Закон информированности-упорядоченности сети продуктовых магазинов «Красногорский»,

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное  образовательного учреждение высшего  профессионального образования  «Сочинский государственный университет»

Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования  «Сочинский государственный университет»

в г. Нижний Новгород Нижегородской  области 

Факультет Менеджмента

Кафедра__________________________________

Дисциплина Теория организации

Курсовой проект

ЗАКОН ИНФОРМИРОВАННОСТИ-УПОРЯДОЧЕННОСТИ  И ЗАДАЧИ МЕНЕДЖЕРА ПО ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

Тема курсового проекта 

Нижний Новгород

2013

Содержание

Стр.

Введение………………………………………………………………………….3

ГЛАВА1.Теоретические основы закона информированности-упорядоченности и деятельность менеджера………………………………….4

1.1  Формулировка закона информированности-упорядоченности………....4

1.2 Значение и роль информации  в работе менеджера………………………..10

ГЛАВА 2. Краткая организационно-экономическая характеристика и анализ объекта исследования и его организационной структуры……………………12

2.1 Характеристика объекта  исследования  ООО «Красногорский»……..….12

2.2 Анализ деятельности  организации на примере данной  темы…………….23

ГЛАВА3. Пути совершенствования действия закона на данной организации………………………………………………………………………26

3.1 Параметры успешной  деятельности данной организации………………..26

Заключение……………………………………………………………………….29

Список использованной литературы…………………………………………...30

Введение

Темой данной курсовой работы является закон информированности-упорядоченности  и деятельность менеджера. Сейчас имеется  множество различной информации, ее можно получать из различных источников (телевидение, средства массовой информации, интернет и т. д.). Но не всю информацию можно применить в той или  иной профессиональной деятельности, перед этим необходимо подобрать  то, что нужно для данной организации; при этом необходимо сэкономить ресурсы, бюджет и время данной фирмы, руководителя и подчиненных. Поэтому в этой теме расписаны.

 Актуальность темы рассмотрение информации в управлении организации, эффективности информации и особенности закона информационной упорядоченности. Цель данной работы рассмотрение особенности закона информационности и упорядочности на примере организации. Задача изучить значение и роль информации в работе менеджера, особенности закона информационности и упорядочности в сфере управления.

Управленческая информация должна, в свою очередь, рационально  собираться и использоваться. Именно вопрос эффективности использования  информации в деятельности организации  и описывается законом информированности-упорядоченности.  
         Исследования показывают, что от 50 до 90 % рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящей в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и пр. И это – жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейшие условие развития любой организации.

Данная курсовая работа будет  анализироваться на сети продуктовых  магазинов «Красногорский», как  одной из самых динамично развивающихся  торговых сетей.

ГЛАВА 1. Теоретические основы закона информированности-упорядоченности и деятельность менеджера.

1.1 Формулировка закона  информированности-упорядоченности

«Каждая система (социальная или биологическая) стремится получить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого  функционирования (самосохранения)».

Для успешной реализации закона руководители должны:

- формировать для конкретного  задания оптимальный набор требуемых  характеристик информации;

- находить или создавать  свои источники с требуемыми  характеристиками информации;

- повышать квалификацию  своих сотрудников;

- внедрять передовые информационные  технологии.

Все коммуникации в организации  основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные – это  сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и  назначения. Управленческая информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь  рассматривается как часть данных.[1, C.74]

Следовательно, любой организации  существует информационная среда управления, которая включает:

- собственно информацию;

- средства технического  обеспечения — компьютеры, телефоны, факсы;

- применяемую технологию;

- организацию документооборота;

- персонал, занятый управлением  информационной средой.

Главным элементом информационной среды управления является информация, а основной целью — обеспечение  работников организации необходимой  информацией в нужное время. При  этом необходимо отделить ценную информацию от пустой, чтобы проанализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.[1, C.94]

Для того чтобы, информация оказала реальную пользу организации, она должна быть упорядочена:

- по содержанию: экономическая,  производственная, правовая и т.д.

- по назначению: для одной  цели, для нескольких целей, для  одного человека, для нескольких  людей и т.д.

- по характеру закрепления  информации: фиксируемая, не фиксируемая,  на бумажных носителях, на электронных  носителях;

- по времени: оперативная,  текущая.

Грамотное управление информационной средой включает управление слухами, иначе  повышается риск появления дезинформации, угрожающей целостности организации  как системы. Организация должна стремиться к воспитанию у работников лояльности, а также, по возможности, информировать работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего  вещания, информационных бюллетенях и  т.д. Можно последовать примеру  японских компаний, в которых существует должность информатора по бытовым  и общефирменным вопросам. Любой  работник может получить у информатора  ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье  руководителя компании и т.п.

Выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость .[5, с191]

Объем информации рассматривается  с двух сторон: как объем символьной и воспринимаемой информации.

Объем символьной информации — это количество букв, знаков или  символов; он обычно выражается в символах или байтах.

Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от таких факторов как  символьный объем, форма представления (текст, графика, формулы, звук), временной  интервал на обработку и сложность  информации, текущее состояние объекта  управления (актуальность, изменение  состояния объекта).

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

- информационная избыточность  — повышает качество решения,  но увеличивает время на принятие  решения и повышает стоимость  информации. Может применяться для  принятия важных решений;

- субминимальный уровень  является индивидуальным для  конкретного человека и отражает  тот объем информации, при котором  данный человек еще может принять  обоснованное решение;

- недостаток информации (информационный голод) препятствует  принятию правильного решения  и увеличивает вероятность провала  для организации. 

Достоверность информации —  это отношение реальных сведений к общему объему информации в процентах. Достоверность также имеет три  уровня: абсолютный (100%); доверительный (более 80%); негативный (менее 80%).[2, C.130]

Достоверность зависит от следующих факторов:

- организация документооборота. Чем меньше людей в нем участвуют,  тем выше будет достоверность  информации;

- время прохождения информации. Достоверная, но поздно поступившая  информация может стать ложной (курсы акций на бирже).

Достоверность можно повысить путем обработки большего объема информации с применением эффективных  методик или алгоритмов (обрабатывая  информацию с доверительным и  даже с негативным уровнем достоверности).

Ценность характеризует  информацию как товар, имеющий потребительскую  стоимость, и выражается в снижении затрат на принятие правильного решения. Ценность информации может быть рассмотрена  на четырех уровнях:

- нулевой — информация, которая повторяет уже известные  характеристики объекта управления  или представляет ненужные для  принятия решения характеристики;

- средний (сокращение  уровня затрат или повышение  прибыли более чем на 10%) — ее  создают специалисты, работающие  добросовестно, но без особого  интереса;

- высокий (сокращение  уровня затрат более чем в  2 раза) — имитационные модели, дающие  руководителю возможность оценить  последствия при различных вариантах  решения;

- сверхвысокий (сокращение  уровня затрат более чем в  10 раз) - связана с маркетинговыми  исследованиями и инновациями;  может иметь криминальный источник.[8, C.147]

Насыщенность информации - соотношение полезной и пустой (фоновой) информации. Фоновая информация позволяет лучше воспринимать полезную (профессиональную) информацию, так  как улучшает настроение, поднимает  эмоциональный уровень, заранее  настраивает на нужный лад. Без фоновой  полезная информация звучит или выглядит «сухо» и воспринимается с трудом, но не стоит использовать слишком  большой объем фоновой информации иначе полезная информация будет  частично или полностью пропущена. В связи с общим увеличением  объемов поступающей отовсюду информации организации стремятся к повышению  насыщенности информации. Насыщенность имеет следующие уровни: высокий (80-100%); нормативный (50—80%); низкий (менее 50%).

Открытость информации —  возможность предоставления ее различным  контингентам людей. В зависимости  от открытости выделяются три вида информации:

- секретная информация (государственная  тайна) связана с интересами  всего общества и государства,  благодаря этому имеет наибольшие  ограничения на использование  (информация об организации обороны  страны). Такая информация может  быть особой важности, совершенно  секретной, секретной и т.п.;

- конфиденциальная информация (для служебного пользования)  может отражать интересы общества  или группы людей. Ее использование  также ограничено. Как правило,  конфиденциальная информация является  высокоценной (повышение эффективности  в несколько раз) или содержит  сведения о потенциале организации  (методы изучения рынка, список  деловых партнеров, метод ценообразования,  способ производства);

- публичная (открытая) информация  также отражает интересы общества  и людей, но в отличие от  остальных видов ее использование  не ограничено.

Уровни развития составляющих информационной среды управления должны взаимно соответствовать. При большом  несогласовании составляющих информационной среды управления друг другу информационный процесс становится неэффективным (эффект отрицательной синергии).

Основная задача информационной среды управления - доведение до конкретного работника нужной информации в нужное время.

Обобщающим показателем  конечной информации как ресурса  является эффективность ее использования.

Каждый уровень характеристики информации имеет стоимостный эквивалент, благодаря этому расчет эффективности  может производиться сравнением вариантов используемых уровней  характеристик информации.

Информатизация управления вносит коррективы в существующие формы  управленческого труда и расширяет  их состав. Она способствует усилению позитивного действия законов и  принципов управления, в первую очередь  законов, свойственных управлению в  целом. К таким законам относятся: закон единства систем управления, закон соотносительности управляющей  и управляемой систем, закон пропорциональности производства и управления, закон  экономии времени, закон экономии интеллектуальной энергии, закон перехода от административных к организационным методам управления.

Информационная среда, ввиду  ее важности, является объектом управления, наряду с персоналом, финансами и  т п.[8, C.173]

Для того чтобы принимаемое  руководителем решение было в  полной мере обоснованным, используемая для этого информация должна быть высокой или средней ценности, абсолютно достоверной, средней  насыщенности и сочетающей элементы открытости и конфиденциальности.

Информационная среда  организации подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Упорядоченность — это гармоничное  развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.п., а также наличие  между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) — коэффициентов  пропорциональности.

1.2 Значение и роль информации  в работе менеджера

В процессе деятельности менеджера, а также любого учреждения возникают  документы, отражающие эту деятельность, показывающие информационные связи  человека и организации. «Материальный  объект с информацией, закрепленным созданным человеком способом для  ее передачи во времени и пространстве»  – так определяет документ ГОСТ 16487–83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Документы  используются во всех областях человеческой деятельности, отражают факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.[3, C.67]

Под информационным обеспечением системы управления понимается совокупность информации, необходимой и достаточной  для принятия решений, с методами и средствами ее организации.

Назначение информационного  обеспечения состоит в своевременном  и полном обслуживании управленческого  персонала и технических средств  системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения (организационного, технического, программного, математического, лингвистического и др.).

Информационное обеспечение  состоит в решении следующих  основных задач:

1.  Организация домашинной  и послемашинной фаз преобразования  информации: стадий получения, регистрации,  передачи информации и выдачи  результатов обработки потребителям.

2.  Организация банков  данных: создание и введение системы  массивов информации, организация  процессов ее хранения и поиска.

3.  Организация процессов  решения функциональных задач  на ЭВМ: машинная постановка  и алгоритмизация конкретных  функциональных задач управления  на основе использование программного  обеспечения; разработка технологических  процессов, инструкций и осуществление  машинного решения.

4.  Исследование эффективности  информационного обеспечения.

Информация, циркулирующая  в любой социально социально-экономической  системе, представляет информационную систему ( информационную среду), характеризующуюся  потоками, многочисленными обменами и преобразованиями, взаимосвязями.

Руководители и специалисты  организации используют в работе внутреннюю и внешнюю информацию, научно-техническую, экономическую  информацию об управлении.[4, C.187]

Информация, содержащаяся в  документах, необходима для стабильности в деятельности любой организации. Каждый руководитель работает с информацией, она является объектом труда руководителя, результатом его труда, на ее основе принимаются соответствующие управленческие решения.

ГЛАВА2. Краткая  организационно-экономическая характеристика и анализ объекта исследования и  его организационной структуры.

2.1 Характеристика  объекта исследования ООО «Красногорский»

На данном предприятии, по организационно-правовой форме относится  к «Хозяйственным товариществам  и обществам». Общество с ограниченной ответственностью (ООО) – учрежденное несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

Директором  сети магазинов«Красногорский»  в настоящее время является Гузаиров Р.Р., также имеются заместители.

В магазине организационное  управление составляют:

Заведующая,

Заместитель заведующей,

Товаровед,

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих  специфические конкретные задания  и добивающихся конкретных специфических  целей. Такие подразделения часто  называются отделами или службами, но существуют также и многочисленные другие названия. Некоторые корпорации имеют специальные подразделения  для каждой основной функции организации - отделы маркетинга, закупок, недвижимой собственности и т.д. Эти подразделения  имеют свои собственные, более мелкие, более конкретные подразделения. “МакДоналдс”, например, являясь такой крупной  и широко разветвленной компанией, формирует подразделения, как по географическому принципу, так и  по отдельным видам деятельности.

Отдел недвижимой собственности  разделяется на подотделы - выбора размещения новых мест предприятий, управления имеющейся собственностью, а в  каждом из этих подотделов имеются  группы по географическим зонам, такие  как группа Восточного побережья, группа Калифорнии, группа Западной Европы, группа Восточной Европы и т.д.

Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения  представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно координируется и направляется для достижения общей  цели. Таким образом, по сути своей, большие и сложные организации  состоят из нескольких специально созданных  для конкретных целей взаимосвязанных  организаций и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно.

Вертикальное разделение труда.

Поскольку работа в организации  разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной.

Например пример с лодкой, если кто-то из матросов не возьмет  на себя обязанности капитана, и  не позаботится, чтобы движения руля были согласованы с маневрами  парусов, чтобы судно держалось  курса, группа плывущая на судне, вероятно, никогда не доберется до порта  назначения: она, скорее всего, окажется там, куда занесут ее ветер и течение (т.е. внешняя среда).

Итак, в организации существуют две внутренние органичные формы  разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда.

Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по координированию  действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей  и составляет сущность управления.

Необходимость управления.

Для того чтобы организация  смогла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы  посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью  для организации. Однако в малых  организациях часто не имеется четко  выделенной группы управляющих.

Например, в небольшом  магазине, управляемом двумя партнерами, один из них может принимать решения, касающиеся закупок, выполняя тем самым  управленческую функцию в течение  одной недели, а второй - в течение  другой. Оба они координируют рабочие  графики своих немногочисленных подчиненных, чтобы обеспечить работу магазина в установленные часы работы. Но оба партнера выполняют и неуправленческие функции, обслуживая покупателей и  раскладывая товары на полках. Ни один из партнеров не считает другого  хозяином или управляющим.

Но, хотя управленческие функции  и не выделены четко, основная функция - координирование - выполняется.

Даже в крупных организациях большинство руководителей выполняет  часто работу, не связанную с координированием работы других. Руководители высшего  звена, в компании, сами иногда звонят клиентам или выходят в торговый зал, для того, чтобы сохранить  связь с клиентами, ощутить их потребности. Однако, во всех организациях, за исключением самых маленьких, управление занимает так много времени, что становится все труднее осуществлять его мимоходом.

По мере разрастания организации  людям сложнее ориентироваться, от кого они должны непосредственно  принимать указания. На этом уровне, для того чтобы организация могла  действовать успешно, работа по управлению должна быть четко отделена от неуправленческой работы, т.е. организации должны назначать  руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности. Фактически, суперкрупные организации  современного общества стали возможны только тогда, когда стала четко  ощущаться необходимость отделения  управления от коммерческой или технической  деятельности.

Управление предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры. Структура  предприятия и его подразделений  определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной  структуры управления, необходимо обеспечить эффективное распределение функций  управления по подразделениям. При  этом важно выполнение следующих  условий:

-решение одних и также  вопросов не должно находится  в ведение разных подразделений;

-все функции управления  должны входить в обязанности  управляющих подразделений;

-на данное подразделение  не должно возлагаться решение  вопросов, которые эффективнее решать  в другом.

Структура управления может  изменяться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления.

Между отдельными подразделениями  могут быть вертикальные и горизонтальные связи.

ВЕРТИКАЛЬНЫЕ СВЯЗИ - это связи руководства и подчинения, например связь между директором предприятия и начальником цеха.

ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ СВЯЗИ - это связи коопераций равноправных элементов, например связи между начальниками цехов.

До сих пор мы рассматривали  организацию с функциональной точки  зрения. Однако анализ взаимоотношений  между различными должностями и  постами показывает, что существует целый ряд типов организационных  структур, среди которых построение по принципу отделов (подразделений) является наиболее простым. Сейчас же к вопросу  об организации мы подойдем с точки  зрения распределения полномочий, производственных обязанностей.

В основу структуры управления положена определенная система. Известны три основные системы управления производством:

• линейная;
• функциональная;
• смешанная.

ЛИНЕЙНАЯ - представляет собой схему непосредственного подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. Это система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ - система представляет собой схему подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако подчиненные подразделения не всегда знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять. В чистом виде эта система используется очень редко.

Наиболее распространена СМЕШАННАЯ система, в которой сочетается линейная и функциональная системы. В этом случае решения, подготовленные функциональными подразделениями рассматриваются и утверждаются линейным руководителем, который передает их подчиненным подразделениям.

При очень большом объеме разнообразных вопросов такая схема  чрезвычайно усложняет работу линейного  руководителя. Для ее упрощения по определенным вопросам функциональные подразделения могут непосредственно  руководить нижестоящими подразделениями. Рациональная структура управления определяется типом предприятия, его  масштабом и характеристиками. На предприятиях могут быть использованы безцеховая, цеховая, корпусная или  смешанная структуры управления.