ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ 
 
 

Институт  туризма и развития рынка

Кафедра теории организации и управления 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ

По  дисциплине «Теория  организации»

На  тему: Закон информированности-упорядоченности 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнили:

Студенты  ГТБ2-3

Антипкина Т., Васейкина А., Козлова А. 

Преподаватель: 
Доцент, кэн

Серебрякова Г.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Москва 2011 г.

Содержание 

Введение                                                                                                                   3

Сущность закона. С какими понятиями он связан                                               4

Принципы, вытекающие из закона информированности                                  10

Наличие связи  с другими законами, ее проявление                                           14

Значение закона для науки                                                                                   16

Доказательство  действия закона                                                                          17

Заключение                                                                                                             19

Список использованной литературы                                                                   20

Введение

      Организация внутренних и внешних связей –  важнейшее условие для формирования коллектива работоспособного, успешного и профессионального, с которым компания будет способна достигать поставленных целей. Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация.

      Данная  работа актуальна в настоящее  время, так как любому менеджеру, как профессионалу своего дела, необходимо понимать, каким образом использовать информацию, упорядочивать ее, доносить ее до подчиненных, чтобы эффективно организовать работу в компании, грамотно руководить и мотивировать подчиненных. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

      Цель  данной курсовой работы – дать определение  закона информативности, описать его особенности, сферы применения, раскрыть его сущность, указать на понятия и принципы, с которыми он связан.

     Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

• Изучить сущность и принципы работы закона информированности-упорядоченности, понятия, связанные с данным законом,
• Рассмотреть связь его с другими законами, выявить их взаимодействие и выделить принципы, вытекающие из данного закона,
• Выяснить, как данный закон связан с реальной жизнью и другими науками,
• Привести доказательство, иллюстрирующее работу закона информированности-упорядоченности в жизни.

Сущность  закона. С какими понятиями он связан

     Законы  играют решающую роль в теории организации, в том числе образуют теоретический фундамент, позволяют правильно оценить возникающую ситуацию и анализировать зарубежный опыт.

     Законы  организации по важности делятся  на два уровня:

     - основополагающие,

     - менее важные.

     Закон информированности-упорядоченности относится к законам второго уровня – менее важным. Он может быть сформулирован так: чем большей информацией организация располагает о внутренней и внешней среде, тем большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения) она имеет.

     В виду высокой важности информационной среды, она является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. При этом, информационная система управления подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) — коэффициентов пропорциональности.

     Любой аппарат управления представляет собой  «фабрику информации», поэтому его основной ролью является обработка информации. Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. Это могут быть:

• данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;
• документы, передающие информацию в численной или цифровой форме;
• устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.

     Все коммуникации в организации основаны на получении, распространении, обработке, передаче и хранении данных. Между процессом получения и распространения информации аппарат управления выполняет ряд разнообразных действий. Он может:

     1. преобразовать информацию (например, информацию о продажах в информацию  о полученной выручке и выполненной  работе);

     2. объединять информацию (например, информацию  о продажах с информацией о закупках в целях получения информации о товарно-материальных запасах);

     3. накапливать информацию (например, информацию о продажах для  последующего составления ежемесячных,  квартальных и годовых отчетов  о доходах).

     В любой организации существует информационная среда управления, которая включает:

• собственно саму информацию;
• средства технического обеспечения - компьютеры, телефоны, факсы и др.;
• применяемую технологию;
• организацию документооборота;
• персонал, занятый управлением информационной средой.

     Грамотное управление информационной средой включает управление слухами, иначе повышается риск появления дезинформации, угрожающей целостности организации как системы. Организация должна стремиться к воспитанию у работников лояльности, а также, по возможности, информировать работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т.д. Можно последовать примеру японских компаний, в которых существует должность информатора по бытовым и общефирменным вопросам. Любой работник может получить у информатора ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании и т.п.

     Выделяют  следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

     Объем информации рассматривается с двух сторон: как объем символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации - это количество букв, знаков или символов; он обычно выражается в символах или байтах. Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от таких факторов как символьный объем, форма представления (текст, графика, формулы, звук), временной интервал на обработку и сложность информации, текущее состояние объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта).

     Объем воспринимаемой информации имеет три  уровня:

• информационная избыточность – повышает качество решения, но увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Может применяться для принятия важных решений;
• субминимальный уровень является индивидуальным для конкретного человека и отражает тот объем информации, при котором данный человек еще может принять обоснованное решение;
• недостаток информации (информационный голод) препятствует принятию правильного решения и увеличивает вероятность провала для организации.

     Достоверность информации – это отношение реальных сведений к общему объему информации в процентах. Достоверность также имеет три уровня: абсолютный (100%); доверительный (более 80%); негативный (менее 80%).

     Достоверность зависит от следующих факторов:

• организация документооборота. Чем меньше людей в нем участвуют, тем выше будет достоверность информации;
• время прохождения информации. Достоверная, но поздно поступившая информация может стать ложной (курсы акций на бирже).

     Достоверность можно повысить путем обработки  большего объема информации с применением эффективных методик или алгоритмов (обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем достоверности).

     Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость, и выражается в снижении затрат на принятие правильного решения. Ценность информации может быть рассмотрена на четырех уровнях:

• нулевой – информация, которая повторяет уже известные характеристики объекта управления или представляет ненужные для принятия решения характеристики;
• средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%) – ее создают специалисты, работающие добросовестно, но без особого интереса;
• высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) – имитационные модели, дающие руководителю возможность оценить последствия при различных вариантах решения;
• сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) связан с маркетинговыми исследованиями и инновациями; может иметь криминальный источник.

     Насыщенность  информации – соотношение полезной и пустой (фоновой) информации. Фоновая информация позволяет лучше воспринимать полезную (профессиональную) информацию, так как улучшает настроение, поднимает эмоциональный уровень, заранее настраивает на нужный лад. Без фоновой полезная информация звучит или выглядит «сухо» и воспринимается с трудом, но не стоит использовать слишком большой объем фоновой информации иначе полезная информация будет частично или полностью пропущена. В связи с общим увеличением объемов поступающей отовсюду информации организации стремятся к повышению насыщенности информации.

     Насыщенность имеет следующие уровни: высокий (80-100%); нормативный (50-80%); низкий (менее 50%).

     Открытость информации – возможность предоставления ее различным контингентам людей. В зависимости от открытости выделяются три вида информации:

• секретная информация (государственная тайна) связана с интересами всего общества и государства, поэтому имеет наибольшие ограничения на использование (информация об организации обороны страны). Такая информация может быть особой важности, совершенно секретной, секретной и т.п.;
• конфиденциальная информация (для служебного пользования) может отражать интересы общества или группы людей. Ее использование также ограничено. Как правило, конфиденциальная информация является высокоценной (повышение эффективности в несколько раз) или содержит сведения о потенциале организации (методы изучения рынка, список деловых партнеров, метод ценообразования, способ производства);
• публичная (открытая) информация также отражает интересы общества и людей, но в отличие от остальных видов ее использование не ограничено.

     Для того чтобы принимаемое руководителем решение было в полной мере обоснованным, используемая для этого информация должна быть высокой или средней ценности, абсолютно достоверной, средней насыщенности и сочетающей элементы открытости и конфиденциальности.

     Как правило, аппарат управления использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей важной продукции – решений. Это могут быть решения:

• Местного и оперативного характера, такие, как решения, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен.
• Долгосрочного, стратегического характера – решения, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделий, вхождением в корпорацию и выходом из нее.

Принципы, вытекающие из закона информированности

     Руководство предприятий должно заниматься вопросами  продуктивности «фабрики информации» точно так же, как и подразделений по производству продукции. Для того чтобы продуктивность была максимальной руководитель должен руководствоваться в своей деятельности принципами, вытекающими из закона информированности-упорядоченности. К ним относятся: принцип ценности информации, принцип систематизации информации и принцип информационной безопасности.

     Принцип ценности информации. При производстве информации повышение продуктивности означает увеличение ценности информации на единицу затрат. Применительно к решениям, повышение продуктивности это увеличение ценности решений на единицу затрат (либо относительно затрат на них). Практически это означает большее количество решений, более высокое качество решений, более своевременные решения.

     Для этого закон информированности требует от руководителей:

• создания и развития источников информации,
• организации повышения квалификации своих сотрудников,
• внедрения передовых информационных технологий, в том числе автоматизации рабочих мест.

     Руководитель, используя полную и достоверную информацию, имеет возможность создать первоклассный информационный ресурс своей организации. После того, как информированность работника достигает определённого уровня, она переходит в его компетентность.

     Наличие устойчивого канала поступления информации увеличивает вероятность поступления необходимой для работника информации, при этом снижается неопределенность. Поэтому, руководитель должен создать работникам максимально комфортные условия для получения информации.

     Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации. Принцип систематизации информации подразумевает под собой классификацию всей входящей, исходящей информации, создание баз данных, электронного документооборота в организации, открытый доступ сотрудникам организации к данным базам данных и т.д.

     Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства в организации, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников, а также скорость принятия решений руководством.

     Качественная  систематизация – это порядок  и надёжность, удобство поиска и высокая скорость принятия управленческих решений. Систематизация информации является залогом успешной работы каждой организации.

      Принцип информационной безопасности. У. Черчилль писал: «Кто владеет информацией – тот владеет миром». Это действительно так. Информация – это интеллектуальная собственность, товар, а хорошая информация — это основное условие конкурентной способности организации. Но в отличие от классического товара информация при передаче ее другому лицу остается и у продавца (в виде копий). Поэтому пропажу сразу заметить сложно.

     Компьютеризация, развитие телекоммуникаций предоставляют сегодня широкие возможности для автоматизированного доступа к различным конфиденциальным, персональным и другим важным данным в обществе (его граждан, организаций и т. д.), в том числе и для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.

     Информационная  безопасность предприятия - это защищенность информации, которой располагает предприятие (производит, передает или получает) от несанкционированного доступа, разрушения, модификации, раскрытия и задержек при поступлении. Она включает в себя меры по защите процессов создания данных, их ввода, обработки и вывода. В то же время не стоит забывать о том, что защита информации – это не разовое мероприятие, а непрерывный целенаправленный процесс, предполагающий принятие соответствующих мер на всех этапах жизненного цикла организации.

      Для того чтобы оградить себя от утечки конфиденциальной информации, следует:

• контролировать доступ сотрудников фирмы к закрытой документации и к базам данных, каждый сотрудник независимо от своего служебного положения или степени родства с руководителем фирмы должен владеть только той информацией, которая ему необходима для работы;
• периодически просматривать данные и определять степень их секретности, помня, что любая информация быстро “стареет”;
• хранить папки с секретной информацией в огнестойких сейфах, снабженных кодовыми замками. Не стоит облегчать доступ кому-либо к секретной информации;
• принять меры безопасности в работе с компьютерами, которые бы лишали допуска незаинтересованных сотрудников к секретным файлам без наличия определенного кода;
• принять меры по защите локальных компьютерных сетей от попыток несанкционированного доступа из зоны Интернета, для чего использовать соответствующие программные и аппаратные средства;
• установить на всех компьютерах антивирусное программное обеспечение и регулярно его обновлять;
• оборудовать звуконепроницаемые (экранированные) помещения для обсуждения важных вопросов;
• регулярно обследовать такие помещения, силами приглашенных специалистов, проверяя при помощи специальной аппаратуры наличие в них подслушивающих (сканирующих) устройств;
• никогда не оставлять посетителей одних в офисе и других помещениях фирмы;
• неукоснительно придерживаться правила: секретные документы уничтожаются лично сотрудником, отвечающим за безопасность фирмы;
• установить персональную ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальной информации с четкой градацией мер дисциплинарного и материального воздействия за ее утечку;
• не злоупотреблять наймом временных сотрудников, если они по роду своей работы автоматически получают доступ к конфиденциальной информации.

      Помимо  уставов, различных актов внутри компаний защита информации от несанкционированного доступа и утечки отражена в Конституции, в Гражданском кодексе, в Федеральном Законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006. Так, например, согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации (ст. 139), «лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки».

Наличие связи с другими законами, её проявление

     Законы  организации имеют в своем  составе общее и особенное.

     Общая часть закона имеет механизм действия независимо от географического расположения, страны, сферы деятельности организации, а особенное – это та часть закона, которая не меняет его сути и отражает особенности организации как социальной системы.

     Информатизация  управления вносит коррективы в существующие формы управленческого труда  и расширяет их состав. Она способствует усилению позитивного действия законов и принципов управления, в первую очередь законов, свойственных управлению в целом. К таким законам относятся: законы синергии, самосохранения, развития, информативности-упорядоченности, единства синтеза и анализа, композиции и пропорциональности, специфические законы социальной организации.

     Закон синергии. Задача руководителя заключается в том, чтобы потенциал материальной системы (к нему относятся производительность, микроклимат в коллективе, кадровый потенциал, технический потенциал, имидж) работал с максимальной производительностью, то есть синергия должна носить положительный характер. Для этого собирается информация о внешней среде, о процессах, происходящих внутри самой организации и т.п. Чтобы эта информация работала, она должна быть систематизирована, упорядочена. Без данных условий закон синергии не сможет работать.

     Законы  самосохранения, развития и композиции и  пропорциональности. В данных законах закон информированности также нашел своё место, ведь важно правильно оперировать ситуацией и информацией, чтобы разрабатывать верные стратегии в соответствии с тем или иным положением на рынке, чтобы выжить. Чем большей информацией располагает организация о внутренней внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования.

     Закон единства синтеза  и анализа. Для данного закона информация является основой, так как каждая материальная система (компания, социальная организация и др.) стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Для того чтобы изменять структуру и функции компании, понимать куда двигаться, как оптимизировать производство, повышать его эффективность, необходимо обладать точной информацией об окружающей среде, о внутренних процессах в организации и т.п. 

Значение закона для науки

     Состав, содержание и качество информации, которая доходит до руководителя, играет определяющую роль в обеспечении действенности управления. Информация – важнейший стратегический ресурс бизнеса. Информация является одним из основных факторов развития любой науки, начиная с естественных и точных наук таких, как физика, химия, генетика, биология, теория игр, статистика, реклама, маркетинг, заканчивая такими, как, информатика, программирование и другие.

     В первой категории (естественные и точные науки) информация является источником для выведения определенных законов, принципов развития данных наук. Информация должна быть упорядоченной, систематизированной для того, чтобы она работала, чтобы на основании ее можно было выявить зависимость, систему и в итоге вывести законы.

      Во  второй категории (науки такие, как информатика, программирование, криптография) информация является предметом исследования, на нее направлены все действия. Данные науки направлены на систематизацию информации, на ее упорядочивание и дальнейшие использование и хранение.

      Отсутствие  же необходимой информации порождает неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. Бизнес на определенном этапе развития становится недостаточно управляемым.

Доказательство действия закона

     При несоблюдении закона информированности, то есть в ситуации, когда либо весь коллектив, либо только рядовые сотрудники не обладают полной и достоверной информацией, растет недовольство в коллективе, начинается распространение слухов и т.д. и т.п. В случае крайнего недовольства сотрудников своим руководством и работой в компании, появляется возможность утечки конфиденциальной информации, как, например, в описанной ниже ситуации.

     В отношении гражданки республики Молдова 22-летней Елены Шваги было возбуждено дело по части 3статьи 183 УК РФ (незаконное разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, без  согласия их владельца, лицом, которому она стала известна по работе, совершенное из корыстной заинтересованности).

     Было  установлено, что гражданка Е. Швага  с октября 2006 года по июнь 2008 года работала в должности ведущего специалиста  отдела телефонных продаж ООО "Росгосстрах-Столица" и имела доступ к клиентским базам, содержащим составляющие коммерческую тайну сведения о физических лицах-клиентах общества.

     В этот период преступница скопировала клиентскую базу на личный съемный накопитель (флэш-карту), а 6 февраля 2009 года нашла в сети Интернет покупателя, заинтересованного в этой информации, и договорилась о встрече.

     В тот же день она встретилась в одном из кафе столицы с покупателем, в роли которого выступила сотрудница Департамента экономической и информационной безопасности ООО ХК "Росгосстрах", и продала последней информацию о более чем 34 тысячах физических лицах за денежное вознаграждение в размере 50 тыс. руб., после чего была задержана сотрудниками милиции.

     Суд признал подсудимую виновной и назначил ей наказание в виде 1 года лишения свободы с отбыванием наказания в колонии-поселении.

     Еще один случай, подтверждающий работу закона информированности-упорядоченности, случился в крупнейшей розничной сети «Магнит».

     Генеральный директор компании Сергей Галицкий дал распоряжение каждому сотруднику расписать свои должностные обязанности и описать свой рабочий день. Делал он это с целью узнать, чем сотрудники занимаются во время рабочего дня. Практически все подчиненные поняли его распоряжение неправильно и по-разному, по компании начали расползаться слухи, грозящие вылиться в панику.

     Узнав, что руководитель собирается отслеживать  рабочий ход событий, в компании начали появляться слухи о том, что в офисе должны установить новейшую систему слежения, причем камеры будут даже в туалетах.

     На  следующий день гендиректор обнаружил первые предвестники надвигающегося кризиса. На электронной почте он нашел целое эссе на тему «Чем я занимаюсь в компании». Автор как бы между строк философствовал о том, что служба продаж - единственное незатратное подразделение, поэтому все остальные вспомогательные. В лирическом отступлении сотрудник мягко намекал на необходимость повысить оплату всему отделу. Позже в кабинет к руководителю пришла сотрудница, интересовавшаяся, отчего её собираются увольнять. Свои опасения она объяснила тем, что ей было приказано составить свою должностную инструкцию, а последнюю чаще всего делают, чтобы «передать по наследству», а значит, ее увольняют.

     Тогда Галицкий решил сходить к коммерческому директору и послушать его трактовку своего поручения, так как уж он-то должен был адекватно понять распоряжение, поскольку слышал его из первых уст. Его версия оказалась близка к истине, но коллега с чего–то решил, что готовится всеобщая реструктуризация фирмы, ведь до таких вещей как должностные инструкции руки доходят только в подобных случаях. Несколько минут спустя раздался звонок мобильного телефона, на том конце провода был эксперт по продажам. Он интересовался, правда ли, что фирму собираются продавать и в связи с этим спрашивал, надо ли провести инвентаризацию активов.