Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«Хабаровская государственная академия экономики и права» 
 
 
 

Кафедра: экономики предприятия и менеджмента 
 

Курсовая работа 

По дисциплине: экономика фирмы

На тему: Выставочная деятельность предприятия 
 

                                                         Выполнила: Шулёва М.В., 3курс, менеджер,                 производственный менеджмент,

группа  ПМ-71, 0610025 

 Проверила: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Хабаровск 2010

Содержание

Введение                                                                                                              3

1.Роль выставок в развитии организации                                                        5    

1.1 Выставки: понятие, виды, особенности                                                     5

1.2 Цели экспозиционной деятельности фирмы                                             7

2. Управление выставочной деятельностью                                                   11   

3. Этапы подготовки и участия предприятия в работе выставки (на примере компании «Торговый Дизайн-Хабаровск»)                                                  17

3.1 Общая  характеристика компании «Торговый  Дизайн-Хабаровск»      17

3.2 Анализ подготовительной работы фирмы к участию в выставке          19

3.3 Анализ работы фирмы во время выставки и после нее                          22                         

Заключение                                                                                                     29

Список  использованных источников                                                                   30

Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Участие в выставках и ярмарках является действенным средством коммуникационной политики в международном маркетинге, стимулирующем продажи товаров  и услуг на зарубежных рынках, эффективным  методом в конкурентной борьбе.

     Выставка - это показ и демонстрация товаров перед зарубежными специалистами, потребителями и широкой общественностью с целью ознакомления с передовыми достижениями в соответствующих отраслях и результатами научного прогресса.

     Но  выставка или ярмарка несут выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и уторговать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей.

     Однако  предприятию следует помнить, что  участие в торговых ярмарках и  выставках всегда сопряжено со значительными расходами, которые могут быть осуществлены впустую. Ведь на ярмарке или выставке наиболее опасны для вас ваши собственные ошибки и менее – ваши конкуренты.

     Поэтому прежде, чем принять решение об участии в выставке или ярмарке, его следует тщательно обдумать. Если же предприятие твердо уверено в необходимости участия в выставке или ярмарке и четко сформулировало основные цели и задачи своего участия, то ему необходимо также разработать во всех деталях его выставочную или ярмарочную деятельность, касаемо численного состава персонала экспозиции и его соответствующей подготовки, аренды выставочной площади и ее нахождения, планирования самого стенда и размещения на нем выставляемой продукции, рекламных мероприятий и т.д.

     Целью данной работы является исследование теоретических основ выставочной  деятельности, а также ее изучение ее реализация на практике с выделением основных организационных этапов.

     В первой главе необходимо изучить  роль выставок в рекламной деятельности организаций. Во второй главе проанализировать управление выставочной деятельностью. В третьей главе представлена общая характеристика исследуемой компании, проведён анализ подготовки компании к участию в выставке, а так же анализ её проведения с подведением итогов.

       Объектом исследования является  непосредственно выставки в системе  маркетинговых коммуникаций.

     Предметом изучения является ЗАО «Торговый Дизайн – Хабаровск», многопрофильная российская компания, специализирующаяся на комплексном оснащении объектов торговли, предприятий общественного питания и пищевых производств. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Роль  выставок в развитии организации 

Выставки: понятие, виды, особенности.

     Выставки  занимают особое место в арсенале средств  рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями.

     Торгово-промышленная выставка - кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном  и том же месте, в рамках которого значительное количество предприятий с помощью образцов дают представительную картину предложения товаров/услуг одной или нескольких отраслей и стремится информировать конечных потребителей о своей фирме и ее продукции с конечной целью содействия продажам.

     По  составу участников, месту проведения и экономическому значению различают  выставки: региональные, межрегиональные, национальные, международные.

     Региональные  ярмарки и выставки имеют сферу  действия в радиусе 100 км., представляют одну или несколько отраслей и предназначаются главным образом для демонстрации возможностей малых по величине предприятий.

     Межрегиональные имеют одинаковую структуру с  региональными, однако располагают  большим радиусом действия и обычно адресуются более крупным предприятиям.

     Предпосылкой  проведения международных ярмарок/выставок, организуемых как внутри страны, так  и за рубежом, является участие в  них экспонентов и посетителей  из различных стран. В них обычно без ограничения могут участвовать фирмы любой страны.

     Международный или, лучше сказать, многонациональный характер они приобретают лишь в том случае, если в них участвуют, по крайней мере, 10 - 15 % зарубежных экспонентов.

     Среди международных выставок следует  выделить всемирные выставки, целью  которых является показ достижений стран - участниц и крупных международных организаций в области науки, техники, культуры. Они не преследуют непосредственно коммерческих целей. На всемирных выставках бывает представлено, как правило, большинство стран мира.

     По  характеру выставляемых экспонентов все выставки и ярмарки делятся на: универсальные; специализированные.

     Универсальными  являются выставки, тематика которых  затрагивает несколько отраслей экономики. Специализированные выставки ориентированы на посетителей - специалистов в конкретной области. На них демонстрируют довольно сложные виды товаров и поэтому они имеют скорее маркетинговую, нежели торговую направленность.

     По  срокам и способу проведения выставки и ярмарки можно подразделить на следующие виды:

     - Краткосрочные выставки (соло - выставки).

     Проводятся  в течение не более трех недель. Они могут носить либо общий характер, т.е. представлять достижения своей страны во всех отраслях производственной деятельности, либо быть специализированными.

     - Передвижные выставки.

     Они организуются с целью расширения круга посетителей с использованием различных средств транспорта. Получает все большее распространение организация плавучих выставок, в частности, Японией, Швецией, Англией. Такие выставки устраиваются на борту крупного судна, которое посещает портовые города нескольких государств и осуществляет показ, а также продажу выставленных товаров. Довольно широко стали использоваться передвижные выставки образцов товаров в автофургонах, салонах самолетов.

     - Постоянные выставки.

     Эти выставки организуются чаще всего при дипломатических консульствах и других представительствах своей страны за границей с целью демонстрации возможным иностранным покупателям образцов экспортной продукции для заключения сделок по образцам.

     - Торговые недели.

     Они организуются обычно в универсальных магазинах крупных городов для показа и продажи потребительских товаров.

     По  частоте проведения выставки и ярмарки  могут быть:

     1. Периодические (проводящиеся каждые 2,3 года и т. д.).

     2. Ежегодные.

     3. Сезонные.

     Кроме того, ярмарки и выставки можно классифицировать по направлению работы:

     1. Ярмарки/выставки по осуществлению  продаж/заказов.

     2. Информационные/ознакомительные.

     3. Проводимые в целях развития  коммуникации/контактов. 

     Цели  экспозиционной деятельности фирмы.

      Что же дает компании участие в выставке:

      1. Участие в торговых показах  улучшает и поддерживает имидж  компании для всех групп общественности. Для многих компаний важен  сам факт участия в выставке, в которой они видят, прежде  всего, имиджевую акцию. Выставка  позволяет улучшить благорасположение существующих клиентов и дает возможность привлечь интерес новых потребителей.

      2. Информация об участниках выставки появляется в Интернет и средствах массовой информации — на телевидении, радио или в экономической прессе. Поэтому не только участники, но и более широкие круги деловой общественности осведомляются о деятельности экспонентов. Тем самым аудитория информирования увеличивается многократно

      3. Выставка — это экономически эффективное средство продвижения товара. Затраты на одного посетителя традиционной выставки в 3 раза ниже, чем при личной продаже (учитываются аренда площади, стоимость конструкций, поездки павильонного персонала, затраты на проживание и заработную плату).

      4. Выставка обеспечивает получение широкого маркетингового сообщения большим количеством людей одновременно в сочетании с возможностями персональных коммуникаций.

      5. Специалисты по продажам имеют возможность осуществить на выставке все элементы процесса личных продаж:

      а) определение перспективных покупателей;

      б) обслуживание существующих счетов;

      в) презентация продукта;

      г) улучшение корпоративного имиджа,

      д) сбор информации о конкурентах;

      е) продажа товара.

      6. Товар на выставке можно показать в действии, рассказать о нем подробно, — и именно так, как хочет представитель компании-экспонента. Показ нового, только что созданного компанией изделия на коммерческой выставке, — простой и дешевый способ запустить его в производство, найти покупателей идеи или инвесторов.

      7. Изучение спроса и потенциального рынка для нового товара в процессе демонстрации образца и обсуждения его коммерческого потенциала с посетителями стенда. Следует учитывать, однако, что присутствие конкурентов среди посетителей создает риск использования достижений экспонента.

      8. Выставка помогает выйти на новый для фирмы рынок — в том числе зарубежный.

      9. Выставка создает благоприятные возможности для разнообразных встреч специалистов компании с важными для них и компании людьми в течение непродолжительного времени — периода её работы.

      10. Участие в коммерческой выставке дает компании шанс для проведения обстоятельных переговоров с любым посетителем на вашем стенде.

      11. Выставка позволяет расширить потенциальный рынок, потому что многие из посетителей увидят продукцию экспонента впервые. Крупные выставка, особенно международные торговые выставки, привлекают почти всех крупных производителей и торговых агентов в данной области, что дает участнику возможность встретиться с ними.

      12. Технический и административный персонал фирмы-участника получает возможность встретиться с потенциальными клиентами и осознать свое место на рынке — так же, как это приходится делать торговым агентам в повседневной деятельности.

      13. Участие в выставке дает возможность работать с заинтересованными посетителями — целевой аудиторией — «лицом к лицу». Значительная их часть имеет, как правило, полномочия закупать продукцию. Предварительное знакомство с информацией на стенде облегчаем их последующее общение с коммерсантом, работающим на стенде.

      14. Участие в выставке дает уникальную возможность реальному покупателю непринужденно беседовать на нейтральной территории с коммерческими агентами экспонента. Часть таких покупателей не имеет возможности прийти и побеседовать со специалистами экспонента на его территории из-за контактов с конкурентами или по другим «политическим» мотивам.

      15. Участвуя в выставке, компания получает возможность идентифицировать перспективы, — свои, отрасли, продукта, конкурентов. Это технологические, экономические, социально-психологические (имидж, репутация), производственные перспективы,

      16. Новый товар апробируется, тестируется на выставке

      17. Новый, еще неизвестный потребителю товар, может быть продан на выставке.

      18. Экспозиционная активность улучшает и поддерживает корпоративную мораль как ритуал или традиция, свидетельствующая о стремлении фирмы к развитию и наличии у неё соответствующих достижений. Совместная работа сотрудников над улучшением имиджа фирмы сплачивает сотрудников, и, соответственно, улучшает внутренний имидж фирмы, создаёт атмосферу деятельного оптимизма.

      Однако  участие в выставке имеет и  негативные стороны:

      - Цена выставочной площади растет, удвоившись за предпоследнюю декаду 20-го века. Аренда готового стенда довольно высока, а ведь необходимо оплатить не только сам стенд, но и аренду крытой площади.

      - Приходится перемещать торговый персонал с их прежних территорий — т.е. оголять их основное место работы,

      - Большие торговые показы часто хаотичны, переполнены и беспорядочны.

      - Проблемы трудовых отношений затрудняют участие в выставке (изменение условий труда).

      - На выставке много случайных зрителей, зевак, которые не собираются ничего покупать.

      - Возможна утечка информации о продукте, технологиях к конкурентам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Управление  выставочной деятельностью

     На  самом деле это, казалось бы, несложное мероприятие, требует филигранной точности на всех этапах подготовки и, собственно, работы на выставке. Просто потому, что такой подход в значительной степени экономит деньги. Нет, если есть, что потратить, почему бы и нет, только тогда зачем вообще думать об участии в выставке?

     Нужно оговориться, что есть такие виды бизнеса, которым подобный вид рекламы  не требуется. Традиционные экспоненты - это производители и поставщики. Компании, работающие в сфере услуг, - редкие гости на выставочных площадках.

     Для начала неплохо бы понять, в какой  именно выставке лучше всего принимать  участие, а может быть, и в нескольких. Как правило, сейчас практически в любом сегменте рынка существует не одна профессиональная выставка. Есть ряд позиций, которые желательно учесть, чтобы не промахнуться.

     Во-первых, площадка. У каждого выставочного центра свои особенности, своя аудитория.

     Во-вторых, "раскрученность" выставки. Если мероприятие проходит в первый или  во второй раз, то, скорее всего, посетителей  на ней окажется меньше, чем на той, которая имеет историю в несколько лет.

     В-третьих, промоушн-активность организаторов. Нужно  внимательно смотреть, как рекламируется  выставка. Если никто о ней не знает, вряд ли вы увидите толпы желающих ее посетить. Тогда приготовьтесь  к тому, что вам придется скучать на своем стенде.

     В-четвертых, подход организаторов к проведению мероприятий во время выставки. Посмотрите программу, если планируется проведение тематических семинаров, мастер-классов, "круглых столов" и других акций, то это - хороший способ привлечь дополнительных посетителей, которым интересно будет посетить эти мероприятия.

     Есть  еще ряд нюансов, но это - основные. Имея на руках исходные данные, вы можете понять, что вам ждать от выставки. Все эти позиции также напрямую влияют на цену за выставочную площадь. Опять же стоит помнить, что самые дорогие выставки, как правило, являются наиболее эффективными, поэтому они столько и стоят.

     Стенд - это дом на выставке. Можно обойтись стандартной застройкой, которую  предлагают организаторы, - перегородки, фриз с названием экспонента, традиционная стойка для рекламных листовок, стулья, стол. Вопрос - чем вы будете выделяться среди огромного количества таких же стандартных стендов? Названием компании. Нужно помнить, что как-то особо оформлять стенд - это дополнительные вложения, но нестандартное оформление привлекает дополнительных посетителей. Это факт. Решайте сами - нужно вам это или нет.

     Если  вы все-таки решили попробовать каким-то образом визуально выделиться, то хорошо бы обратиться к профессиональному дизайнеру, заплатить небольшие деньги и прислушаться к рекомендациям. Бывает, правда, что в компаниях работают творчески мыслящие управляющие, которые могут напридумывать красоту необыкновенную. Но это скорее исключение, чем правило. Чем еще хорош профессионал? Тем, что он может подсказать несколько недорогих, но очень эффективных решений, и ваш стенд за счет пары штрихов будет выглядеть оригинально и необычно.

     Правда, если вы всерьез относитесь к выставке и выкупили не 6 м 2, а большую выставочную площадь, то стоит задуматься о том, как все это будет выглядеть. Здесь уже, если в компании нет специального сотрудника на позиции арт-директора, вам не обойтись без зубров выставочного дела. В России есть фирмы, специализирующиеся на оформлении выставок. Их услуги стоят довольно дорого, но и качество застройки - высший пилотаж. Впрочем, даже если вы сами придумаете концепцию оформления своей площадки, все равно придется обратиться к профессиональным застройщикам, которые предлагают разные варианты выставочного оборудования и делают монтаж стенда.

     Человеческий  фактор.

     Говорят, что один переезд равен двум пожарам. Тогда что же сказать о выставке, которая станет вашим офисом на несколько  дней? Чтобы оптимизировать все телодвижения в процессе организации этого мероприятия, желательно на самом начальном этапе расставить всех по местам. Иначе вы рискуете проиграть эту партию.

     Еще до того, как вы начали думать об оформлении стенда, необходимо тщательно спланировать, кто из сотрудников компании за что будет отвечать. Идеально, если вы элементарно составите план подготовки мероприятия, где распишете абсолютно все пункты работ, которые необходимо будет проделать, сроки и ответственных. Чем более детальным он будет, тем меньше сил вы потратите в дальнейшем. В этом документе нужно учесть все - от оформления документов на монтаж до организации чая для тех, кто будет работать на стенде. Потом эту бумагу нужно будет размножить и раздать всем сотрудникам, которые в ней упоминаются в качестве ответственных, плюс один экземпляр не забыть оставить себе. Не забудьте назначить сотрудника, который будет держать под контролем все пункты этого документа. Все, кто задействован в подготовке участия компании в выставке, должны понимать, кто и за что отвечает, - это значительно упрощает работу.

     Важно помнить обо всех нюансах. Очень  важно, чтобы в компании был ответственный  за оформление документации на въезд  и выезд с территории выставочного центра. Все письма и пропуска на монтаж нужно оформить заранее. Помимо того, что кто-то в компании отвечает за подготовку, нужен также диспетчер-контролер-разводящий для работы во время выставки. Это может быть один и тот же сотрудник, но обязательно должен быть кто-то, к кому работающие во время выставки сотрудники могут обратиться с любой возникшей проблемой.

     В принципе правильно оформленный  стенд во многом работает на успех  мероприятия.

     Важно подумать о тех материалах, которые  вам будут нужны для нормальной работы. Казалось бы, очевидно, что нужно  позаботиться о визитках, прайс-листах, листовках, буклетах... Но практика показывает, что именно это оставляется на самый последний момент. Конечно же, когда нужно всего лишь на ризографе размножить прайсы, для этого достаточно одного-двух дней. Но если вы планируете напечатать полноцветные листовки, то потребуется некоторое время на печать. Для справки: стандартный типографский срок исполнения заказа - 10 рабочих дней. Обязательно отдайте все ваши рекламные материалы корректору. Грамматические ошибки в рекламных материалах - это как пятно на дорогом галстуке. Визитки тоже желательно внимательно проверить перед тем, как отдать в типографию. Если должность или фамилия сотрудника написаны неправильно, то можно смело выбрасывать в мусорную корзину весь тираж. Уж лучше вообще без визиток.

     Итак, наступил день открытия. Работа началась. Хорошо, если в компании есть опытные  в выставочных делах сотрудники, они знают, как нужно себя вести  на стенде, чтобы клиентов у вас  в конечном счете не убавилось, а  стало значительно больше. Если же вы новички, то желательно учесть несколько моментов и проинструктировать своих сотрудников. Для начала о стенде - здесь всегда должен быть идеальный порядок. Постарайтесь его обеспечить.

     Проинструктируйте сотрудников, они должны четко понимать, где что лежит, у кого что спросить, когда начинается и заканчивается выставочный день, в каких мероприятиях участвует ваша компания, как можно срочно позвонить, когда и где можно перекусить. Нужно предупредить их, что если они видят, что рекламные материалы заканчиваются, то не стоит держать это в секрете и ждать того момента, когда они-таки иссякнут. Потому что даже один день без раздаточных материалов - это деньги, потраченные впустую. Кстати, среднее количество экспонентов на хороших выставках - это примерно 250-300 компаний. Кроме того, продумайте заранее ответы на наиболее часто задаваемые вопросы. Ваши сотрудники должны быть готовы к ним и желательно, чтобы всем клиентам они говорили одно и то же.

     Работа  на выставке - занятие очень утомительное. Точнее, если вы устали к концу рабочего дня, значит, вам приходилось много общаться, и выставка, скорее всего, будет успешной. Главное, что требуется от стендистов, - умение общаться.

     В зависимости от целей и клиентов может быть несколько вариантов  и уровней общения. Во-первых, необходимо решить такую задачу: как можно большему числу посетителей выставки дать информацию о фирме таким образом, чтобы впечатление о вас осталось самое благоприятное. Во-вторых, желательно собрать максимум информации о конкурентах, которые находятся здесь же, на этой выставке. Она пригодится вам в "мирное" время. Бывает, что на выставке вы можете познакомиться с потенциальным крупным партнером или клиентом. Важно, чтобы рядовые сотрудники знали, где можно найти кого-то из топ-менеджеров, чтобы переключить дорогого гостя на него.