Взаимосвязь организации и внешней среды

Министерство образования  и науки РФ

Федеральное агентство по образованию

Пензенский государственный университет

Кафедра «ГУ и СР»

Курсовая работа на тему

«Взаимосвязь организации и  внешней среды»

Дисциплина теория организации

                                                           Выполнила: студентка гр.08бх3

                                                                                             Цырулёва Ольга

                                              Проверила: профессор

                                                                         Воробьев В.П.

Пенза 2009

Оглавление

Введение

Внешняя среда – это динамичное и неопределенное окружение организации, которое оказывает на неё сильное воздействие. Окружение предприятия  играет немаловажную роль в его деятельности, более того оно является неотъемлемой частью организации, так как определяет различные направления её деятельности. В современном мире при стремительном насыщении рынков, быстром развертывании НТР, предъявлении различных требований со стороны общества и много другого, все более и более усиливается давление на организацию со стороны внешней среды. Поэтому менеджеры организаций должны осознавать всю важность внешнего окружения. Высокий уровень воздействия внешней среды на организацию обуславливает повышенный интерес к её изучению. Знание внешнего окружения позволит предприятию разработать дальнейшую стратегию его развития, увеличить эффективность работы, адекватно реагировать на все происходящие изменения, принимать правильные решения, а также понять все возможности и угрозы извне и в следствии занять лидирующую позицию на рынке товаров и услуг.

Понимание важности внешней  среды при управлении деятельностью  предприятия окончательно сформировалось в конце 50-х гг., так как внешнее  окружение организации все больше становилось источником многих проблем  руководителей. Внешняя среда начинает приобретать большое значение, появляется необходимость рассматривать организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных и взаимозависимых частей, которые в свою очередь связаны с внешним миром.

Сегодняшние изменения  во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее внимание, чем когда-либо. Как пишет Элвар Элбинп: «Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для современных руководителей. По сути дела, руководители самых важных для общества организаций – деловых, образовательных, государственных – под влиянием недавних событий в мире были вынуждены сосредоточить внимание на быстро изменяющейся среде и ее воздействиях на внутреннее строение организации» [12, 78]

Актуальность данной темы определяется динамизмом внешней среды, влияющего на эффективное развитие организации и качественную разработку и принятие управленческих решений. Переход России к рыночным отношениям повлек за собой образование большого количества предприятий, основной задачей которых стало выживание во внешней среде. Чтобы остаться на плаву организации должны учитывать все факторы внешнего окружения, уметь их анализировать. Изучение внешней среды необходимо организации, если руководители хотят избежать внезапных проблем и не пропустить благоприятных моментов. По мере увеличение динамизма внешнего окружения более актуальной будет становиться и данная тема.

Цель данной курсовой работы – выявить взаимосвязь организации и внешней среды, а также определить какую роль играет внешняя среда в деятельности предприятия.

Поставленная цель определила следующие задачи:

– рассмотреть сущность внешней среды, её основные понятия  и характеристики;

– подробно рассмотреть  составляющие внешнего окружения, а  именно факторы прямого и косвенного воздействия;

– исследовать различные методы анализа внешней среды.

Таким образом, объектом данной курсовой работы является теория организации, а предметом – непосредственно внешняя среда организации, её тесная взаимосвязь с организацией.

1. Понятие внешней среды, её основные характеристики

1. Понятие внешней среды

Под внешней средой организации  понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие воздействие  на её функционирование и поэтому  требующие принятия управленческих решений.

Внешняя среда представляет для менеджера стихию, которая  пытается поглотить его организацию  и с которой он борется исключительно  посредством решения внутренних проблем. Внешняя среда для любой  организации – это постоянный источник проблем, способность приспосабливаться к ней – одно из первых условий выживания и развития организации.

Различные ученые дают множество  определений внутренней среды, так  как это понятие широкое, вбирающее  в себя множество различных факторов.

Впервые понятие “внешней среды” было дано в тектологии – всеобщей организационной науке А.А. Богданова. В этой работе среда рассматривается как сумма внешних отношений,  разделяется она на консервативную и изменчивую. В 40-х годах появляется много работ, в которых рассматривается общая теория систем, даются понятия открытой системы и внешняя среда рассматривается как часть пространства, находящаяся за границами внутренней среды. [17]

М. Портер в работе “Международная конкуренция” в качестве внешней среды выделяет так называемые “конкурентные силы”, в состав которых он

включает непосредственных конкурентов, покупателей, поставщиков, фирмы, предлагающие товары – заменители. Он считает, что задача управленца – не оставлять попыток воздействия на эти силы.

Ф.Котлер в работе “Основы маркетинга” внешнюю среду рассматривает как двухуровневую, состоящую из макросреды и микросреды. Внешняя микросреда организации – это среда, которая представлена силами, имеющими непосредственное отношение к самой фирме и ее возможностям по обслуживанию клиентуры, т.е. поставщиками, маркетинговыми посредниками, клиентами, конкурентами и контактными аудиториями. Внешняя макросреда организации – это среда, которая представлена силами более широкого социального плана, которые оказывают влияние на микросреду, такими, как факторы демографического, экономического, природного, политического и культурного характера [9, 147].

Л.Д.Гительман рассматривает внешнюю среду как часть окружающего предприятие мира, с которой оно взаимодействует как открытая система и адаптируется к её требованиям [2, 33].

Б.З.Мильнер внешнюю среду организации представил в виде схемы

(рис.1):

Рис.1: Внешняя среда организации

Мильнер считает, что организация должна отражать состояние внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внешней среды [13, 71].

Мильнер представляет внешнюю среду в виде взаимосвязи различных факторов, а именно:

1. экономических, которые отражают общее состояние экономики, покупательную способность населения, занятость, инфляционные процессы;
2. политических, которые характеризуют состояние политической обстановки, то есть ее стабильность, отношение органов власти к бизнесу, вопросы государственного регулирования экономики и т.д.;
3. технологических, которые характеризуют научно-технический прогресс, возможности обновления техники и технологии;
4. социокультурных,  характеризующих влияние образования, культурных обычаев, социального настроя общества;
5. ресурсных, которые  обеспечивают предприятия четырьмя видами ресурсов: материальными, трудовыми, финансовыми и информационными.

Внешняя среда организации  прежде всего образуется ее окружением. Оно бывает деловым, на которое можно  оказывать влияние, и фоновым  – к которому организации приходится приспосабливаться. Организация должна быстро улавливать изменения во внешней среде, прогнозировать их значение в настоящем и будущем и выбирать наилучший вариант реакции на них в пределах  существующих ограничений и поставленной цели. От этого зависит будущее организации [5, 111].

Итак, внешняя среда – это окружение, которое охватывает большое количество различных факторов, которые могут различным образом, воздействовать на функционирование, как в текущем периоде, так и в перспективном.

Говоря о взаимосвязи  внешней среды и организации, то можно отметить, что внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её жизнедеятельности и внутреннего потенциала на должном уровне. При этом организация, в свою очередь, в качестве компенсации за это должна отдавать результаты своей деятельности во внешнюю среду. Таким образом, организация находится в состоянии постоянного взаимообмена с внешней средой. Как только рвутся связи с ней, организация погибает. Взаимосвязь организации с внешней средой обеспечивает возможность её существования, внутренний потенциал, а также устойчивость, т.е. способность устранять возникающие отклонения и достигать поставленных целей после оказываемых на неё воздействий.

Организация должна получать из внешней среды необходимое  оптимальное количество качественной информации. Стремление не тратить много сил и средств на сбор и обработку информации таит в себе опасность неполного учета важных индикаторов развития, а это в свою очередь, ограничивает возможности своевременного решения проблем в области политики организации. Чрезмерное же количество информации вызывает увеличение затрат на получение информации, создает трудности в её обработке [15, 183].

Внешняя среда непосредственно  влияет на цели фирмы, а также её политику. По отношению к предприятию среда может быть:

• пассивной, не оказывающей существенного влияния на работу фирмы;
• активной, которая в свою очередь делится еще на 2 вида:

– позитивную, способствующую достижению целей;

– негативную, противодействующую реализации стратегии фирмы.

Пассивная среда не требует дополнительных усилий. Активную же обстановку нужно умело использовать, а при противодействующих факторах нужно принимать меры по их компенсации [4, 43-45].

2. Основные характеристики внешней среды

Для характеристики внешней среды используются такие показатели как:

1. Сложность
2. Подвижность
3. Неопределенность
4. Взаимосвязанность факторов внешней среды
5. Привычность событий

1. Сложность

Сложность внешней среды  – число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариантности каждого из них. Предприятие, имеющее более сложное производство, выпускающее большее количество товаров, использующее больше различных технологий, будет ощущать на себе влияние и большего числа факторов [8, 58].

Например, организация, использующая всего несколько исходных материалов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, находится в мене сложных условиях, чем та, у которой технологии требуют множества самых разнообразных ресурсов, получаемых от многочисленных поставщиков, а сама фирма имеет филиалы за границей [7, 97].

Организации, работающие в несложной среде, обладают одним  преимуществом: им приходится иметь  дело всего с несколькими категориями  данных, необходимых для принятия решений. В менее сложном окружении нужна и менее сложная организационная структура. Поскольку разные организации функционируют в разных средах, ситуационный подход подсказывает, что не существует и наилучшей организационной структуры [12, 81].

2. Подвижность (динамичность)

Подвижность внешней среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации.

Динамику внешней среды  можно выражать изменчивостью её характеристик. Основными характеристиками, с помощью которых можно оценить  изменчивость внешней среды, являются: частота, величина и регулярность изменений её факторов [15, 184].

Многие исследователи  указывали, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Однако при том, что эта тенденция является общей, есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Например, по проведенным исследованиям, было обнаружено, что скорость изменения технологии и параметров конкурентной борьбы в фармацевтической, химической и электронной промышленности выше, чем в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям и кондитерской промышленности. Быстрые изменения внешней среды происходят в авиационно-космической промышленности, производстве компьютеров, биотехнологии и сфере телекоммуникаций. Менее заметные относительные изменения затрагивают мебельную промышленность, производство тары и упаковочных материалов, а также пищевых консервов.

Кроме того, подвижность  внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации  и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел исследований и  разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку он должен отслеживать все технологические нововведения. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся стабильным движением материалов и трудовых ресурсов. В то же время, если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной внешней среды. Учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или ее подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений более трудным процессом.

Сложность и подвижность являются важными характеристиками  внешней среды.  Если сложность и динамику объединить между собой в соответствующие единицы «простой – сложный» и «статичный – динамичный», то можно выделить четыре основных типа внешней среды:

1. Простая статичная внешняя среда – среда с незначительной потребностью в гармонизации; большей частью приводит к созданию бюрократических организационных структур;
2. Простая динамичная внешняя среда – среда с незначительным числом и разнообразием внешних воздействий, которые должны учитываться при формировании организации. Изменчивость требует более ограниченного и менее децентрализованного руководства;
3. Сложная статичная внешняя среда – среда, имеющая большое количество и разнообразие важных факторов, которые обладают незначительной изменчивостью; приводит к созданию бюрократических структур с децентрализованным руководством;
4. Сложная динамичная внешняя среда – среда, предъявляющая самые строгие требования к форме организации, которые получили название адаптивных и которые сопровождаются децентрализованным руководством [15, 183-184].

3. Неопределенность

Неопределенность внешней  среды является функцией количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Поскольку бизнес все более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в ее точности снижается. Зависимость от мнений иностранных экспертов или аналитических материалов, изложенных на иностранном языке, усугубляет неопределенность. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

4. Взаимосвязанность факторов внешней среды

Взаимосвязанность факторов внешней среды –  это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других.

Факт взаимосвязанности  особенно значим для мирового рынка. Как писал Роберт  Б.Рэйч , экономист из Гарвардского университета: «…земной шар быстро превращается в единый рынок. Товары становятся все дешевле, независимо от национальных границ…».

Взаимосвязанность различных  факторов внешней среды, как считают ученые Эмири и Трист, должна была превратить среду современных организаций в бурно изменяющуюся. Руководители больше не могут рассматривать внешние факторы изолированно. Они начинают понимать, что эти факторы взаимосвязаны и изменяются [12, 81].

5. Привычность событий

Привычность событий  – это новизна возникающих изменений. В таблице 1 показано изменение этих показателей во времени.

Табл.1 …

Эволюция систем управления показана в таблице 2. Из её видно, что сменявшие друг друга системы рассчитывались на растущий уровень нестабильности и в особенности на все большую непривычность событий и все меньшую предсказуемость будущего.

Табл.2 …

Можно выделить четыре этапа  в развитии этих систем:

1. Управление на основе контроля за исполнение;
2. Управление на основе экстраполяции, когда темп измерений ускоряется, но будущее еще можно предсказать путем экстраполяции прошлого;
3. Управление на основе предвидения изменений, когда начали возникать неожиданные явления и темп изменений ускорился, однако не настолько, чтобы нельзя было вовремя предусмотреть будущие тенденции и определить реакцию на них;
4. Управление на основе гибких экстренных решений, которое складывается в настоящее время, в условиях, когда многие важные задачи возникают настолько стремительно, что их невозможно вовремя предусмотреть.[1, с.15-16]

Глава 2: Факторы внешней среды

При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию важно понимать, что характеристики среды отличны от её факторов, но в тоже время связаны ними. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности, неопределенности и привычности событий описывают: [12, с.83]

• факторы ближнего окружения, которые образуют среду прямого воздействия или микросреду  – это законы и органы государственного управления, поставщики, потребители, конкуренты и т.д.;
• факторы дальнего окружения, которые образуют среду косвенного воздействия или макросреду – это политико-правовые, экономические, социальные, культурные, технологические факторы.

Факторы внешней среды  влияют на деятельность фирмы, и организация  должны быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться  к изменениям  среды, чтобы выживать и достигать поставленных целей.

Значение факторов внешней  среды постоянно возрастает в  связи с усложнением всей системы  общественных отношений. Ведь именно внешняя среда зачастую диктует стратегию и тактику организации.[5. С.32]

Игнорирование наиболее значимых факторов внешней среды может привести к серьезным ошибкам, просчетам и низкой эффективности кадровой стратегии. Поэтому нужно иметь четкие представление об источниках изменений в ней, о субъектах, определяющих направление, темп, турбулентность, сложность, частоту и предсказуемость перемен. [6, с.82]

Сегодня принимает все более четкие очертания и расширяется концепция предприятия, не ограниченного только непосредственными связями с учредителями и работниками, оно также развивает отношения и с другими категориями – общественными институтами, профсоюзными организациями, организациями потребителей и всех других субъектов, оказывающих то или иное влияние на деятельность предприятия. Структура и динамика таких связей значительно влияет на работу, заставляя руководство предприятия обращать большее внимание на внешнее окружение. Именно в таком контексте связь «предприятие – внешняя среда» приобретает все большую значимость. [11, с. 115]

Итак, как уже было сказано, выделяют среду прямого и косвенного воздействия. Рассмотрим их далее.

1. Среда прямого воздействия

Среда прямого воздействия – факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации. Это поставщики, потребители, конкуренты, законы и т.д. Рассмотрим их:

1. Поставщики

Все виды ресурсов организация получает через поставщиков. Работа поставщиков, выполнение ими своих обязательств оказывает прямое воздействие на ритмичность производственного процесса, объема выпуска, прибыль и, следовательно, улучшение позиций в конкурентной борьбе. [7, с.98]

Таким образом, организация всегда зависит от поставщика, который поставляет ей различные ресурсы, такие как: материалы, оборудование, технологии, энергию, капитал,  рабочую силу.

В некоторых случаях  все организации определенного  региона ведут дела с одним или практически с одним поставщиком. Поэтому все они попадают в равную зависимость от действий поставщика. Хорошим примером является обеспечение организации энергией. Все организации получают энергию по ценам, установленным государством, и редко могут найти альтернативного поставщика, даже если организация считает, что текущее энергообеспечение неадекватно или слишком дорого обходится. Такие изменения, как повышение цен поставщиком, подействует на организацию в той мере, в какой она расходует энергию.

Многие организации зависят от непрерывного притока материалов. Например, машиностроительные фирмы, фирмы, распределяющие товары – дистрибьюторы, или магазины розничной торговли. Невозможность обеспечить поставки в нужных объемах может создать большие трудности для таких организаций. Если магазин лишится какого-то популярного продукта, потребители скорее всего уйдут к конкуренту[12, с.83]. Поэтому каждый менеджер должен осознавать необходимость ведения картотеки поставщиков материальных ресурсов. Нужно постоянно анализировать цены, условия поставки, возможности поставщиков и использовать эту информацию при принятии решений о поставщиках материальных ресурсов. [7, с.98]

Для роста и процветания фирме также нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица. Как правило, чем лучше дела у компании, тем выше ее возможности договориться с поставщиками на благоприятных условиях и получить нужный объем средств. Небольшие предприятия с трудом получают необходимые средства.

Для успешной деятельности и конкурентоспособности организации  необходимы также поставщики техники. В силу постоянного обновления и совершенствования технологий, отсутствия финансовых ресурсов у российских предприятий,  а также неблагоприятного положения в машиностроительном комплексе, российские фирмы вынуждены закупать не самое передовое оборудование, что конечно же снижает их конкурентоспособность.

Фактор «поставщики персонала»  тоже оказывает существенное влияние на деятельность организации. Адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей. Без людей, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, все выше перечисленные ресурсы не имеют смысла. Развитие ряда отраслей в настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов. В некоторых отраслях глобальная конкуренция вынудила ряд компаний искать менее дорогую рабочую силу в других странах. [12, с.83]

2. Законы и государственные органы

Сегодня не знать норм государственного регулирования, действующих  и готовящихся законов, системы  налогов, акцизов, пошлин – равносильно  проигрышу, финансовым потерям, потере рынка. [7, с.99]

Органы государственной  власти, непосредственно задают основные правовые, политические и экономические рамки функционирования предприятия, и в нынешних условиях влияют на организацию не меньше, чем объективные реалии рынка труда, например конкуренты, поскольку правовое обеспечение социально-трудовой сферы, ответственность и контроль за соблюдением норм и правил в стране ослаблены.

Деятельность организации  подпадает под множество правовых ограничений, которые устанавливает государство через законы: она должна иметь определенный статус – ОАО, ЗАО, ОДО, ООО, ПК, ЧП и др., она должна действовать в соответствии с налоговым законодательством. Как бы организация не относилась к законодательству, она должна придерживаться законов.

Сегодня законодательство часто имеет такие характеристики, как сложность, подвижность, иногда неопределенность и противоречивость. Существует множество различных регулирующих положений, непосредственно влияющих на деятельность организаций. Среди них своды законов о безопасности и охране здоровья на рабочем месте, о защите окружающей среды, о защите интересов потребителя, о практике найма на работу, о принципах равной оплаты за равный труд, о финансовой защите и т.д..

Помимо прочего, организация должна выполнять не только федеральные законы, но и требования различных государственных органов – Госкомимущества, Госстандарта, Санэпидемнадзора, Пенсионного Фонда и многих других. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона.

Дополнительно усложняют деятельность организации постановления местных  органов управления, число которых  непрерывно множится. Они также заметно  влияют на деятельность организации через лицензирование некоторых видов деятельности, давая разрешение на выбор места для офиса, для магазина, для гостиницы, устанавливая тарифы на телефон, на электроэнергию и много другое.

Неопределенность сегодняшнего правового поля проистекает из того факта, что требования одних учреждений вступают в противоречие с требованиями других, и в то же время за каждым стоит авторитет федерального правительства, позволяющий принудительно обеспечивать выполнение таких требований. [12, с.85]

3. Потребители

Потребитель – главный  фактор внешней среды организации. Именно на потребителя организация должна ориентировать свою продукцию, именно его потребности должны определять различные направления деятельности  организации. [10, с.104]

Потребители – фактор наиболее подвижный. В условиях насыщенного рынка вкусы и запросы их стремительно меняются. Фирмы должны хорошо знать своих потребителей, анализировать причины, вызывающие те или иные изменения их поведения (изменения в доходах, семейном положении, численности и т.д.). Сегодня важно формировать, создавать покупателя, управлять его вкусами и потребностями [7, с.99], поэтому исследования потребителей, их предпочтений является одной из наиболее важных составных частей анализа окружения организации, поскольку «потребитель всегда прав» (один из основополагающих принципов стратегического менеджмента и маркетинга)[10, С.105].