Анализ современных текстовых процессоров

37

Титульник

37

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Текстовые процессоры как часть внутримаШИННОГО информационного обеспечения

1.1 Общая характеристика и классификация текстовых процессоров

1.2 Анализ возможностей текстовых процессоров

2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕКСТОВЫХ ПРОЦЕССОРОВ В ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ ВЫСТАВОЧНОГО ЦЕНТРА “ЭКСПО-ТОЛЬЯТТИ”

2.1 Анализ информационного обеспечения управления выставочного центра “Экспо - Тольятти”

2.2 Анализ использования текстовых процессоров в подразделениях выставочного центра “Экспо - Тольятти”

3.              РЕКОМЕНДАЦИИ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения - текстовые редакторы. Текстовые редакторы позволяют создавать, редактировать, форматировать, сохранять и распечатывать документы.

Простые текстовые редакторы позволяют редактировать текст, а также осуществлять простейшее форматирование шрифта.

Более совершенные текстовые редакторы, которые называют иногда текстовыми процессорами, имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).

Текстовый процессор — вид прикладной компьютерной программы, предназначенной для производства (включая набор, редактирование, форматирование, иногда печать) любого вида печатной информации. Иногда текстовый процессор называют текстовым редактором второго рода.

Целью курсовой работы является анализ использования современных текстовых процессоров в выставочном центре “Экспо - Тольятти”.

Задачи, поставленные при написании курсовой работы:

1. Дать общую характеристику тестовым процессорам

2. Классифицировать текстовые процессоры

3. Проанализировать информационное обеспечение управления в выставочном центре

4. Проанализировать эффективность использования текстовых процессоров в отделе рекламы и отделе менеджмента

5. Дать рекомендации по усовершенствованию работы с документами и текстовыми процессорами в выставочном центре “Экспо-Тольятти”.

37

1. Текстовые процессоры как часть внутримаШИННОГО информационного обеспечения

1.1 Общая характеристика и классификация текстовых процессоров

Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения - текстовые редакторы. Текстовые редакторы позволяют создавать, редактировать, форматировать, сохранять и распечатывать документы.

Простые текстовые редакторы позволяют редактировать текст, а также осуществлять простейшее форматирование шрифта.

Более совершенные текстовые редакторы, которые называют иногда текстовыми процессорами, имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).

Текстовый процессор — вид прикладной компьютерной программы, предназначенной для производства (включая набор, редактирование, форматирование, иногда печать) любого вида печатной информации. Иногда текстовый процессор называют текстовым редактором второго рода.

Текстовыми процессорами в 1970-е— 1980-е годы называли предназначенные для набора и печати текстов машины индивидуального и офисного использования, состоящие из клавиатуры, встроенного компьютера для простейшего редактирования текста, а также электрического печатного устройства. Позднее наименование «текстовый процессор» стало использоваться для компьютерных программ, предназначенных для аналогичного использования.

Текстовые процессоры, в отличие от текстовых редакторов, имеют больше возможностей для форматирования текста, внедрения в него графики, формул, таблиц и других объектов. Поэтому они могут быть использованы не только для набора текстов, но и для создания различного рода документов, в том числе официальных. Классическим примером текстового процессора является Microsoft Word.

Типовая структура интерфейса включает ряд элементов. Поясним некоторые из них:

                    Строка меню содержит имена групп команд, объединенных по функциональному признаку. Строка меню  находится в верхней части экрана. Выбор режима из строки меню открывает соответствующее подменю, а выбор определенной опции в нем обеспечивает доступ к меню более низкого уровня. Такая система вложенных(ниспадающих) меню составляет основу интерфейса текстового процессора.

                    Строка состояния(статуса) содержит имя редактируемого документаи определяет текущее положение курсора.

                    Координатная линейка определяет границы документа и позиции табуляции. (Вертикальная и горизонтальная линейки).

                    Линейки прокрутки служат для перемещения текста документа в рабочем поле окна.

                    Курсор - короткая мигающая линия, показывающая позицию рабочего поля, куда будет помещен вводимый символ.

                    Индикаторы - знаки или символы, отражающие соответствующие режимы работы программы или компьютера. Индикаторы в строке состояния - это символы или служебные слова, отражающие режимы работы программы(Word - «зам»-режим вставки - замены). Индикаторы на клавиатуре показывают режим работы переключателей клавиатуры, их три:NumLock, CapsLock,ScrollLock.

Очень многие используют компьютер в качестве улучшенной пишущей машинки. Так что именно текстовые процессоры занимают третье место по распространенности среди всех программ после операционных систем (без которых компьютеры просто не работают) и файловых оболочек. Соответствующие программы делятся на четыре большие группы:

1.                  Продукты класса WordPad из штатной поставки Windows (наиболее известны C-WordPad, WordMagic, YeahWrite, отечественные «Байкал», Crypt Edit и TextViewer);

2.                  Мощные профессиональные текстовые процессоры, например MS Word, Lotus WordPro, Corel WordPerfect;

3.                  Продукты, занимающие промежуточное положение между первыми двумя группами, где на нижнем уровне находится текстовый процессор из MS Works, а на верхнем  PC Text;

4.                  Специализированные продукты: всевозможные средства разработки Web, редакторы с функцией исправления текста после принудительных перекодировок, редакторы с возможностью ввода текста на восточных или мертвых языках и др.

Тестовые процессоры первой группы, как правило, бесплатны. Но они не вполне годятся для серьезной работы с документами. Прежде всего, в них обычно отсутствует двухстороннее выравнивание абзацев, как того требуют российские стандарты подготовки документов. Нельзя в них расставлять и переносы. Это тоже не вполне хорошо: русские слова длинные, и отсутствие переносов ухудшает внешний вид печатного документа.

Так же существует и другая классификация:

1. Первый тип ориентирован на работу с последовательностью символов в текстовых файлах. Такие редакторы обеспечивают расширенную функциональность — подсветку синтаксиса, сортировку строк, шаблоны, конвертация кодировок, показ кодов символов и т. п. Иногда их называют редакторы кода, так как основное их предназначение — написание исходных кодов компьютерных программ.

2. Второй тип текстовых редакторов имеет расширенные функции форматирования текста, внедрения в него графики и формул, таблиц и объектов. Такие редакторы часто называют текстовыми процессорами и предназначены они для создания различного рода документов, от личных писем до официальных бумаг. Классический пример — Microsoft Word.

Также выделяют более общий класс программ — текстовые рабочие среды. По сути, такие среды представляют собой полноценную рабочую среду, в которой можно решать самые разнообразные задачи: с помощью надстроек они позволяют писать и читать письма, веб - каналы, вести дневник, управлять списками адресов и задач. Представители этого класса — Emacs, Archy, Vim и Acme из операционной системы Plan 9. Такие программы могут служить средами разработки программного обеспечения. В любом случае, последние всегда содержат текстовый редактор как необходимый инструмент программирования.

1.2 Анализ возможностей текстовых процессоров

Среди мощных текстовых процессоров полностью удовлетворяют требованию корректной поддержки работы с документами на русском языке MS Word, Lotus WordPro и Corel WordPerfect. Из более простых  WordWright, «Эверест», MS Works, Cognitive Editor, «Лексикон» для Windows и PC Text.

Критериев выбора того или иного продукта три:

1.                  Сложность документов, с которыми приходится работать.

2.                  Конфигурация компьютера.

Рассмотрим достоинства и недостатки некоторых текстовых процессоров подробнее.

«Эверест»

Достоинства. Не требует инсталляции. Достаточно просто раскрыть архив в заранее созданный каталог, и можно работать. Занимает мало места на диске, около 3 мегабайт. Поддерживает стилевую разметку, вставку простых таблиц и графики. Имеет возможность пометить фрагменты документа закладками. Позволяет читать документы Word 6/95, в том числе и поврежденные. Имеет невысокие аппаратные требования.

Недостатки. Устаревший интерфейс в стиле программ для Windows 3.1x. Не поддерживается вставка сносок, автоматическое создание нумерованных и маркированных списков. Отсутствует проверка орфографии и модуль расстановки переносов. Не очень высокое быстродействие. Не читает файлы в формате Word 97/2000. Не поддерживает технологию OLE.

WordWright

Достоинства. Продукт имеет стандартный интерфейс современного Windows-приложения. Поддерживает стилевую разметку документа, вставку простых таблиц, верхних и нижних колонтитулов, двухстороннее выравнивание абзацев, работу со списками. Позволяет помещать в текст документа графические изображения в 8 популярных форматах. Неплохое быстродействие. Системные требования также невысокие и практически совпадают с теми, которые требуются для Windows. Имеется система проверки орфографии для 6 языков.

Недостатки. Не читает документы Word, содержащие кириллицу. Интерфейс только на английском языке, нет системы проверки русской орфографии. Не поддерживается расстановка переносов.

«Иероглиф» / AfterScan

Достоинства. Полная поддержка практически всех русских кодировок. Есть средство для транслитерации и детранслитерации. При этом есть возможность исправления текста после нескольких принудительных перекодировок. Мощная система проверки орфографии, которая позволяет исправлять слова, где допущено несколько ошибок. В AfterScan и последних версиях «Иероглифа» есть также высокоинтеллектуальная система проверки и исправления специфических ошибок, которые допускают программы оптического распознавания текста. Читает и записывает документы в формате Word 6/95/97/2000, в том числе поврежденные. Поддерживает также большое количество других файловых форматов.

Недостатки. Возможности оформления документов на уровне WordPad.

Текстовый процессор MS Works

Достоинства. Поддерживаются сноски, колонтитулы, многоколоночная верстка, кадры с обтеканием, двухстороннее выравнивание абзацев. В последних версиях  4, 4.5 и 2000  имеется редактируемая библиотека стилей. Большое количество файловых конвертеров. Собственный формат документов очень компактный.

Продукт официально локализован. Все шаблоны, мастера и подсказки переведены на русский язык. Есть система проверки русской орфографии и грамматики, модуль автоматической расстановки переносов.

Настраиваемая панель инструментов, что редко встречается в программах начального уровня. Интерфейс вполне стандартный для Windows-приложения.

Cognitive Editor

Достоинства. Интерфейс русский, простой и не перегруженный. Полная лингвистическая поддержка русского языка: проверка орфографии, расстановка переносов. При этом есть аналогичные модули и для других языков, которые поддерживает CuneiForm, а их около 20.

Возможностей вполне достаточно для подготовки простых документов. Поддерживается вставка в текст простых таблиц, графических изображений в 10 форматах, использование сносок, колонтитулов. Имеется редактируемая библиотека стилей.

Недостатки. Распространяется только в составе достаточно дорогого пакета CuneiForm. Малое количество фильтров импорта и экспорта документов. Параметры документа, установленные по умолчанию, соответствуют западным стандартам.

LyX

Достоинства. Данный продукт представляет собой визуальную среду для подготовки документов в формате LaTeX. Последний является мировым стандартом подготовки научных публикаций, в которых интенсивно используются формулы. При этом знание самого LaTeX не требуется.

LyX имеет привычный интерфейс профессионального текстового процессора и позволяет создавать документы сложной структуры, насыщенные графикой. Поддерживается стилевая разметка текста, вставка сносок, колонтитулов, таблиц. Есть генератор содержания. Встроенная многоязычная поддержка. Интерфейс может быть на нескольких языках, в том числе и русском.

Недостатки. Сложность файлового обмена. Помимо собственного формата и TeX/LaTeX, можно читать и записывать только документы в форматах текст и HTML. Windows-версия LyX сложна в установке и настройке и требует наличия громоздких компонентов, таких как компилятор TeX, среды эмуляции XWindows и многих других.

“Лексикон” для Windows

Достоинства. Этот текстовый процессор занимает нишу между Works и Word, сочетая простоту первого и многие возможности второго. Например, имеется редактируемая библиотека стилей, генератор оглавления. В последней, пятой версии появилась возможность вставки редакторских помет. Имеется менеджер документов, который имеет много полезных возможностей. Например, можно сравнивать содержание двух документов.

Удобные средства оформления списков и простых таблиц. В этом «Лексикон» даже превосходит Word. Например, ячейки таблиц можно объединять не только по горизонтали, но и по вертикали. Намного удобнее создавать иерархические списки.

Параметры оформления документа по умолчанию полностью соответствуют российскому делопроизводственному ГОСТу. Отличное качество справки и сопроводительной печатной документации. Развитая и удобная система проверки орфографии, которая намного опережает штатную Word и Works. Например, незнакомое системе слово можно занести в словарь со всеми его формами.

Полностью совместим с Word 6/95/97/2000 как по чтению, так и по записи документов. При этом никаких проблем нет как со старыми шрифтами, так и с новыми стандарта Unicode.

Позволяет использовать графические фильтры MS Works и MS Office при том условии, что устанавливался после них.

Большое количество шаблонов деловых документов. При этом они представляют собой готовую «рыбу», что заметно ускоряет создание всевозможных справок, счетов, договоров.

Недостатки. С большими документами, особенно в «чужом» формате, работает медленнее, чем Word. Малое количество штатных графических конвертеров.

PC Text

Достоинства. Продукт с теми же возможностями, что и Word 97/2000, за исключением поддержки макропрограммирования и возможности хранить несколько версий документа в одном файле.

Интерфейс и особенности работы также близки к Word, что заметно облегчает изучение.

Корректная поддержка как современных шрифтов стандарта Unicode, так и старых, которые применялись еще в Windows 3.1x. Так что никаких проблем с чтением старых и новых документов нет.

Недостатки Отсутствие поддержки русского языка: проверки орфографии, автоматической расстановки переносов.

Word

Продукт хорошо известен, его достоинства и недостатки постоянно обсуждаются.

Основные достоинства. Широкое распространение, это стандарт de facto; полная лингвистическая поддержка русского языка, наличие системы проверки орфографии и грамматики, средства автоматической расстановки переносов; наличие большого числа файловых конвертеров; широкий круг возможностей, касающихся групповой работы с документами.

Недостатки. Плохая совместимость с прежними версиями. Параметры документа, установленные по умолчанию в Мастерах и шаблонах, не соответствуют отечественным делопроизводственным стандартам. Их надо настраивать вручную. Есть множество ошибок, которые чреваты аварийным завершением работы, причем некоторые из них тянутся с самых первых версий. И еще. Word, как и весь MS Office, предназначен для работы в Windows NT/2000. В Windows 9x, которые преобладают у домашних пользователей, он функционирует на порядок хуже.

Lotus WordPro

Достоинства. Отличный модуль работы с таблицами, в которых можно проводить вычисления. Поддерживается также вставка таблицы в ячейку таблицы. Читает и записывает документы в формате всех версий Word. Собственный файловый формат очень компактный.

Имеются модули лингвистической поддержки всех основных мировых языков, в том числе и русского.

Недостатки. Большой объем. Низкое быстродействие. Интерфейс только английский. Внешний вид WordPro и особенности работы с ним существенно отличаются от привычных стандартов Microsoft, что осложняет работу с программой. Не распространяется отдельно от SmartSuite. Параметры документа по умолчанию не соответствуют отечественным стандартам делопроизводства.

Corel WordPerfect

Достоинства. Великолепные возможности макетирования. WordPerfect вполне можно использовать в качестве программы для верстки полос, создавая оригинал-макеты книг и толстых журналов. От издательских систем, ориентированных на подготовку содержательных документов сложной структуры, таких как Corel Ventura или Adobe FrameMaker, WordPerfect отличается лишь отсутствием возможности проводить цветоделение. Хотелось бы отметить прежде всего корректное выравнивание текста при многоколоночной верстке. Инструмент, аналогичный «Фигурному тексту» в Word, имеет существенно большие возможности.

Отличные средства работы с вычисляемыми таблицами, которые во многих случаях позволяют обойтись без табличного процессора.

Полная лингвистическая поддержка русского языка, как, впрочем, и многих других.

Недостатки. Низкое быстродействие. Неустойчивая работа. WordPerfect. Документы Word WordPerfect только читает. При записи теряется много информации об оформлении, и документ приходится переверстывать.

Проведя анализ, мы пришли к выводу, что вариантов выбора три: Works, «Лексикон» для Windows и Word. К этому списку можно добавить также PC Text и WordPro.

Works более простой в обращении, мощный и функциональный продукт.

«Лексикон» хорошая и компактная альтернатива Word со многими возможностями. Вполне подойдет для работы с довольно сложными документами, где необходимо наличие оглавления.

Word обладает более широким спектром возможностей, таких как создание предметных указателей, хранение нескольких вариантов документа в одном файле и внесение правок при сохранении исходного текста.

2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕКСТОВЫХ ПРОЦЕССОРОВ В ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ ВЫСТАВОЧНОГО ЦЕНТРА “ЭКСПО-ТОЛЬЯТТИ”

2.1 Анализ информационного обеспечения управления выставочного центра “Экспо - Тольятти”

Основные требования к информационному обеспечению управления на предприятии - это полнота, объективность и оперативность получения и анализа информации. Рассмотрим далее, какого рода информация необходима для поддержки принятия решений на всех уровнях управления.

Информация об организационно-функциональной структуре предприятия включает:

                    перечень подразделений;

                    иерархия подразделений;

                    основные функции подразделения;

                    численность сотрудников в подразделениях;

                    функциональное назначение подразделений и должностные обязанности отдельных сотрудников.

Информация о документах, участвующих в документообороте предприятия. Причем все типы документов можно разбить на две группы:

                    типовые нормативные документы;

                    внутренние документы, существующие только в данной компании и отражающие специфику ведения бизнеса.

Для каждого типа документа должна быть определена схема движения, описывающая его жизненный цикл (кем и когда инициируется создание документа, каковы этапы коллективной работы над документом, какую хозяйственную операцию отражает, кем и как долго хранится документ).

Разнообразная аналитическая информация, представляемая обычно в виде отчетов, и подводящая итоги функционирования предприятия за определенный период.

Статистическая информация о деятельности компании необходима для проведения сравнительного анализа и прогнозирования.

Средства автоматизации управленческой деятельности

Полная автоматизация управленческой деятельности подразумевает проведение комплекса мероприятий по внедрению современных информационных технологий в компании. Условно можно выделить две группы задач, связанных с использованием технических и программных средств автоматизации:

1.                  Оснащение рабочих мест управленцев всех уровней современными средствами получения и обработки информации, а также средствами связи.

2.                  Внедрение на предприятии комплексной информационной системы (КИС).

К техническим средствам автоматизации традиционно относят: персональные компьютеры, локальные компьютерные сети, разнообразную офисную технику (ксероксы, сканеры, принтеры), современные средства связи, включающие мобильную связь, Internet и электронную почту.

Полная автоматизация управленческой деятельности подразумевает проведение комплекса мероприятий по внедрению современных информационных технологий в компании.

Проведя анализ информационного обеспечения управления, мы пришли к следующим выводам:

1. Перечень и иерархия подразделений выставочного центра “Экспо - Тольятти” отражены в Уставе организации. В связи с реорганизацией выставочного центра изменился перечень и иерархия структурных подразделений, что, в сою очередь, нашло свое отражение и в Уставе;

2. Основные функции подразделений так же прописаны в Уставе организации, функции сотрудников “Экспо - Тольятти” закреплены должностными инструкциями. Так же, в связи с реорганизацией выставочного центра, появились новые должности. В связи с этим, ведется работа по составлению и адаптации новых должностных инструкций для сотрудников выставочного центра. В старые должностные инструкции вносятся некоторые корректировки;

3. Типовые нормативные документы хранятся в кабинете генерального директора. Ксерокопии всех нормативно – правовых документов имеются в каждом отделе организации и хранятся отдельно от всех остальных рабочих документов.

4. Внутренние документы имеются в каждом отделе, но уничтожаются по мере минования надобности, кроме экономического отдела, где они хранятся постоянно с последующей передачей в архив. В некоторых отделах отсутствует журнал регистрации внутренних документов. В канцелярии регистрируются только документы с синей печатью. Документы, переданные по электронной почте не имеют юридической силы и не являются отчетным документом, поэтому в выставочном центре “Экспо - Тольятти” не хранятся и не регистрируются;

5. Рабочие места всех сотрудников выставочного центра оснащены компьютерами, телефонами. В каждом отделе имеется принтер, факс и ксерокс. На время проведения выставок сотрудникам, задействованным на выставочной территории, выдаются сотовые телефоны.

6. В организации отсутствует правильно организованный архив, что, в свою очередь, сокращает срок хранения документов.

2.2 Анализ использования текстовых процессоров в подразделениях выставочного центра “Экспо - Тольятти”

В ходе наблюдения и опроса сотрудников выставочного центра “Экспо - Тольятти”, оказалось, что во всех подразделениях данной организации для работы с текстом, сотрудники используют текстовый процессор Microsoft Word.