Анализ программных систем делопроизводства и документооборота

Анализ программных  систем делопроизводства и документооборота

 

Предлагаемая вниманию читателей  статья подготовлена на основе методических материалов, разработанных Всероссийским  научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (составитель пособия — А.А. Пестрецов, главный специалист Управления Делами Кабинета Министров Республики Башкортостан), и предоставленных редакции компанией "НетКом Текнолоджи".Данный документ посвящен сравнению пригодности разных систем автоматизации документооборота для органов государственной власти, организаций и учреждений.

Редакция полагает, что знакомство читателя с общими подходами к  выбору системы электронного документооборота и сравнительными характеристиками большей части систем, присутствующих на рынке, будет полезным для рационального взвешенного выбора объекта для собственного внедрения.

 

Цели автоматизации процессов  делопроизводства и документооборота

 

Управление организациями и  предприятиями основано на следующих  процессах:

- получение информации, ее обработка;

- анализ, подготовка, принятие решений;

- выполнение решений;

- учет и контроль принятых  решений.

 

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как  документальное отражение и обеспечение  управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документальное обеспечение управления" (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Документационное обеспечение  управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

- документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих  управленческую деятельность, т.  е. их подготовка, оформление, согласование  и изготовление);

- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

- систематизация архивного хранения  документов (определение правил  хранения создаваемой в организации  информации, ее поиска и использования  для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

 

Делопроизводство представляет собой  комплекс мероприятий по обеспечению  ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб  делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций:

- организационное и документационное  обеспечение деятельности предприятия;

- организация единого порядка  работы с документами в подразделениях;

- организация индивидуальной и  совместной содержательной подготовки  документов в подразделениях;

- обмен документами внутри и  между структурными подразделениями  организации;

- создание унифицированных технологических  процедур прохождения и обработки документов в подразделениях;

- использование унифицированных  форм представления и обработки  документов;

- регистрация всех поступающих  в организацию документов с  последующим направлением на  рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;

- регистрация, учет, издание, рассылка  и возврат, обеспечение хранения  и использования исходящих и  внутренних документов, проектов  документов;

- регистрация движения документов, включая направления, резолюции,  отчеты о выполнении, согласование (визирование);

- списание документов в дело  и извлечение из дел; обеспечение  сохранности, учета и использования  документов;

- обмен информацией между работниками  одного или нескольких структурных  подразделений;

- осуществление контроля за  своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;

- проверка правильности и своевременности  исполнения документов;

- создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;

- проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;

- получение отчетов, в том  числе статистических, на основании  информации о документах и  состоянии их исполнения.

 

Все перечисленные функции формализованы  и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

Создание и внедрение системы  автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

- обеспечение повышения оперативности  и качества работы с документами,  упорядочение документооборота, обеспечение  контроля исполнения;

- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

- создание необходимых условий  для повышения доли интеллектуального  производительного труда по содержательной  и смысловой работе с документами  и снижения трудозатрат на рутинные операции;

- обеспечение повышение качества  документов, создаваемых в организации;

- исключение дублирования работы  по вводу информации о документе  на различных участках работы  с ним;

 

в области контроля за исполнительской  дисциплиной:

- обеспечение автоматизированного  контроля за прохождением документов  в подразделениях организации  с момента их получения или  создания до завершения исполнения  отправки или оформления в  дело, своевременное информирование  сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

- обеспечение автоматизированного  упреждающего контроля за своевременным  исполнением документов, поручений  высших органов государственной  власти и управления, поручений  и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

- сокращение сроков прохождения  и исполнения документов;

 

в области организации доступа  к информации:

- обеспечение централизованного  хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

 

Внедрение программной системы  автоматизации делопроизводства и  документооборота создает аппаратно-программную  основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

- единый порядок индивидуальной  и совместной работы с документами  в подразделениях организации;

- объединение потоков электронных  документов между подразделениями  организации;

- использование общей для всех  организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов  (таких как перечень организаций,  номенклатура дел), единой формы  регистрационно-контрольной карточки  документов и т.п.;

- обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

 

Специализированные системы делопроизводства и документооборота

 

Система "ДЕЛО"

(ЗАО "Электронные офисные  системы", ООО "Компания НетКом  Текнолоджи")

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система обеспечивает выполнение следующих  операций.

- Отслеживание всех этапов делопроизводственных  операций и результатов выполнения  работ по основным функциональным  процессам организаций и учреждений.

- Единая регистрация всей поступающей  корреспонденции, включая письма  и обращения граждан, путем  создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения  о документе, с последующим  направлением корреспонденции на  рассмотрение руководству и в  структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан.

- Ввод текстов резолюций, включая  повторные, и назначение исполнителей по ним.

- Направление резолюций и документов  на рабочие места пользователей-исполнителей.

- Пересылка отчетов исполнителей  по документу ответственным исполнителям  и/или авторам резолюций.

- Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов.

- Осуществление контроля за  своевременным исполнением поручений,  обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.

- Объединение и группирование  документов, зарегистрированных в  системе делопроизводства, по различным  признакам.

- Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.

- Ввод сведений об отправке  исходящих документов адресатам  с созданием реестров рассылки  документов.

- Получение согласно действующим  правилам и инструкциям информационных  материалов, сводок, отчетов для  предоставления руководству.

- Получение и вывод на печать  статистических справок и отчетов,  а также регистрационных карточек  для обеспечения совместимости с традиционной ("бумажной") технологией делопроизводства.

- Хранение электронных образов  документов.

- Списание документов в дело  в соответствии с принятой  в организации номенклатурой  дел и при необходимости извлечение  их из дела.

- Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

 

В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.

 

Система LanDocs

(фирма АО "Ланит")

Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

 

Основные достоинства системы:

- высокая функциональность: ввод, регистрация, рассылка, отправка  заданий, контроль;

- адаптивность: настройка на конкретные  условия с помощью CASE-моделей;

- соответствие стандартам;

- открытость: легко интегрируется  с офисными приложениями и корпоративными БД;

- доступность и легкость освоения  конечными пользователями.

 

Программный комплекс LanDocs позволяет  реализовать в автоматизированном режиме следующие операции по работе с документами:

- Регистрация входящих, внутренних  и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.

- Рассылка документов, заданий,  поручений как одному пользователю, так и по списку.

- Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями  в виде текстов, таблиц, изображений,  звука и т.д.).

- Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.

- Поиск документов с возможностью  сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.

- Поддержка нескольких версий  одного документа.

- Сканирование бумажных документов  и распознавание текстов (OCR).

- Интегрированный вызов офисных  приложений для просмотра, редактирования  и печати документов.

- Организация архивирования документов.

- Гибкая настройка на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда.

- Регламентация прав доступа  пользователей к документам и  функциям системы.

 

Система "Золушка"

(НТЦ "Институт развития Москвы")

Программно-технологический комплекс «Золушка-WIN. Электронная канцелярия» состоит из трех функциональных компонентов программных систем.

"Служебная корреспонденция"  характеризуется большим объемом  переписки по предмету документа,  т.е. большим количеством ответов,  повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается свой срок исполнения и свой исполнитель.

 

"Решения и распоряжения" отличаются  от служебной корреспонденции  тем, что на контроль ставится  не весь документ в целом,  а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

"Письма граждан" характеризуются  тем, что связующим началом  пакета писем является адресат  — отправитель, даже в том  случае, если он пишет по разным  вопросам.

Система "Золушка-WIN. Служебная корреспонденция" предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и контроля исполнения. Система обеспечивает:

- регистрацию исходящей и входящей  почты в стандартной многоуровневой  карточке;

- регистрацию сопроводительных  документов, прикрепленных к основному документу;

- регистрацию повторных и вторичных  документов (например, ответов);

- контроль исполнительской дисциплины  по заданному интервалу времени  и по исполнителям;

- выдачу напоминаний о контрольных  документах и сроках их исполнения;

- подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;

- поиск любого документа (в  том числе ответа и повторного) по любому известному атрибуту  или набору атрибутов, в том  числе и контекстный поиск  по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному вопросу, включая данный документ);

- формирование истории движения  документов;

- организацию доступа к электронным  копиям документов;

- разделение прав доступа между  исполнителями и подразделениями  при регистрации и контроле  исполнения документов.

 

Система "Евфрат"

(фирма "Cognitive Technologies")

Система управления документами «Евфрат» позволяет автоматизировать основные функции процессов делопроизводства на предприятиях и в организациях. Среди них можно выделить следующие функции:

- Регистрация документов по  шаблонам реквизитов, выполненным  в соответствии с действующими  нормативными материалами.

- Контроль исполнения документов.

- Передача документов в приложения  для редактирования, печати, отправки  по электронной почте и др.

- Архивное хранение документов  и их графических образов, полученных  путем сканирования.

- Поиск документов по их содержанию и набору реквизитов.

- Пересылка документов адресатам  или исполнителям через факс  или вывод на печатающее устройство  для передачи бумажного документа.

- Интеграция с системами создания (текстовый редактор Word, система  распознавания CuneiForm) и просмотра документов (программы-навигаторы сети Интернет).

 

В настоящее время фирмой разработаны  и распространяются следующие версии системы:

- «Евфрат» — персональный электронный  архив собственных документов, содержащихся  на рабочем месте пользователя;

- «Евфрат@SOHO» — система представления,  хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе с помощью электронной  почты и из сети Интернет. Система  предназначена для установки  в офисах малых фирм, домашних  офисах, а также для пользователей, работающих в режиме удаленного доступа. В системе «Евфрат@SOHO» не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности отсутствует возможность контроля исполнения документов;

-  «Евфрат» — система автоматизации  делопроизводства на предприятиях и в организациях различных форм собственности.

 

Комплекс PowerDOCS

(компания "Весть АО")

PowerDOCS — интегрированный комплекс  автоматизации делопроизводства  и документооборота предприятий  и организаций. В основе решения,  предлагаемого компанией "Весть", лежит сочетание программных продуктов — системы управления документами DOCS Open, системы гибкой маршрутизации документов и заданий с контролем их исполнения WorkRoute II, а также системы для работы с образами бумажных документов DeltaImage.

DOCS Open — корпоративная система  управления документами, обеспечивающая  создание, просмотр, систематизацию, хранение, сопровождение и защиту корпоративных  информационных архивов произвольного  уровня сложности и размеров. DOCS Open позволяет организовать единое виртуальное хранилище данных любых типов. Система обеспечивает конфиденциальность хранения данных.

WorkRoute II — система автоматизации  деловых процессов. Основное назначение  системы — создание электронных  моделей деловых процессов (карт  бизнес-функций), автоматизирующих формирование, активизацию и контроль исполнения производственных заданий. WorkRoute II позволяет указать последовательные и параллельные маршруты прохождения документов по подразделениям и отдельным исполнителям, а также обеспечить участников процесса необходимыми материалами с соблюдением прав доступа к информации и в реальном времени проводить анализ состояния работ.

Модуль DeltaImage обеспечивает работу с  изображениями, сканирование документов, сохранение их в многостраничном  формате, просмотр, послойное нанесение на изображении информации пометок и поручений (по образу бумажных документов).

Основные области применения Power DOCS — комплексная автоматизация  делопроизводства и управления предприятием, организация технологического и  организационно распорядительного документооборота, обеспечение коллективной работы над проектами, ведение электронных архивов, создание систем промышленного ввода информации для сканирования, распознавания документов и работы с их образами. PowerDOCS позволяет автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также оперативно анализировать и корректировать деятельность всей организации.

 

Система "Крон"

(компания АО "Анкей")

Электронная система автоматизации  документооборота и делопроизводства "Крон" содержит следующие компоненты:

- подсистему документооборота;

- подсистему управления документами;

- почтовую подсистему;

- подсистему регистрации и исполнения  документов.

 

Система Office Media

(компания "InterTrust")

Программный комплекс OfficeMedia предназначен для решения следующих основных задач:

- Упорядочение системы регистрации  и хранения исходящей и входящей  корреспонденции.

- Автоматизация, упорядочение и  ускорение процесса документооборота  в организации.

 

- Внедрение автоматизированной системы контроля за выполнением приказов, распоряжений и поручений руководства и системы оперативного оповещения сотрудников о выданных распоряжениях руководства.

- Информационная поддержка контактов  организации с внешними партнерами.

- Комплексное решение задачи информационного обеспечения деятельности подразделений с учетом специфики работы каждого из них.

- Комплексное решение задач,  связанных с организацией процесса  заключения и оперативного контроля  выполнения договоров.

- Обеспечение возможностей по аналитическому контролю результатов деятельности организации.

- Информационно-аналитическая работа.

- Управление проектами.

- Управление персоналом.

- Информационное обеспечение руководителей  высшего звена и т.д.

 

Подсистема «Делопроизводство» предназначена для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций на основе требований, предъявляемых Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Подсистема построена на модульном принципе и обеспечивает следующие основные функции:

- регистрация всех категорий  документов, циркулирующих в организации;

- постановка на контроль документов  и резолюций руководства организации;

- статистический анализ исполнительской  дисциплины сотрудников организации;

- автоматическая доставка электронных документов исполнителям;

- создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

 

Система Optima Workflow

(компания "Оптима")

В состав системы Optima Workflow Enterprise Edition входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Фирма "Оптима" официально объявила о начале продаж программного продукта Optima Workflow LAN Edition, предназначенного для автоматизации документооборота на предприятии. В отличие от системы Optima Workflow Enterprise Edition, поставляемой с 1996 года предприятиям под заказ, последняя представляет собой так называемое коробочное решение, доступное в установке и настройке. Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

- централизованное хранение документов  в электронном виде;

- формализация процедур создания и обработки документов;

- единые управление и контроль  за движением документов в  рамках бизнес-процессов.

 

Система Optima Workflow содержит инструменты  задания маршрутов прохождения  документов, аудита, отслеживания их статуса  в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные ФАПСИ средства криптографической защиты.

 

Система "Документ-2000"

(фирма "Телком Сервис")

В базовой модели системы Документ-2000 организована поточная обработка документов. Весь документооборот делится на три основных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы.

Поступающие документы также делятся  на потоки: должностным лицам и  подразделениям. Полностью автоматизируется работа с отправляемыми и внутренними  документами.

Функции системы:

- Регистрация документов.

- Поддержка разработки документов.

- Подготовка версий проектов.

- Направление на рассмотрение, ознакомление, выполнение.

- Поддержка исполнения документов, назначение документу индивидуального  маршрута движения.

- Поиск документов по атрибутам.

- Контроль прохождения документов.

- Выдача отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов  и др.

- Администрирование, разграничение  прав доступа к документам, настройка,  поддержка справочников, настройка  маршрутов обработки документов.

- Поддержка экспедиции исходящих  документов (печать конвертов и  реестров почтовых отправлений).