выставки и ярмарки по осуществлению продаж.

Подготовка и проведение выставок (или организация участия предприятия в них) возлагаются в большинстве случаев на внутрифирменную службу по связям с общественностью, которая должна принимать экономически обоснованные решения по следующим вопросам:

• в какой конкретной выставке или ярмарке должно участвовать предприятие;
• насколько масштабной и разносторонней должна быть экспозиция; что необходимо сделать для подготовки основных экспонатов и сопутствующих информационных материалов;  
• как организовать работу персонала во время проведения выставки или ярмарки;
• какие дополнительные PR - мероприятия необходимо спланировать и провести в период работы выставки или ярмарки и особенно после ее окончания.

Участие предприятия в выставке почти всегда сопряжено с существенными финансовыми расходами. Чтобы эти расходы не превратились в безвозвратные потери, специалисты по связям с общественностью должны представить руководству фирмы обоснованное заключение по всем вопросам участия в подобных мероприятиях. Окончательное решение об участии предприятия в выставке или ярмарке принимается, как правило, его руководством с учетом мнения ведущих специалистов службы связей с общественностью.

В последнее время экспоненты и посетители выставок активно используют интернет как способ обмена информацией. На сайте компании, участвующей в выставке, обычно размещают планы экспозиций, фотографии основных экспонатов, имена и контактные телефоны ответственных лиц, программы конференций, семинаров, пресс-конференций и других мероприятий по связям с общественностью, проводимых в рамках выставки. 
    Бурное развитие Интернета как способа коммуникации не снижает важности личного посещения выставки или ярмарки. Именно личные контакты и неформальная атмосфера способствуют налаживанию делового сотрудничества и существенно повышают эффективность таких мероприятий.

Таким образом, с точки зрения места проведения выставки делятся:

1. передвижные, или мобильные;
2. стационарные.

    В зависимости от тематики выставки делятся на:

1. тематические (экспозиции объединены одной узкой темой),
2. специализированные (представление одной отрасли)
3. универсальные (посвящены различным общественно значимым темам).

Особенность выставки в том, что участие в выставках достаточно сильно отличается от других видов рекламы, как специфическими возможностями, так и количеством ресурсов, необходимых для реализации этих возможностей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ВЫСТАВКА В ОРГАНИЗАЦИИ « ТОРГОВЫЙ ДИЗАЙН-УФА»

2.1 История организации  выставки «Торговый Дизайн - Уфа»

 

 

Компания «Торговый Дизайн-Уфа» расположена по адресу город Уфа, ул. Кирова, д. 99/3. Компания является филиалом, учрежденной компанией « Торговый Дизайн».

Общество учреждено на неограниченный срок деятельности.

Общество является юридическим лицом по действующему законодательству РФ, имеет самостоятельный баланс, круглую печать, содержащую ее полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения, расчетные, валютные и другие банковские счета, а также штампы, бланки со своим наименованием, собственную эмблему, зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

Целью общества является получение прибыли.

«Торговый Дизайн» — ведущая многопрофильная российская компания, специализирующаяся на комплексном оснащении объектов торговли, предприятий общественного питания и пищевых производств, работающая на рынке профессионального торгового оборудования более 15 лет. 

Высшим органом управления Общества является его общее собрание акционеров.

Общество обязано вести бухгалтерский учет и представлять финансовую отчетность в порядке, установленном правовыми актами РФ.

Ответственность за организацию, состояние и достоверность бухгалтерского учета в Обществе, своевременное представление ежегодного отчета и другой финансовой отчетности в соответствующие органы, а также сведений о деятельности общества, представляемых акционерам, кредиторам и средствам массовой информации, несет Генеральный директор в соответствии правовыми актами РФ.

В компании «Торговый Дизайн-Уфа» для организации рекламно-информационной работы создан отдел рекламы, который после ликвидации маркетингового отдела взял на себя часть функций.

Предварительная подготовка включает выбор выставки и организационные мероприятия, связанные с участием в ней.

Выбор выставки. Руководители компании «Торговый Дизайн» концентрируют внимание на самых крупных биржах. Это вполне оправдано, если фирма уже имеет по всем направлениям партнеров и успешно с ними сотрудничает. Но компания не стоит на месте – участие в выставках они производят с 2006 года. Поэтому данное направление рекламы не является новым для данной компании.

Подготовка к выставке. Руководители компании «Торговый Дизайн-Уфа» приняли решении о необходимости проведения выставки за год, т.к. прием заявок закончился за 3 месяца до начала. 

Надо иметь в виду, что у большинства выставок минимальная площадь стендов составляет 9-12 м2, а для полноценной работы бывает достаточно 4-6 м2, которые можно заказать только на коллективном стенде. При этом фирма-консолидатор берет на себя риск затраты по организации предоплаты выставочной площади, освобождая от этого фирмы-экспонеты. Немаловажно и то, что выставочная фирма занимается организацией подготовки работы своих экспонентов накануне открытия выставка (доставляет на выставку оборудование и материалы экспонетов, доводит стенды до кондиции, получает каталоги). Поэтому участники коллективного стенда сразу по прибытии на выставку приступают к делу, не затрачивая усилий и времени на подготовительную работу.

Получив предварительный список участников, фирма приступила к привлечению партнеров и клиентов. Направляются факсы и письма компаниям, в контактах с которыми заинтересована фирма, с приглашением посетить стенд.

Существует множество других способов, позволяющих привлечь на свой стенд посетителей и потенциальных партнеров. Например, наклейки и штампы на конвертах и письмах. Задолго до начала выставки компания «Торговый Дизайн-Уфа» наклейками, приглашающими посетить стенд, отмечали каждое письмо, почтовое отправление, предназначенное адресатам. Проводилась рассылка индивидуальных приглашений и именных пригласительных приглашений партнерам и заинтересованным покупателям. Для приглашения можно пойти на какую-нибудь уловку, например, отослать фотографию с изображением стенда, а хорошему партнеру – снимок, сделанный во время его визита на предыдущую выставку. Приглашения были получены адресатами примерно за три недели до открытия выставки.

Использовались и традиционные способы привлечения посетителей – через рекламу в специализированной прессе, каталоге, была размещена реклама на сайте компании и т.д.

При подготовке к выставке фирма провела следующую работу:

• Внимательно изучались выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участи конкурентов;
• В предварительном списке участников выставки отметили конкурентов, сравнили с данными прошлых выставок;
• Подготовили контрольный список по каждой категории продукции, ознакомились с каждым участником выставки, вписанным в каталог, и с каждой категорией продукта конкурентов, используя их данные для улучшения и расширения выставочного предложения;
• Сообщили организаторам точное название фирмы и другие необходимые данные;
• Сформировали твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложения на выставке;
• Подготовили технические листовки, прайс-листы по товарам, проекты стендов;
• Решили, как выставить свой товар, как более привлекательно расположить стенды;
• Подготовили письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников стенда;
• Подготовили два вида рекламных буклетов для раздачи: один – обзорный (о возможностях фирмы), другой – более подробный (для интересующихся предложением клиентов);
• Сформировали квалифицированную стендовую команду, в которой двое говорят на иностранном языке, провели предварительный инструктаж команды;
• Подготовили достаточное количество визитных карточек с названием и телефонами фирмы;
• Подготовили бумагу и специальные бланки для облегчения общения с посетителями стенда. Такие бланки называются «Лист посетителя», «Переговорный лист», «Журнал Контактов» и др. Они должны показывать:
1. имя и должность посетителя, сведения о фирме, область интереса фирмы, имеющиеся контакты и возможности;
2. подробности о фирме, такие как адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности;
3. особенности взаимного интереса;
4. итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудничества, критерии интереса).

Всю подготовленную выше информацию ввели в базу данных компьютера. Подготовили пресс-релиз, информационные подшивки, видео для демонстрации посетителям стенда. Предусмотрели контакты с прессой, спланировали проведение собственных презентаций, пресс-конференций, «круглых столов», включив их в программу параллельных мероприятий выставки. 
 Итак, в процессе организации выставки «Торговый – Дизайн –Уфа»  провели следующую работу:

1. Внимательно изучились выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участи конкурентов;
2. В предварительном списке участников выставки отметили конкурентов, сравнили с данными прошлых выставок;
3. Подготовили контрольный список по каждой категории продукции, ознакомились с каждым участником выставки, вписанным в каталог, и с каждой категорией продукта конкурентов, используя их данные для улучшения и расширения выставочного предложения;
4. Сообщили организаторам точное название фирмы и другие необходимые данные;
5. Сформировали твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложения на выставке;
6. Подготовили технические листовки, прайс-листы по товарам, проекты стендов;
7. Решили, как выставить свой товар, как более привлекательно расположить стенды;
8. Подготовили письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников стенда;
9. Подготовили два вида рекламных буклетов для раздачи: один – обзорный (о возможностях фирмы), другой – более подробный (для интересующихся предложением клиентов) и т.д

 

2.1 Особенности проведения  выставки в организации «Торговый – Дизайн Уфа» и ее анализ

 

 

Работа на выставочном стенде начинается с организации самого стенда. Для начала определяется место стенда на выставке. Главными факторами при определении места для стенда становятся цели и бюджетные возможности фирмы. Наилучшими считаются места в центре выставочной площади, на поворотах, при входе не выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Предпочтительны угловые стенды, а так же стенды в проходах.

Необходимо решить, как лучше представить свою компанию, чтобы достичь поставленных целей: следует ли подать ее как продвинутую, современную компанию, или, наоборот, показать как традиционно сдержанную фирму. Форма, цвет и дизайн помогут создать образ по вашему выбору.

Старайтесь использовать в демонстрации приемы, привлекающие внимание проходящих мимо посетителей.

Руководители компании «Торговый Дизайн-Уфа» приняли решении об использовании вращающихся стендов с выставочными образцами, а также устроить раздачу листовок и буклетов сотрудниками, одетыми в футболки с логотипами фирмы, у входа. 

При ежегодном участии в нескольких выставках стоит подумать о том, чтобы используемый экспозиционный материал мог выдержать многократную транспортировку. Целесообразно приобретение многоразовых модулей, используемых на разных выставках. Это значительно сократит расходы.

При организации участия фирмы в выставке следует:  
 1.Уточнить у администрации выставки, кто отвечает за установку и демонтаж стендов – работники выставки по контракту, или ваш собственный персонал. Это может быть важным фактором при определении расходов и выборе типа стенда.

2.Решить, какой продукт и как будет представлен в экспозиции (определяются участки показа, необходимость особой графики или специальных эффектов, средства хранения экспозиционных материалов).

3.Знать, как лучше продемонстрировать продвигаемые услуги (видеопросмотры, макеты, и пр.).

4.Знать, какие бытовые услуги (электричество, сток воды, подвоз, хранение) должны быть обеспечены на стенды и каким образом.

6.Определить, какой вид транспорта требуется. Форма, размер и вес экспонатов определяют выбор вида транспорта (автофургон, грузовик, автобус и др.). Точное знание транспортных нужд заранее поможет выбрать наиболее экономичный из имеющихся способов транспортировки. Обычно на выставке имеется официальный субподрядчик для перевозки грузов и погрузочно-разгрузочных работ, который обладает высокой компетенцией в вопросах, связанных с оборудованием выставок и обращением с выставочными системами.

Знать внутренние правила, распорядок и ограничения на выставке. На каждой выставке существуют свои правила и ограничения. Вся необходимая информация содержится в руководстве для участника выставки. Содержание такого руководства может варьироваться от выставки к выставке, но общая тенденция сводится к тому, чтобы в максимальной степени облегчить решение всех организационных вопросов для экспонента. В руководстве для участника должна быть следующая информация: правила и расписания работы выставки, общий план, бланки заявок на разные виды бытового обслуживания, информация регистрационная, а так же по транспортировке, доставке рекламы. 

При планировании экспозиции фирма учла, что предстоит демонстрировать продукцию.