Закон информированности-упорядоченности

Введение

Процесс жизнедеятельности природы  и общества предстает перед нами в виде явлений, имеющих определенную взаимосвязь и обусловленность. Повторяющиеся, устойчивые и необходимые  связи и отношения между явлениями  считаются объективными законами и  закономерностями. Жизнедеятельность организаций протекает так же, как и общества, подчиняясь действию законов, частных, общих и всеобщих (универсальных). Между этими группами законов есть определенная взаимосвязь и взаимообусловленность. Как общие, так и частные (не юридические) законы организации имеют определенную иерархию и взаимосвязь. Успешная деятельность организации зависит также от целого ряда других закономерностей, свойственных ее специфике, условиям, обстановке и другим обстоятельствам.

Законы жизни организаций проявляют  себя не сиюминутно, ежечасно и мгновенно. Проходит значительный период времени, прежде чем руководители организации  начинают осознавать, что ряд их управленческих действий привел к противоречию определенным законам, что организация  столкнулась с непреодолимыми трудностями  в своем развитии. Это обстоятельство требует от руководителей всех рангов как теоретических знаний в области  взаимосвязи и обусловленности  явлений, так и практического  опыта оптимального учета этих взаимодействий. Здесь особенно важную роль играет владение своевременной и точной информацией о сущности происходящего. Без объективной информации о  состоянии дел с поставками, производством, финансами и т. д. не может нормально  развиваться организация. Следовательно, информация в организации приобретает  свойства закономерности. Таким образом, законы и закономерности жизни организаций проявляют себя с различной степенью интенсивности, неотвратимости и взаимосвязи. Быстрота, последствия разрушительных и созидательных явлений и событий в определенной мере зависят от видов организации и сфер их деятельности, форм собственности, методов управления и других хозяйственных и правовых условий.

Все организации функционируют  на основе действия многих законов. В  составе этих законов выделяют 2 группы: I группа - основные (ведущие, основополагающие) законы; II группа – законы второго  уровня (они создают условия для  всестороннего проявления основных законов).

Закон информативности-упорядоченности, рассмотренной в данной курсовой, относится к законам второго  уровня. Согласно этому закону, чем  большей информацией о внешней  и внутренней среде располагает  организация, тем большую вероятность  устойчивого функционирования она  имеет.

Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) - коэффициентов пропорциональности.

Таким образом, видно, что  закон информативности – упорядоченности  имеет очень важное значение в  организации работы предприятий, это  и помогает в достаточной степени  раскрыть всю суть этой работы.

Целью курсовой работы является исследование влияния закона информативности-упорядоченности  в ООО «Лавианта».

Исходя из поставленной цели, в работе решались следующие задачи:

-     раскрыть понятие  закона информативности-упорядоченности;

-     провести анализ  влияния закона информативности-упорядоченности;

- проанализировать систему  влияния закона информативности-упорядоченности  в современных организациях;

- проанализировать систему  влияния закона информативности-упорядоченности  в ООО «Лавианта»;

Объектом курсовой работы является ООО «Лавианта»

Предметом работы является применение закона информативности-упорядоченности в ООО «Лавианта».

1. Закон информированности- упорядоченности

1.1.Понятия «зависимость», «закон», «закономерность»

Зависимость – это связь между переменными входа и выхода. Зависимости могут быть:

• объективными и субъективными. Объективные зависимости формируются независимо от сознания и воли людей. Субъективные – формируются людьми для реализации их целей;

• кратковременными и долговременными. К кратковременным относится, например, зависимость подбора кадров от личных качеств нового руководителя. К долговременным – зависимость прибыли организации от величины устойчивого спроса на ее продукцию;

• моральными и аморальными. Моральные связаны с соблюдением норм поведения человека, а аморальные – с обычаями и традициями, так или иначе нарушающими права человека. Из категории «зависимость» вытекает понятие закона.

Закон – это зависимость, которая зафиксирована в законодательных документах (конституции, законодательных актах и т. д.) и является общепризнанной нормой для большой группы людей и организаций, получила признание и поддержку авторитетных ученых.

Между категориями «закон»  и «закономерность» существует взаимозависимость: вновь открытые законы и закономерности служат очередной ступенью познания новых зависимостей и законов.

Развитие и функционирование сложных систем подчиняются ряду закономерностей. К ним можно  отнести: закономерности целостности, интегративности, коммуникативности и иерархичности.

Таким образом, закономерность является частью закона. С позиций  управления закон или закономерность можно представить как связь  целей управления со средствами и  методами их достижения.

Законы имеют механизм действия и механизм использования. Механизм действия представляет собой формирование зависимости выходных параметров от входных; определение допустимой инерционности, запаздывания и порога реагирования. Механизм использования – это набор правил и норм для работника, реализующего механизм действия, с указанием перечня его прав и ответственности.

Выявление законов и закономерностей  развития организационных систем может  идти за счет как анализа большого количества конкретных систем, так  и переноса закономерностей, известных  в других областях развития на базе принципа универсальности развития сложных систем.

Чаще всего специалисты  выделяют две категории законов: законы природы, в том числе природы  человеческого общества, и законы, сформулированные людьми. Законы природы  объективны, непротиворечивы и нерушимы. А законы, сформулированные людьми, переменчивы, непоследовательны и  противоречивы.

Поэтому принято считать, что законы организации – это  объективные законы, а законы для  организаций – законы субъективные.

Частные (специфические) законы изучаются отдельными естественными  науками (физикой, химией, биологией  и др.) или науками об обществе (историей, социологией, экономикой и  др.).

Кроме писаных законов, определяющих жизнь в обществе, существуют сотни  неписаных, неформальных законов, представляющих собой нормы поведения, традиции и привычки.

Применительно к организации  закон – это «необходимая, существенная и устойчивая связь между элементами внутренней и внешней среды, обусловливающая  их упорядоченное изменение».

Законы организации состоят  из общего и особенного. Общая часть  имеет механизм действия независимо от географического положения, сферы  деятельности организации. Особенное  – это часть закона, не меняющая его сути и отражающая особенности  организаций как социальной системы.

Законы организации позволяют  адекватно оценивать происходящие события и анализировать опыт [1,с 29-30].

1.2 Законы организации

  Законы организации имеют в своем составе общее и особенное. Общая часть закона имеет механизм действия независимо от географического расположения, страны, сферы деятельности организации, а особенное – это та  часть закона, которая не меняет его сути и отражает особенности организации как социальной системы. (Например, общий уровень культуры и профессиональной подготовки).

Законы  играют решающую роль в теории организации, в том числе образуют теоретический  фундамент, способствуют переходу от эмпирического  подхода к профессиональному, позволяют  правильно оценить возникающую  ситуацию и анализировать зарубежный опыт.

Законы  организации по важности делятся  на 2 уровня:

• основополагающие (законы синергии, самосохранения, развития)
• менее важные (информативности-упорядоченности, единства синтеза и анализа, композиции и пропорциональности, специфические законы социальной организации).

Закон синергии.

Любая организация  характеризуется следующими элементами: производительность, заинтересованность, научный потенциал, отношение к  внешней среде, микроклимат в  коллективе, кадровый потенциал, технический  потенциал, перспективы развития, имидж. Они определяют потенциал организации, ее способность к деятельности. Процесс  существенного усиления или ослабления потенциала материальной системы называется синергией.

Закон: Для  любой организации существует такой  набор элементов, при котором  ее потенциал всегда будет либо существенно  больше простой суммы потенциалов  входящих в нее элементов (людей, компьютеров), либо существенно меньше.

Задача руководителя заключается  в том, чтобы найти такой набор  элементов, при котором синергия носила бы созидательный характер.

Закон самосохранения.

Теоретической основой для  анализа общего состояния организации  является закон самосохранения.

Закон: каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для этого весь свой потенциал (ресурс).

В аналитическом  виде данный закон имеет следующий  вид:

Σ Ri > Σ (V1i + V2i), где

Ri   - потенциал (ресурс) организации в области i (экономика, политика, финансы и так далее), способствующий ее развитию.

V1i – ресурс внешнего разрушительного воздействия.

V2i – ресурс внутреннего воздействия, стремящегося ликвидировать организацию или нанести ей ощутимый вред.

Таким  образом, общая  сумма созидательных ресурсов организации  должна быть больше суммы внешних  и внутренних  разрушительных ресурсов.

Левая часть в формуле  называется  “энергией удержания”, а правая – “энергией ликвидации”. Энергия удержания должна быть больше, чем энергия ликвидации.

Для анализа положения  организации очень важен показатель «уровень самосохранения» (УР). Он вычисляется  по формуле: разность ресурсов удержания  и ликвидации поделить на суммарный  объем ресурсов удержания.

УР= (У-Л / У) * 100%.

Закон развития.

Развитие – это необратимое, направленное, закономерное изменение  материи и сознания. Две формы  развития – эволюционное (постепенные  количественные и качественные изменения, изменение сознания сочетается с  изменением материи) и революционное (скачкообразный неосознанный переход  от одного состояния материи к  другому, либо скачкообразным изменением сознания без соответствующего изменения  базиса). Выделяют также прогрессивное  и регрессивное развитие.

Развитие организаций  обусловлено следующими факторами:

-  изменение внешней  среды (экономика, политика, этика,  культура и др.).

-  изменение внутренней  среды (перемещения работников, переход  на новые технологии и др.).

- потребности и интересы  человека и общества (потребность  в самовыражении человека, потребность  в прибавочном продукте общества  и др.).

-  старение и износ  материальных элементов (оборудования, человека, технологии).

-  изменение экологии.

-  технический прогресс.

-  глобальное состояние  мировой цивилизации.

Закон развития: каждая материал система стремиться достичь наибольшего  суммарного потенциала при прохождении  всех этапов жизненного цикла.

Закон единства анализа и  синтеза.

Суть анализа  - в разделении целого на части, в представлении  сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза – в соединении простых  составляющих объекта в единое целое. Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут  существовать друг без друга, поэтому, говоря об единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем их неразрывность  и взаимодействие в процессе любой  мыслительной деятельности.

Закон: каждая материал система (живой организм, социальная организация  и др.) стремится настроится на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения  своей структуры или функций.

Закон композиции и пропорциональности.

В окружающем нас мире все  приспособлено для совместного  сосуществования. Все лишнее, избыточное постепенно уходит, а недостаточное  постепенно развивается, достигая некоторого временного равновесия – гармонии. Гармония – это естественный эволюционный процесс, происходящий на всех уровнях  мировой цивилизации: государств, отраслей, организаций, семьи и даже одного человека. Гармония предполагает наличие совокупности элементов, процессов и их соотносительности (пропорциональности).

Закон: каждая материальная система стремится сохранить  в своей структуре все необходимые  элементы (композицию), находящиеся  в заданной соотносительности или  в заданном подчинении (пропорции).

Этот закон рассматривается  на уровне организации и на уровне внешней среды, в которой организация  является одним из элементов.

Реализация закона в организации  требует обязательного использования  набора принципов.

- Принцип планирования: Каждая  организация должна иметь обоснованный  план деятельности и развития.

- Принцип координации:  Каждая организация должна следить  за стратегическими, тактическими  и оперативными изменениями и  вносить соответствующие коррективы  в механизм выполнения.

- Принцип полноты: каждая  организация должна выполнять  весь набор функций производства  и управления на своем участке  деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных  организаций.

Практика использования  закона   состоит в обоснованном выборе необходимых элементов организации  и обеспечение требуемой их пропорции [2,с 87].

1.3.Закон информативности–упорядоченности

Формулировка закона информированности-упорядоченности. «Каждая система (социальная или биологическая) стремится получить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения)».

Для успешной реализации закона руководители должны:

·  формировать для конкретного задания оптимальный набор требуемых характеристик информации;

·  находить или создавать свои источники с требуемыми характеристиками информации;

·  повышать квалификацию своих сотрудников;

·  внедрять передовые информационные технологии.

Все коммуникации в организации  основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные – это  сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и  назначения. Управленческая информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь  рассматривается как часть данных.

Следовательно, любой организации  существует информационная среда управления, которая включает:

·  собственно информацию;

·  средства технического обеспечения — компьютеры, телефоны, факсы;

·  применяемую технологию;

·  организацию документооборота;

·  персонал, занятый управлением информационной средой.

Главным элементом информационной среды управления является информация, а основной целью — обеспечение  работников организации необходимой  информацией в нужное время. При  этом необходимо отделить ценную информацию от пустой, чтобы проанализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.

Для того чтобы, информация оказала реальную пользу организации, она должна быть упорядочена:

·  по содержанию: экономическая, производственная, правовая и т.д.

·  по назначению: для одной цели, для нескольких целей, для одного человека, для нескольких людей и т.д.

·  по характеру закрепления информации: фиксируемая, не фиксируемая, на бумажных носителях, на электронных носителях;

·  по времени: оперативная, текущая.

Грамотное управление информационной средой включает управление слухами, иначе  повышается риск появления дезинформации, угрожающей целостности организации  как системы. Организация должна стремиться к воспитанию у работников лояльности, а также, по возможности, информировать работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего  вещания, информационных бюллетенях и  т.д. Можно последовать примеру  японских компаний, в которых существует должность информатора по бытовым  и общефирменным вопросам. Любой  работник может получить у информатора  ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье  руководителя компании и т.п.

Выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость .[5, с191]. Объем информации рассматривается с двух сторон: как объем символьной и воспринимаемой информации.

Объем символьной информации — это количество букв, знаков или символов; он обычно выражается в символах или байтах.

Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от таких факторов как символьный объем, форма представления (текст, графика, формулы, звук), временной интервал на обработку и сложность информации, текущее состояние объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта).

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

·  информационная избыточность — повышает качество решения, но увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Может применяться для принятия важных решений;

·  субминимальный уровень является индивидуальным для конкретного человека и отражает тот объем информации, при котором данный человек еще может принять обоснованное решение;

·  недостаток информации (информационный голод) препятствует принятию правильного решения и увеличивает вероятность провала для организации.

Достоверность информации — это отношение реальных сведений к общему объему информации в процентах. Достоверность также имеет три уровня: абсолютный (100%); доверительный (более 80%); негативный (менее 80%).

Достоверность зависит от следующих факторов:

·  организация документооборота. Чем меньше людей в нем участвуют, тем выше будет достоверность информации;

·  время прохождения информации. Достоверная, но поздно поступившая информация может стать ложной (курсы акций на бирже).

Достоверность можно повысить путем обработки большего объема информации с применением эффективных  методик или алгоритмов (обрабатывая  информацию с доверительным и  даже с негативным уровнем достоверности).

Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость, и выражается в снижении затрат на принятие правильного решения. Ценность информации может быть рассмотрена на четырех уровнях:

·  нулевой — информация, которая повторяет уже известные характеристики объекта управления или представляет ненужные для принятия решения характеристики;

·  средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%) — ее создают специалисты, работающие добросовестно, но без особого интереса;

·  высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) — имитационные модели, дающие руководителю возможность оценить последствия при различных вариантах решения;

·  сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) - связана с маркетинговыми исследованиями и инновациями; может иметь криминальный источник.

Насыщенность информации - соотношение полезной и пустой (фоновой) информации. Фоновая информация позволяет лучше воспринимать полезную (профессиональную) информацию, так как улучшает настроение, поднимает эмоциональный уровень, заранее настраивает на нужный лад. Без фоновой полезная информация звучит или выглядит «сухо» и воспринимается с трудом, но не стоит использовать слишком большой объем фоновой информации иначе полезная информация будет частично или полностью пропущена. В связи с общим увеличением объемов поступающей отовсюду информации организации стремятся к повышению насыщенности информации. Насыщенность имеет следующие уровни: высокий (80-100%); нормативный (50—80%); низкий (менее 50%).

Открытость информации — возможность предоставления ее различным контингентам людей. В зависимости от открытости выделяются три вида информации:

·  секретная информация (государственная тайна) связана с интересами всего общества и государства, поэтому имеет наибольшие ограничения на использование (информация об организации обороны страны). Такая информация может быть особой важности, совершенно секретной, секретной и т.п.;

·  конфиденциальная информация (для служебного пользования) может отражать интересы общества или группы людей. Ее использование также ограничено. Как правило, конфиденциальная информация является высокоценной (повышение эффективности в несколько раз) или содержит сведения о потенциале организации (методы изучения рынка, список деловых партнеров, метод ценообразования, способ производства);

·  публичная (открытая) информация также отражает интересы общества и людей, но в отличие от остальных видов ее использование не ограничено.

Уровни развития составляющих информационной среды управления должны взаимно соответствовать. При большом  несогласовании составляющих информационной среды управления друг другу информационный процесс становится неэффективным (эффект отрицательной синергии).

Основная задача информационной среды управления - доведение до конкретного работника нужной информации в нужное время.

Обобщающим показателем  конечной информации как ресурса  является эффективность ее использования.

Каждый уровень характеристики информации имеет стоимостный эквивалент, поэтому расчет эффективности может  производиться сравнением вариантов  используемых уровней характеристик  информации.

Информатизация управления вносит коррективы в существующие формы  управленческого труда и расширяет  их состав. Она способствует усилению позитивного действия законов и  принципов управления, в первую очередь  законов, свойственных управлению в  целом. К таким законам относятся: закон единства систем управления, закон соотносительности управляющей  и управляемой систем, закон пропорциональности производства и управления, закон  экономии времени, закон экономии интеллектуальной энергии, закон перехода от административных к организационным методам управления.

Информационная среда, ввиду  ее важности, является объектом управления, наряду с персоналом, финансами и  т п.

Для того чтобы принимаемое  руководителем решение было в  полной мере обоснованным, используемая для этого информация должна быть высокой или средней ценности, абсолютно достоверной, средней  насыщенности и сочетающей элементы открытости и конфиденциальности.

Информационная среда  организации подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Упорядоченность — это гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.п., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) — коэффициентов пропорциональности.  

Три варианта действия закона информированности - упорядоченности

Согласно первому варианту руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности-упорядоченности. Персонал будет стремиться собрать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не думая о ее упорядоченности и объеме. Этот процесс достаточно дорогой, кроме того, организация может получить ложную информацию и принять ее как руководство к действию. Результатом станут убытки.

Результат стихийного действия закона. На этот процесс может уйти много финансовых ресурсов, кроме того, компании могут подбросить ложную информацию, которая, несомненно, будет принята.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают. Наиболее неблагоприятный вариант для руководителя. Работники как и в первом варианте будут стремиться сообщить руководителю как можно больше сведений о конкурентах, рынках сбыта и др. Руководитель должен просмотреть всю информацию и выбрать все самое важное, при этом велика вероятность что-то пропустить. При наступлении неблагоприятных последствий подчиненные будут во всем винить руководителя.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Как и во многих других случаях, результат действия закона при всеобщей информированности будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При такой системе сбора данных и информации явно бесполезная информация и дезинформация, скорее всего, будет отсеяна и не пойдет на более высокие уровни организации. 

Следствие из закона информированности-упорядоченности

Следствие 1. «Достижение  максимальных значений всех характеристик  информации приводит к дезинформации  ».

Существует естественное максимальное стремление человека и  компании приобрести больше информации абсолютно достоверное, сверхвысокой ценности, да и еще секретной. Это  приводит к большим затратам финансовых средств, информационной избыточности, криминальным источникам, к перенасыщению  информации цифрами, таблицами, графиками  и т.д. В результате создаются  проблемы обработки, хранения и оценки полученной информации.