Анализ и конструирование организации

Содержание

Введение 3

1. Методы  анализа организации 4

2. Закономерности  конструирования организации 7

3. Проблемы  конструирования организации 14

Заключение 23

Список использованной литературы 25

Введение

В настоящее время для нашей страны актуальны работы по совершенствованию организации и управления предприятиями, отраслями и народным хозяйством в целом. Наряду с традиционными направлениями этой работы все большее значение приобретают современные направления: системный анализ, программное управление, создание автоматизированных систем управления, применение экономико-математических моделей и другие. Одним из направлений повышения эффективности организаций является направление, которое называется “конструирование организаций”. Это направление возникло в результате приложения идей системного анализа к проблеме повышения эффективности организаций и является наиболее комплексным и последовательным подходом к повышению эффективности организаций. Поэтому оно все больше привлекает внимание российских специалистов.

В контрольной работе мы рассмотрим организацию как сложную, открытую систему, цели и методы анализа  и конструирования организации, факторы и элементы проектирования организации, проблемы конструирования. Обозначим значение конструирования организаций для повышения эффективности организаций и проблемы, стоящие на пути.

Цель контрольной работы - изучить особенности анализа и конструирования организации. Достижение указанной цели потребовало постановки и решения следующих задач:

• изучить методы анализа организации;
• рассмотреть закономерности конструирования организации;
• исследовать проблемы конструирования.

Теоретической и методологической основой контрольной работы служат труды отечественных и зарубежных авторов: С. Янг, В.И. Корогодин, Э.А. Соснин, Б.Н. Пойзнер, Никаноров С. П. и др.

Контрольная работа состоит  из введения, 3 параграфов, заключения и списка использованной литературы.

1. Методы анализа организации

На протяжении тысячелетий  люди создавали организационные  системы (ОС), пользуясь интуицией, здравым  смыслом и опытом прошлого. С возникновением письменности практический опыт построения систем стал переноситься на бумагу в виде проектов и передаваться будущему поколению. Для создания организации, имеющей аналоги в прошлом, разработчик анализирует подходящий аналогичный проект и принимает его за основу будущей системы. Если же такого аналога найти не удается, на помощь приходят здравый смысл и интуиция, частично дополняемые известными методами проектирования организационных структур: системный подход, нормативный метод, метод параметрического моделирования, метод функционального моделирования и программно-целевой метод.[1]

Системный подход основан на представлении о системе как о чем-то целостном, обладающем новыми свойствами (качествами) по сравнению со свойствами составляющих ее элементов. Можно выделить следующие этапы в системном подходе:

1.  Постановка   задачи    (проблемы):    определение объекта исследования, постановка целей, задание критериев для изучения объекта и управления им.

2. Очерчивание границ  изучаемой системы и ее (первичная)  структуризация. На этом этапе вся совокупность  объектов   и  процессов разбивается на два класса: изучаемая система и внешняя среда.

3. Составление математической  модели изучаемой системы.

4.   Исследование построенной модели.

5.  Выбор оптимального управления. Выбор оптимального управления как раз и позволяет перевести систему в желаемое (целевое) состояние и тем самым решить проблему.

Системный подход не получил  однозначной практической интерпретации.

В связи с этим развиваются несколько направлений его практической реализации. Наибольшее распространение получили АСУПовское и системотехническое направления, суть которых заключается в совершенствовании существующих систем управления. Для этого проводится их обследование (диагностический анализ), выявляются недостатки и пути устранения последних, формируются мероприятия по совершенствованию систем, разрабатываются проекты АСУ, внедрение которых рассматривается как способ преобразования существующих систем управления. АСУПовское направление официально признано и закреплено в соответствующих руководящих методических материалах.

Вначале значение системного анализа для управления организацией не было осознано. Ранние формы применения “системного анализа” (примерно до 1960 г.) были эпизодическими, обычно вне рамок повседневной деятельности организаций, в интересах которых исследовалась проблема; часто анализ выполнялся специалистами, не принадлежавшими к организации. Позже, когда был накоплен опыт исследования проблем и появились специалисты в самих организациях, процедуры системного анализа стали выполняться также и в организациях, помогая решать отдельные проблемы или группы связанных проблем.

Нормативный метод основан на выявлении статистических зависимостей между параметрами характеристик структуры организации и факторами, влияющими на эти характеристики. Разработанные нормативы определяют состав и содержание функций, перечень решаемых основных задач, тип организационной структуры и т. д.

Метод параметрического (организационного) моделирования заключается в установлении функциональных зависимостей между характеристиками организации как объекта управления (ОУ) и субъекта управления (СУ) для выявления степени их соответствия.

Метод помогает производить  синтез организаций на основе изучения сложившихся соотношений (пропорций) между характеристиками объекта и субъекта управления.

Метод функционального  моделирования состоит в том, что в основу формирования аппарата управления кладется стандартный набор функций, осуществление которых необходимо на каждом объекте для его нормальной работы. Исходя из численности организации для каждого уровня управления, принимается определенное организационное решение: формирование отдела, управления или бюро для выполнения работ по каждой функции, установление определенных должностей.

Программно-целевой  метод основан на формировании «дерева целей», в соответствии с которым определяется система мероприятий по реализации целей, называемая целевой комплексной программой (ЦКП). Для выполнения ЦКП строится затем специальная система управления (СУ ЦКП), которая доводит задания ЦКП до конкретных исполнителей и контролирует выполнение программы. Организационная структура СУ ЦКП определяется, таким образом, «деревом целей», составом исполнителей и содержанием ЦКП.

Множество исполнителей программы  и СУ ЦКП образуют в совокупности программно-целевую организационную  систему, действующую в течение всего периода решения проблемы.

Такие системы предлагается проектировать в три стадии:

1)   формирование общей структурной схемы системы и ее главных характеристик (стадия композиции);

2)   разработка состава подразделений и основных связей между ними (стадия структуризации);

3)   разработка количественных характеристик аппарата управления, установление порядка его деятельности (стадия регламентации).

При этом первая стадия имеет  принципиальное значение, поскольку она определяет структуру организации. На ней определяются система целей и задач организации, ее тип и правовой статус, степень самостоятельности, границы деятельности, состав, функций.

К недостаткам программно-целевого подхода следует отнести методическую незавершенность. Он наиболее эффективен для решения хорошо структурированных (изученных) проблем, для которых сравнительно нетрудно провести исследование по схеме «цель — система мероприятий — ОУ — СУ».

В целом указанные подходы и методы применяются главным образом для совершенствования существующих (действующих) организаций. Что же касается создания новых, то здесь пока еще царят стихийность и субъективный подход. Часто вопрос о том, быть или не быть той или иной организации, предприятию, объединению, решается без научного обоснования или спонтанно предпринимателями.

2. Закономерности конструирования организации

Любая теория должна исходить из практики, чтобы потом служить ей же опорой. В этом смысле и теория построения организаций не исключение, она должна основываться на анализе практики создания и функционирования организаций. Основная сложность состоит в том, чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые положения, закономерности, общие для построения всех организаций. Такими закономерностями являются следующие:

- создание предпосылок  и условий для формирования организации;

- выявление наличия общественной  потребности в организации;

- выявление   экономических,   юридических, социальных, технических условий;

-выявление гарантий, обеспечивающих самостоятельность и относительную устойчивость организации.

Указанные выше наблюдения и объективные закономерности создания организации позволяют сформулировать следующие положения, составляющие основу проблемного подхода к построению организации.

1. В основе разработки любой организации должно лежать изучение конкретной общественной потребности (проблемы).

2. Построение организации должно осуществляться в последовательности «проблема — ОУ — СУ», что означает последовательное выполнение этапов: исследование проблемы, выбор границ (состава) ОУ, построение (синтез) СУ.

3. Выбор границ (состава) ОУ целесообразно осуществлять в две стадии. На первой — определить состав проблемного объекта, т. е. множество потенциальных исполнителей. На второй — выбрать из них тех, кто удовлетворяет определенным требованиям  и ресурсным  ограничениям  на создание организации.

4. Решение вопроса  о целесообразности создания организации должно приниматься на основе исследования проблемы, проблемного объекта, а также оценки ожидаемой эффективности системы.

5. Синтез   СУ  должен   осуществляться   исходя   из особенностей ОУ.

6. Проектирование организации следует выполнять с учетом этапов, принятых для разработки сложных систем управления.

Опираясь на осмысление закономерностей  реальных процессов формирования организации, а также с учетом традиционных этапов разработки больших систем можно выделить следующие технологические этапы создания организации для наиболее сложного вида проблем (непрограммируемых проблем).

Технологические этапы создания организации

Этап 1. Постановка проблемы, которую требуется решить.

Этап 2. Исследование проблемы: сбор и анализ всех доступных объективных данных и знаний о проблеме и факторах, влияющих на ее решение, формирование банка проблемных знаний, построение и исследование модели проблемы (если проблема допускает модельное представление).

Этап 3. Определение границ (состава) проблемного объекта, т. е. всех потенциальных участников решения проблемы (организаций, коллективов и лиц, от деятельности которых зависит ее решение),

Этап 4. Обследование проблемного объекта. Проводится обследование организации, входящих в состав проблемного объекта, и выбирается комплекс мер по решению проблемы. На этом этапе формируется план мероприятий (или целевая комплексная программа) по решению проблемы и решается вопрос о целесообразности создания организации.

Этап 5. Выбор критерия эффективности организации. На этом этапе начинается собственно разработка будущей организации. Выбор критерия эффективности системы дает возможность в дальнейшем объективно оценивать альтернативные проекты организации.

Этап 6. Выбор границ (состава) ОУ. Из всех потенциальных участников решения проблемы отбираются те, кто войдет в состав ОУ проектируемой организации.

Этап 7. Обследование ОУ. Проводится углубленное обследование организаций или подразделений, входящих в состав ОУ, с целью получения данных, необходимых для формирования альтернативных вариантов построения СУ и организации в целом.

Этап 8. Разработка технического задания на создание организации. Производятся выбор наиболее эффективного варианта построения организации и разработка технического задания.

Этап 9. Техническое и рабочее проектирование организации.

Этап 10.    Внедрение организации.

Эти этапы не обязательно  должны быть строго последовательными.

Анализ многочисленных исследований по вопросам выбора критерия качества или эффективности различных систем показывает, что не может быть универсального критерия, пригодного для любой организации. В связи с этим критерий эффективности (Э) выражают обычно в виде функции (f) от ожидаемого изменения результата ( ), вызываемого внедрением системы, и затрат на ее создание и эксплуатацию (Z):

Например, критерий эффективности  организации может иметь следующий вид:

где P⁰ — значение    результирующего   показателя    до внедрения системы;

P* —   ожидаемое значение результирующего показателя после внедрения системы;

С   — текущие затраты на эксплуатацию системы;

К  — капитальные вложения на создание системы;

E_н — нормативный    коэффициент    эффективности капитальных вложений.[2]

Цель создания организации — получить наибольший результат (социальный, экономический и др.) при выделенных средствах на создание и внедрение системы.

К экономическим результатам  относятся снижение экономического ущерба, увеличение объема выпуска продукции, снижение себестоимости продукции, увеличение фондоотдачи и т. д.

Любая организация является целенаправленной системой деятельности. Все формы организаций появляются и развиваются как своеобразные отклики на разнообразные задачи, которые ставит перед собой человек  или группа людей. К процессу создания и функционирования организаций  может быть применен инженерный (инжиниринговый) подход, позволяющий конструировать эффективные организационные системы.

 Инжиниринговый подход к конструированию организации

Организации – это целенаправленные системы деятельности. Организация возникает в том случае, когда между некоторыми исходными объектами (в частности, людьми и/или группами людей) возникают закономерные, устойчивые на определенном отрезке времени отношения, актуализирующие или ограничивающие какие-то свойства создаваемой или трансформируемой системы.

Создание и функционирование организаций представляют собой  варианты целенаправленной системы деятельности, а сами организации (предприятия, компании, концерны, общины, клубы и др.) фактически выступают инструментами достижения поставленных целей. При этом конкретный набор декларируемых целей может варьироваться в очень широких пределах - от извлечения материальной выгоды до разрешения политических, социальных, морально-этических или каких-либо иных противоречий. Таким образом, все формы организаций появляются и развиваются как своеобразные отклики на множества задач, которые ставит перед собой человек или группа людей в ходе их целенаправленной деятельности. 

Приведем пример организации в действии.

Пусть требуется повалить целую рощу деревьев. Можно конечно  ждать, когда это событие Z (все  деревья легли на землю), произойдет само собой. Например, к нам в гости  пожалует залетный торнадо с клеймом "Made in USA". Но это очень маловероятно, если вести речь о России. Словом, вероятность  самопроизвольного перехода к событию Z почти не отличается от нуля.

Но к задаче вырубки  рощи можно подойти иначе - целенаправленно, а именно, целенаправленно набрать команду лесорубов, снабдить их инвентарем, и установить график вырубок, что с новой вероятностью Р, много большей р, обеспечит нам состояние Z (все деревья лежат на земле).

 Есть существенная  разница. В этом и состоит  сущность организаций.

Организация это общественная форма разрешения социальных задач  и противоречий. Инжиниринговый подход позволяет отнестись к типично  социологическому предмету - социальному  объединению (социальному взаимодействию) - с инженерных позиций. Действительно, инженер, создавая и/или совершенствуя  какую-либо техническую систему, начинает свою работу с формулирования технического противоречия между желаемым (Z) и  имеющим место (S). Далее происходит инвентаризация т.н. вещественно-полевых  ресурсов (R), имеющихся в его распоряжении. Потом строится оператор целенаправленного  действия:

Q(P > p): [R,S] ® [Z,W].

К сожалению, навыки распознавания  социальных противоречий у наших  руководителей и социальных работников либо сводятся к интуиции и чутью, либо отсутствуют. Между тем любому менеджеру, желающему профессионально  развиваться, необходимо ежедневно  практиковаться в выделении социальных и организационных противоречий. Чтобы начать чувствовать нарождающиеся  социальные противоречия, необходимо, как и во всякой творческой деятельности, решать соответствующие задачи. 

Итак, под организационным  конструированием понимается развернутая  во времени совокупность процедур, позволяющая сформировать определенную целенаправленную систему деятельности (организацию). Каждая процедура вмешивается  в налаженный или случайный ход  событий, увеличивая вероятность P целевого исхода.

Основу процесса конструирования  составляет разработка формально-логической модели организации, отвечающей целевым  установкам основных заинтересованных групп. Как и в инженерном проектировании, на начальном этапе выбирается облик  системы, соответствующий заданной цели и ресурсам, рассматриваются  альтернативные варианты достижения заданной цели и выбирается наилучший из них. Завершает этап разработка тактико-технического задания на разработку социальной системы, что, например, включает в себя: 1) определение  набора операторов целенаправленной деятельности (Q) (например, набора нужных специалистов, состава машинного парка, методическое обеспечение); 2) определение возможных вариантов ресурсного обеспечения (R) (например, заключение договоров на поставку сырья и энергоносителей, подключение к Internet); 3) модель взаимодействия организации с внешней средой (например, организация каналов товародвижения, оформление нормативных документов, открытие счета в банке); 4) возможные варианты организационно-правовых форм существования организации (например, регистрация предприятия как юридического лица) и т.д.[3]

В результате должен быть составлен  документ (проект), включающий: 1) обоснование  предлагаемых решений; 2) процессную модель организации в целом; 3) параметры  основных процессов (целенаправленных действий); 4) требования к персоналу  организации; 5) развернутые технико-экономическое, социально-психологическое, экологическое  и другие задания на проектирование.

Затем на основании проекта  осуществляется сборка или переделка  социальной системы и последующая  ей эксплуатация.

Проект организации (как  целенаправленной системы деятельности) строится на стандартных процедурах. Разные авторы называет их по-разному. В меметике (Dawkins, 1993) они называются мемами, в социоэргонике (Корогодин В.И., Соснин Э.А., Пойзнер Б.Н., 2000) стандартами на решение социальных противоречий. Вся их совокупность образует своего рода конструктор приемов, на основании которых может быть построена или модернизирована социальная система как средство преодоления социального противоречия. Таким образом, проектирование организации может рассматриваться как процесс конструирования оператора целенаправленного действия на базе некоторого набора стандартов.

3. Проблемы конструирования организации

Вопросы конструирования организации отражены в работах профессора Стэнли Янг, руководителя группы исследования систем Массачусетского университета, “Системное управление организацией”.

Уже в 1960 г. им была предпринята попытка перестройки системы управления конкретной организации для решения проблем.

Представление об организации  как о системе, решающей проблемы, опирается на некоторую логическую схему процесса решения проблем  и её совершенствования. Поскольку  такая схема определяет, как считается, все, что делает организация, то она  автором называется “полной” моделью  организации. Если модель используется для наблюдения и объяснения поведения  организации и для его предсказания, то говорят о дескриптивном (или  описательном) применении модели. Если же модель используется для перестройки  организации, то говорят о нормативном  применении модели. Нормативная модель является описанием “конструкции организации”, т. е. определяет как “должно быть” (а не как “есть), подобно тому, как чертежи и технические  условия описывают изделие. Соответственно процесс построения такой модели является процессом “конструирования организации”.

Раз модель нормативно определяет организацию, то любые объекты, которые мы хотим перестроить на основе этой модели, могут быть объявлены “организациями”. Поэтому и больница, и университет, и благотворительная организация, и предпринимательская фирма, и государственное предприятие, и нация в целом – все эти разные объекты у С. Янга выступают как “организации”.

Однако механизм решения  проблем сам по себе еще не может  обеспечить выполнения выдвинутого  С. Янгом требования, поскольку он не оценивает и не обеспечивает своей  собственной эффективности. Эту  задачу решают два дополнительных механизма.

Необходимость первого из этих механизмов – “согласования  решений” – обосновывается следующим  образом. Разрешение проблемы зависит  от успешности ее выявления, формирования решения и его реализации. Выполнение всех этих функций зависит от людей  – руководителей и исполнителей. Невыявленные проблемы не могут быть решены. Написанное, но не выполняющееся  решение не даст решения проблемы. Предполагается, что каждый член организации  станет наилучшим образом выполнять  эти функции, если он будет получать определенную часть выгоды, приносимую его деятельностью при решении  проблемы. С. Янг считает, что принятие этого предположения обеспечит  мобилизацию всех ресурсов организации  для решения проблем и, следовательно, выполнение выдвинутого им критерия. Если же интересы руководителей и  исполнителей игнорируются, то какие  бы методы выполнения функций ни применялись, они не повысят эффективность  организации.[5]

Но отсюда следует, во-первых, что цели организации приходится считать просто объединением целей индивидуумов, составляющих организацию, а организацию – средством для достижения целей индивидуумов. Только в этом случае может быть создан механизм, который будет обеспечивать переход от целей лиц к целям организации и, следовательно, эффективность организации. Во-вторых, приходится определять, кого считать членом организации. Он считает членом организации всякого, кто вносит вклад в выявление и решение ее проблем и получает выгоды от их решения.

Второй механизм – “контроля” – служит для наблюдения за работой  основного механизма решения  проблем и механизма согласования, для анализа их работы, поиска решений, улучшающих работу этих механизмов, и  перестройки их в соответствии с  решением. Механизм контроля выполняет  функции выявления и решения  проблем по отношению к этим двум механизмам. Кроме того, механизм контроля должен измерять эффективность своей собственной работы.

Такова “полная” модель системы управления организацией, предлагаемая С. Янгом. Она описывает организацию  как самосовершенствующийся механизм выявления и решения проблем, который полностью использует все  находящиеся в распоряжении организации  ресурсы.

Поскольку данная модель рассматривается  как полная, то руководители в организации  не делают ничего, кроме того, что  определяется моделью: модель определяет все функции руководителей в  организации. Это позволяет определить обязанности руководителей. Управляют  применением решений исполнители  и руководители нижнего и отчасти  среднего уровней. Выявлением проблем  занимаются все члены организации. Решение проблем организации – основная обязанность руководителей среднего уровня. Небольшое число руководителей среднего уровня может наделяться правом утверждения решений. Руководители высшего уровня не занимаются решением проблем организации, а обеспечивают их эффективное решение посредством совершенствования механизмов решения проблем и согласования. Они утверждают важнейшие решения, а также контролируют эффективность своей собственной работы. Функции сбора информации о проблемах и возможностях их решения должно выполнять подразделение информации, а функции распределения проблем среди руководителей среднего уровня и наблюдения за их решением, а также управления механизмом решения проблем – подразделение управления.

Итак, конструкция системы  управления организацией определена, и можно приступать к ее построению. Очевидно, что “материалом”, из которого придется строить “системно” управляемую  организацию, могут быть только существующая организация и реальные, живые  люди. Однако, этот “материал” обладает рядом серьезных недостатков, препятствующих внедрению столь хорошей модели.

Тем более необходимо составить  хотя бы общее представление о  существующих ограничениях и проблемах  разработки и применения этого подхода.

Первый из таких недостатков  – бюрократический характер некоторых  организаций. Этим термином С. Янг обозначает построение организации как иерархической  пирамиды командования и подчинения в противоположность построению организации как системы, решающей общие для организации проблемы. Эффективность бюрократической  модели настолько хуже предлагаемой им “системной” модели, а сложившиеся  в рамках бюрократической организации  отношения между людьми и навыки работы мешают внедрению конструированной модели.

Он подвергает критике  существующую практику совершенствования  систем управления путем “встраивания”  математических моделей и электронных  вычислительных машин в бюрократическую  систему управления, что, по его мнению, не может дать сколько-нибудь существенных улучшений.

Второй недостаток заключается  в том, что некоторые стороны  личности американского руководителя среднего уровня, в особенности система  ценностей, находится в резком противоречии с требованиями, предъявляемыми к  свойствам личности “полной” моделью. Он анализирует происхождение этого явления и указывает на пережитки в психологии руководителя среднего уровня, который в современных условиях крупной промышленной организации стремится разыгрывать роль мелкого хозяйчика эпохи свободного рынка. Кроме того, он отмечает плохую подготовку, а иногда и просто недостаточную грамотность руководителей.

Третий недостаток состоит  в том, что те, кто является фактическим  собственником организации (крупные  акционеры или владельцы) могут  не захотеть распределять получаемый организацией доход так, как этого  требует предлагаемая им “полная” модель. Он критикует такое поведение и стремится показать, что оно наносит ущерб самим вкладчикам капитала и что предлагаемая им модель выгодна также и этой категории членов организации, поскольку обеспечивает устойчивый и максимально возможный рост их доходов.

Таким образом, получение  реального эффекта от “полной” модели требует перестройки многих установившихся отношений (процессов) в организации, а также перестройки  психологии руководителей и исполнителей и межличностных взаимоотношений.