Зарубежный опыт организации архивного дела

                 Федеральное агентство по образованию (Рособразование)

Южно  – Сахалинский  промышленно –  экономический техникум 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

По  дисциплине « Архивоведение» 

          тема:   « Зарубежный опыт организации архивного дела»__                                           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

г. Южно – Сахалинск

2006г. 
 

План: 
 
 
 

Введение.

          I. Архивы за рубежом.

1. Федеральные центры США.

2. История современный опыт.

         II.   Американский архивный журнал ‘‘The Record’’

         III. Сотрудничество Новогородских и советских архивов.

         IV.  Международные конференции оринтов.

          V.   Сотрудничество Российских и Югославских архивов.

         VI.   Основные проблемы архивоведения в Украине.

        Заключение. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение. 

     Архивы – самостоятельные учреждения или отделы в учреждениях, организациях, на предприятиях, хранящие документ, материалы а также совокупность документов образовавшихся в результате деятельности учреждений, обществ и отдельных лиц.

   Археологические раскопки обнаружили  существование архива в государствах  Древнего мира. Самым крупным  архивом раннего средневековья в Западной Европе был архив римских пап ( Ватиканский ), возникший около 4 века, (этот архив и поныне один из ценнейших по истории средневековья Европы). В средние века существовали архивы феодальных княжеств, отдельных монастырей, вотчин, городские архивы. С процессом государственной централизации постепенно возросло значение королевских архивов, которые становились главными архивами государства. Однако к концу средневековья, несмотря на элементы централизации, в каждой стране существовало множество не связанных между собой архивов.

   Изучение зарубежного законодательства, особенно тех стран, чей исторический путь развития наиболее близок нашей стране, позволяет не только глубже понять причинно-следственные связи отдельных процессов в архивном деле, но и избежать возможных просчетов при совершенствовании отечественного архивного законодательства.  
 

I. Архивы за рубежом

Федеральные центры документации США.

История, современный опыт.  

   Одним из важнейших направлений  развития архивного делопроизводства  в США, в послевоенный период  является постановление и обеспечение  эффективного архивного контроля в области управления документацией. Это существенно отличает США, как от их собственного предшествующего опыта, так и от временной европейской практики. Американская позиция в этом вопросе оспаривается частью европейских архивистов, некоторыми нашими специалистами в теоретических дискуссиях о приоритетах «административных» или «научных» функций архивов. Между тем, как то упускается из виду, что одним из ключевых звеньев такого контроля в США стало осуществление определенной, весьма рациональной государственной программы в отношении документов, вышедших из текущего активного оборота, в делопроизводственных учреждениях, до их передачи на постоянное государственное хранение или уничтожение. Обязательными условиями такой программы на всех уровнях государственного управления являются соответствующее законодательное обеспечение и определенная система организационных мер.

   Федеральным правительством США  создана и успешно действует  альтернативная с переменным  составом документов и практически вытеснившая их система так называемых федеральных центров документации – хранилищ, организационно входящих в структуру правительственного архивного и документационного органа – Администрации Национальных архивов и документации (NARA).

   В американской истории проблема федеральных центров документации, их роль и значение как одного из ведущих направлений NARA изучены достаточно всесторонне. В отечественных исследованиях архивного дела в США эти центры как государственные архивы до сих пор не являлись предметом самостоятельного рассмотрения, однако некоторое представление о них можно получить из опубликованных работ. Автор данной статьи также не впервые обращается к изучению федеральных центров документации. И все же собранный и проанализированный им к настоящему времени материал, опыт личного знакомства с устройством и работой такого центра в Сан-Франциско позволяют сделать вывод о явной недостаточности освещения этой проблемы в нашей литературе, неясности всей ее специфики и отдельных нюансов. Между тем такое освещение представляется отношение документов вышедших из текущего активного оборота в делопроизводственных учреждениях, до их передачи на постоянное государственное хранение или уничтожение. Обязательными условиями такой программы на всех уровнях государственного управления являются соответствующие законодательное обеспечение и определенная система организационных мер.

   Федеральным правительством США  создана и успешно действует  альтернативная ведомственным архивом с переменным составом документов и практически вытеснившая их система так называемых федеральных центров документации – хранилищ, организационно входящих в структуру правительственного архивного и документационного органа – Администрации Национальных архивов и документации (NARA).

   В американской истории проблема федеральных центров документации, их роль и значение как одного из ведущих направлений NARA изучены достаточно всесторонне. В отечественных исследованиях архивного дела в США эти центры как государственные архивы до сих пор не являлись предметом самостоятельного рассмотрения, однако некоторое представление о них можно получить из опубликованных работ. Автор данной статьи также не впервые обращается к изучению федеральных центров документации. И все же собранный и проанализированный им к настоящему времени материал, опыт личного знакомства с устройством работой такого центра в Сан – Франциско позволяют сделать вывод о явной недостаточности освещения этой проблемы в нашей литературе, неясности всей ее специфики и отдельных нюансов. Между тем такое освещение представляется сейчас крайне необходимым, как возможный материал для размышления и практического использования при разработке российской концепции промежуточного хранения архивных документов – одно из наиболее слабых звеньев отечественного архивоведения со всеми его ведомственными, межведомственными архивами, издержки которого нам так хорошо известны.

    Конкретный и подробный анализ  истории формирования системы  федеральных центров Документации, их современного состояния и  деятельности поможет, на наш взгляд, прояснить мотивы столь тщательного внимания американских архивистов к данному звену в программе архивного контроля над управлением документацией, выявить аргументы в пользу применяемого ими способа, обозначить конкретные результаты этой политики избавляющей их от принятия время от времени никакого и ни к чему не обязывающих решений типа « О мерах по дальнейшему улучшению …», базирующихся на бесконечной констатации бедственного положения в области ведомственного хранения.

    Подобное положение было хорошо  знакомо и американскими архивами  и к моменту начала реализации  программы федеральных центров  документации, поскольку за предшествующие 150 лет развития американской  государственности ведомственные  архивы продемонстрировали свою полную несостоятельность.

   1940-е годы можно считать первым  этапом в развитии реорганизации. Именно в этот период важнейшие оборонные ведомства – департаменты ВМС и армии при поддержке национального архива стали осуществлять программы сравнительно дешового хранения неактивных или редко использованных документов, путем их концентрации, в штат которых были привлечены профессиональные архивисты.

    К середине 50-х годов федеральное  правительство уже располагало  целой системой из десяти центров,  созданных по региональному принципу для промежуточного хранения архивных документов местных федеральных учреждений: в Нью-Йорке, Александрии, Чикаго, Атланте и др. Штат служащих в 500 человек обеспечивал хранение около 2,5 млн. куб. футов документов, переданных федеральными законодательствами, судебными учреждениями.

   Федеральные центры документации с постоянным сроком хранения, приток которых значительно увеличился после принятия а 1957 году закона, устанавливающего предельный 50-летний срок, на те ведомства, которые могли задерживать архивные материалы, но для хранения которых предполагали теперь избирать центры. Деятельность центров была положительно оценена второй комиссией Гувера, проверявшей федеральный исполнительный аппарат в 1953-1955 г.г. По ее рекомендации в частности, в структуре NARS был образован отдел федеральных центров документации (в составе Управления документацией), на базе которого в 1964 г. создается уже самостоятельное отраслевое Управление федеральных центров документации.

   К середине 60-х годов программа центров набрала полную силу. Все меньшее число правительственных учреждений прибегало к ведомственному способу промежуточного хранения документов. Состав центров положения созданным в 1966 г. Национальным центром документации, предназначенным для региона федерального округа Колумбия, то есть обслуживания центральных федеральных ведомств. Центры не только обеспечивали экономическое промежуточное хранение документов, но и проводили экспертизу, передавали материалы на постоянное хранение или уничтожали макулатуру, осуществляли справочное обслуживание учреждений.

    В 1966 году комитет конгресса,  установил, что за период с  1957 года их деятельность сэкономила  федеральному правительству  250 млн.  долларов. Если в начальный период  создания системы в существовавших множественных ведомственных архивах или центрах документации было накоплено 20 млн. куб. футов документов, то через двадцать лет в федеральных центрах было сконцентрировано 28 млн. куб. футов документов, а ведь ежегодное производство документов аппаратом практически удвоилось. 
 
 
 

II. Американский архивный журнал  « The Record»

В.Н. Гармаш

  В  сентябре 1994 года вышел первый  номер архивного журнала «  The Record », что в переводе означает «Документ», к изданию которого приступил Национальный архив и управление документацией (НАРА) США. В год выхода журнала НАРА отметил свое 60-летие с момента основания (1934). Журнал регулярно ихдается пять раз в год: в январе, марте, мае, сентябре и ноябре.

   Касаясь целей нового издания,  и.о. Архивиста США Т.Х. Петерсон подчеркнула, что архивисты США в настоящее время ищут пути более тесного сотрудничества друг с другом и с обществом, чтобы решить стоящие перед ними задачи – объединить усилия для сохранения документального наследия и подготовки его к использованию.

   В журнале следующие разделы  и рубрики:

   Перспективы развития архивов с точки зрения архивиста или историка.

Здесь помещаются статьи по вопросам теории и практики архивной работы, а также  отношений архива с общественностью, учеными и другими категориями пользователей документов. Обсуждаются проблемы доступа к архивным документам, создания справочных средств, высказываются мнения и роли архивистов, их сотрудничестве с историками в реализации проектов по исторической тематике и др.

   Развитие электронной документации. В разделе публикуются материалы по обеспечению сохранности и доступа к документам на электронных носителях. Приводятся мнения и взгляды фондообразователей, пользователей, управляющих и архивистов.

   ‘‘Он - Лайн’’. В этом разделе можно получить информацию о всех доступных правительственных документах в режиме ‘‘он  - лайн ’’. Публикуются также статьи о том , как и с чего начинать всем, кто хочет иметь быстрый и легкий доступ к таким документам. Ведомства федерального правительства создают, собирают и распространяют огромное количество информации. Для того, чтобы в ней не запутаться и найти именно то, что нужно, в 1994 г. была создана база данных GILS ( Government Information Locator Service). GILS служит как бы   ‘‘виртуальным карточным каталогом’’, призванным помочь пользователю искать требуемую информацию в Интернете, даже если он не знает, какое федеральное ведомство эту информацию создало. Все федеральные ведомства обязаны описывать свои информационные источники с использованием стандартов GILS.

   Новости в области сохранности документов. Освещаются новейшие технологические методы безопасного хранения архивных документов, современные приемы проведения нейтрализации кислотной бумаги, собственная методика НАРА по борьбе со старением документов и др.

   Исследовательский  форум. В этом разделе идет обмен мнениями исследователей документов Национального архива, иллюстрирующими подходы к изучению исторических источников, новые открытия и возможности для дальнейшего сотрудничества.

       Методика преподавания с помощью архивных документов. Рассказывается о различных методах использования архивных документов для обучения учащихся школ и студентов. Воспитания патриотизма и любви к собственной истории. Опубликован ряд статей профессиональных историков и школьных учителей об использовании материалов Национального архива в вышеназванных целях. 

    Президентские библиотеки. Публикуются материалы о фондах и новых изданиях президентских библиотек США, а также новейшая информация о периодически проводимом рассекречивании документов. Тема некоторых статей – библиотеки как архивы и библиотеки как музеи.

   Архивные находки. В этом разделе  архивисты и исследователи обмениваются  своими находками и открытиями  документов.

   Обзор текущих публикаций. Приводятся краткие извлечения (цитаты) из книг и других публикаций авторами, работавшими с документами Национального архива, а также информация о праздновании исторических событий (например, Дня независимости, Дня конституции, Дня национальной истории и др.), юбилеев, организации выставок исторических документов.

   Издания Национальной комиссии США по публикации исторических источников и документов. В разделе публикуются краткие обзоры и отчеты комиссии о готовящихся к выходу в свет и изданных публикациях исторических документов на различных носителях (CD – ROM и др.), статьи о роли новых публикаций для образования и составления учебных программ.

   Новости из регионов. Обсуждается деятельность региональных филиалов и отделений Национального архива.

   На последней странице каждого  номера журнала помещается схема  структуры НАРА. В его составе: 13 региональных отделений (регионы  – Новая Англия, Питтсфилд, Северо  – Восточный с центром в  Нью – Йорке, Среднеатлантический,  Юго – Восточный, Великих Озер, Юго – Западный и др.); 12 президентских библиотек; 16 центров временного хранения документации (до уничтожения документов или передачи в архив на постоянное хранение).

   Законодательные документы Конгресса.  Конгресс США не передает свои материалы в Национальный архив, поэтому раздел в основном освещает работу Центра законодательных документов, хранящего материалы по истории американского законодательного органа и преоставляющего их для изучения публике. Центр обладает коллекцией печатных источников, периодических изданий, монографий, указателей, базой данных для чтения и изучения документов на электронных носителях, а также базой по устной истории (записи интервью с конгрессами).

    Центр уделяет большое внимание  программ по общеобразовательным изданиям исторических документов. Например, огромным успехом пользовался пакет документов   ‘‘Президентское правление Томаса Джефферсона’’, распространенный в государственные и частные высшие школы и колледжи Песильвании, Верджинии, Делавэра, Теннеси, Нью – Джерси и Вашингтона. Пакет документов, содержащий цветные факсимильные издания рукописных обращений президента к школьникам, вызвал оживленный отклик преподавателей и учителей, рассказавших на страницах журнала об его использовании в учебном процессе. Данная работа, подготовленная в основном на средства частного сектора, является первой в серии публикаций архивных сокровищ Центра законодательных документов.

   Несмотря на небольшой объем, журнал, благодаря своим многочисленным разделам и колонкам, информирует читателей обо всех направлениях работы Национального архива. Почти все номера открываются кратким ведением Архивиста США, в котором подчеркиваются главные и приоритетные задачи и темы на текущий момент.

    Большое внимание журнал уделяет  стратегическому плану развития национального архива на ближайшую перспективу (1997 – 2007 г.г.). Одним из основных его разработчиков стал восьмой Архивист США Джон Карлин, бывший до этого губернатором Канзаса.

   В соответствии с планом главная  миссия НАРА – обнспечить доступ к документам для граждан и государственных служащих, президента, Конгресса и суда с тем, чтобы помочь обществу определить свое происхождение, защитить права и собственность, объяснить решения, принятые в прошлом, помочь сформулировать политические принципы в будущем. Для ее успешного выполнения, по мнению Джона Карлина, необходимо прежде всего определить, какие существенные и ценные исторические свидетельства следует сохранять для этой цели, а также открыть доступ для пользователей к документам, где бы они ни находились и когда бы ни потребовалось.

   При составлении стратегического  плана архивисты НАРА учли  широкий круг интересов составленных  частей Национального архива: федеральных  ведомств, региональных отделений  и филиалов архива, региональных центров хранения документации, а также пользователей – генеалогов, историков, архивистов, ученых, управляющих документацией, юристов, преподавателей, служащих правительственных органов власти всех уровней (от государственных до местных), консультантов, библиотекарей и др.

   Согласно стратегическому плану  НАРА должен решить следующие  задачи:

1. Пересмотреть концепцию ‘‘жизненного цикла документов’’ и в связи с этим изменить рабочие процессы в учреждениях: реорганизовать офис, улучшить коммуникации, снизить риск возникновения опасности утраты документов, определить кто, где, когда и за что несет ответственность на всех этапах   ‘‘жизненного цикла документов’’.

 ‘‘Жизненный цикл документов’’ начинается с момента создания (или приема) документа в федеральном ведомстве, суде или другом правительственном учреждении, включает работу с этими документами и последующее его уничтожение в продолжительное хранение. Предстоит протестировать и внедрить в практику новую систему управления Федеральными документами по контролю за   ‘‘ жизненным циклом документов’’ на основе электронных средств. Внедрение автоматизированных систем позволит эффективнее проводить оценку документов, описание и предоставление в пользование.

 2. Перестроить  работу с федеральными ведомствами  с учетом новой концепции

 ‘‘жизненного цикла документов’’. В этой связи НАРА совместно с ведомствами разрабатывает делопроизводственную систему для особо ценных документов, с помощью которой можно определить, насколько хорошо документы отражают основные функции учреждения в целом, а не деятельность его отдельных подразделений.

   НАРА обязан работать с документами  Белого дома в самом начале  прихода к власти новой администрации  и искать пути привлечения  к этой деятельности правительственных  служащих.

3.Консолидировать собственные фонды на своей площади хранения, чтобы защитить и сохранить документы для последующего использования с применением стандартов по обеспечению хранения документов, создания безопасных комфортных условий для служащих. Хотя в век новых компьютерных технологий и коммуникаций близость к документам имеет меньшее значение чем доступ к ним. Архив сможет добиться больших успехов, лишь консолидировав фонды и персонал без уменьшения объемов обслуживания. Объединение всех возможностей НАРА и реорганизация офисных структур описываются в плане стратегически, а не в деталях. Теперь предстоит решить, что с чем объединять и когда, и внедрить это в практику. Перемены от этих действий наступят не сразу, а постепенно, лет через 10 и более. Объем работ после этого уменьшится не только в НАРА, но и во всех его филиалах.

4. Расширить  доступ общественности к документам  федеральных ведомств и их использование, где бы они ни хранились. С этой целью архив создает национальную интегрированную систему распределения информации в режиме ‘‘он – лайн’’ о самом НАРА, его фондах, видах обслуживания и выдает цифровые копии документов, представляющих наибольший интерес для пользователей. Предполагаются продолжение совместной с федеральными ведомствами работы по рассекречиванию документов, организация передвижных выставок документов.

   Таким образом эти пункты стратегического  плана подчеркивают те виды работы, выполнение которых, как надеются архивисты США, приведет к более широкому доступу общественности к ценным документальным свидетельствам прошлого. В плане учтены все коренные обновления и перемены, с помощью которых архив сможет пополнить (или заменить) штат служащих, подготовить на местах новых сотрудников, определить их на соответствующую должность и оценить работу. Объединяя все это с планами по совершенствованию и развитию архивной профессии, НАРА выделяет в первую очередь не подготовку новых архивных кадров, а повышение квалификации и усиление ответственности за выпоняемую работу.

   Большое внимание уделяется современным  проблемам работы с электронными  документами. Ряд статей, опубликованных  в этом разделе, содержат не  только броские, интригующие названия, но являются интересными по существу.

   Кроме журнала  ‘‘The Record’’, Национальный архив издает ежеквартальный журнал

‘‘Пролог’’ и ежемесячный ‘‘Календарь событий’’, рассказывающие о новых архивных публикациях, их содержании, а также о проводимых и планируемых выставках

   Общество американских архивистов  с 1937 года издает свой профессиональный  журнал с 1937 года издает свой  профессиональный журнал  ‘‘Американский архивист’’. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

III. О сотрудничестве Новогородских

и советских архивов.  
 

   С 10 по 14 июня в великом Новгороде находился с визитом генерального директора, национального архива Швеции, руководитель Европейского бюро Международного совета архивов Эрик Норберг. Его приезд был приурочен к празднованию образования города и возвращение ему исторического имени.

   Гость ознакомился с работой  областного государственного архива, посетил выставку «Великий Новгород  в документах XIX – XX в.в. участвовал в переговорах с руководством областной архивной службы.

   Новогородних архивистов интересовал прежде всего «Оккупационный архив Новгорода 1611 – 1617 г.г.» вывезенный в 1617 г. шведским корпусом под командованием Якоба Делагари. В основном это документы различных приказов: приходно – расходные книги Денежного и Судного дворов, кабацкие, банные, таможенные, кабельные и другие, а также документы и акты на отдельных листах – столбцы, (ведомости об оплате, обыскные грамоты и другие) объем архива свыше 500 дел, около 50 000 листов.

   Тексты документов написанные  скорописью, и в Швеции они интересуют главным образом лингвистов. В Новгороде же этому архиву уделяют повышенное внимание историки, для которых йзучение документов в Стокгольме затруднило из-за отсутствия полного каталога архива. Поэтому архивисты и преподаватели Новогородского государственного университета имени Ярослава Мудрого предложили Норбергу создать совместную программу изучения «архива Дели Гарди»: перевод по скорости на современный русский язык, создание каталога, изучение документов историками, археологами, лингвистами. Эту инициативу поддержал археолог и историк РАН, лауреат государственной премии, Почетный гражданин Великого Новгорода В.Л. Янин, историк (специалист по средневековому Новгороду), декан исторического факультета профессор В.Ф. Андреев, посол Швеции в России Стивен Хирдан.

   Кроме того на переговорах  шла речь о возможности передачи  копий карт Новгорода XX-XIX в.в. из фондов Королевского военного архива и копий документов ганзейских связей. Новгородцев из Королевской национальной библиотеки.

   В период Великой Отечественной Войны документы государственного архива Новогородской области серьезно пострадал, уничтожено или вывезено 300 тыс. дел, в том числе значительная часть из дореволюционных фондов. В архивах библиотеках Швеции, Германии, Польши хранятся докумениты по истории Новгорода средних веков. Начиная в 1998 г. переписку с Национальным архивом Швеции, Новогородние архивисты преследовали цель восполнения архивного фонда области этих документов. Одновременно они занимались выявлением документов о связях Новгорода и Швеции. Ими обнаружены сведения о том, что шведы основали в Новогородской губернии промышленного предприятия, ставшие первенцами огнеупорной промышленности и спичечного производства которые существуют и по сей день, а также документы подтверждающие факты пребывания в Новгороде шведских промышленников и Роберта Ноберей отца и брата учредителей международных премий Альфреда Нобеля. Эти находки вызвали интерес Э. Норберта.